JEP - Reglas Sentencia Interpretativa TP SA SENIT 03 21 diciembre de 2022

REGLAS DE LA SENIT 31

TABLA DE CONTENIDO REGLAS GENERALES EN MATERIA DE NOTIFICACIONES .................................. 1

PARTICULARIDADES DE LA NOTIFICACIÓN A VÍCTIMAS ................................. 9

PARTICULARIDADES DE LA NOTIFICACIÓN A COMPARECIENTES .............. 16

OTRAS NOTIFICACIONES ............................................................................................. 18

REPRESENTACIÓN JUDICIAL POR SISTEMAS DE DEFENSORÍA PÚBLICA .... 22

TRASLADOS ...................................................................................................................... 22

EJECUTORIA DE LAS DECISIONES ............................................................................. 23

RECURSOS ......................................................................................................................... 24

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS LIGADOS A LOS TRÁMITES DE NOTIFICACIÓN Y/O COMUNICACIÓN .................................................................... 25 PARTICULARIDADES DE LOS TRÁMITES DE NOTIFICACIÓN Y RECURSOS EN LA SRVR ............................................................................................................................. 27 INCIDENCIA DE ESTA PROVIDENCIA EN LOS TRÁMITES EN CURSO Y FUTUROS; DIFUSIÓN, APROPIACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LO ORDENADO ......................................................................................................... 31 REGLAS GENERALES EN MATERIA DE NOTIFICACIONES Notificación y comunicación de providencias. La notificación es la regla general para dar a conocer todas las providencias judiciales proferidas por los órganos de la JEP a los sujetos procesales, los intervinientes especiales y las personas o entidades con interés jurídico procesal concreto en los asuntos. Se exceptúan de la regla de notificación, las órdenes de cúmplase dirigidas a la secretaría judicial que solo ella debe cumplir. La comunicación es la manera de dar a conocer las decisiones judiciales de la JEP a las personas o entidades que no deben ser objeto de notificación, por no ostentar una condición subjetiva

procesal dentro de la actuación, pero que sí deben ser enteradas de lo resuelto por el juez transicional para el desarrollo de sus funciones o actividades. Destinatarios de las notificaciones. Debe notificarse a los sujetos procesales, esto es, la Unidad de Investigación y Acusación (UIA), la persona compareciente y su representante judicial o defensor; y a los intervinientes especiales, es decir, la víctima y su representante judicial, la autoridad étnica y el Ministerio Público. Igualmente debe notificarse a las personas o entidades con interés jurídico procesal concreto en la actuación transicional, quienes a pesar de no encuadrar en la condición subjetiva de sujetos procesales ni en la de intervinientes especiales 1 En el ordinal vigésimo de la providencia se ordenó: “PUBLICAR Y CIRCULAR una síntesis de las reglas extraídas en esta providencia para facilitar su divulgación y apropiación por parte de los diferentes órganos y usuarios de la JEP”. Dicha orden se motivó en el acápite XII.3. 1 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP LAICEPSE NOICCIDSIRUJ rop etnemlatigid odamrif lanigiro led aipoc se otnemucod etsE .FFE3C2 ogidóc le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp SÍNTESIS REGLAS SENIT 3 deben ser notificados por tener comprometido o en riesgo su derecho al debido proceso; por

