JEP - Guia Elaboración-y-presentación-informes SRVR 24-mayo-2018

SALA DE RECONOCIMIENTO DE VERDAD, DE RESPONSABILIDAD

Y DE DETERMINACIÓN DE LOS HECHOS Y CONDUCTAS

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

Bogotá D.C., veinticuatro (24) de mayo de dos mil dieciocho (2018) GUÍA Documento guía para la presentación de informes elaborados por organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos colombianas1

Contenido Introducción: Los informes a la Sala de Reconocimiento de la JEP en la normatividad vigente ................................................................................................................................. 3

1. Requisitos de los informes elaborados por las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos __________ 6

2. Contenidos adicionales y optativos de los informes elaborados por las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos ______________________________________________________________ 7

3. Plazos para la presentación de informes ___________________________________ 9

4. Recepción de los informes ____________________________________________ 11

5. Trámite de los informes presentados ante la Sala de Reconocimiento de la JEP ____ 12

6. Consideraciones especiales en relación con los informes sobre violencia basada en género, incluida la violencia sexual y la violencia por prejuicio ___________________________ 14

7. Consideraciones especiales en relación con los informes sobre hechos de violencia en contra de niños, niñas y adolescentes víctimas del conflicto armado interno __________ 15 1 Este documento no pretende adoptar ninguna norma jurídica ni de carácter procesal ni de carácter sustantivo.

La Sala de Reconocimiento no tendría competencia para ello. Con base en el marco legal vigente, este documento pretende orientar a las organizaciones de víctimas, étnicas y de derechos humanos para garantizar su acceso a la justicia en la JEP. Este documento sistematiza las normas jurídicas vigentes y hace referencia, cuando es necesario, al Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz y al Proyecto de Ley por medio del cual se adoptan unas Reglas de Procedimiento para la Jurisdicción Especial para la Paz. En todo caso las orientaciones que aquí se ofrecen no son vinculantes y las organizaciones podrán observarlas o no, autónoma y voluntariamente. 1

8. Informes presentados por pueblos étnicos (organizaciones indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras y Rrom) ________________________________ 17

9. Medidas de protección en casos de riesgo asociado a la presentación de informes ___ 18

10. Acompañamiento de la Secretaría Ejecutiva de la JEP ________________________ 19

11. Remisión a entidades competentes y compulsa de copias _____________________ 20

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I. INTRODUCCIÓN: Los informes a la Sala de Reconocimiento de la JEP en la normatividad vigente La Constitución Política de Colombia incorpora, a partir del Acto Legislativo 01 de 2017, el Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición, del cual hace parte la Jurisdicción Especial para la Paz. Se trata de un Sistema Integral para que sus componentes “logren un máximo de justicia y rendición de cuentas sobre violaciones a los derechos humanos e infracciones al DIH ocurridas a lo largo del conflicto”2. La Jurisdicción Especial para la Paz

(en adelante JEP) es el componente de justicia de este Sistema Integral. La Constitución Política le otorga la competencia a la JEP para conocer, de manera transitoria y preferente, de las conductas realizadas por causa o en relación con el conflicto armado, y en especial las que son graves violaciones a los derechos humanos. Dice la Constitución que la JEP: “administrará justicia de manera transitoria y autónoma y conocerá de manera preferente sobre todas las demás jurisdicciones y de forma exclusiva de las conductas cometidas con anterioridad al 10 de diciembre de 2016, por causa, con ocasión o en relación directa o indirecta con el conflicto armado, por quienes participaron en el mismo, en especial respecto a conductas consideradas graves infracciones al Derecho Internacional Humanitario o graves violaciones de los Derechos Humanos”3. La Constitución establece además que la JEP entrará en funcionamiento de forma inmediata: la JEP “entrará en funcionamiento a partir de la aprobación de[l] Acto Legislativo sin necesidad de ninguna norma de desarrollo, sin perjuicio de la aprobación posterior de las normas de procedimiento y lo que establezca el reglamento de dicha jurisdicción”4. La entrada en funcionamiento de forma inmediata de la JEP, así como sus funciones, corresponden a la implementación del Acuerdo Final para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera. Así, y con base en el Acto Legislativo 02 de 2017, la Constitución dice que: “[e]n desarrollo del derecho a la paz, los contenidos del Acuerdo Final para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera, serán

