JEP - Auto SeRVR AI 007 MPI 003 INDUPALMA 05 febrero 2025

1 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

REPÚBLICA DE COLOMBIA

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

TRIBUNAL PARA LA PAZ

SECCIÓN DE PRIMERA INSTANCIA PARA CASOS DE AUSENCIA DE

RECONOCIMIENTO DE VERDAD Y RESPONSABILIDAD

MPI – 003 INDUPALMA

AUTO AI007 de 2025

Bogotá D.C., 5 de febrero de 2025

Expediente: 9001373-04.2020.0.00.0001

Solicitantes: Sindicato Nacional de Trabajadores de la Industria del Cultivo y Procesamiento de Aceites y Vegetales

(Sintraproaceites) Asunto: Levanta medidas provisionales de protección impartidas en Auto AT-136 del 3 de septiembre de 2020 , ordena proteger y preservar la información que del fondo documental de Indupalma fue seleccionada y adopta otras decisiones

Mag. Sustanciadora: María del Pilar Valencia García

I. ASUNTO

La Sección de Primera Instancia para casos de Ausencia de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad del Tribunal para la Paz (SAR o Sección), de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP o Jurisdicción) , procede a levantar las medidas provisionales de protección impartidas en Auto AT -136 del 3 de

Verdad y Responsabilidad del Tribunal para la Paz (SAR o Sección), de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP o Jurisdicción) , procede a levantar las medidas provisionales de protección impartidas en Auto AT -136 del 3 de septiembre de 2020, ordena proteger y preserva r la información que del fondo documental de Indupalma fue seleccionada y adopta otras decisiones.2 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

II. ANTECEDENTES

De la solicitud de medida de protección de información (MPI)

1. En memorial del 31 de julio de 20201, el Presidente del Sindicato Nacional de Trabajadores de la Industria del Cultivo y Procesamiento de Aceites y Vegetales

(Sintraproaceites), solicitó medida de protección de información sobre el archivo de la empresa Indupalma Ltda.2, en liquidación, (Indupalma) fundó su pedimento en amparo de las siguientes circunstancias:

1. El 30 de octubre de 2019 la junta de Socios de Indupalma determinó liquidar y disolver esa sociedad.

1. La sociedad ejerció su actividad productiva en zona de influencia del conflicto armado no internacional colombiano y conforme con declaraciones de trabajadores y ex trabajadores de esa compañía, así como también de organizaciones sindicales de la región, e staría vinculada en hechos que constituyen violaciones a los Derechos Humanos.

1. Dicha información ha sido confirmada por el Centro Nacional de Memoria

trabajadores y ex trabajadores de esa compañía, así como también de organizaciones sindicales de la región, e staría vinculada en hechos que constituyen violaciones a los Derechos Humanos.

1. Dicha información ha sido confirmada por el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) 3 , el Programa de las Naciones Unidas Para el Desarrollo

(PNUD)4, y la Asociación para la Promoción Social Alternativa (Minga)5, en la que además se especifica que estas conductas fueron dirigidas contra los trabajadores organizados en Sintraproaceites.

1. En esos términos, el archivo de Indupalma, contentivo, entre otros documentos, de las hojas de vida de quienes trabajaron en esa sociedad deviene en archivo de derechos humanos. Lo anterior, por la proximidad de esas relaciones laborales con el fenómeno vi olento, razón por la que – en consideración del peticionario-, debe ser conservado y custodiado por el Estado.

1 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 9. 2 La pretensión del solicitante se fijó en los siguientes términos “Con base en las anteriores consideraciones, solicitamos que se tomen medidas cautelares de protección, apropiación y expropiación del archivo de la empresa Indupalma Ltda. Para entrar a formar parte de las colecciones del Archivo General de la nación”. 3 Se trata del informe “Y a la vida por fin daremos todo: Memorias de las y los trabajadores y extrabajadores de la agroindustria de la palma de aceite en el Cesar 1950 – 2018”. 4 Se trata del Informe sobre violencia contra sindicalistas trabajadores sindicalizados “Reconocer el pasado – Construir el futuro”.

de la agroindustria de la palma de aceite en el Cesar 1950 – 2018”. 4 Se trata del Informe sobre violencia contra sindicalistas trabajadores sindicalizados “Reconocer el pasado – Construir el futuro”. 5 Se trata de la publicación “Familias trabajadoras de la palma contamos nuestra historia: Memoria de las víctimas del sur del Cesar.”3 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