ejemplo, por ser solicitantes de beneficios transicionales, o beneficiarios/destinatarios de medidas cautelares en la JEP. Modalidades de notificación y momentos en los cuales proceden. Las formas de notificación en la JEP son: personal, por estado, en estrados y por conducta concluyente. La notificación por aviso no es una forma válida de notificación en la JEP. El emplazamiento tiene aplicación como forma de lograr la notificación personal solo en el caso de víctimas y en determinados supuestos. Las providencias a través de las cuales se inician formalmente los trámites transicionales o dan comienzo a la interacción con los sujetos procesales, intervinientes especiales o personas o entidades con interés jurídico procesal concreto, deben ser notificadas personalmente. Las decisiones subsiguientes, por regla general, se notifican por medio de estado, salvo que se trate de personas privadas de la libertad, o de que se verifiquen las condiciones para la aplicación de la excepción a este tipo de notificación, caso en el cual se mantendrá la notificación personal (párr. 258). Notificación a las víctimas. Se debe notificar a las víctimas la providencia mediante la cual la JEP asume competencia sobre comparecientes obligatorios a partir de la verificación de los factores temporal, personal y material, siendo condición de validez del trámite el que dicha verificación se realice en una etapa inicial o intermedia del procedimiento (párr. 217 y 229). No obstante, si la orden de notificación personal no se ha materializado para el momento en que una nueva evaluación de los factores de competencia lleva a adoptar una decisión de inadmisión por incompetencia, dicha determinación pierde su razón de ser y su cumplimiento carece de objeto

(párr. 226). Si la víctima ya ha sido notificada personalmente de una providencia dentro del trámite, la notificación de la inadmisión por incompetencia se realizará siguiendo la regla general, es decir, en principio, por estado (párr. 228). En circunstancias excepcionales, se genera la necesidad de notificar personalmente a las víctimas las decisiones de rechazo o de inadmisión por incompetencia, cuandoquiera que, por ejemplo, la providencia respectiva contenga información que constituya un avance o un cambio en relación con lo acreditado sobre los hechos victimizantes en la jurisdicción ordinaria (párr. 226). También surge la obligación de notificación cuando, pese a que no se avoca o asume conocimiento de un procedimiento en particular, sí se analiza y admite expresamente la competencia de la JEP (párr. 228). En el caso de los trámites de los comparecientes voluntarios, la obligación de notificación a las víctimas surge con la providencia mediante la cual se admite como idónea, para el inicio del intercambio dialógico, la manifestación del régimen de condicionalidad exigida al interesado para la aceptación de su sometimiento (párr. 236). La obligación también surge excepcionalmente cuando las víctimas han sido contactadas previamente por la Jurisdicción, o cuando han concurrido por su cuenta al trámite y han manifestado su interés por participar (párr. 238). Notificación a los comparecientes. Incluso cuando las actuaciones inician por sus solicitudes, los 2 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca

,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP LAICEPSE NOICCIDSIRUJ rop etnemlatigid odamrif lanigiro led aipoc se otnemucod etsE .FFE3C2 ogidóc le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp SÍNTESIS REGLAS SENIT 3 comparecientes o aspirantes a serlo que se encuentren en libertad, deben ser notificados personalmente de la primera providencia que da lugar a la interacción con ellos y, por estado de las siguientes, salvo que se trate de personas privadas de la libertad, o de que se verifiquen las condiciones para la aplicación de la excepción a este tipo de notificación, caso en el cual se mantendrá la notificación personal (acápite V.II.2 y párr. 259). La primera providencia que puede dar lugar a la interacción con los comparecientes o los aspirantes a serlo es aquella a través de la cual se inician formalmente los trámites transicionales, a partir de la verificación de los factores de competencia de la Jurisdicción o en la que, en el caso de los comparecientes voluntarios, se abre a intercambio dialógico. No obstante, dicha interacción puede comenzar antes que de inicie formalmente el trámite, cuando se los requiere para la realización de alguna actuación. Aun cuando no haya habido una decisión previa que abra a la interacción con los comparecientes o aspirantes a serlo, debe notificárseles la decisión que rechaza la actuación por ostensible incompetencia de la JEP (párr. 250). No hay obligación de notificar las providencias previas al inicio formal del trámite, distintas a las señaladas (párr.