obligatoriamente parámetros de interpretación y referente de desarrollo y validez de las normas y las leyes de implementación y desarrollo del Acuerdo Final (…)”. La norma dispone además que “[l]as instituciones y autoridades del Estado tienen la obligación de cumplir de buena fe con lo establecido en el Acuerdo Final” 5 . Todas estas disposiciones fueron declaradas constitucionales por la Corte Constitucional en su sentencia C-674 de 2017. 2 Artículo transitorio 1, inciso 3, Acto Legislativo 01 de 2017. 3 Artículo transitorio 5, inciso 1, Acto Legislativo 01 de 2017. 4 Artículo transitorio 15, inciso 1, Acto Legislativo 01 de 2017. 5 Ver: Acto Legislativo 02 de 2017. 3 Al centro de estas disposiciones constitucionales está el deber de resarcir a las víctimas6. El Sistema Integral parte del principio del reconocimiento de las víctimas como ciudadanos con derechos. Los primeros tres objetivos de la JEP son: satisfacer el derecho de las víctimas a la justicia, ofrecer verdad a la sociedad colombiana y proteger los derechos de las víctimas. A ellos agrega el Proyecto de Ley Estatutaria de la Administración de Justicia en la JEP el mandato al Estado de tomar las medidas necesarias para asegurar, con perspectiva étnica y cultural, la participación efectiva de las víctimas. En cumplimiento de estos fines, la Constitución dispone que la JEP, y en particular la Sala de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad y de Determinación de los Hechos y Conductas, recibirá informes de organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales,

palenqueras, Rrom y de derechos humanos colombianas relativos a las conductas cometidas por causa, con ocasión o en relación directa o indirecta con el conflicto armado7. Dichos informes fueron consagrados por el Acto Legislativo 01 de 2017, el cual se refirió expresamente a la recepción de informes por parte de la Sala de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad, estableciendo los plazos para su entrega8. Los informes y el acceso a la justicia La Sala de Reconocimiento considera que la presentación de informes por parte de las organizaciones de la sociedad civil constituye, tanto un mecanismo de acceso a la justicia en la JEP como la primera expresión del derecho a la participación de las víctimas ante la Jurisdicción9. En primer lugar, la recepción de los informes de organizaciones de víctimas, étnicas y de derechos humanos es necesaria para activar y materializar el acceso a la justicia. Es a través de ellos que la JEP podrá conocer los hechos que a juicio de las organizaciones violaron sus derechos humanos, así como reconocerles la capacidad a las víctimas para que participen activamente en los respectivos procesos judiciales, y asegurar decisiones que materialicen su derecho a la justicia. En segundo lugar, esta guía parte de la premisa de que -tal como lo ha reiterado el Relator Especial de las Naciones Unidas sobre verdad, justicia, reparación y no repetición-, la participación de las víctimas es la que garantiza el derecho a la justicia. En palabras del Relator: “los enjuiciamientos solo serán medidas de justicia reales si las víctimas y sus familias participan efectivamente en los procesos y reciben la información pertinente necesaria para su participación

6 Numeral 6, punto 5, Acuerdo Final; parágrafo del artículo transitorio 12, artículo 1, Acto Legislativo 01 de 2017, artículo 13 del Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia de la JEP. 7 Literal c del numeral 48 del Acuerdo Final y artículo 79 del Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia de la JEP. 8 Artículo transitorio 15, artículo 1, Acto Legislativo 01 de 2017. 9 El Acto Legislativo 01 de 2017 reconoce tanto el derecho de las víctimas a la participación como intervinientes especiales como la competencia de la Sala de Reconocimiento de recibir informes (artículos transitorios 12 y 15 respectivamente). 4 en los procedimientos judiciales” 10. De igual manera, la Sala de Reconocimiento se soporta en los mandatos de la Corte Constitucional, de acuerdo con los cuales las víctimas son sujetos de especial protección y deben tener amplias facultades de participación en los procesos de justicia transicional. Con el propósito de garantizar el acceso a la justicia de las víctimas y su participación efectiva en los procesos ante la JEP, la Sala de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad presenta esta Guía. El objeto central de esta Guía es orientar la elaboración y presentación de informes por parte de las organizaciones de víctimas, étnicas y de derechos humanos ante la Sala. La naturaleza de esta guía es exclusivamente orientadora; su fin es que pueda ser tenida en cuenta autónomamente por las organizaciones según sus capacidades. En cuanto al contenido de los informes, esta guía se refiere, de un lado, a los requisitos que éstos deben reunir

