INVIMA - Resolución 2014017940 del 13 de Junio de 2014

RESOLUCIÓN No. 2014017940 DEL 13 DE JUNIO DE 2014“Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 2014001876 del 29 de enero de 2014,que creó los Grupos Internos de Trabajo en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentosy Alimentos” LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DEMEDICAMENTOS Y ALIMENTOS - INVIMAEn ejercicio de las facultades legales y en especial las conteridas por la Ley 489 del 22 dediciembre de 1998 y el Decreto 2078 del 8 de octubre de 2012, y

CONSIDERANDO: Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, indica que “con el fin de atender las necesidades delservicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo oentidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio,grupos internos de trabajo”.Que el Decreto 2078 de 2012, establece la nueva estructura del Instituto Nacional de Vigilanciade Medicamentos y Alimentos — INVIMA, determina las funciones de sus dependencias yderoga los Decretos 1290 de 1994, 211 de 2004 y 4662 de 2006.Que el numeral 16 del artículo 10° del Decreto 2078 de 2012 faculta al Director General delINVIMA, para “Crear y organizar los comités internos y grupos internos de trabajo necesariospara el desarrollo de los objetivos, planes y programas de la entidad a su cargo”.Que para el cumplimiento de las funciones definidas por el Decreto 2078 de 2012, por parte delas dependencias del INVIMA, se hace necesario organizar los grupos internos de trabajo, quepermitan el buen funcionamiento y la más eficiente distribución del trabajo.Que mediante Resolución No. 2014001876 del 29 de enero de 2014, se crearon los GruposInternos de Trabajo en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos —INVIMA, y se determinaron sus funciones.Que en procura de fortalecer la gestión administrativa documental y de archivo del InstitutoNacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — INVIMA, se hace necesario fusionar elGrupo de Gestión Documental y el Grupo de Administración Documental y Correspondencia dela Secretaría General, conformando el Grupo de Gestión Documental y

Correspondencia.Que en mérito de lo expuesto, este despachoRESUELVE:ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar el numeral 6 del artículo primero de la Resolución No.2014001876 del 29 de enero de 2014, el cual quedará de la siguiente manera:“ARTÍCULO PRIMERO.- Crear en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos yAlimentos — INVIMA, los siguientes Grupos Internos de Trabajo, asi: (...)DEPENDENCIA Y DENOMINACIÓN DEL GRUPO:6 SECRETARIA GENERAL

6.1 GRUPO FINANCIERO Y PRESUPUESTAL6.2 GRUPO DE TESORERÍA6.3 GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL6.4 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA6.5 GRUPO DE TALENTO HUMANO6.6 GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO6.7 GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA6.8 GRUPO DE SOPORTE TECNOLÓGICO finiloncia de Medicamenios y Á GP 202-4 SC 744 - 4 20-S0-79414-1‘wow lia. g RESOLUCION No. 2014017940 DEL 13 DE JUNIO DE 2014“Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 2014001876 del 29 de enero de 201 4,que creó los Grupos Internos de Trabajo en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos6.96.10 y Alimentos”GRUPO DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROSGRUPO UNIDAD DE REACCIÓN INMEDIATA”ARTÍCULO SEGUNDO.- Modificar el artículo tercero de la Resolución 2014001876 del 29 deenero de 2014, y establecer las funciones del Grupo de Gestión Documental y Correspondenciade la Secretaría General, así:“ARTÍCULO TERCERO.- Establecer las funciones de los Grupos Internos de Trabajo a quehace referencia el artículo primero de la presente Resolución, así: (...)6. SECRETARIA GENERAL(...)6.7 GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA1. 2. 10, 11.12. 13.14,75.16. 17. NA Bo: Ñ i

Recibir y radicar la correspondencia entrante y saliente dirigida al Instituto ydireccionarla a las dependencias de acuerdo con su competencia.Realizar el reparto de la correspondencia a las dependencias de acuerdo a sucompetencia y enviar los documentos salientes a los destinatarios mediante laempresa de mensajería.Mantener actualizado el consecutivo general de correspondencia y de los actosadministrativos del Instituto.Velar porque el aplicativo de correspondencia del Instituto se encuentre en orden.Proponer las normas técnicas y de procedimientos para mejorar la recepción,conservación, clasificación, análisis y distribución de la documentación que configuraen el sistema de correspondencia del Instituto y dirigir su aplicación en las diferentesdependencias.Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control paraoptimizar las funciones y actividades propias del grupo en concordancia con losplanes y programas del INVIMA.Coordinar, supervisar y controlar el diseño y organización de las políticas de archivo,acorde con las normas establecidas y con las necesidades del Instituto, con el fin desalvaguardar su patrimonio documental y responder por la administración delSistema de Archivo Documental del Instituto.Diseñar el Plan Anual de Selección, Transferencia y Eliminación de Documentos yfacilitar los mecanismos para que sea efectivo de acuerdo con los criterios de latabla de retención documental.Sugerir políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia,conservación y depuración anual de Archivos de Gestión y Central y verificar sucumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas legales.Proponer los procedimientos e instrumentos requeridos para el óptimofuncionamiento del Archivo Central del Instituto.Gestionar los procesos de actualización de tablas de retención documental

de laentidad.Recibir, con destino al archivo central, los archivos de las diferentes dependencias,organizarlos y clasificarlos conforme a los criterios de la tabla de retencióndocumental y las normas técnicas de manejo de archivos.Facilitar la consulta de los documentos que reposan en el Archivo Central.Conceptuar sobre asuntos de competencia del grupo.Atender consultas y dar respuestas a las comunicaciones, derechos de petición ydemás solicitudes del público en general.Responder y garantizar la confiabilidad y objetividad de la información, soportes,Actos Administrativos y demás actos de naturaleza contractual elaborados y/oproyectados por el Grupo para la firma del Director General, Secretario General o aquien se delegue la ordenación del gasto y en general por los actos administrativosde su competencia.Suministrar la información y/o documentación requerida por los organismos decontrol y demás autoridades competentes.

DAN FAAS A_ PROSPERIE Ry RESOLUCIÓN No. 2014017940 DEL 13 DE JUNIO DE 2014“Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 2014001876 del 29 de enero de 2014,que creó los Grupos Internos de Trabajo en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentosy Alimentos”18. Recibir la documentación que soporta las notificaciones sanitarias obligatorias y lassolicitudes relacionadas con registros sanitarios de los productos competencia de laentidad y entregarla a las Direcciones misionales, de acuerdo con los procedimientosestablecidos.19. Archivar y custodiar los expedientes conformados por las notificaciones sanitariasobligatorias y solicitudes de expedición y modificación de los registros sanitarios delos productos de competencia del Instituto.20. Numerar y controlar el consecutivo de los actos administrativos producidos por elInstituto, en desarrollo de sus funciones y dirigir y verificar que la numeración de losmismos se realice en el turno correspondiente, de manera consecutiva, de acuerdoal sistema y demás medios disponibles.21. Establecer e implementar todos los medios necesarios para la adecuada proteccióny seguridad de los archivos y expedientes de registro sanitario.22. Desarrollar las actividades relacionadas con la base de datos, respecto al trámite,reparto y depósito de los expedientes de registro sanitario.23. Presentar informes sobre sus actividades y los resultados de gestión, de acuerdocon las normas, procedimientos vigentes, términos y metodologías adoptadas.24. Proponer la formulación y diseño de metodología y procedimientos que conduzcan aoptimizar la gestión del grupo.25. Brindar la orientación e información requerida sobre los asuntos de competencia delGrupo.ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir del 16 de junio de 2014, y derogalas disposiciones que le sean contrarias.PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., el 13 de junio de 2014 BANCA ELVIRA CAJIGAS Y OSTADirectora General Revisó: Fabián Ricardo Romero Suarez a y)Proyectó: Sandra Liliana ceras va

PBR: 2098709Bogelá - ColombiaWOWINVIOHL SINO GP 202-4 SC 7341-1 CO-SC-7341-4