INS - Resolución 1663 de 2023

REPUBLICA DE COLOMBIA sy mitee Al INSTITUTO NACIONAL DE SALUD RESOLUCIÓN NÚMERO U” 1663 DE 2023 ( ‘ )2 7 NOV 2023“Por la cual se crea un grupo interno de trabajo y se modifican las Resoluciones 0019 y 0313 de2016” EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que confiere por el articulo 115 de la Ley489 de 1998, el numeral 26 del articulo 5 del Decreto 2774 de 2012 y, CONSIDERANDO: Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 establece entre otras cosas que: ”(...) Con el fin deatender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, politicas yprogramas del organismo o entidad, su representante legal podra crear y organizar, con caracterpermanente o transitorio, grupos infernos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y lasconsiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento."(Subrayado fuera de texto) Que el numeral 26 del artículo 5 del Decreto 277 de 2012 consagra como una de las funciones dela Dirección General "Crear y organizar mediante acto administrativo grupos internos de trabajo yórganos de asesoría y coordinación, para atender el cumplimiento de sus funciones, de acuerdocon las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos del instituto".

Que el decreto 2774 de 2012 por el cual se estableció la estructura interna del Instituto Nacionalde Salud, definió las funciones de la Secretaría General en su artículo 10, contemplando, entreotras, las siguientes:

14. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento a la planeación, ejecución y control de la gestiónadministrativa y financiera del Instituto.17. Dirigir y controlar los servicios generales y de apoyo que se requieran para el funcionamientode las dependencias de la entidad.

Que mediante Resolución 0019 de fecha 8 de enero de 2016 se crearon y reorganizaron losgrupos internos de trabajo del Instituto Nacional de Salud (INS) asignándosele funciones a losmismos, en particular los de la Secretaría General compuesta por los grupos: GestiónAdministrativa, Gestión Contractual, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental yCorrespondencia, Gestión Financiera y Equipos de Laboratorio y Producción. Que mediante Resolución 0313 del 12 de febrero de 2016, se asignaron empleos a los gruposinternos de trabajo de la Secretaría General del Instituto Nacional de Salud, se establecieron susfunciones, se designaron coordinadores y se reconoció y ordenó el pago de primas y coordinación.Que son funciones del Grupo Gestión Administrativa, entre otras, las siguientes:“...) 3. Dirigir y controlar los servicios generales y de apoyo que se requieran para elfuncionamiento de las dependencias del Instituto.

10. Coordinar las labores de los conductores del Instituto, con el fin que cumplan eficientementelas funciones asignadas, al igual que la conservación adecuada de los vehículos de propiedad dela Entidad”. Sesu: 1663 2 7 Nov 2023RESOLUCIÓN NÚMERO DE HOJA No 2

“Por la cual se crea un grupo interno de trabajo y se modifican las Resoluciones 0019 y 0313de 2016” Que mediante Resolución 0713 del 05 de junio de 2023 fueron modificadas las funciones a cargodel grupo interno de trabajo de Gestión Administrativa suprimiendo aquellas que tenían que vercon funciones de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.Que se ha evidenciado que se requiere contar con un grupo con conocimientos operativosespecíficos en la gestión de conductores y vehículos con el fin de mejorar la seguridad, laeficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la reputación general de la entidad.Que, por lo anterior, se hace necesario modificar las funciones del grupo Gestión Administrativa dela Secretaría General para asignar la función de la coordinación de las labores de los conductoresy la conservación adecuada de los vehículos a un grupo independiente y crear el grupo interno detrabajo denominado “Grupo Coordinación de Conductores y Vehículos” para que se haga cargo delas labores operativas que tienen que ver con la organización de conductores y vehículos de laentidad. Que, en mérito de lo expuesto,RESUELVE Artículo 1. Modificatorias. Modificar el artículo décimo noveno de la Resolución 0313 del 12 defebrero de 2016, que modificó la Resolución 0019 de fecha 8 de enero de 2016 sobre lasfunciones a cargo del grupo interno de trabajo Gestión Administrativa, eliminando el numeral 10que indica: “10. Coordinar las labores de los conductores del Instituto, con el fin que cumplan eficientementelas funciones asignadas, al igual que la conservación adecuada de los vehículos de propiedad dela Entidad”.

Artículo 2. Creación del Grupo Interno de Trabajo: Créase en la Secretaría General el grupointerno de Trabajo denominado "Grupo Coordinación de Conductores y Vehículos”. Artículo 3. Funciones del grupo interno de trabajo. El grupo interno de Trabajo denominado"Grupo Coordinación de Conductores y Vehículos”, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Gestionar la capacitación y el desarrollo del personal de conducción.

2. Verificar las licencias de conducción de los conductores y la documentación obligatoria de losvehículos del INS.

3. Organizar y planificar las rutas de los servicios de transporte.

4. Planear y programar el mantenimiento de vehículos.

5. Gestionar el combustible.

6. Establecer políticas y procedimientos para promover la seguridad vial.

7. Asegurar el cumplimiento normativo tanto de los vehículos como de los conductores acerca delos diferentes aspectos establecidos en la entidad.