De las órdenes provisionales de protección

2. Una vez el asunto fue repartido para su conocimiento, con Auto AI-136 del 3 de septiembre de 20206, se avocó su conocimiento y se dio apertura al trámite de medida de protección (MPI -003). En consecuencia, se ordenó: i) a la Unidad de Investigación y Acusación de la JEP (UIA) realizar inspección judicial al archivo de Indupalma con el propósito de realizar un diagnóstico e identificación preliminar de las series documentales con vocación de protección por parte de la Jurisdicción 7 y, para que en acompañamiento del Departamento de Gestión Documental (DGD), identificara el actual estatus legal de la empresa Indupalma, sus liquidadores o representantes legales y el propietario y tenedor del archivo; a su vez ii) a quien tuviera la tenencia, propiedad o custodia de los archivos de Indupalma se abstuviera de realizar cualquier tipo de traslado, destrucción, sustracción, depuración o eliminación de los archivos bajo su custodia o dominio,

su vez ii) a quien tuviera la tenencia, propiedad o custodia de los archivos de Indupalma se abstuviera de realizar cualquier tipo de traslado, destrucción, sustracción, depuración o eliminación de los archivos bajo su custodia o dominio, sin la autorización previa de la SAR.

3. Ahora bien, en la decisión se determinaron varios aspectos de relevancia para el trámite, a saber : i) l a verdad, instituida como uno de los derechos axiológicos del derecho internacional de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario ante los crímenes de lesa humanidad y los crímenes de guerra es un derecho de las víctimas y en ese orden de ideas el Estado tiene el deber de proteger los archivos contentivos de información relacionada con hechos de esta connotación8; ii) el archivo general de Indupalma tiene potencialidad de constituir

6 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 20. 7 Para los efectos se le requirió que presentara “(…) en conjunto con personal del Departamento de Gestión Documental de la Secretaría Ejecutiva de la JEP (SEJEP), un plan de trabajo y cronograma a la Sección, a más tardar, quince (15) días después de la comunicación del presente auto, con el objeto de: (i) Identificar el actual estatus legal de la empresa Indupalma Ltda., sus liquidadores o representantes legales y el propietario y tenedor del archivo de la empresa. (ii) Identificar el lugar o lugares en los cuales reposa el archivo de Indupalma Ltda., teniendo en cuenta que figuran, entre otros posibles sitios, los siguientes datos respecto a la ubicación de las oficinas de la mencionada empresa, Calle 81 No. 11 -68, Oficina 716, en la

archivo de Indupalma Ltda., teniendo en cuenta que figuran, entre otros posibles sitios, los siguientes datos respecto a la ubicación de las oficinas de la mencionada empresa, Calle 81 No. 11 -68, Oficina 716, en la ciudad de Bogotá D.C., y Plantación Km 10 Vía Panamericana, San Alberto (Cesar). (iii) Realizar inspección judicial al lugar o lugares en los que se encuentre o administre el archivo de la empresa Indupalma Ltda., para lo cual deberá destacar al menos un fiscal de apoyo y miembros de policía judicial. La UIA podrá desarrollar la diligencia con apoyo de personal del Departamento de Gestión Documental de la Secretaría Ejecutiva de la JEP. (iv) Recaudar el inventario, las tablas de retención documental y los manuales y procedimientos internos de archivos que son o que fueron de la empresa Indupalma Ltda, si los hay. (v) Recaudar copia fidedigna (preferentemente digital) de todo el archivo de Indupalma Ltda. en liquidación. (vi) Entregar copia espejo de la información obtenida al Departamento de Tecnologías de la Información de la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción para su custodia y protección en el Data Center; así mismo, poner a disposición del GRAI copia digital de la información. (vii) Rendir ante esta Sección un informe escrito que dé cuenta de las actividades antes indi cadas y sus resultados, así como del estado y condiciones de identificación, cuantificación y ubicación de los archivos de Indupalma Ltda., dos meses después de la realización de la inspección judicial ordenada en el presente auto. (viii) Comunicar la pres ente decisión a Indupalma Ltda., o a quien tenga la tenencia, propiedad o custodia de los archivos para que se abstenga de

realización de la inspección judicial ordenada en el presente auto. (viii) Comunicar la pres ente decisión a Indupalma Ltda., o a quien tenga la tenencia, propiedad o custodia de los archivos para que se abstenga de realizar cualquier tipo de traslado, destrucción, sustracción, depuración o eliminación de los archivos bajo su custodia o dominio, sin la autorización previa de esta Sección.”. 8 Sección de Ausencia de Reconocimiento Auto AT-136 del 3 de septiembre de 2020 Párrafos 25 a 40.4 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

documentación de Derechos Humanos si se tiene en cuenta que su actividad productiva se desarrolló en el sur del Cesar, región en la que el fenómeno violento se expresó en hechos de victimización contra las organizaciones de raigambre obrero ligadas a la agroindustria de la palma africana o aceitera y en cuyo marco se dio la victimización de varios directivos de Sintraproaceites 9 tales como homicidios, desaparición forzada y desplazamiento forzado; iii) los archivos de Indupalma que constituyan documentación de Derechos Humanos 10 son susceptibles de ser protegidos11 .

4. El jefe del DGD y el fiscal Territorial de Bucaramanga de la UIA presentaron, el 29 de diciembre de 2020 12, informe en el que hicieron saber que hechas las

susceptibles de ser protegidos11 .

4. El jefe del DGD y el fiscal Territorial de Bucaramanga de la UIA presentaron, el 29 de diciembre de 2020 12, informe en el que hicieron saber que hechas las averiguaciones del caso , se logró establecer que la “Junta de Socios de Indupalma LTDA en su reunión extraordinaria del 30 de octubre de 2019, adoptó la determinación de liquidar la sociedad” y que “La decisión fue solemnizada en escritura pública e inscrita en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá el pasado 31 de octubre de 2019 a nombre de Raúl Andrés Leaño Barreto, quien en la actualidad es el tenedor y propietario del archivo de Indupalma en Liquidación” , así como también que el archivo físico se encuentra en custodia de la compañía Thomas Manejo Técnico de Información

MTI.

5. El representante legal de la sociedad Thomas Manejo Técnico de Información MTI en memorial del 22 de abril de 2021 13, hizo saber que en el año 2015 celebró contrato con Indupalma en virtud del cual adquirió el almacenamiento y la custodia del archivo de la sociedad palmicultura en liquidación, y que si bien es cierto, el negocio jurídico fijó sus obligaciones como contratista para ser cumplidas entre el 1º de julio del año 2015 y el 30 de junio de 2018, a esa fecha (abril de 2021), mantiene la administración archivística sin recibir pago por ese servicio desde el año 2019.

9 Sección de Ausencia de Reconocimiento Auto AT-136 del 3 de septiembre de 2020Párrafos 53 a 61.

mantiene la administración archivística sin recibir pago por ese servicio desde el año 2019.

9 Sección de Ausencia de Reconocimiento Auto AT-136 del 3 de septiembre de 2020Párrafos 53 a 61. 10 En los términos del Decreto 1080 de 2015 : “ Artículo 2.8.5.4.7. Documentos y archivos de derechos humanos. Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014. (…) (5). Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones públicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.” 11 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 41 a 52. 12 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 62. 13 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 76.5 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

Del establecimiento de las series documentales y la delimitación temporal

E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

Del establecimiento de las series documentales y la delimitación temporal específica

6. Con Auto A T-073 del 24 de mayo de 2021 , considerando que en el proceso transicional se había determinado que el archivo objeto de pedimento de protección puede contener información sobre hechos relacionados con el conflicto armado interno colombiano; que en Auto AT -136 del 3 de septiembre de 2020 , se impartieron órdenes para que la UIA y el DGD adelantaran acciones que permitieran establecer las series del archivo que constituían interés para el proceso de protección de información; y que para lograr ese propósito era necesario convocar al Grupo de Análisis de la Información (GRAI) para que conforme con sus fines misionales14 pudiera entregar un diagnóstico e identificación de aquellos documentos específicos del archivo de Indupalma con vocación de protección por parte de la JEP, se le requirió a ese Grupo fijar dichas series documentales, en los

siguientes términos:

PRIMERO. – ORDENAR, al Grupo de Análisis de la Información (GRAI) de esta Jurisdicción Especial, suministrar al despacho sustanciador, a más tardar el 18 de junio de 2021, un documento con el siguiente contenido:

a.) La caracterización histórica de Indupalma Ltda., en el contexto de graves violaciones de DDHH e infracciones al DIH (amenazas, ataques, persecuciones, homicidios, desapariciones forzadas, desplazamiento forzado, despojo y abandono de tierras y territorios, entre otros), en el marco del conflicto armado, contra organizaciones sindicales, miembros, directivos y

persecuciones, homicidios, desapariciones forzadas, desplazamiento forzado, despojo y abandono de tierras y territorios, entre otros), en el marco del conflicto armado, contra organizaciones sindicales, miembros, directivos y empleados de esa empresa (hoy en liquidación); y

b.) A partir de esa caracterización, una propuesta de criterios y recomendaciones sobre aquellas series, acervos y agrupaciones documentales del archivo de Indupalma, necesarias, útiles, pertinentes, con vocación de protección por parte de esta Jurisdicción Especial y delimitación temporal específica, para el cumplimiento misional de:

14 A propósito, se dijo en la decisión que: “10. De acuerdo con el Reglamento Interno de la JEP, el GRAI, en su calidad de “unidad adscrita a la magistratura, realiza análisis de contexto, identifica y caracteriza los patrones de conducta criminal y gestiona información, para contribuir a la toma de decisiones de la magistratura en particular y de la JEP en general”. 11. En ese marco, el GRAI tiene, entre otras, las funciones de “[g] estionar la información para su clasificación, estructuración en bancos de datos, contraste, depuración e integración”; recibir, sistematizar y conservar “con la debida reserva, copia de versiones, entrevistas, declaraciones, informes y demás documentos que contengan datos sobre el conflicto y los comparecientes ”; “[p] roducir análisis objetivos rigurosos y oportunos, conducentes a la comprensión amplia de las dinámicas del conflicto, los patrones de conducta, las estructuras militares y de apoyo, operaciones y contextos de los hechos, sujetos, conductas, elementos y efectos de los crímenes de competencia

conducentes a la comprensión amplia de las dinámicas del conflicto, los patrones de conducta, las estructuras militares y de apoyo, operaciones y contextos de los hechos, sujetos, conductas, elementos y efectos de los crímenes de competencia de la JEP”; “[d]efinir y consolidar metodologías y líneas de investigación que orienten los análisis de su competencia, considerando los principios dialógico, restaurativo, retributivo, así como el enfoque diferencial, de género, étnico-racial, territorial y ambiental, co n miras a dilucidar la complejidad del conflicto ”; así como realizar la “ sistematización, articulación, conservación y captura de la información que disponga la Magistratura”; y “atender las solicitudes de la Magistratura en el desempeño de sus funciones”.6 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

(i.) La JEP, en su rol de administrar justicia sobre conductas relacionadas específicamente con el conflicto armado (inclusive para la potencial judicialización de agentes estatales no integrantes de la Fuerza Pública(AENIFP) y terceros que presuntamente financiaron, colaboraron o se beneficiaron del accionar de los grupos armados ilegales); y, en el marco de aquella misionalidad, realizar en la mayor medida posible los derechos de las víctimas a la verdad, la justicia, la reparación y la no repetición; y

(ii.) Los demás componentes del Sistema Integral de Verdad, Justicia,

aquella misionalidad, realizar en la mayor medida posible los derechos de las víctimas a la verdad, la justicia, la reparación y la no repetición; y

(ii.) Los demás componentes del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y garantías de no repetición (SIVJRNR)15.

7. La jefe del GRAI para la época presentó el 23 de junio de 2021, el documento

“ANÁLISIS DE CONTEXTO VIOLACIONES A LOS DDHH E INFRACCIONES AL DIH EN EL MARCO DEL CONFLICTO ARMADO CONTRA MIEMBROS DE INDUPALMA LTDA ”. El capítulo cuarto (4º) fija siete (7) agrupaciones de documentación del acervo de Indupalma, Ltda., con vocación de protección dentro del presente trámite, por posiblemente referirse a hechos relacionados con el conflicto armado, concentrados en el periodo 1985-2006.

8. El representante legal liquidador de Indupalma, en memorial del 13 de junio de 202116, manifestó que el archivo de la sociedad está en custodia de un tercero, a saber, la sociedad Thomas Manejo Técnico de Información MTI, y que se encuentra además en espacios ubicados en Funza, Bogotá y Bucaramanga. Por ello, solicitó autorización para trasladar dicha inf ormación a una única bodega, denominada Fleischmann, dispuesta por aquella sociedad para ese propósito, ubicada en Facatativá (Cundinamarca), - Km 38, salida Albán a Villeta.