conforme a la ley. De otra parte, esta guía ofrece una serie de pautas para la inclusión en los informes de otros contenidos adicionales y optativos, por parte de las organizaciones que voluntaria y autónomamente así lo decidan por considerar que son relevantes para el trabajo de la Sala de Reconocimiento, tales como la identificación de daños causados o los impactos diferenciales ocasionados a un grupo étnico. El acceso a la justicia se garantiza ante la JEP, en una primera etapa, por los informes presentados por las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos, quienes tienen el derecho de presentar informes a la Sala de Reconocimiento. El sujeto aquí denominado como “organización” es entendido de una manera amplia y comprensiva por la Sala de Reconocimiento. No se exige ningún tipo de formalidad que demuestre su creación como persona jurídica, ni tampoco se requiere su inclusión en el Registro Único de Víctimas. La Sala de Reconocimiento entiende por “organización” toda asociación o agrupación libre de personas que sean víctimas del conflicto armado colombiano o que representen o tengan la finalidad de proteger sus intereses; o tengan en común la promoción, protección y defensa de los derechos humanos. Esto incluye, entre otras, asociaciones espontáneas de víctimas, organizaciones de base, colectivos, plataformas, redes, organizaciones no gubernamentales, etc. En la formulación de esta Guía la Sala partió del reconocimiento de la experiencia de las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de

derechos humanos en la documentación de las violaciones a los derechos humanos cometidas durante el conflicto armado interno colombiano. A lo largo de décadas, las organizaciones de víctimas, étnicas y de derechos humanos han usado diferentes metodologías y técnicas para recopilar, sistematizar y analizar la información, que serán todas ellas valoradas por la JEP de manera respetuosa. Esta guía reconoce la diversidad de conocimientos de las organizaciones, 10 Informe del Relator Especial sobre la promoción de la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición, Pablo de Greiff. Documento A/HRC/21/46, Asamblea General de las Naciones Unidas, 9 de agosto de 2012. 5 buscando orientar la elaboración y presentación de informes ante la JEP de manera que logre una valoración profunda y detallada de la información recibida. La JEP, a través de su Secretaría Ejecutiva, dispondrá de una cartilla pedagógica para facilitar la comprensión de esta Guía con el fin que pueda ser usada por todas las organizaciones interesadas en presentar informes a la Sala de Reconocimiento.

II. CONTENIDOS DE LOS INFORMES

1. Requisitos de los informes elaborados por las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos Los informes remitidos por las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos, deberán cumplir los siguientes requisitos

formales y sustanciales: a. Identificación e Información de contacto

• Identificar de forma clara el nombre de la organización que presenta el informe. - Identificar de forma clara el nombre de la(s) persona(s) que remite(n) el informe, manifestando que es o son miembro(s) de la organización que presenta el informe y su cargo. - Identificar de forma clara los siguientes datos de contacto, con el objeto de facilitar la solicitud de aclaraciones o de información adicional: Dirección de notificaciones o comunicaciones, incluyendo departamento, municipio • y barrio o vereda.

Número del teléfono de contacto. • Correo electrónico. • b. Contenidos materiales - Hacer una relación descriptiva de los hechos ocurridos con ocasión del conflicto armado colombiano, de los cuales la organización posea información concreta. 6 - Señalar si la información presentada fue puesta o no11 en conocimiento de alguna autoridad como la Defensoría del Pueblo, la Procuraduría General de la Nación, la Unidad para la Atención y Reparación Integral de las Víctimas, la Fiscalía General de la Nación, la Jurisdicción Especial Indígena, Defensorías de Familia, Comisarías de Familia, inspecciones de policía o cualquier otra. En caso de considerar que los anteriores requisitos no fueron cumplidos a cabalidad, la Sala de Reconocimiento a través de su Secretaría Judicial podrá ponerse en contacto con la organización respectiva y solicitarle la complementación de la información que estime necesaria. Toda documentación que sea allegada a la Sala de Reconocimiento por parte de las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos y que cumpla con los requisitos señalados en este acápite, serán recibidos por

la Sala de Reconocimiento como informes presentados en virtud del literal c del numeral 48 del punto 5 del Acuerdo Final. En todo caso la Sala de Reconocimiento valorará la información presentada materializando el nivel más alto posible de acceso a la justicia para las víctimas. Además, tendrá en cuenta respetuosamente los criterios utilizados por las organizaciones al presentar la información.

