INSOR - Resolución 065 de 2015

@ MINEDUCACIÓN RESOLUCIÓN No. O 6 5 2015 ) ( '.1 :2 MAR 2015

,,, TODOS POR UN 'e.NUEVO Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental para el Instituto Nacional para Sordos INSOR LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS - INSOR En ejercicio de sus facultades legales en especial las conferidas por la Ley 594 de 2000, el Decreto 2106 de 2013 en sus artículos 8 numeral 7 y 10, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 103 de 2015, y C O N S I D E R A N D O: Que el artículo 21 de la ley 594 de 2000 establece que las entidades públicas deberán elaborar un programa de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Que el Decreto 2609 de 2012 reglamentó el Título V de la Ley 594 de 2000 y parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicto otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado. Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional, señala que los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Que el artículo 44 del Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, señala que

organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Que el artículo 44 del Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, señala que el Programa de Gestión Documental PGD es el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública desde su creación hasta su disposición final con fines de conservación permanente o eliminación. Que la Secretaría General del Instituto elaboró el PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS - INSOR, documento que forma parte integral de la presente resolución. En mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el Programa de Gestión Documental para el Instituto Nacional para Sordos - INSOR, documento anexo y que forma, parte integral de la presente resolución. ARTÍCULO SEGUNDO.- El Programa de Gestión Documental para el Instituto Nacional para Sordos - INSOR será aplicado por todas las dependencias y grupos internos de trabajo creados en la entidad. D.C. in < ,or.(JOv.cc: /fi\ =fi=:= ::::HfifiEfi· ·--·fi· •' Cu'llll'lcaClo lit-O, 5G 20!2Q,IJJS4J H Cfirttl'IClllCI-D l,l,11SG 201200>1-U A@MINEDUCACIÓN RESOLUCIÓN No. O 6 5 2015 ) ( .\:-22 MAR 2015 TODOS POR UN NUEVO PAÍS ,- fi ,- "; '' /¡ < / ;,; "' -, Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental para el Instituto Nacional para Sordos INSOR

) ( .\:-22 MAR 2015 TODOS POR UN NUEVO PAÍS ,- fi ,- "; '' /¡ < / ;,; "' -, Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental para el Instituto Nacional para Sordos INSOR ARTÍCULO TERCERO.- Publíquese el Programa de Gestión Documental para el Instituto Nacional para Sordos - INSOR en la página web y en la intranet de la entidad. ARTÍCULO CUARTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha _de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá o.e., a los .1 ;2 MAR J,15

Proyectó: Revisó: Aprobó: fi( /litG,

RUBIELA LVAREZ CASTAÑO Dir ctora General i;l.. Ricardo Andrés Mora H, Talento Humano·IJ\ ef José Guillermo Herrera, Coordinador de Servicio fi Ad ·nistrativos Rodrigo Guerrero Robayo, Secretario General (E) V d:''-• ':>: .... fi·=·fi fi;;;; .. ;"oº., fi : .._ ccc.•no .. OCAOA .._(t1'"'''°'""'"'º" ,, - '" C:firtfflCJlllC tó>D Sti l0111l-Ol543 H Ci;!rtffk:JldC K0 >G l011HHlil5'43 A

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL

INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS - INSOR

SECRETARIA GENERAL

Gestión Documental y Atención al Ciudadano

RUBIELA ÁLVAREZ CASTAÑO

Directora General

RODRIGO GUERRERO ROBAYO

Secretario General - E

INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS - INSOR

SECRETARIA GENERAL

Gestión Documental y Atención al Ciudadano

RUBIELA ÁLVAREZ CASTAÑO

Directora General

RODRIGO GUERRERO ROBAYO

Secretario General - E

JOSE GUILLERMO HERRERA SANCHEZ

Coordinador de Servicios Administrativos Bogotá, D.C., Marzo de 2015 /.fi.,., .... ",; fi...==fi fififi .. ;,fi01 fi / ...... "'"""fi_,,....,..,,. ._ ...... .,fi..--.. n,. ""'fi ', Lllrtrtfill-0 l'k> §.ú 101100315,.¡J H G!.rtl1'1CfiII-' N.a5'i ZOU003S4J f.

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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,¡¡,\ PARA EL INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS - INSOR INTRODUCCIÓN La Ley 594 de 2000 por medio de la cual se adoptó la Ley General de Archivos, reguló en su Título V lo concerniente a la Gestión de documentos, estableciendo la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En lo regulado por la Ley 594 se previó y consideró que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro la norma que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la

creadas. En lo regulado por la Ley 594 se previó y consideró que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro la norma que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa. En la norma en cita, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, la obligación de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. La ley en el Artículo 19 dispone que las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con dos requisitos expresos, a saber: de un lado, la organización archivística de los documentos, y de otro, la realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservacIon física, las condiciones ambientales y

de un lado, la organización archivística de los documentos, y de otro, la realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservacIon física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema. En cumplimiento de los dispuesto en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, respecto de la obligación de elaborar el programa de gestión de documentos en las entidades públicas, el Instituto Nacional para Sordos - INSOR diseñó y presenta el documento denominado PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS - INSOR, como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos de Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central. fi··¡ =fi:fi.= ::::::fi:rEifi1 •- " , ' Cc.rtll'k.i<:I<> l'i<> S-U lEll20>03fi4J H Cll.rttncillGO !1tO S<i lill.20035-0 A .qov.c INS<·i·>R , ,1,·,,1,- 1fi >,, ,, ,i ,,_, , '• ,,,¡ ¡,1. OBJETIVO ---- --------- -

@ MINEDUCACIÓN TODOSPORfiN

NUEVOPAIS : ,o; ,r, Asegurar la uniformidad de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad estableciendo los mecanismos para su elaboración, revIsIon, aprobación, identificación, control y distribución efectiva en el INSOR, acorde a los requerimientos exigidos en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.

2. ALCANCE

aprobación, identificación, control y distribución efectiva en el INSOR, acorde a los requerimientos exigidos en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica al Manual de la Calidad, los Planes de Calidad, los procedimientos, los instructivos, los formatos, los documentos de origen externo, la normatividad legal vigente, los registros establecidos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad del INSOR y todos los documentos no codificados internos y externos a la entidad.

3. DEFINICIONES El presente documento adopta las definiciones de la Norma ISO 9001: 2008, las definiciones propuestas en la Norma NTCGP 1000: 2009, las definiciones que aparecen en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y las que se señalan en el Minimanual Tablas de Retención y Transferencias Documentales.

Se tienen presentes además, las siguientes definiciones: 3.1. Acceso a los archivos: derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos o privados que cumplan funciones públicas, en los términos consagrados por la Ley. 3.2. Administración de archivos: operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. 3.3. Almacenamiento de documentos: depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, entre otros, para su conservación física, con el fin de facilitar su consulta. 3.4. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

física, con el fin de facilitar su consulta. 3.4. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. 3.5. Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. 3.6. Archivo Central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. D.C ín'.;or.qov co@MINEDUCACIÓN TODOSPORfiN NUEVO PAIS ", ,;,, ; J ,,' /', 3.7. Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. 3.8. Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en el área y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. 3.9. Clasificación: labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser, clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. 3.10. Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad. 3.11. Comité de archivo: grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de

identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad. 3.11. Comité de archivo: grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. 3.12. Conservación de archivos: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. 3.13. Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. 3.14. Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. 3.15. Depósito de archivo: espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución. 3.16. Disposición final de documentos: selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. 3.17. Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. 3.18. Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene un valor legal, contable, administrativo, técnico y jurídico o secundario (científico, histórico y cultural) y debe ser objeto de conservación. 3.19. Eliminación: es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios. 3.20. Estante: mueble con anaqueles y entrepaños para colocar docume'ntos en sus respectivas unidades de conservación.

3.19. Eliminación: es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios. 3.20. Estante: mueble con anaqueles y entrepaños para colocar docume'ntos en sus respectivas unidades de conservación. 3.21. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. /' · • ':, -•••,o•o -<fi"'"'" '.¡ ,\ NTCOP1000 nao SOO'I \ ,: ._ <: .... T,,...C:_..,,.,,. ._...-,.,-,,_.,.,-,..,,,._ ''" , Dutl!'l(:;o(l,c; "'º % WU003S4l H Cfiml'lcfiffo N-0 Sú 20UOQl5-O f; l\'.J 19··· . i)')\I. D.C. ír·1'.,or.qov . , ,, ,,

INS<·$·>R@ MINEDUCACIÓN TODOS PO

. R fiN NUEVOPAIS ) ' )', 3.22. Unidad documental: formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un área productora en la resolución de un mismo asunto. Un expediente puede conformarse por una o más carpetas. 3.23. Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. 3.24. Función archivística: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. 3.25. Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y

3.24. Función archivística: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. 3.25. Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destin6 final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. 3.26. Instrumento de consulta: documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico qe los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: Instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e Instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión). 3.27. Serie Documental: conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 3.28. Subserie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo a los trámites de cada asunto. 3.29. Soporte Documental: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. 3.30. Tabla de Retención Documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. 3.30. Tabla de Retención Documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 3.31: Tipos Documentales: son las expresiones de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte documental (papel, cinta magnética, CD, archivo electrónico, entre otros) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Los tipos documentales junto a la unidad administrativa o a la función productora de los mismos, originan las series documentales. :fif ·•:, • .- .. .... 0., .,. t:, ...... ,;;., .............. fiOIP'IOOO ISO 800'1 fi<'" .... , ... ...,,."',., .._,.,.., .. ,,fi,,_.. ... ..,,,, ""' "' C.Cnrtlc;iolm,,..,, s.G l0ll0035-.J3 H Cfirtn'k:fid<I ,-¡,a s.G lOUOOJ.5,43 A@ MINEDUCACIÓN TODOSPORfiN NUEVOPAIS ', :::'- ,, 3.32. Transferencia: remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo central y de éste al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. 3.33. Unidad Archivística: es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por piezas, unidades o tipos documentales según su tipólogía. Pueden ser unidades archivísticas, entre otras: un legajo, un expediente, una serie o un fondo. 3.34. Unidad de Conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una

conformado por piezas, unidades o tipos documentales según su tipólogía. Pueden ser unidades archivísticas, entre otras: un legajo, un expediente, una serie o un fondo. 3.34. Unidad de Conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación físicas entre otras: una caja, un libro o un tomo, un AZ; o electrónicas como disquetes, CD, DVD, Memorias USB, discos duros internos o portátiles, entre otros.

4. MARCO NORMATIVO Constituyen el marco normativo de referencia del presente Programa de Gestión Documental y forman parte integral de él, las normas que se relacionan a continuación: Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Acuerdo AGN 060 de 2001. (Art. 3, 5, 8, 11 y12) Establece pautas para la

otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Acuerdo AGN 060 de 2001. (Art. 3, 5, 8, 11 y12) Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento p-ara la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, 'fi,,'. t:, ..... fifi=fi .....a:fifi .. s?.';;01 fi ._,;c.,.,,_..,,,..,,., .._.-.. -fi ... _. ........ ''fi ' Cllrtll'fill.itN.O Sú201l0.QJ§ll3HD!rtl!'IC.ll00fll.G SG20UOOJS.UA------ © MINEDUCACIÓN , TODOS POR fiN 'C. NUEVO PAIS presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental".

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Para elaborar el Programa de Gestión Documental para el INSOR, se tuvieron

Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental".

5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Para elaborar el Programa de Gestión Documental para el INSOR, se tuvieron en consideración los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos, a saber: el concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuerdo con el uso y frecuencia de consulta. Estas edades corresponden a los documentos de gestión, central e histórico.

En los archivos acumulados se encuentra generalmente documentación de archivo central y archivos históricos. VALORES DE LOS DOCUMENTOS Para determinar los valores de los documentos en cada una de las fases por las que transcurre el documento, desde su origen hasta su disposición final, se tiene en cuenta la siguiente clasificación dada como valor a los documentos: Valores primarios: son aquellos que poseen los documentos para la entidad de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter: administrativo, jurídico, legal,

Valores primarios: son aquellos que poseen los documentos para la entidad de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter: administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable.

Valores secundarios: se basa en el tema o asunto. Sirven de referenciá para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carácter, histórico, científico y cultural. fifi"-.."\\ ..... fifi=fi ....a:fifi;;;º., ',; fi .' ,._,;c.,.

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7. FASES DE FORMACIÓN DEL ARCHIVO

TODOSPORfiN

NUEVOPAIS : :,\; ,,'< De acuerdo con el artículo 4° del Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación, los archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, se forman en las siguientes fases: Archivos de gestión o de las áreas de trabajo, Archivos centrales o intermedios, y Archivos permanentes o históricos Archivo de gestión De acuerdo con las series documentales en el INSOR, los archivos de gestión se administran en las áreas de trabajo.

Dentro de las responsabilidades generales legales de los respectivos

Archivos centrales o intermedios, y Archivos permanentes o históricos Archivo de gestión De acuerdo con las series documentales en el INSOR, los archivos de gestión se administran en las áreas de trabajo. Dentro de las responsabilidades generales legales de los respectivos funcionarios de la entidad está impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida de los archivos y documentos, según lo dispone el Artículo 34 numeral 5 de la Ley 734 de 2002, aunque se delegue ésta función. Archivo de gestión en las áreas de trabajo La organización, custodia y cuidado de la documentación e información es responsabilidad de cada área de trabajo. Las TRD establecen el tiempo del documento en archivos de gestión y dados los espacios de almacenamiento en las áreas de trabajo, la entidad programa anualmente el cronograma para la transferencia de los archivos. Archivo central Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad y que una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias áreas de trabajo y particulares en general. Dichas transferencias deben ser organizadas en coordinación con los responsables de archivo del INSOR y se realiza en el formato FGC-010 Transferencias, de acuerdo con lo establecido en Sistema de Gestión de Calidad.

8. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Para desarrollar los procedimientos archivísticos se cuenta con herramientas que guían la organización de los archivos en sus distintas fases o estados.

Dentro de estas se encuentran las Tablas de Retención Documental -TRD. Las Tablas de Retención Documental - TRD son un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producto del desarrollo de las funciones de cada área de trabajo; a cada serie o subserie se le asignan tiempos de

Las Tablas de Retención Documental - TRD son un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producto del desarrollo de las funciones de cada área de trabajo; a cada serie o subserie se le asignan tiempos de retención en las distintas fases del ciclo vital de los documentos y se explica el procedimiento a seguir para la disposición final de los mismos. De acuerdo con la Ley 594 de 2000 y la reglamentación generada por el Archivo General de la Nación, el Instituto Nacional para Sordos - INSOR aplica las Tablas de Retención Documental -TRD. ,,,_-3.::; <·f' ,CO -i·> insor co@M INEDUCACIÓN Contenido de las Tablas de Retención Documental -TRD TODOSPORfiN NUEVO PAIS \ ,, ' Las Tablas de Retención Documental -TRD, de acuerdo con el formato unIco que ha establecido el Archivo General de la Nación, deben contener la siguie nte información: Código: si stema de números a través de los cuales se identific a cada una de las áreas de trabajo, de manera secuencial siguie ndo la estructura orgánica de la Ent idad; a continuación y separado por un guion, se indica el correspondi ente número que identific a a las series y subseries, respecti vamente.

Series y tipos documentales: debe anotarse el nombre asi gnado a la respectiva serie, las subseries (si exis ten) y a una relación de los tip os documentales que van a conformar cada uno de los expedi entes que integran la respectiva serie.

Disposición final: se le determina a cada serie documental el destino final una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión o. en el Central, de acuerdo con la valoración documental.

la respectiva serie.

Disposición final: se le determina a cada serie documental el destino final una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión o. en el Central, de acuerdo con la valoración documental.

Conservación Total (CT}: decisió n de conservar en su totalidad series documentales que poseen valores históricos, como: actas, resoluciones orgánicas y ordinari as, manuales, entre otros. Eliminación (E}: decisió n de elimin ar en su totalidad, las series documentales que carecen de valor histórico. Selección (S}: decisió n de conservar parci almente una serie documental como muestra representativa de documentos que carecen de valor histórico. Digitalización (D}: proceso mediante el cual un documento físico es transformado a una imagen electrónica. Microfilmación (M}: proceso técnico de duplicación para preservar la información en otro soporte.

Procedimiento: en este campo se presenta de forma escrita la dis posició n fin al que se dará a cada una de las series y subseries documentales.

Formato: el formato FGC-013 se encuentra dis poni ble en el si stema de Gestión de Calidad y se presenta a continuación: No .. .. l .()nV,( fifi ' ""• ' INS<fi$·>R , ,1 i,¡1, !fi»•., ,,

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@ MINE DUCACIÓN TODOS POR fiN NUEVO PAIS r; 'I

INS<-fi·>R TABLA DE RETENCION DOCUMEN TAL CODIGO: FGC-013

FU M: Agosto 2008

J",t1:utfi> N<1uor1c,I f,kHJ

DEPENDENCIA-Grupo Interno:

CODIGO

RETENCION

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCtlVO

GESTION CENTRAL

FU M: Agosto 2008

J",t1:utfi> N<1uor1c,I f,kHJ

DEPENDENCIA-Grupo Interno:

CODIGO

RETENCION

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCtlVO

GESTION CENTRAL

SERIE:

SUBSERIE:

SERIE:

SUBSERIE:

SERIE:

SUBSERIE:

CONVENCIONES

C CONSER VACION M MICROFILfv\11, CION O: ORIGINAL E ELIM INACION SS ELECCIÓN C: COPIA HOJA 1 DE 1

TRADICION DISPOSICION FINAL o c c s M E P