INVIMA - Resolución 2009034465 de 12 de Noviembre de 2009

AS Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMApS] Ministerio de la Protección SocialRepública de Colombia Libertad y Orden RESOLUCIÓN No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliación del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DEMEDICAMENTOS Y ALIMENTOS - INVIMA, En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el Artículo15 del Decreto 1716 de 2009, y CONSIDERANDO: Que el Artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece que las entidades y organismos deDerecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital deldepartamento y en los Entes Descentralizados de esos niveles, deberán integrar uncomité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designeny cumplirá las funciones que se le señalen. Que a partir de la vigencia de la ley 1285 de 2009, cuando los asuntos sean conciliables,siempre constituirá requisito de procedibilidad de las acciones previstas en los artículos85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo o en las normas que lo sustituyan, eladelantamiento del trámite de la conciliación extrajudicial.

Que el Decreto 1716 de 2009 por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001,dispuso que podrán conciliar, total o parcialmente, las entidades públicas y las personasprivadas que desempeñan funciones propias de los distintos órganos del Estado, porconducto de apoderado, sobre los conflictos de carácter particular y contenido económicode los cuales pueda conocer la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo a través delas acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso; derogóexpresamente el Decreto 1214 de 2000 Que el artículo 15 del Decreto 1716 de 2009 establece que las normas sobre comités deconciliación contenidas en el mismo son de obligatorio cumplimiento para las entidades dederecho público y los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, losmunicipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estosmismos niveles. Estos entes pondrán en funcionamiento los comités de conciliación, deacuerdo con las reglas que se establecen en él. Que mediante la Resolución N° 018211 de 14 de diciembre de 1998 se creó el Comité deConciliación y de Apoyo en Asuntos Judiciales del INVIMA y la Resolución N 267967 de6 de octubre de 2000 adecuó el Comité de Conciliación y de Apoyo en asuntos judicialesa los requerimientos del Decreto 1214 de 2000. A Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBY: 2948700Página Web http:!/ www.invimia.gov.co Bogotá - Colombia A.A. 20896 Pagina | de 13aInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección Social ffFn,República de Colombia S)v Libertad y Orden

Libertad y Orden RESOLUCION No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliacion del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones Que se hace necesario adecuar el funcionamiento del Comité de Conciliación del InstitutoNacional de Vigilancia de medicamentos y alimentos — INVIMA, a los lineamientosconsagrados en el Decreto Nacional 1716 de mayo 14 de 2009, con el fin de contar conun instrumento eficaz que le permita a este Instituto cumplir con los principios rectores dela Función Administrativa según lo dispuesto por el Artículo 209 de la ConstituciónPolítica, y en especial a la observancia plena de las normas que regulan la materia. Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede deestudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico ydefensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico,sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución deconflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y decontrol vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomadaen los términos anteriores, por si sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, nifiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Que el numeral 10 del artículo 19 del decreto 1716 de 2009 preceptúa que le correspondeal Comité dictar su propio reglamento. Que las modificaciones al reglamento interno adecuadas al Decreto 1716 de 2009 fueronsometidas a consideración del Comité y aprobadas por este en sesión del 29 de octubrede 2009.

En mérito. de lo expuesto, el Director General del Instituto Nacional de vigilancia demedicamentos y alimentos — INVIMA-, '

RESUELVE:

CAPÍTULO| DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1°.- Principios Rectores. Los miembros del Comité de Defensa Judicial yConciliación del INVIMA y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, encalidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad,moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósitofundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. ARTICULO 2°.- Funciones del ee Defensa Judicial y Conciliación. El Comitéejercerá las siguientes SY Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700Pagina Web http:// www.invima.gov.co Bogotá - Colombia A.A. 20896soe Pagina 2 de 13Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMA1234 — Ministerio de la Protección Sociala Republica de Colombia Libertad y Orden RESOLUCION No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliacion del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones

7. 9. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijuridico. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de laentidad. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente,para determinar las causas generadoras de los conflictos; el indice de condenas;los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y lasdeficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como lasdeficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con elobjeto de proponer correctivos. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglodirecto, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio ydecisión en cada caso concreto. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación yseñalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales elrepresentante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautasjurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casosdonde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. - Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin dedeterminar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador delos agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo ContenciosoAdministrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providenciacondenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisiónen los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines derepetición. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen suidoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre losprocesos a ellos encomendados. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité,preferentemente un profesional del Derecho.

10. Dictar su propio reglamento. |

Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700Página Web http:// www invima.gov.co Bogotá - Colombia A.A. 20896ony Pagina 3 de 13»A&P Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA1214 — Ministerio de la Protección Sociala Republica de Colombia Libertad y Orden RESOLUCIÓN No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliación del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones ARTICULO 3° Integración. El Comité de Conciliación estará conformado por lossiguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembrospermanentes: El Director General o su delegado.El Secretario General.Subdirector de Registros SanitariosJefe de la Oficina Asesora JurídicaJefe de la Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística Parágrafo 1°. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condiciónjerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que representelos intereses del ente en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno, Asesor dela Dirección General y el Secretario Técnico del Comité.

Parágrafo 2. El comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección deDefensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, quien tendrá lafacultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz. "PARÁGRAFO 3°. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable,excepto para los casos del Jefe de la Entidad, quien podrá delegarla. PARÁGRAFO 4°. En el evento en que el Presidente del Comité deba ausentarse duranteel curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, laPresidencia del Comité será ocupada por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica,«dejándose para ello la constancia en la respectiva acta o excusa, sin que ello implique ladelegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum. PARÁGRAFO 5°. Serán invitados ocasionales los funcionarios que por su condiciónjerárquica y funcional se considere necesaria su asistencia de acuerdo con el caso deestudio. El apoderado debe hacerse presente cuando se considere necesario, según eltema de estudio en la sesión. Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sussesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de losasuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a vozpero sin voto. Las invitaciones efectuadas serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

ARTÍCULO 4°.- Participación de la Oficina de Control Interno. El Jefe de la Oficina deControl Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en lassesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones delDecreto N° 1716 de 2009 y del reglamento interno del Comité, al igual que la cabalejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación. 4 Za Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700Página Web http:// www.invina gov co Bogotá - Colombia A.A. 20896 Pagina 4 de 13 CawRepública de Colombia a Te - y Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMA Y o: E 4 Ministerio de la Protección Social a == ME Y Libertad y Orden J RESOLUCION No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliacion del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones El citado funcionario podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayorefectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a esteComité. ARTICULO 5°.- Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto degarantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, alos miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusaciónprevistas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 delCódigo Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, elartículo 40 de Ley 734 de 2002.

ARTICULO 6°.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembrosdel Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales deimpedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al inicio de la deliberaciónde los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidiránsobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se daráa la recusación el mismo trámite del impedimento. En todo caso se conservará el derecho‘de contradicción y defensa. Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberaro tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc quereemplace al que se ha declarado impedido o recusado. CAPÍTULO II FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ ARTICULO 7°. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces almes, y cuando las circunstancias lo exijan. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, se estudia por parte de la Jefaturade la Oficina Asesora Jurídica con apoyo del Grupo Asesor y de Defensa Judicial ypresenta concepto al Director General quien convoca al Comité de Defensa Judicial y deConciliación. El Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar lacorrespondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación,portando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten susfundamentos. Y

Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700Pagina Web http:// www invima gov.co Bogotá - Colombia A.A. 20896 oP) Pagina 5 de 13Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de Colombia Libertad y Orden RESOLUCIÓN No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliación del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan previaconvocatoria que con tal propósito formule la Dirección General por intermedio de laSecretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberácontinuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citaciónque la que se efectúe dentro de la reunión. ARTICULO 8°.- Convocatoria. De manera ordinaria, la Jefe de la Oficina AsesoraJurídica procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación, previa decisióndel Director General, con al menos cinco (5) días de anticipación indicando día, hora ylugar de la reunión y el respectivo Orden del Día. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia seconsidere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros delComité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 17 delDecreto 1716 de 2009.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas,ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda lapresentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité. ARTICULO 9°.- Formalidad de la convocatoria. Los miembros del Comité deConciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada delrespectivo orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que‘trata el artículo anterior. ARTÍCULO 10°.- Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros delComité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a laSecretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de suinasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a lasesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejaráconstancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así loseñalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación. ARTÍCULO 11°.- Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados:

1. El Presidente del Comité instalará la sesión.El Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las.invitaciones a la sesión,3. El Secretario Técnico informará las justificaciones presentadas por inasistencia,4. El Presidente verificará el quórum ASCarrera An PBX: 2948700Página Web http:// vowwinvima.gov.co Bogotá - Colombia A.A. 20896oO Pagina 6 de 13

a8)Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMA —.Ministerio de la Protección Social YRepública de Colombia RS>}Lihertady Orden sume RESOLUCION No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliacion del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones

5. El Secretario Técnico dará lectura al orden del dia propuesto, el cual serásometido a consideración y aprobación del Comité.6. Los apoderados harán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité yabsolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros yasistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptaránlas determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimientopara los apoderados de la entidad. Una vez se haya efectuado la deliberación, el Presidente procederá a preguntar a cadauna de los miembros el sentido de su voto. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, elSecretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados,procediendo el Presidente a levantar la sesión. PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité podrán ser grabadas por el Secretario Técnicodel Comité. ARTICULO 12”:- Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicaspresentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación yvotación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones“sustitutivas o'aditivas a las antes indicadas. El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción dedirectrices y políticas a cargo del Comité. ARTÍCULO 13°.- Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberarácon mínimo tres (3) de sus miembros permanentes y decidirá por mayoría simple. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate elPresidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate. ARTÍCULO 14°.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que seaparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresarlas razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectivaacta. Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700Pagina Web http:// www invima.gov.co Bogotá - Colombia A.A. 20896 oF) Pagina 7 de 13, - Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA4 Ministerio de la Protección Social= Republica de ColombiaisLibertad y Orden RESOLUCION No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009

“Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliacion del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones CAPÍTULO III ELABORACION Y PRESENTACION DE FICHAS E INFORMES ARTICULO 15°.- Las fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar lapresentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representacióndel asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a supresentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo. Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no laconciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lodispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretosreglamentarios, así como el artículo 15 de la Ley 790 de 2002, Decretos 4530 de 2008,1716 de 2009, Directiva Presidencial N° 05 de 2009 y Circular Externa N° CIRO9-234-DDJ-0350. Las fichas técnicas están constituidas por el informe que rinda el abogado a cargo delcaso, las cuales deben contener como mínimo los siguientes tópicos: análisis de loshechos, las pruebas, el título de imputación de responsabilidad bajo el marco de la líneajurisprudencial reiterada aplicable al caso, el concepto financiero y del área técnica. Anexo1.

La veracidad. y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidaddel abogado que elabore la correspondiente ficha. " ARTICULO '16°.- Las fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar lapresentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de laacción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición ypresentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentacióny satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán através de instructivo de la Oficina Asesora Jurídica La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidaddel abogado que elabore la correspondiente ficha. ARTICULO 17°.- Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos engarantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 27 delDecreto 1716 de 2009, la Entidad pública podrá solicitar el llamamiento en garantía confines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial de la Entidad.Para tal efecto, el apoderado del Instituto deberá presentar informe acerca de la viabilidadde llamar en garantía, informe que será sometido a consideración del Comité para queeste pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de md Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700Página Web http:// www invima.gov.co Bogotá - Colombia A.A. 20896 Pagina 8 de 13se. 20 Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA “+E Ministerio de la Protección Social ME=4 República de Colombia AUNLibertad y Orden o A

RESOLUCIÓN No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliación del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma yde contenido mínimo que se desarrollen a través del instructivo que imparta la OficinaAsesora Jurídica. ARTICULO 18°.- Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito dedar cumplimiento al artículo 20 numeral 3 del Decreto 1716 de 2009, el Secretario Técnicodel Comité presentará cada seis (6) meses un informe de la gestión del Comité y de laejecución de sus decisiones ante el Director General y los miembros del Comité El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, elnúmero de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión delComité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución odesarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio. Adicionalmente y según lo dispone el artículo 19 del Decreto 1716 de 2009, serelacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención deldaño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de laentidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y engeneral todos aquellos documentos que contengan tales directrices. Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismodeberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de laNación del Ministerio del Interior y de Justicia.