8. Realizar seguimiento y análisis del desempeño de los conductores y los vehículos.9. Atender al cliente interno y asegurar la disponibilidad de vehículos y ‘conductores para todaslas dependencias de la entidad.

10. Organizar al personal para cumplir y atender las necesidades del servicio.

11. Mantener registros del inventario de los vehiculos incluyendo detalles sobre cada automotorYeRESOLUCIÓN NÚMERO 2 7 NOV 2023

rb> 1668 DE HOJA No 3 “Por la cual se crea un grupo interno de trabajo y se modifican las Resoluciones 0019 y 0313de 2016”

12. Mantener registros organizados de los documentos que se generen en el desarrollo de lasfunciones del grupo, los vehículos y los conductores.

13. Garantizar el pago de impuestos, seguros y demás obligaciones de los vehículos.

Artículo 4. Funciones del coordinador del grupo interno de trabajo. El coordinador del grupointerno de Trabajo denominado "Grupo Coordinación de Conductores y Vehículos”, tendrá a sucargo las siguientes funciones: fs 9. Proporcionar inducción inicial y continua a los conductores en temas como seguridadvial, normativas de tránsito y políticas de la empresa. Desarrollar programas de mejora continua para el desarrollo de los conductores. Verificar y revisar periódicamente las licencias de conducir y registros de tránsito paraasegurar que estén vigentes, a paz y salvo con multas y comparendos y cumplan conlos requisitos legales. Mantener actualizada la documentación relacionada con los conductores y losvehículos. Optimizar las rutas de viaje para maximizar la eficiencia y reducir costos operativos. Utilizar herramientas y tecnologías para la planificación de rutas en tiempo real. Coordinar el mantenimiento regular de la flota para garantizar que los vehículos esténen condiciones seguras y operativas. Mantener actualizadas las hojas de vida de los vehículos y verificar la revisiónpreoperacional de cada vehículo. Implementar prácticas para la gestión eficiente del consumo de combustible.

10. Monitorear y analizar patrones de consumo para identificar oportunidades de ahorro.

11. Establecer políticas y procedimientos para promover la seguridad vial.

12. Analizar incidentes y accidentes para identificar áreas de mejora y prevenir recurrencias.

13. Asegurar que los conductores y vehículos cumplan con todas las normativas locales ynacionales.

14. Gestionar el pago de impuestos, seguros, revisión tecnicomecánica y demásobligaciones que deban cumplir con los vehículos.

15. Mantenerse actualizado sobre cambios en regulaciones de tránsito y normativasrelacionadas.

16. Evaluar y retroalimentar a la entidad acerca de vehículos que se ajusten a lasnecesidades operativas y ambientales.

17. Brindar soporte y atención a los conductores para resolver problemas y proporcionarinformación relevante. YVyY LUCI

RESOLUCIÓN NÚMEROY. 1683 DE HOJA No 4 “Por la cual se crea un grupo interno de trabajo y se modifican las Resoluciones 0019 y 0313de 2016”

18. Facilitar la comunicación efectiva entre las necesidades de las dependencias y losconductores.

19. Garantizar que exista disponibilidad de conductores para atender las diferentesnecesidades del servicio de la entidad.

20. Garantizar que los conductores estén informados y cumplan con estas políticas.

21. Realizar seguimiento, verificar la consistencia de la información y asegurar la entrega entérmino de los reportes de horas extras de los conductores.

22. Asegurar que existan registros y documentos de todos y cada uno de los documentosgenerados en el desarrollo de las funciones del grupo.

Artículo 5. Conformación del grupo interno de trabajo. El grupo interno de trabajo dedenominado "Grupo Coordinación de Conductores y Vehículos” estará conformado por losservidores que ocupan el empleo denominado conductor mecánico en el Instituto Nacional deSalud.

Artículo 6. Coordinación del Grupo Interno de Trabajo. El grupo interno de trabajodenominado "Grupo Coordinación de Conductores y Vehículos” tendrá un coordinador que serárotado cada seis (6) meses o antes, de presentarse alguna novedad particular. Artículo 7. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en lapágina web de la entidad y, en consecuencia, continúan vigentes las demás disposiciones de laResolución 0019 de fecha 8 de enero de 2016, modificada por la Resolución 0313 del 12 defebrero de 2016 y por la Resolución 0713 del 05 de junio de 2023.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Y) 2 7 NOV 2023Dada en Bogotá, D.C., el Helver Guiovanni|Rubiano GarcíaDirector General VoBo Cris Encarnación Reyes GómezSecretaria GeneralRevisó: Héctor Julio Cuadros Monsalve — Coordinador Grupo de Gestión del Talgnto Humano aRevisó: Maria Mercedes Vargas TovarContratista Secretaría General AL aElaboró: Claudia Patricia Carreño Rivera — Profesional Especializado Grupo Gestión de Talento Humano e