9. Por medio del Auto AT-199 del 6 de octubre de 2021 , se ordenó a la UIA realizar una o varias entrevistas, colectivas a miembros de Sintraproaceites, o a

9. Por medio del Auto AT-199 del 6 de octubre de 2021 , se ordenó a la UIA realizar una o varias entrevistas, colectivas a miembros de Sintraproaceites, o a terceros que pudieran brindar aportes para fortalecer el proceso de establecimiento de series documentales y delimitación temporal específica de Indupalma con vocación de pro tección por parte de la JEP. Co mo se indica en el

15 Se dice en la decisión que: “Para la realización de lo anterior, se ordenará al GRAI: (i.) Estudiar las fuentes bibliográficas sobre Indupalma Ltda., mencionadas en la solicitud del presente trámite de MPI -003 y en el Auto AT -136 de 3 de septiembre de 2020, además de otras relevantes que aporten o puedan brindar información sobre graves violaciones de DDHH e infracciones al DIH contra organizaciones sindicales, miembros, directivos y empleados de aquella empresa; (ii.) Interactuar con el DGD y la UIA para las actividades indispensables, y tener en cuenta las consideraciones de aquellas dependencias sobre series, acervos y agrupaciones documentales del archivo de Indupalma, necesarias, útiles, pertinentes y con vocación de protección por parte de la JEP; y (iii.) Con el acompañamiento de las mencionadas dependencias, entrevistar a los solicitantes del presente trámite a miembros del sindicato, a personal académico o investigador sobre el conflicto armado y a terceros que puedan brindar aportes para la determinación de la documentación de Indupalma Ltda., con vocación de protección por parte de la JEP.”. 16 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 98.7

que puedan brindar aportes para la determinación de la documentación de Indupalma Ltda., con vocación de protección por parte de la JEP.”. 16 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 98.7 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

respectivo informe17, las entrevistas se llevaron a cabo el día 14 del mismo mes y anualidad y en ella participaron los dirigentes sindicales Isaías Tristancho Gómez, Ciro Quiroz, Arsenio Espitia y Jorge Castellanos Pulido. Allí, se puso en conocimiento de los entrevistados, las series y la delimitación temporal sugerida por el GRAI para fijar los parámetros de selección sobre la información que efectivamente acopiará la JEP en curso de este proceso de protección de la información.

10. La SAR, tras verificar18 por intermedio del DGD19 que la bodega Fleischmann cumplía las condiciones para ser depositaria del archivo general de Indupalma, con Auto AT-077 del 7 de abril de 202220, autorizó el traslado de la documentación de archivo con acompañamiento del DGD y la UIA de la JEP. Además, se requirió: i) al representante liquidador que, dentro de los quince (15) días siguientes a la finalización del traslado documental, adelantara el proceso d e actualización y consolidación final de inventarios documentales de sus archivos y los remitiera al

1. al representante liquidador que, dentro de los quince (15) días siguientes a la finalización del traslado documental, adelantara el proceso d e actualización y consolidación final de inventarios documentales de sus archivos y los remitiera al DGD; y ii) al DGD que una vez recibiera dicha información efectuara un contraste entre ese fondo documental y la propuesta de series documentales suministr adas por el GRAI para establecer otras adicionales; así como también recomendaciones sobre los mecanismos, modalidades, procedimientos y características, conforme a la normativa archivística, para salvaguardar la información a seleccionar para su protección.

11. En informes presentados el 18 de mayo de 2022, el fiscal de Apoyo II del Grupo Territorial de la UIA 21 y el jefe del DGD 22 , manifestaron que con el propósito de dar cumplimiento al Auto AT-077 del 7 de abril del mismo año se conformó un grupo de trabajo que en forma coordinada con Indupalma programó el traslado de la documentación; y que la misma se llevó a cabo en jornadas de los días 12 y 13 de mayo de 2022, ello en plena en observancia de las órdenes de protección dadas por la SAR.

17 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 303. 18 La SAR con Autos AT-098 y AT -193 del 18 de junio y 4 de octubre de 2021 impartió órdenes al Departamento de Gestión Documental orientadas a establecer las s i la bodega en mención observaba las condiciones para la recepción y conservación de archivos y cumplía las especificaciones técnicas y requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de

condiciones para la recepción y conservación de archivos y cumplía las especificaciones técnicas y requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística, previstos, entre otras, en la normativa expedida por el AGN, en desarrollo de Ley 594 de 2000 (arts. 13 y 14). 19 Por su parte el DGD en informes del 14 de julio y 23 de noviembre de 2021 dio concepto favorable en relación con la referida bodega. 20 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 475. 21 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 493. 22 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 538.8 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

12. En lo particular, el jefe del DGD informó que verificado el fondo documental que compone el archivo total de Indupalma y las series sugeridas por el GRAI para la selección de la información a proteger, estableció, las siguientes, series

documentales para el proceso que sigue la SAR:

• Documentos de comprobantes contables, comprobantes, comprobantes de contabilidad, ajustes contables.