2. Contenidos adicionales y optativos de los informes elaborados por las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos Adicional a los contenidos señalados en el acápite anterior, los informes remitidos por las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos, podrán incluir los siguientes elementos de manera optativa: - Al presentar la relación de los hechos presuntamente cometidos con ocasión del conflicto armado colombiano la organización podrá, si así lo considera, atender los siguientes criterios: • Agrupar los hechos o conductas semejantes en una misma categoría12. • Organizar la información según los hechos más representativos dentro del mismo grupo de conductas13. 11 En todo caso, los informes serán valorados por la Sala de Reconocimiento independientemente si los hechos allí relatados fueron puestos o no en conocimiento de alguna autoridad. 12 Literal d, artículo 79, Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz.

13 Ibidem. 7 • Describir cada uno de los hechos de la manera más completa posible haciendo referencia, aunque sea somera, a cada uno de los siguientes aspectos:

o Elementos de contexto que les permitan inferir que los hechos ocurrieron por causa, con ocasión o en relación directa o indirecta con el conflicto armado interno. o El lugar donde ocurrieron los hechos. Si son varios lugares identificar la relación entre ellos, si existiere. La descripción del lugar puede incluir, cuando sea relevante, información sobre características geográficas, económicas, socioculturales, ambientales y de producción económica; el grado de afectación territorial derivado del conflicto, el estado de la institucionalidad, así como la presencia de cultivos de uso ilícito y de otras economías ilegales. o La fecha o período temporal de ocurrencia de los hechos, prestando atención a la secuencia en la cual estos ocurrieron. o La forma cómo sucedió, identificando si hubo un modus operandi común entre los hechos, que permita identificar sistematicidad, masividad, prácticas o patrones criminales. • Identificar los presuntos autores o condenados por los hechos14 en sus diferentes formas de participación. Cuando se cuente con la información, podrán incluir los presuntos responsables, la organización o institución a la que pertenecen, identificándolos dentro de lo posible de forma individual, con el nombre y todos aquellos alias con el/los que se hacía conocer, diferenciando -cuando ello sea posiblesi pertenecen a pueblos étnicos. En todo caso las organizaciones podrán proponer indicios de responsabilidad sustentados cuando no haya claridad suficiente que permita identificar a los responsables de los hechos. • Identificar a las víctimas directas e indirectas de los hechos relatados señalando

si se trata de niños, niñas o adolescentes, y describir su rol social si es relevante (por ejemplo: líder de acción comunal, comerciante, estudiante, maestra, autoridad tradicional etc.), así como su pertenencia a un pueblo étnico, de haberla. Al identificar a las víctimas, los informes pueden incluir referencia a las condiciones de vulnerabilidad o factores de opresión en las que se encuentran, derivadas de patrones históricos, sociales o culturales de discriminación en razón a su género, edad, origen étnico, orientación sexual e identidad de género diversas, condición de discapacidad15 o rol social de la víctima. 14 Literal d, artículo 79, Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz y numeral 48.b del Punto 5 del Acuerdo Final. 15 La Sala de Reconocimiento aplicará un enfoque diferencial respecto de víctimas del conflicto armado con discapacidad con el fin de eliminar las barreras sociales, excesivas e injustificadas que enfrentan para el goce efectivo de sus derechos. La Sala hará los ajustes razonables que correspondan para garantizar el acceso a la justicia (Artículo 13 de la Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad). 8 • Describir, así sea de manera somera, los daños e impactos generados. En caso de pueblos étnicos identificar si estos daños cometidos fueron colectivos o individuales y el impacto diferencial respecto a si con ellos se ponen en riesgo de exterminio físico y cultural o en riesgo de extinción y de pervivencia los sujetos colectivos de derechos. • Describir la metodología utilizada para la agrupación de la información.