251). Notificación a las personas privadas de la libertad. Por regla general las personas privadas de la libertad deben ser notificadas de manera personal. A partir del momento en el que accedan a la libertad, las providencias posteriores serán notificadas por estado electrónico, salvo que el destinatario se encuentre en las condiciones para aplicar a la excepción prevista sobre este tipo de notificación. En ese caso, corresponderá a la persona dar cuenta de ello a la Jurisdicción y señalar el medio más idóneo a través del cual puede seguir siendo notificada personalmente (párr. 260). Notificación personal. Por regla general debe realizarse a través de mensaje de datos remitido por cualquier medio idóneo para ello (de preferencia correo electrónico, pero también es posible por otros medios digitales como WhatsApp o incluso redes sociales). Cuando la persona destinataria no tenga acceso a medios tecnológicos, la notificación personal se hará mediante escrito físico remitido por la vía que se considere más idónea en cada caso. En ambos eventos remitiendo copia de la providencia que debe notificarse (párr. 60). Junto con el oficio de notificación personal deberá remitirse el que diseñe la Comisión de Participación en la JEP con el contenido requerido para informar adecuadamente del trámite a la persona notificada (párr. 199 y 202). Cuando la notificación personal se surta respecto de una persona privada de la libertad, el oficio deberá especificar las reglas de notificación expuestas en el párrafo anterior en relación con estas personas. Obligación de proveer y mantener actualizados los datos de contacto para notificaciones. Para el buen curso de las notificaciones y comunicaciones electrónicas, los sujetos procesales,

intervinientes especiales y personas con interés jurídico procesal concreto deben suministrar a la secretaría judicial de la sala o sección en donde repose el caso, los canales digitales elegidos para los fines procesales, preferiblemente comunicando una dirección de correo electrónico. Es un deber suministrar y mantener actualizados los datos de contacto. Dicha información será recibida, en primer lugar, por la Ventanilla Única, quien en el proceso de radicación de los documentos y al diligenciar la plantilla del proceso en Conti registrará esos datos. En segundo lugar, la secretaría judicial, al completar la información del proceso en Legali, deberá insertar 3 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP LAICEPSE NOICCIDSIRUJ rop etnemlatigid odamrif lanigiro led aipoc se otnemucod etsE .FFE3C2 ogidóc le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp SÍNTESIS REGLAS SENIT 3 en la viñeta de datos del proceso las direcciones electrónicas o los canales digitales que le sean informados, los cuales, adicionalmente, serán utilizados para tramitar autorizaciones de acceso, copias digitales, en fin, para llevar a cabo cualquier actuación procesal (párr. 473). Obligación reforzada de los comparecientes y aspirantes a serlo de mantener actualizados sus datos de contacto en la Jurisdicción. Los comparecientes o aspirantes a serlo tienen una obligación reforzada de atender los trámites que los conciernen y mantener actualizados sus

datos de contacto en la Jurisdicción (acápite V.II.3). Esta obligación es exigible tanto a quienes elevan solicitudes, como a quienes pueden acceder a beneficios transicionales pese a no haberlos pedido expresamente. El incumplimiento de esa obligación puede tener consecuencias en materia de régimen de condicionalidad y, de ser necesario, puede dar lugar a la apertura de un incidente de incumplimiento de dicho régimen, que se adelantará con un representante oficioso (párr. 263 y 264). Hace parte de la misma obligación el informar a la Jurisdicción los inconvenientes que tengan en relación con el acceso a estados electrónicos o, incluso, con los medios previamente señalados para notificaciones personales (párr. 265). En todo caso, corresponde a la JEP agotar la carga mínima de diligencia fijada para lograr su notificación personal, cuando corresponda (acápite V.II.3). Se trata de lo que en este documento se denomina “ruta de notificación a los comparecientes o aspirantes a serlo”. Notificación personal por mensaje de datos. Supone asegurar que el medio de recepción al que se remitirán los mensajes -correo electrónico, WhatsApp, sitio web, red social, etc.— sea efectivamente el utilizado por la persona a notificar, lo que se presume en el caso en que sea ella quien lo haya suministrado a la JEP o haya autorizado su utilización para la remisión de notificaciones, sin perjuicio de que pueda realizarse una verificación previa. En los casos en que el dato sobre el medio receptor se obtenga por otra vía, su verificación previa es indispensable (párr. 67). La notificación personal por mensaje de datos exige: (i) adjuntar una copia de la providencia por

notificar o un enlace digital para acceder a ella; (ii) entregar efectivamente el mensaje de datos en el destino digital al que se envía, lo que se constata con el acuse de recibido (automatizado o no) o por otra circunstancia que inequívocamente permita considerarlo así; y (iii) conceder un margen o tiempo razonable al destinatario para acceder y dar cuenta de su contenido. La notificación personal por mensaje de datos se entenderá surtida dos días hábiles después de su recepción en el servidor del destinatario, lo cual se certificará a través del acuse de recibido expedido por regla general de manera automática por dicho servidor (párr. 69). La notificación personal por correo electrónico debe tramitarse idealmente a través del sistema de gestión judicial Legali, de manera que se carguen directamente al expediente correspondiente los acuses de recepción de las comunicaciones y, de ser el caso, los de errores en el envío, rebote o rechazo. La certificación del acuse de recepción o de error no puede tardar más de 72 horas en cargarse al expediente Legali. Transcurrido este tiempo sin que obre en el expediente una de estas certificaciones, se entenderá que la notificación fue fallida y se intentará sólo por una vez más (párr. 68). Notificación por comunicación física. Cuando definitivamente no sea posible realizar 4 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP LAICEPSE NOICCIDSIRUJ rop etnemlatigid odamrif lanigiro led

aipoc se otnemucod etsE .FFE3C2 ogidóc le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp SÍNTESIS REGLAS SENIT 3 notificaciones personales por mensaje de datos porque el destinatario no cuenta con correo electrónico o con cualquier otro medio similar, la notificación deberá surtirse mediante el envío de la comunicación física por la vía que se considere más idónea en cada caso. Esta idoneidad estará determinada por: i) la celeridad en la entrega, ii) la utilización más eficiente posible de los recursos a disposición de la JEP, y iii) la certeza que confiera sobre la efectividad de la comunicación, lo que supone la posibilidad de que dicho medio certifique su recepción por parte del destinatario y la transmisión de la copia de la providencia (párr. 71). Por regla general, en el caso de notificaciones personales a realizarse en cascos urbanos con nomenclatura definida, el medio más idóneo será el tradicional correo postal, sin perjuicio de que, por las particularidades de la zona, se recurra a otros (párr. 72). Por el contrario, en zonas rurales o de difícil acceso, se considerarán como vías idóneas el recurso a funcionarios o contratistas de los enlaces territoriales de la Jurisdicción que designe la Secretaría Ejecutiva en su labor de apoyo a las notificaciones que presenten dificultades en territorio, o la intermediación de entidades públicas o de organizaciones privadas aliadas estratégicas de la JEP allí presentes, entre otros (párr. 73). A partir de la relación que elabore la Secretaría Ejecutiva sobre vías de notificación personal

idóneas en los diferentes lugares del territorio nacional donde el correo postal resulta inoperante —cuando se tenga— o previa consulta con la Secretaría Ejecutiva, la secretaría judicial respectiva definirá los dos medios que, a su juicio, son los más idóneos en los casos de zonas rurales o de difícil acceso, señalando un orden de precedencia entre ellos y librará los oficios correspondientes. No será necesaria una orden judicial específica para la comisión (párr. 74). En la realización de este tipo de notificaciones es indispensable indagar al notificado sobre las siguientes cuestiones: (i) si cuenta o no con la posibilidad de acceder a internet por sí mismo o por interpuesta persona (familiares, amigos, allegados, vecinos, etc.), (ii) si está interesado en acceder a alguno de los sistemas de representación habilitados en la JEP para la defensa de sus intereses, y (iii) si la respuesta es negativa frente a las dos primeras preguntas, se debe indagar sobre el mejor medio a través del cual puede efectivamente recibir notificaciones por parte de la JEP. La secretaría judicial proveerá el formato necesario para la recolección de esta información a quien realice la notificación y deberá señalarle la importancia de que se diligencie en el marco de un diálogo tranquilo con el notificado (párr. 74). En caso de respuesta positiva a la segunda pregunta, la información debe ser transmitida a la Secretaría Ejecutiva para que asegure la materialización de dicha representación. Cuando se trate de víctimas, esta última debe procurarse en la lógica fijada en el Sistema de Coordinación para la Participación Colectiva de Víctimas en la JEP (párr. 75).

En todos los eventos, la notificación personal se entenderá surtida en la fecha de la recepción efectiva por parte del destinatario de la comunicación, de acuerdo con la certificación emitida por parte del medio utilizado para el envío (párr. 76). Al informar sobre los resultados de las diligencias de notificación, la secretaría judicial indicará expresamente las personas que deberán seguir siendo notificadas personalmente por comunicación física según los criterios fijados para aplicar la excepción a la regla general de la 5 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP LAICEPSE NOICCIDSIRUJ rop etnemlatigid odamrif lanigiro led aipoc se otnemucod etsE .FFE3C2 ogidóc le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp SÍNTESIS REGLAS SENIT 3 notificación por estado, a saber: que la notificación personal no haya podido surtirse por vías digitales, que se advierta que la persona no desea o que no es posible designarle un representante judicial, que se encuentra en condiciones de vulnerabilidad para acceder a internet o en una zona del territorio donde no se disponga de conectividad, que no cuenta con allegados o representantes que pudieran acceder al estado electrónico en su nombre y transmitirle la información, para lo cual se tendrá en cuenta la información que suministre sobre dichos puntos en la primera notificación personal. Salvo indicación en contrario del despacho

judicial, la secretaría judicial continuará notificando personalmente a estas víctimas, utilizando para ello el medio que ellas mismas hubieren señalado como el más idóneo para lograr dicha notificación (párr. 121). Las mismas reglas se aplicarán respecto de los comparecientes o aspirantes a serlo (párr. 257). Personas respecto de las cuales proceden los emplazamientos. Los emplazamientos, no son procedentes respecto de comparecientes o de personas que aspiran a obtener dicha calidad. En cambio, son obligatorios en relación con las víctimas respecto de quienes se han agotado otros medios de localización y contacto (párr. 79). Realización de los emplazamientos. Los emplazamientos deben realizarse en los canales digitales expresamente previstos por la JEP para dichos efectos —no en el Registro Nacional de Personas Emplazadas— y, en circunstancias especiales que así lo ameriten, en medios adicionales perfilados en función de las características de las víctimas (párr. 82). Advertidas dichas circunstancias especiales por el despacho judicial, le corresponderá coordinar directamente con la Secretaría Ejecutiva la modalidad bajo la cual se materializará dicha orden. Ello supone determinar, en función del perfil de las víctimas por emplazar: (i) el medio de difusión más adaptado a sus características y, según la naturaleza de dicho medio, el número de veces que deberá divulgarse o el término que debe permanecer fijado en el lugar designado, y (ii) el contenido y/o configuración del mensaje que se transmitirá y que no necesariamente debe contener toda la información sobre el trámite específico, pero sí el mínimo indispensable

