INVIMA - Resolución 2010011549 del 29 de Abril de 2010

Ministerio de la Protección Social 7 NSRepública de ColombiaUUbertad y Orden 7 oo Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA 2 we RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 “Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DEMEDICAMENTOS Y ALIMENTOS - INVIMA En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto 1290 de1994, la Ley 594 de 2000 y, CONSIDERANDO QUE: La Ley 594 de 2000 define en su artículo tercero las tablas de retención documentalcomo el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales seasigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. El artículo 24 de la Ley 594 de 2000 señala que será obligatorio para las entidades delEstado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. El Acuerdo No. 39 del 31 de octubre de 2002 proferido por el Consejo Directivo delArchivo General de la Nación estableció el procedimiento que deben seguir lasentidades del Estado para la elaboración y aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental, señalando en su artículo primero que las modificaciones a las Tablas deRetención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia,deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por elComité de Archivo de la misma.

Por Acuerdo No. 019 del 2 de septiembre de 1999 el Consejo Directivo del ArchivoGeneral de la Nación aprobó las tablas de retención documental presentadas por elInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA. Mediante Resolución No. 252557 del 10 de marzo de 2000 el Director General delINVIMA adoptó el acuerdo No. 019 de 1999 expedido por el Archivo General de laNación mediante el cual se aprueba la tabla de retención documental del InstitutoNacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA. Por Resolución No. 2005009624 del 1 de junio de 2005 el Director General del INIVMAmodificó las tablas de retención documental de acuerdo a lo analizado en reunión delComité de Archivo el día 14 de abril de 2005, según acta No. 002 de 2005. Por Resolución No. 2010000002 del 4 de enero 2010, se crearon, conformaron yreorganizaron los Grupos Internos de Trabajo en el Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y AlimentosINVIMA, incluidos los Grupos de Trabajo Territorial, yderogaron las Resoluciones No. 2008018455 del 8 de julio de 2008 y 2009025632 del 2de septiembre de 2009, por lo que la entidad cuenta con una nueva estructura en lo quea Grupos de Trabajo se refiere. /8rMinisterio de la Protección Social Cj Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMA

Republica de ColombiaLibertady Orden RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” Con ocasión de las modificaciones a la estructura y organización de las distintasdependencias del Instituto y para garantizar la organización, la conservación y usoadecuado de los documentos del Instituto se hace necesario actualizar las tablas deretención documental existentes en la entidad. La Secretaría General y el Grupo de Administración Documental realizó unainvestigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales y solicitó a lasdependencias del Instituto realizaran un proyecto de modificación de las Tablas deRetención Documental según sus necesidades y teniendo en cuenta las funciones decada una de ellas. Las diferentes dependencias con el apoyo y acompañamiento de la Secretaria General,luego de realizar el análisis e interpretación de la información recolectada, presentaronpor oficios DG100-0168-10 de la Dirección General, 601-0834-10 de la Subdirección deMedicamentos y Productos Biológicos, 500-0716-10 de la Subdirección de Insumos yProductos Varios y por correos electrónicos la Subdirección de Alimentos y BebidasAlcohólica, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora dePlaneación, Informática y Estadística, Subdirección de Registros Sanitarios y los gruposde la Secretaria General, su propuesta de actualización de las Tablas de RetenciónDocumental. La Secretaria General y su Grupo de Administración Documental en oficio No. 200-0964-10 del 22 de abril de 2010 evaluaron las propuestas presentadas por lasdiferentes dependencias conceptuando que las series y subseries documentalespropuestas por las diferentes dependencias se ajustan a las necesidades de produccióny trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a cada dependencia,sus tiempos de retención y su disposición final.

En sesión de fecha 29 de abril de 2010, según consta en acta No. 02 de 2010, elComité de Archivo aprobó la modificación a las Tablas de Retención Documental. En mérito de lo expuesto, el Director General del INVIMA en uso de sus facultadeslegales, RESUELVE: ARTÍCULO 1.- Adoptar la modificación de las Tablas de Retención Documental de laDirección General, la Secretaria General, la Subdirección de Registros Sanitarios, laSubdirección de Alimentos y Bebidas Alcohólicas, la Subdirección de Insumos para laSalud y Productos Varios, la Subdirección de Medicamentos y Productos Biológicos, laOficina de Control Interno, la Oficina Asesora Jurídica y la Oficina de Planeación,Informática y Estadística, las cuales quedarán así:Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de Colombia RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 100 00 00. DIRECCIÓN GENERAL 100 00 00.1 ACTAS 100 00 00.1.1 Actas Comité de Dirección Las actas deben Soportesseguimiento compromisos Comité Gicnents poede Dirección contener información y ||decisiones importantes100 00 00.1.2 Actas Grupo Primario para la entidad. Soportes seguimiento compromisos GrupoPrimario

100 00 00.2 CORRESPONDENCIA 100 00 00.2.1 Circulares externas Circulares Se conservarán losdocumentos quetengan importancia deltema en su momento. 100 00 00.2.2 Circulares y memorandos internos Circulares 100 00 00.2.3 Correspondencia interna y externa Se conservarán los; documentos queOficio tengan importancia delRespuesta tema en su momento.

DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS Y100 00 00.3 DENUNCIAS

Solicitud Resueltas por Dirección General Seguimiento otras dependencias INFORMES GENERADOS EN DIRECCIÓN100 00 00.4 GENERAL 100 00 00.4.1 Informes Presidencia Solicitudes Soportes Respuesta 100 00 00.4.2 Informes Congreso Solicitudes Soportes RespuestaInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaUbemady Orden RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 100 00 00.4.3 Informes MPS Solicitudes Soportes Respuesta 100 00 00.4.4 Informes Contraloría Solicitudes Soportes Respuesta 100 00 00.4.5 Informes Procuraduría Solicitudes Soportes Respuesta Informes Seguimiento Acuerdos de100 00 00.4.6 Gestión Solicitudes Soportes

Respuesta 100 00 00.4.7 Otros Informes Solicitudes Soportes Respuesta 100 00 00.5 UNIFICACIÓN DE CRITERIOS Orientaciones para el procedimiento Criterios unificados por dependencia 100 00 00.6 PARTICIPACIÓN SOCIAL 100 00 00.6.1 Audiencia Pública Invitación Presentación Encuestas Informe final 100 00 00.6.2 Agenda Gremial Invitación Presentación Encuestas Informe final Información para el Control (Gel - INVIMA100 00 00.6.3 para todos)> po Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA Ñ =Ministerio de la Protección Social SyRepublica de Colombia “boserum + RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 100 00 00.7 AGENDA NORMATIVA - MPS Seguimiento agenda normativa Sub.Registros Sanitarios Seguimiento agenda normativa Sub.Medicamentos Seguimiento agenda normativa Sub.Alimentos Seguimiento agenda normativa Sub. Insumosy Productos Varios 100 00 00.8 AGENDA LEGISLATIVA - CONGRESO Documentos Proyectos de Ley Solicitud, Solicitud, Soporte , respuesta, Seguimiento Documentos citaciones al Congreso Solicitud, Soporte , respuesta, Seguimiento

CONVENIOS CON ENTIDADESPide TERRITORIALES

Solicitud Soporte Seguimiento 100 00 00.10 ASESORÍAS TÉCNICAS

100 00 00.10.1 Asesoría Técnica en Insumos Programas Proyectos Solicitudes Seguimientos 100 00 00.10.2 | Asesoría Técnica en Medicamentos Programas Proyectos Solicitudes Seguimientos 100 00 00.10.3 | Asesoría Técnica en Alimentos Programas Proyectos Solicitudes SeguimientosInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de Colombiabaty Orden RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 3 e A 100 00 00.10.4 Asesoría Técnica en Registros Sanitarios Programas Proyectos Solicitudes

Seguimientos 10000 00.11 | CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

Biblioteca INVIMA Proyecto ECI Análisis de Vigilancia Sanitaria 100 00 00.12 GESTION DE COMUNICACIONES Comunicaciones Internas Proyectos Comunicaciones Comunicados y Alertas Documentos para medios Monitoreo de prensa Diseños e imagen institucional Logística de eventos Publicaciones Documentos Técnicos Piezas visuales y audiovisuales (CD, DVD YCASSETTES) EVENTOS EXTERNOS NACIONALES Edenia INTERNACIONALES Invitaciones y respuesta, informe final 100 00 00.14 A aegis POR MES EN Presentaciones Alimentos Presentaciones Medicamentos Presentaciones Insumos Presentaciones Registros Presentaciones Institucionales 100 00 00.15 INVIMA INTEGRAL Comunicaciones Internas Seguimiento a compromisos GTT

100 00 00.14 A aegis POR MES EN Presentaciones Alimentos Presentaciones Medicamentos Presentaciones Insumos Presentaciones Registros Presentaciones Institucionales 100 00 00.15 INVIMA INTEGRAL Comunicaciones Internas Seguimiento a compromisos GTT Informes GTT2 Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaLibartady Orden RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 200 00 00. SECRETARIA GENERAL 200 00 00.1 CONSEJO DIRECTIVO Se deben empastar y200 00 00.1.1 conservar totalmente Se deben empastar y200 00 00.1.2 conservar totalmente 200 00 00.2 INFORMES Solicitud Soportes Informe final 200 00 00.3 DERECHOS DE PETICIÓN Solicitud Repuesta 200 00 00.4 CORRESPONDENCIA Solicitud

Repuesta 201 00 00 GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO 201 00 00.1 PROCESOS DISCIPLINARIOS 1

Queja o Informe Auto inhibitorioAuto apertura Indagación Preliminar oInvestigación Disciplinaria Notificaciones Autos de Pruebas Oficios solicitando Pruebas Pruebas Auto de Archivo o Auto de formulación de cargos Auto de admisión de descargos

Autos de Pruebas Fallo Constancias de EjecutoriaInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaLibertady Orden RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” CÓDIGO 201 00 00.2 INFORMES DE GESTIÓN Solicitud de informes Respuesta de informes Anexos 201 00 00.3 CORRESPONDENCIA Oficios de solicitud Respuestas Anexos 202 00 00 GRUPO DE ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS 202 00 00.1 REPORTE DE SUGERENCIAS Acta Formato de sugerencia Respuesta a la sugerencia Oficio remisión (si aplica) Anexos Conservar el informe202 00 00.2 INFORMES de seguimientotrámites Solicitud (si aplica) Informe 203 00 00 GRUPO FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 203 00 00.1 ESTADOS FINANCIEROS Balance General comparativo Estado de actividad económica social yambiental Estado de cambios en el patrimonio Notas a los Estados Financieros 203 00 00.2 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Circular del Ministerio de HaciendaSolicitud reporte de necesidades a todas lasdependencias para ser consideradas en elAnteproyecto de Presupuesto Respuesta a solicitudes Proyecciones de Ingresos y Gastos

Notas ExplicativasMinisterio de la Protección Social ió Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMA E aw Republica de Colombia es aubartudy Orden RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 “Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 203 00 00.3 INFORMES — Informe Presupuestal-Ministerio de203 00.00.31 | Hacienda y Crédito Público Oficio remisorio Ejecución Presupuestal de Ingresos Ejecución Presupuestal de Gastos Reservas Presupuestales Cuentas por Pagar Informe de Registros en Inversión Archivo plano Informe Presupuestal - Ministerio de laa Protección Social Oficio remisorio Ejecución Presupuestal Ingresos Ejecución Presupuestal Gastos Relación de comisiones otorgadas al exterior 203 00 00.4 LIBROS 203 00 00.4.1 Libros Oficiales de PresupuestoLibro Registro de Apropiaciones,Compromisos, Obligaciones y Pagos Libros Registros de ingresos Libro Reservas Presupuestales Libro de Cuentas por PagarLibro Registro de Vigencias Futuras 203 00 00.4.2 Libros Contables MayorDiarioAuxiliares 203 00 00.5 CONCILIACIONES 203 00 00.5.1 Bancaria

Copia Extracto Bancario Reporte libro auxiliar de BancosOficio remisorio a la Tesorería de laconciliación y partidas pendientes 203 00 00.5.2 Multas Oficios recibidos de la Oficina AsesoraJurídica de información sobre multas Constancias de ejecutoriasCorreo electrónico enviado a la OficinaAsesora Jurídica de la conciliación y partidaspendientesInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaLibestady Orden. RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 203 00 00.5.3 Ingresos Informe de ingresos del Grupo de TesoreríaLibros auxiliares de contabilidad ypresupuesto 203 00 00.5.4 Propiedades, Planta y Equipo Comprobante de Ingresos y Egresos Reporte Software de Almacén formato de conciliación 203 00 00.5.5 Inversiones Informe de valoración de títulos TES Reporte Software Financiero Formato de Conciliación 203 00 00.5.6 Cuentas Reciprocas Oficios de información de otras entidades Respuesta a solicitudes Reporte libros auxiliares Formato de Conciliación 203 00 00.6 DECLARACIÓN DE IMPUESTOS 203 00 00.6.1 Impuesto Industria y Comercio -ICA Formulario oficial presentado y pagado Reporte Software Financiero 203 00 00.6.2 Retención en la Fuente

Formulario oficial_con firma digital presentado Reporte Software FinancieroRecibos de pago sellados por entidadbancaria 203 00 00.7 CAJAS MENORES Actos Administrativos Comprobantes de Caja Menor y anexos 203 00 00.8 ARQUEOS Informe de arqueo DERECHOS DE PETICIÓN Solicitud RespuestaInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de Colombialibertady Orden RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 204 00 00 GRUPO DE TALENTO HUMANO 204 00 00.1 HISTORIA LABORAL Acto administrativo de nombramiento Oficio de notificación de nombramientoOficio de aceptación de nombramiento en el cargo Documento de identidad Hoja de vida (Formato único función pública) Soporte documental de estudio y experienciaque acredite los requisitos del cargo Pasado Judicial (certificado de antecedentespenales) Certificado de antecedentes disciplinarios deprocuraduría Certificado de antecedentes fiscales de lacontraloría Declaración de bienes y rentas Acta de posesión Certificado de actitud laboral (Examenmédico de ingreso) Afiliación al régimen de salud (E.P.S). Afiliación a pensiones Afiliación a cesantías Afiliación a caja de compensación Afiliación a administradora de riesgosprofesionalesActos administrativos que señalen lassituaciones administrativas de losfuncionarios.

Evaluación del desempeño (cuando aplique) Acto administrativo de retiro o desvinculacióndel servidor a la entidad, donde constan lasrazones del mismo. Examen de retiro Acta de entrega (incluye carnet y certificadode bienes y rentas) 204 00 00.2 NOMINA Formato de novedades nómina Reporte No. 1 auxiliar de nómina Nómina para el Banco Informe No. 48 Aportes sistema de salud Soportes autoliquidación D. 1406 por EPS Informe No. 43 Aportes sistema de pensión Soporte autoliquidación D. 1406 por AFTInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de Colombialibartudy Orden RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” | Reporte No. 09 993 aportes ARP. Reporte No. 09 951 aportes SENA Reporte No. 09 952 aportes ICBF Reporte No. 09 953 aporte Caja CompFamiliarReporte No. 8 detalle de aporte CajaCompensaciónPlanilla integrada de autoliquidación deaportes Reporte No. 45 giros de cheques en tesoreríaAnexos reporte No. 45 (Reportes No. 29detalle de conceptos y No. 35 descuentos porembargos e informes de novedadesEntidadesReporte No. 37 Fondo Nacional AhorroReporte No. 37 funcionarios por fecha deingresoReporte No. 040 funcionarios por fecha deretiroReporte No. 29 conceptos (026, 041, 034,036 etc

Reporte No. 46 retención en la fuente del mes Reporte 001 causación de nómina Reporte No. 47 solicitud de disponibilidad Registro presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Oficio entrega nómina al Grupo Financiero yPresupuestal 204 00 00.3 CAPACITACIÓN Plan Institucional de Capacitación yResolución de aprobación Proyectos de aprendizaje Acta Informes de capacitaciones 204 00 00.4 BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS Plan Bienestar Social e incentivos Resolución de aprobación Soportes de actividades Evaluaciones Encuesta Actas de comité de incentivos 204 00 00.5 SALUD OCUPACIONAL Programa de Salud OcupacionalInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaUber y Oden RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 204 00 00.5.1 Medicina preventiva y de trabajo Informes Exámenes médicos 204 00 00.5.2 Seguridad Industrial Panorama de riesgos Planes de emergencia Programas 204 00 00.5.3 Higiene Industrial Mediciones y monitoreo ambientales 204 00 00.5.4 Comité Paritario Salud Ocupacional Actas del comité Investigaciones de accidentes Enfermedades profesionales 204 00 00.6 COMISIÓN DE PERSONAL Actas Proceso de elección, representante de losempleados ante la comisión de personal delInstituto

204 00 00.7 ACTAS

Actas Anexos 204 00 00.8 INFORMES Solicitud (Si aplica) Informes 204 00 00.9 CORRESPONDENCIA Oficios Recibidos Oficios Enviados 205 00 00 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 205 00 00.1 PLAN DE COMPRASSolicitud de necesidades ante lasdependencias Soportes Plan de Compras Registro del Plan de Compras en el SICEActualización Plan de comprasInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaLibertad y Orden RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” E 205 00 00.2 HISTORIAL DE BIENES 205 00 00.2.1 Historial de Vehículos Resolución de asignación Soat Impuestos Mantenimiento preventivos y/o correctivos Revisión Tecnomecánica Oficios Anexos 205 00 00.2.2 Historial de InmueblesEscritura, Convenios, Comodatos o Contratos Certificados de libertad y de Catastro Impuestos (si aplica) Planos arquitectónicos y de instalaciones Avalúos (si aplica) Mantenimiento preventivos y/o correctivos Oficios Anexos 205 00 00.2.3 Equipos Cuadros y formatos de mantenimientos

205 00 00.3 INGRESO Y EGRESO DE LOS BIENESADQUIRIDOS

Comprobante de Ingreso Soportes Comprobante de Egreso por suministro Soportes Comprobante de Egreso por bajas de bienesSoportes TRASLADO INTERNO Y REINTEGRO DE205 00 00.4 BIENES A BODEGA Comprobante de trasladoSoportes INVENTARIO DE ACTIVOS DE LA205 00 00.5 ENTIDAD Inventario de activos y consumo controlados:por Dependencia, General y Personalizado Inventario de elementos de consumo de laEntidad 205 00 00.6 INFORMES Solicitud (si aplica) Informese Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA EsMinisterio de la Protección Social =República de ColombiaLibertad y Orden 3 RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 206 00 00 GRUPO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL 206 00 00.1 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Oficio de entrega Formato Único de Inventario Formato de acta 206 00 00.2 COMITÉ DE ARCHIVO 206 00 00.3 GESTIÓN DE ARCHIVO 206 00 00.3.1 Manuales de archivo Manuales 206 00 00.3.2 Tablas de Retención documental Encuestas Formato Tablas de Retención documental Acto Administrativo Solicitud de consulta o préstamo dedocumentos Formato u oficio de consulta o préstamo dedocumentos Oficio varios 206 00 00.3.3 206 00 00.4 INFORMES Solicitud Informe 206 00 00.5 CORRESPONDENCIA Solicitud Respuesta

OS CONSECUTIVO RESOLUCIONES

Oficio varios 206 00 00.3.3 206 00 00.4 INFORMES Solicitud Informe 206 00 00.5 CORRESPONDENCIA Solicitud Respuesta OS CONSECUTIVO RESOLUCIONES Se deben empastar yResoluciones conservar para suconsultaInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaLiberody Orden RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” see Te 207 00 00 GRUPO DE TESORERIA 207 00 00.1 ORDEN DE PAGO Se deben empastary conservar para su consulta Causación contableCertificado de recibo a satisfacción por laDependencia Factura de cobro o cuenta de cobro Disponibilidad Presupuestal Comprobante de ingreso a Almacén Informe de actividades del contratistaFotocopia pago de aportes a SeguridadSocial Solicitud de comisiónCuadro de liquidación viáticos y gastos de viaje Colillas de tiquete aéreo o terrestre Resolución (según sea el caso) Resumen Nomina Se deben empastar y207 00 00.2 COMPROBANTE DE EGRESO conservar para suConsulta Factura de cobro o formularios de pagos Traslados entre cuentas Formularios de impuestos Soportes Devolución de DineroReportes de autoliquidación de aportes deseguridad Social y parafiscales

207 00 00.3 EXTRACTOS BANCARIOS Extractos 207 00 00.4 INFORMES DE GESTIÓN 207 00 00.4.1 Informe de ingresos Informes 207 00 00.4.2 Informe al Tesoro NacionalOficio remisorio Informe 207 00 00.4.3 Informe de multas Oficio remisorio InformeMinisterio de la Protección SocialRepública de Colombia Va de Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA & libera y Orden eae RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” 207 00 00.4.4 Se deben empastar y207 00 00.5 RECIBO DE CAJA conservar para su consultaCarbón original de la consignación del recibode cajaCarta de solicitud del reintegro con surespectiva consignación Informe de la venta al martillo Convenios interadministrativos Oficio soporte liquidación base de datos 207 00 00.6 PROGRAMA ANUAL DE CAJA - PACOficio del CONFIS aprobado o modificando lameta global de pagos con recursos propiosResolución aprobando o modificando elprograma de caja con recursos propios 207 00 00.7 CORRESPONDENCIA Solicitud por parte del Usuario Soportes 208 00 00 GRUPO DE CORRESPONDENCIA CONSECUTIVO GENERAL DESe CORREPONDENCIACopia del documento con el sticker delradicado 208 00 00.2 PLANILLAS DEL CORREO

Planillas Guías Generadas y cumplidas 208 00 00.3 CORRESPONDENCIA Petición o solicitud Respuesta derecho de petición o consulta 209 00 00 GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL 209 00 00.1 CONTRATOS 209 00 00.1.1 Contratos por Licitación Pública Solicitud de ContrataciónInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaLibertody Orden RESOLUCIÓN NÚMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” Estudios y Documentos Previos Justificación de Contratación Estudio Previo Jurídico Acto Administrativo de Justificación Consulta en el SICE Comunicación a la Cámara de Comercio Aviso en Prensa Aviso de la Convocatoria Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Pre-pliego de CondicionesAclaración al Proyecto de Pliego deCondiciones Respuestas a las Solicitudes de Aclaración Pliego de Condiciones Definitivo Resolución de Apertura Acta de Apertura del ProcesoActa de Audiencia de Aclaración y Asignaciónde Riesgos Acta de Visita Obligatoria Respuesta a las Observaciones Adendas al Pliego de Condiciones DefinitivoResolución que Designa el Comité AsesorEvaluador Acta de Cierre de la Convocatoria PúblicaInforme de Verificación de RequisitosHabilitantes y CalificaciónConsolidado de Verificación de RequisitosHabilitantes y Calificación

Observaciones al Informe de Evaluación Acta del Comité Asesor de Contratación Resolución de Adjudicación Acta de la Audiencia de Adjudicación Propuesta del Contratista Contrato Solicitud de Registro Presupuestal Registro PresupuestalActo de Aprobación de las Garantías delContrato PublicaciónOficio de comunicación al Supervisor delContrato Acta de Inicio del Contrato Certificado de Cumplimiento Evaluación del Proveedor Comprobantes y Órdenes de Pago Acta de Liquidación del ContratoInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMAMinisterio de la Protección SocialRepública de ColombiaUbertady Orden RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA” og Contratos por Selección Abreviada con209 00 00.1.2 Subasta inversa Solicitud de Contratación Estudios y Documentos Previos Justificación de Contratación Estudio Previo Jurídico Acto Administrativo de Justificación Consulta en el SICE Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Aviso de la Convocatoria Pre-pliego de CondicionesAclaración al Proyecto de Pliego deCondiciones Respuestas a las solicitudes de Aclaración Pliego de Condiciones Definitivo Resolución de Adjudicación Acta de Apertura del Proceso Acta Audiencia de AclaraciónObservaciones al Pliego de CondicionesDefinitivo Respuesta a las Observaciones Adendas al Pliego de Condiciones DefinitivoResolución que designa el Comité AsesorEvaluador

Acta de Cierre de la ConvocatoriaInforme de Verificación de RequisitosHabilitantes de las PropuestasConsolidado del Informe de Verificación deRequisitos Habilitantes Acta del Comité Asesor de Contratación Acta de la Audiencia de Adjudicación Oferta Económica Lances Resolución de Adjudicación Propuesta del Contratista Contrato Solicitud Registro Presupuestal Registro PresupuestalActo de Aprobación de las Garantías delContrato PublicaciónOficio de Comunicación al Supervisor delContrato Acta de Inicio del Contrato Certificado de Cumplimiento Comprobantes y Órdenes de Pago Acta de Liquidación del ContratoInstituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA |=Ministerio de la Protección Social Sy»waeRepublica de ColombiaUbedad y Orden oe RESOLUCION NUMERO 2010011549 DEL 29 DE ABRIL DE 2010 "Por la cual se adopta la modificación de las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Vigilancia deMedicamentos y Alimentos - INVIMA" 209 00 00.1.3 | Contratos por Selección Abreviada deMenor Cuantía Estudios y Documentos Previos Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad PresupuestalConsulta en el SICE Aviso de la Convocatoria Pre-pliego de CondicionesAclaración al Proyecto de Pliego deCondicionesRespuesta a las solicitudes de aclaración Pliego de Condiciones Definitivo Resolución de Apertura Acta de Apertura del Proceso Acta de Audiencia de Aclaración Manifestación de Interés en Participar SorteoObservaciones al Pliego de CondicionesDefinitivo

Respuesta a las Observaciones Adendas al Pliego de Condiciones Definitivo Resolución que Designa el Comité AsesorEvaluador Acta de Cierre de la Convocatoria Pública Informe de Verificación de RequisitosHabilitantes y Evaluación de las Propuestas Consolidado del Informe de Verificación delas Propuestas y Evaluación Acta de Comité Asesor de Contratación Acta de la Audi