JCC - Resolución D-0057 de 2024

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REPUBLICA DE COLOMBIA

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

RESOLUCIÓN NÚMERO D-0057-2024

(20 DE AGOSTO DE 2024)

“Por el cual se actualiza y adopta el Programa de Gestión Documental 2024-2026 de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores”

LA DIRECTORA GENERAL DE LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

En uso de las facultades legales señaladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 594 del 2000, el artículo 9 de la Ley 1314 de 2009, la Ley 1437 de 2011, el Decreto 0662 de 2024 y,

CONSIDERANDO

Que, el artículo 72 de la Constitución Política de Colombia de 1991, señala:

"El patrimonio cultural de la Nación esta bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional pertenecen a la Nación y son inalienables , inembargables e imprescriptibles. La Ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentara los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica"

mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentara los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica"

Que, el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” establece:

“Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos (…)”

Que, el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” establece en los siguientes artículos:

Artículo 2.8.2.5.10 . “Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.”

Artículo 2.8.2.5.11. “Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.”

Artículo 2.8.2.5.12. “Publicación del programa de gestión documental. El Programa de

responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.”

Artículo 2.8.2.5.12. “Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del ComitéGA-GD-FT-017 V: 4 Página 2 de 3

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de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territ orial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.

Parágrafo. Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012.

Parágrafo. El Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán dar l as directrices y las políticas para proteger la información y los datos personales que reposan en bases de datos y documentos electrónicos en los programas de gestión documental.”

Que, en virtud de lo anterior, la entidad estableció que su Programa de Gestión Documental debería estar conformado por un total de cinco (5) programas específicos para atender a las

documentos electrónicos en los programas de gestión documental.”

Que, en virtud de lo anterior, la entidad estableció que su Programa de Gestión Documental debería estar conformado por un total de cinco (5) programas específicos para atender a las necesidades documentales de la UAE JCC, según su volumen de operación.

Que, el Decreto 103 de 2015 “ por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones” señala:

Artículo 45. “Articulación y/o integración del Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información. La información i ncluida en el Registro de Activos de Información, en el índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, definidos en el presente decreto, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado.

El sujeto obligado debe contar con políticas de eliminación segura y permanente de la información, una vez cumplido el tiempo de conservación establecido en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental, el Programa de Gestión Documental y demás normas expedida por el Archivo General de la Nación.”

Artículo 46. “Aplicación de lineamientos general es sobre el Programa de Gestión Documental. Los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del Programa de Gestión Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen.”

Que, el 05 de agosto de 2024 mediante sesión No. 93 del Comité Institucional de Gestión y

Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen.”

Que, el 05 de agosto de 2024 mediante sesión No. 93 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se aprobó la segunda versión del Programa de Gestión Documental - PGD 20242026.

Que, conforme a lo enunciado , la Directora General de la Unidad Administrativ a Especial Junta Central de Contadores - UAE JCC, actuando dentro del ámbito de sus competencias, facultada para expedir actos generales, atendiendo los principios que rigen la actuación administrativa de eficacia y eficiencia y a efectos de atender los lineamientos establecidos en la Ley y lo dispuesto por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, procederá a adoptar en su segunda versión el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Que en merito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1° . ACTUALIZAR Y ADOPTAR el Programa de Gestión Documental Versión 2, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de fecha 05 de agosto de 2024.GA-GD-FT-017 V: 4 Página 3 de 3

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ARTÍCULO 2. IMPLEMENTAR los cinco programas específicos establecidos en el Programa de Gestión Documental y realizar un seguimiento y control mensual de las actividades estipuladas en el documento.

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ARTÍCULO 2. IMPLEMENTAR los cinco programas específicos establecidos en el Programa de Gestión Documental y realizar un seguimiento y control mensual de las actividades estipuladas en el documento.

ARTICULO 3 VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en la página web de la entidad.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

SANDRA MILENA BARRIOS PULIDO

Directora General Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores

Elaboró: Sandra Liliana Castro Monroy - Contratista Líder de Gestión Documental Revisó: Eric Jesús Flórez Arias - Asesor Grado 06 con Funciones Administrativas Revisó: Juan Camilo Ramírez López - Asesor Grado 06 con Funciones Jurídicas

Revisó: Jenny Alexandra Rojas García -Contratista Asesor Jurídico del Despacho

Aprobó: Sandra Milena Barrios Pulido - Directora General