• Cuando se disponga de ella, aportar la información que permita la identificación de los procesos judiciales, disciplinarios, administrativos o de otra índole que se hayan adelantado ante autoridad pública y que sean relativos a los hechos contenidos en los informes. En particular, número de radicación, lugar donde cursa actualmente la investigación, o el lugar donde se dio la última actuación, la dependencia que conoció del caso, el último estado de la investigación conocido y la fecha del mismo. En todo caso no se requiere que se envíe adjunto a los informes las copias de las actuaciones iniciadas por las organizaciones. • La organización que presenta el informe podrá solicitar que se mantenga el anonimato de quienes remiten el informe argumentando motivos de seguridad o intimidad. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en esta guía en relación con el contenido de los informes sobre violencia basada en género, incluida violencia sexual. • Relacionar si las víctimas individuales o colectivas de los hechos relacionados en los informes han elevado solicitudes de reparación integral ante la Unidad para la Atención y Reparación Integral de las Víctimas (UARIV) o alguna otra autoridad competente, y el trámite dado a las mismas. En particular, señalar si la organización ha sido cobijada por planes de reparación colectiva o si los mismos se encuentran en trámite. • En caso de presentar valoraciones jurídicas de cualquier tipo sobre los hechos relacionados en el informe, la organización deberá hacerlo de manera separada de la relación descriptiva de los hechos exigida como requisito en el acápite primero de esta guía.

• La organización podrá manifestar el objetivo específico que persigue con la presentación del informe y las correspondientes solicitudes a la JEP

3. Plazos para la presentación de informes Las organizaciones de víctimas, indígenas, negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras, Rrom y de derechos humanos podrán presentar informes a la Sala de Reconocimiento entre el 15 de 9 marzo de 2018 y el 15 de marzo de 202016. Este plazo podrá ser prorrogado por la misma Sala, en principio, hasta el 15 de marzo de 2021. Así lo establece el artículo transitorio 15 del Acto Legislativo 01 de 201717 y lo confirma el Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz, en el inciso segundo de su artículo 8018.

Sin embargo, y sin que obste para el plazo general, la Sala de Reconocimiento también podrá publicar un calendario para la recepción de informes, indicando las fechas y los plazos razonables que permitan coordinar los informes con su agenda de priorización, publicada con anterioridad al calendario19. El calendario será coherente con la agenda de priorización de la Sala, de manera que permita su funcionamiento eficiente, sin que ello obste para la presentación de informes dentro de los dos años del plazo constitucional. En este sentido el artículo 79 f) del Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz dispone que la Sala de Reconocimiento tendrá la función de “fijar las fechas y los plazos razonables para recibir los informes y ponerlos a disposición de las personas u organizaciones mencionadas en

ellos, teniendo en cuenta los plazos establecidos en el artículo 80 de esta Ley”. Esto reproduce lo previsto en el numeral 48 d del Punto Quinto del Acuerdo Final. La Sala de Reconocimiento quiere aclarar que este calendario es de central importancia, pues antes de cumplirse el término de dos años, la Sala va a llamar a versiones voluntarias, recibir los reconocimientos de responsabilidad por escrito o en audiencia pública, adoptar Resoluciones de Conclusiones, remitir casos a otras Salas y a la Unidad de Investigación y Análisis. Por lo tanto, la Sala de Reconocimiento y la Secretaría Ejecutiva procurarán la más amplia difusión del calendario para la presentación de informes, con el objeto de que este sea conocido en todo el país, incluyendo sus zonas más apartadas. Para ello se acudirá a diversos medios de comunicación y a las redes sociales, se procurará el uso de herramientas audiovisuales y didácticas, y se acudirá a intérpretes y traductores para que todas las poblaciones, incluidos los pueblos étnicos, conozcan oportunamente el calendario. 16 Resolución 001 del 15 de enero de 2018, expedida por el Órgano de Gobierno Provisional de la Jurisdicción Especial para la Paz 17 “[e]l plazo para recibir informes por la Sala de Reconocimiento de Verdad, de Responsabilidad y Determinación de los Hechos y las conductas será de 2 años desde que se haya constituido la totalidad de las salas y secciones de la JEP y podrá prorrogarse por la misma Sala hasta completar un periodo máximo de 3 años, salvo causa excepcional debidamente motivada en la que el plazo podrá ser moderadamente extendido por la Sala de Reconocimiento de Verdad, de Responsabilidad y Determinación de los Hechos y las conductas.”