CAPÍTULO IV SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO ARTICULO 19°.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliacióndel INVIMA, estará a cargo de un funcionario del nivel profesional, adscrito a la OficinaAsesora Jurídica, que será designado directamente por los integrantes del Comité y quiendeberá ser un profesional del derecho. ARTICULO 20°.- Funciones. Son funciones del Secretario del Comité de Conciliaciónademás de las previstas en el artículo 20 del Decreto 1716 de 2009 las siguientes:

1. Convocar a los miembros del Comité a sesiones reglamentarias y extraordinariascuando las circunstancias así lo demanden, y cursar invitación a las personas quedeban participar en las mismas.2. Elaborar el orden del día de cada reunión, previa revisión por el Director General.3 Conservar las actas de cada sesión del comité.4. Expedir las copias y constancias que se soliciten siempre que no tengan elcarácter de reservados. s5, Las demas que le sean asignadas por el som

Carrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700Pagina Web http:// ww ma.gov.co Bogota - Colombia A.A. 20896 Pagina 9 de 13Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMA =“.Ministerio de la Protección Social ME.República de Colombia S/N

Libertad y Orden E RESOLUCIÓN No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliación del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones Parágrafo único. La designación o el cambio del Secretario Técnico son facultades delComité y cualquiera de estas decisiones deberá ser informada a la Dirección de DefensaJurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia. Así mismo, deberá serinformado el cambio de cualquiera de los miembros del Comité ARTÍCULO 21°.- Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el SecretarioTécnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de losasistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente del Comité, el SecretarioTécnico y todos los miembros asistentes al mismo. Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en lasesión son parte integral de las respectivas actas. ARTÍCULO 22°.- Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitira cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, porescrito o por correo electrónico, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su celebración,‘con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 5 días hábilessiguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones alproyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado. “Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual seráenviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito o por correoelectrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes. Las actas serán firmadas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los miembrosasistentes a la respectiva sesión, dentro de un punto del orden del día de la siguientesesión ordinaria del Comité de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico daráa las mismas. ARTÍCULO 23°.- Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. Elarchivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivode la Oficina Asesora Jurídica del INVIMA. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica designará al funcionario de la Oficina AsesoraJurídica responsable del archivo de estos documentos, informándole de tal hecho alComité de Conciliación. Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podránser consultados en las instalaciones de la Oficina Asesora Jurídica del INVIMA.ACarrera 68D Nro. 17-11/21 PBX: 2948700 zePagina Web http:// www invimáa gov.co Bogota - Colombia A.A. 20896 cad) Pagina 10 de 13APP Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA — /,/rs! Ministerio de la Protección Social Y E4 República de Colombia Weyy

Libertady Orden , il ° RESOLUCION No. 2009034465 del 12 de noviembre de2009 “Por la cual se reglamenta el Comité de Conciliación del Instituto Nacional deVigilancia de Medicamentos y alimentos — INVIMA-, y se fijan sus funciones Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización alSecretario Técnico, el cual dará las instrucciones respectivas al funcionario responsabledel archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos integramente. Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobrelas mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité. CAPÍTULO V SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ ARTÍCULO 24°.- Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por elComité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar elcumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual debe realizar un¡Seguimiento periódico y de cada sesión presentar un informe. El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comitéinmediatamente posterior. Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar a laSecretaria Técnica un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y delas acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquierade estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto queaprobó o improbó la respectiva conciliación ARTICULO 25°.- Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Esobligatoria la asistencia del apoderado