• Documentos respecto a la gestión contable.

• Documentos respecto a convención colectiva23.

• Documentos relacionados con historias laborales de funcionarios

contabilidad, ajustes contables.

• Documentos respecto a la gestión contable.

• Documentos respecto a convención colectiva23.

• Documentos relacionados con historias laborales de funcionarios pertenecientes al Sindicato.

• Documentos relacionados con manejo de relaciones laborales.

13. De otro lado, en lo relacionado con las modalidades y procedimientos a desarrollar en este proceso para la salvaguarda de la información que se seleccione expuso: de un lado que Indupalma se rige por el ordenamiento jurídico privado y en ese sentido no está obligada a implementar la normativa emanada del Archivo General de la Nación y carece de personal idóneo que atienda una eventual orden de organización técnica de sus archivos; y de otro, que la desbordada cantidad de documentación, como también su alto grado de antigüedad, hacen recomendable

las siguientes acciones:

• Decretar medidas de protección de información a las series documentales identificadas por el GRAI y por el intervalo de tiempo sugerido por ese Grupo (1985 - 2006) y contemplar la posibilidad de sumar a esas; las siguientes: i) comprobantes contables, comp robantes, comprobantes de contabilidad y ajustes contables; ii) g estión contable; iii) documentos relacionados con convención colectiva de trabajo; iv) h istorias laborales de funcionarios pertenecientes al Sindicato; y v) manejo de relaciones laborales24.

• Solamente ordenar la digitalización de esas series documentales y el intervalo de tiempo establecido ya que “(…) digitalizar sin una revisión previa de la información, se trasladaría a la JEP información electrónica sin organizar ni describir, lo cual gene raría un archivo acumulado electrónico sin ningún tratamiento técnico, lo cual dificultaría el acceso y análisis por parte del

información, se trasladaría a la JEP información electrónica sin organizar ni describir, lo cual gene raría un archivo acumulado electrónico sin ningún tratamiento técnico, lo cual dificultaría el acceso y análisis por parte del despacho.

23 Por error involuntario, el DGD presentó esta misma serie documental en dos ítems diferentes. 24 Son las mismas series documentales relacionados en el párrafo 12.9 S E C C I Ó N D E A U S E N C I A D E R E C O N O C I M I E N T O D E V E R D A D Y R E S P O N S A B I L I D A D E X P E D I E N T E: 9001373-04.2020.0.00.0001

De la inspección a los fondos documentales de Indupalma

14. Por medio del Auto AT – 289 del 23 de diciembre de 202225, se ordenó:

(…) al Departamento de Gestión Documental (DGD) de la Secretaría Ejecutiva de la JEP, que, máximo hasta el 29 de diciembre de 2022 , suministre informe, en el cual:

(i.) Indicará la cantidad de información, archivos, cajas, documentos, etc., de la totalidad del acervo de Indupalma, correspondientes a las doce (12) 26 agrupaciones documentales y/o series documentales, señaladas entre esa dependencia y el GRAI, y conforme a la periodicidad atrás señalada –19852006;

(ii.) Anexará archivo Excel editable del inventario de Indupalma, pero con el filtro de esas 13 agrupaciones y periodicidad; y

(iii.) Señalará con exactitud en el informe, cuáles son las ubicaciones precisas

2006;

(ii.) Anexará archivo Excel editable del inventario de Indupalma, pero con el filtro de esas 13 agrupaciones y periodicidad; y

(iii.) Señalará con exactitud en el informe, cuáles son las ubicaciones precisas de esa información dentro de la bodega “ Fleischmann”, por cada una de esas 13 agrupaciones y dentro de la temporalidad señalada. Lo anterior, para posibilitar el análisis de las medidas por imponer al respecto, de ser esto procedente.

15. El director del DGD en informe del 29 de diciembre de 202227, manifestó que haciendo uso de las 13 series documentales fijadas por la SAR en Auto AT – 289 del 23 de diciembre de 2022, se pudo establecer que tienen vocación de protección los siguientes fondos documentales del archivo de Indupalma:

• Actas • Actas de comité • Asamblea general de accionistas • Balances • Balances y estado de pérdidas y ganancias • Bancos • Caja menor • Comprobantes • Concepto y asesoría jurídica
• Conflictos Laborales • Contratos • Control disciplinario • Convención colectiva de trabajo • Declaraciones tributarias

25 Expediente Legali 9001373-04.2020.0.00.0001. A folio 573. 26 El GRAI presentó siete (7) series documentales y