Artículo transitorio 15 del artículo 1º del Acto Legislativo 01 de 2017 18 “[e]l plazo para recibir los Informes (…) será de seis (6) meses y podrá prorrogarse, de forma pública y suficientemente motivada, por periodos sucesivos de seis (6) meses hasta completar un periodo máximo de tres (3) años desde que se haya constituido la totalidad de Salas y Secciones de la Jurisdicción Especial para la Paz, salvo causa excepcional debidamente motivada en la que el plazo podrá ser moderadamente extendido por la Sala de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad.” Literal f, artículo 79, Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz. 19 Literal f, artículo 79, Proyecto de Ley Estatutaria de Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz. 10 Las organizaciones podrán presentar sus informes procurando atender los plazos fijados por la Sala, con el fin de lograr la mayor eficiencia posible en el ejercicio de sus labores, sin perjuicio de hacerlo durante los plazos constitucionales fijados en el Acto Legislativo 01 de 2017. La Sala podrá evaluar, excepcionalmente, si es procedente admitir informes de manera extemporánea por razones de fuerza mayor o caso fortuito. Con el fin de facilitar el cumplimiento de los plazos fijados por la Sala, se admitirá la presentación de informes parciales o insumos de informe que permitan su valoración oportuna por parte de la Sala de Reconocimiento.

4. Recepción de los informes

Los informes deberán ser presentados preferiblemente en forma electrónica en la dirección de correo informesjep@jep.gov.co. Además, podrán ser remitidos en copia física a la sede principal de la Jurisdicción Especial para la Paz, ubicada en la Carrera 7 # 63-44 en la ciudad de Bogotá, a través de la Secretaría Judicial o de la ventanilla única allí dispuesta. La JEP asegurará la adecuación de sus instalaciones para garantizar el acceso de personas con discapacidad o capacidades diversas y para asegurar la entrega de informes por parte de organizaciones que representen los intereses de esta población. La Secretaría Judicial de la JEP acusará recibo de todos los informes que sean allegados con destino a la Sala de Reconocimiento. Para la recepción de informes fuera de la ciudad de Bogotá se contará con el apoyo de los enlaces territoriales y del equipo nacional de la dependencia para la participación de las víctimas de la Secretaría Ejecutiva de la JEP. De igual manera se incentivará la entrega digital por correo electrónico de los informes desde los territorios y desde otros países cuando se requiera. La Sala podrá poner en marcha las medidas pertinentes para facilitar la recepción de informes fuera de la ciudad de Bogotá, y podrá disponer de la recepción y remisión gratuita de los informes a través de las oficinas de una empresa de correspondencia previo convenio con la JEP. Una vez recibidos los informes, la Secretaría Judicial accederá a los informes para efectos de su trámite y reparto respectivo. En todo caso, los Magistrados y Magistradas de la Sala de Reconocimiento por sí mismos o por delegación a la Secretaría Judicial o a algún miembro de la planta adscrita a sus despachos, podrán desplazarse para recibir informes fuera de su sede

principal o en territorios de los pueblos étnicos, para lo cual se coordinará dicha diligencia con las organizaciones y las autoridades étnicas. 11 Para la recepción de los informes, se solicita respetuosamente a las organizaciones tener en cuenta las siguientes recomendaciones y lineamientos. Lo anterior, para facilitar y hacer más eficiente el trabajo de la Sala de Reconocimiento: • Es preferible la presentación de informes por medios digitales (correo electrónico, USB, CD, etc.). Sin embargo, se admitirán por igual en digital y en físico. • Es necesario informar de manera clara si el informe presentado está acompañado de bases de datos u otros anexos. La Secretaría Judicial de la Sala de Reconocimiento o el funcionario que reciba el informe llevará a cabo un registro de los folios y anexos que constituyen cada informe. La o el funcionario de la JEP que reciba el informe acusará recibo del mismo ante quien lo presente, y lo pondrá a disposición de la Secretaría Judicial para que esta a su vez realice el trámite correspondiente para entregarlo a la Sala de Reconocimiento conforme a las reglas internas dispuestas para su reparto. En los casos de informes parciales o insumos de informes que sean allegados por las organizaciones, tales como documentos sin clasificar y bases de datos, la recepción no obsta para una entrega posterior más estructurada. En estos casos, las organizaciones podrán solicitar el acompañamiento de la Secretaría Ejecutiva de la JEP para la estructuración del informe y para recibir orientaciones metodológicas que permitan la identificación, recolección y sistematización de la información.

5. Trámite de los informes presentados ante la Sala de Reconocimiento de la JEP Los informes que presenten las organizaciones de víctimas, étnicas y de derechos humanos son

uno de los puntos de partida fundamentales del trabajo de la Sala de Reconocimiento. Los informes contribuirán a que la Sala: