INVIMA - Resolución 2011023117 del 28 de Junio de 2011

InstitutoNacionaldeVigilanciadeMedicamentosy AlimentosINVIMA Ministeriodela ProtecciónSocial República de Colombia liberludyamen RESOLUCiÓN 2011023117 DEL 28 DE JUNIO DE 2011 "Por medio de la cual se derogan las Resoluciones 200811664 del 6 de mayo de 2008 y la 200815193 del 9 de junio de 2008" LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS - INVIMA, En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral 9 del artículo 8 del Decreto 1290 de 1994 y CONSIDERANDO QUE: El artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que: "(... ) La Administración Pública, en todos sus ordenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley", y el artículo 269 dispone que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley (...) " La ley 489 de 1998 "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacionaf' en el capítulo VI establece el Sistema Nacional De Control Interno. Que el artículo 1, inciso segundo, de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" estipula que el ejercicio del Control Interno

deberá concebirse y organizarse de tal manera que sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando y el artículo 13 de la misma ley ordena establecer en los establecimientos públicos un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno al más alto nivel jerárquico. La ley 872 del 12 de diciembre de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios" preceptúa en el parágrafo 1 del artículo 2 que: "La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley." Que el artículo 10 del Decreto 211 de 2004 describe la Estructura dellNVIMA y en el numeral 8.2 del mismo instituye el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, igualmente en el numeral 12 del artículo 40 dispone que la Oficina de Control Interno debe: "verificar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento que las dependencias acuerden a través del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno" y el artículo 12 del mismo decreto establece que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno hace Carrera680 Nro. 17.11/21 PBX:2948700 16 ~ PáginaWeb http:// www.invima.gov.co Bogotá - Colombia AA 2089~InstitutoNacionaldeVigilanciadeMedicamentosy AlimentosINVIMA

Ministeriodela ProtecciónSocial República de Colombia libarhJdVOrden RESOLUCiÓN 2011023117 DEL 28 DE JUNIO DE 2011 "Por medio de la cual se derogan las Resoluciones 200811664 del6 de mayo de 2008 y la 200815193 del 9 de junio de 2008" parte de los órganos de asesoría y coordinación del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA. Que el artículo 1 del decreto 4485 de 2009 adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009 demuestra la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Control Interno a través de recuadros que resaltan los elementos comunes entre los dos sistemas, lo que permite la correlación entre ambos sistemas. Que mediante Resolución 2008011664 del 6 de mayo de 2008 se adecúa el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno a las necesidades actuales del INVIMA, además mediante Resolución 2008015193 del 9 de junio de 2008 se integran los Equipos Modelo Estándar de Control Interno-MECIy Calidad del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y AlimentosINVIMA y mediante Resolución 2010009600 del 16 de abril de 2010 se otorgan las funciones al Comité MECI-Calidad de liderar el proceso de administración del riesgo y servir de facilitador en el análisis, valoración, manejo y monitoreo del

riesgo. Que de acuerdo a la Circular No. 1000-002-07 del DAFP se recomienda que "El comité de Coordinación de Control Interno, como máxima instancia decisoria podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos". "Es de resaltar que cuando en la agenda se aborden los temas específicos asignados a Comité de Coordinación de Control Interno, de que trata el Decreto 1826 de 1994, la Secretaría Técnica la ejercerá el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces" En este sentido, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y AlimentosINVIMA teniendo en cuenta que es importante racionalizar el número de comités y en la búsqueda del fortalecimiento institucional, la modernización, el mejoramiento continuo y la prestación de servicios con calidad soportados en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno y en el Sistema de Gestión de Calidad, RESUELVE: ARTíCULO 10_ Conformar el Comité de Coordinación de Sistema de Control Interno en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y AlimentosINVIMAel cual estará integrado por: Carrera680 Nro. 17.11/21 PBX:2948700 . ¿PáginaWeb http:// www.invima.gov.co Bogotá - Colombia AA 20896../'InstitutoNacionaldeVigilanciadeMedicamentosy AlimentosINVIMA Ministeriodela ProtecciónSocial República de Colombia Ub~ltodyOmBn

RESOLUCiÓN 2011023117 DEL 28 DE JUNIO DE 2011

"Por medio de la cual se derogan las Resoluciones 200811664 del6 de mayo de 2008 y la 200815193 del 9 de junio de 2008" Director General quien presidirá el comité. El Secretario General. El Subdirector de Medicamentos y Productos Biológicos. El Subdirector de Alimentos y Bebidas Alcohólicas El Subdirector de Insumos para la Salud y Productos Varios El Subdirector de Registros Sanitarios o su delegado. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o . El Jefe de la Oficina de Control Interno. La participación de los integrantes en el comité, será delegable salvo para el Jefe de la Oficina de Control Interno.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá con derecho a voz y actuará como Secretario Técnico del Comité de Coordinación de

Control Interno.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Podrán ser invitados los funcionarios que en concepto del Director General deban participar en las sesiones según los asuntos a tratar.

PARÁGRAFO TERCERO: En el evento en que se creen nuevos cargos directivos, subdirectivos y nuevas oficinas, los nuevos Subdirectores y Jefes de Oficina harán parte del Comité de Coordinación de Sistema de Control Interno del INVIMA y podrán designar su correspondiente delegado.

ARTíCULO 2° OBJETIVOS Son objetivos del Comité de Coordinación de Sistema de Control Interno ocuparse del fortalecimiento del Sistema de Control Interno y

del Sistema de Gestión de Calidad de toda la Entidad, de conformidad con las normas constitucionales y legales; y mantener los canales de comunicación entre todos los niveles de la organización a fin de conocer oportunamente las debilidades de los sistemas y determinar las correcciones.

ARTíCULO 3°. FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACiÓN DE SISTEMA

DE CONTROL INTERNO.

El Comité Desarrollará las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de

Carrera680 Nro. 17.11/21 PBX:2948700 JPáginaWeb http:// www.invima.gov.co Bogotá - Colombia AA 2089YInstitutoNacionaldeVigilanciadeMedicamentosy AlimentosINVIMA Ministeriodela ProtecciónSocial República de Colombia Ubertndy OmBIl RESOLUCiÓN 2011023117 DEL 28 DE JUNIO DE 2011 "Por medio de la cual se derogan las Resoluciones 200811664 del6 de mayo de 2008 y la 200815193 del9 de junio de 2008" conformidad con las normas vigentes y las características de la función de vigilancia y control de la entidad.

2. Estudiar y revisar la evaluación y el avance del cumplimiento de objetivos, políticas, planes y metas trazadas para cada una de las dependencias que conforman ellNVIMA y recomendar los correctivos necesarios.

3. Asesorar al Director General en la definición de planes estratégicos del INVIMA y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y

objetivos allí propuestos.

4. Recomendar prioridades para la adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna, y los resultados obtenidos por las dependencias deIINVIMA.

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del Instituto.

7. Coordinar con las dependencias del INVIMA el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

8. Presentar a consideración del Director propuestas de modificación a las normas sobre Control Interno vigentes.

9. Brindar recomendaciones y propuestas de mejoramiento sobre el Plan

Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno.

10. Dictar su propio reglamento en todo aquello que resulte pertinente.

11. Ser máxima instancia decisoria en la implementación de la Norma Técnica de la Calidad NTCGP-1000:2009 y del Modelo Estándar de Control Interno.

12. Realizar revisiones periódicas al Sistema de Gestión de Calidad NTCGP1000:2009 y al Modelo Estándar de Control Interno.

13. Liderar el proceso de administración del riesgo y servir de facilitador en el análisis, valoración, manejo y monitoreo del riesgo. 14.Aportar el conocimiento técnico y el soporte administrativo requerido para la realización de los trabajos de levantamiento de los procesos y procedimientos actuales.

15. Participar en la sensibilización, capacitación y toma de conciencia del personal respecto a los objetivos de los sistemas.

16. Proponer acciones correctivas y preventivas ante la aparición de problemas reales ypotenciales en la implementación yconservación de los sistemas.

ARTíCULO 4°. CONVOCATORIA Y SESIONES. El Comité sesionará en forma ordinaria, por lo menos cada dos meses, y en forma extraordinaria cuando el Director General, o por lo menos tres (3) de sus miembros lo convoquen, por intermedio de la Secretaría Técnica del Comité. Carrera680Nro. 17.11/21PBX:2948700 ".e/PáginaWeb http:// www.invima.gov.co Bogotá - Colombia AA 2089y'Instituto Nacionalde Vigilancia de Medicamentosy Alimentos - INVIMA Ministerio de la Protección Social República de Colombia überlnd1"OrDell RESOLUCIÓN 2011023117 DEL 28 DE JUNIO DE 2011 "Por medio de la cual se derogan las Resoluciones 200811664 del 6 de mayo de 2008 y la 200815193 del 9 de junio de 2008" La convocatoria a las reuniones del Comité, tanto ordinaria como extraordinaria, deberá hacerse con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles, mediante comunicación escrita y acompañada de los documentos que van a ser tratados en la reunión. ARTíCULO 5°. QUÓRUM DELlBERATORIO y DECISORIO. El Comité de Coordinación de Sistema de Control Interno requerirá para sesionar la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser aprobadas

por mayoría absoluta. ARTíCULO 6°. ACTAS. De cada reunión del Comité de Coordinación de Sistema de Control Interno se levantará un acta que será suscrita por los asistentes. Copia de dichas actas reposarán en el despacho del Director General para su archivo y copia en la Oficina de Control Interno. ARTíCULO 7°._ FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO. Son funciones del Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, en su calidad de Secretario Técnico del Comité: a) Preparar la agenda y hacer las citaciones para las reuniones del Comité, de acuerdo con las instrucciones del director general. b) Elaborar las actas de las sesiones del Comité, presentarlas para la aprobación y firma del Presidente del Comité y llevar el correspondiente archivo de las mismas y de la documentación soporte. c) Coordinar con los miembros del Comité y los invitados a cada reunión los informes a presentar y los temas a incluir en el orden del día. d) Mantener informado al Presidente sobre las comunicaciones recibidas por el Comité y proyectar las respuestas y comunicaciones que oficialmente se deban enviar a nombre del mismo. e) Comunicar las decisiones del Comité y hacer seguimiento a los compromisos, gestiones y decisiones adoptadas al interior de este, velar por su cumplimiento y presentar los informes de seguimiento en la siguiente sesión del Comité. f) Preparar los informes de gestión del Comité. g) Presentar los resultados de las evaluaciones de control, así como del estado de los elementos del Sistema de Control Interno, acorde con las normas vigentes

sobre la materia. h) Las demás que le asigne el Presidente de este Comité. Carrera680 Nro. 17.11/21 PBX:2948700 • o/PáginaWeb http:// www.invima.gov.co Bogotá - Colombia AA 2089VInstitutoNacionaldeVigilanciadeMedicamentosy AlimentosINVIMA Ministeriodela ProtecciónSocial República de Colombia libarhJdy Orden RESOLUCIÓN 2011023117 DEL 28 DE JUNIO DE 2011 "Por medio de la cual se derogan las Resoluciones 200811664 del6 de mayo de 2008 y la 200815193 del 9 de junio de 2008" ARTíCULO 8°. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la resolución 200815193 del 9 de junio de 2008 y la resolución 200811664 del 6 de mayo de 2008. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Dada en Bogotá, D.C. a los veintiocho (28) días del mes de junio.

COMUNIQUESE y CUMPlASE

NCA ElVIRA CAJI ACOSTA

Directora Gener~ ./ Guillermo Ernesto Durán R.' rrOficina Control Interno Aura Yineth Correa Niño Jefe Oficina Asesora J ídica ;7Norma Constanza García Ramírez • Jefe Oficina de Control Interno. ,.

Revisó: Proyectó:

Abogado

Revisó: 6

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