para que la víctima concernida pueda saber que lo es y conocer el medio para obtener la información complementaria requerida a efectos de determinar si concurre o no al trámite transicional. La definición de estas cuestiones se hará teniendo en cuenta lo señalado en el párr. 89 de la Senit. Todos los avisos emplazatorios que deban publicarse en medios de comunicación masiva deberán referir la existencia del mecanismo digital que disponga la JEP para la publicación y consulta de emplazamientos (párr. 88). Las posibilidades de consulta en el canal digital dispuesto especialmente por la JEP para el efecto deben mantenerse durante todo el término de duración de la Jurisdicción (párr. 246). Momento en el que se entiende surtido el emplazamiento y consecuencias. El emplazamiento se entenderá surtido una vez se haya hecho la publicación respectiva en el medio digital que se disponga para ello y, en los casos en los que se haya considerado necesario ordenar un anuncio emplazatorio adicional, cuando se haya realizado este último. Agotadas estas actuaciones, y una vez transcurrido un término de 15 días contado desde la realización del último aviso emplazatorio, se entenderá cumplida esta fase y, por tanto, se abrirá la vía para que el 6 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP LAICEPSE NOICCIDSIRUJ rop etnemlatigid odamrif lanigiro led aipoc se otnemucod

etsE .FFE3C2 ogidóc le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp SÍNTESIS REGLAS SENIT 3 procedimiento continúe hasta que se agoten definitivamente las posibilidades de participación de las víctimas. Lo anterior sin perjuicio de que la persona emplazada pueda concurrir en cualquier momento al trámite y relevar a quien estuviera ejerciendo su representación (párr. 90). La secretaría judicial deberá informar al despacho judicial de la culminación de las tareas relativas a la notificación para que este tenga claridad sobre la posibilidad de continuar el trámite hasta su culminación y, de ser el caso, evalúe si designa a un representante oficioso definitivo distinto al que venía ejerciendo como provisional. La secretaría judicial también deberá informar al representante oficioso de la culminación de las tareas de notificación y de la calidad de definitiva que adquiere la representación (párr. 204). Notificación por estado. Como forma de notificación de las providencias, los estados deben ser electrónicos y publicarse en la página web de la JEP, específicamente en un espacio virtual de ese dominio digital que, además de ser perceptible a primera vista, permita su consulta y la de la decisión notificada de forma ágil y sencilla. El estado también deberá indicar el término con el que se cuenta, a partir de su desfijación, para interponer recursos, de ser procedentes. Los estados deben ser generados directa y automáticamente por medio del sistema de gestión judicial Legali. Mientras ello es así, es deber de las secretarías judiciales seguir los lineamientos fijados por el departamento de tecnologías de la información para la adecuada y oportuna

publicación y consulta de los estados electrónicos, de modo que estos se encuentren debidamente actualizados (párr. 104). La anotación en el estado para efectos de notificación se realizará por un día, al comenzar la primera hora hábil de la jornada, y se desfijará al finalizar la última hora hábil del respectivo día. La notificación por estado es la última que se realiza, si la providencia debe notificarse también de otra manera. Agotadas las notificaciones personales procedentes, el estado debe publicarse inmediatamente después (párr. 105). Procedencia de la notificación por estado. Surtida una primera notificación personal, la regla general es que las demás providencias se notifican por estado, salvo que se trate de personas carentes de representación judicial respecto de quienes pueda establecerse, sobre bases objetivas, la presunción de imposibilidad de acceder a estados electrónicos o de ser informados de las decisiones notificadas a través de ellos por parte de un representante o apoderado autorizado. En esos eventos las decisiones deberán seguir notificándose personalmente (acápite IV.7). Corresponde a la secretaría judicial, en el informe sobre el resultado de las diligencias de notificación, indicar expresamente las personas que quedarían comprendidas en la excepción, de acuerdo con los criterios señalados (regla sobre notificación personal y párr. 121) y, salvo indicación en contrario del despacho judicial, se les seguirá notificando las providencias personalmente, utilizando el medio que ellas mismas hubieren señalado como el más idóneo para lograr su notificación personal (párr. 121). En relación con las víctimas, esta excepción a la regla general de la notificación por estado sólo

aplica respecto de aquellas que, luego de recibir una primera notificación personal, manifestaron de algún modo interés por participar en el trámite —por ejemplo, a través del diligenciamiento del F1 de víctimas–, o cuando se trate de hacerles saber la decisión que le pone fin al trámite transicional (párr. 120). 7 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP LAICEPSE NOICCIDSIRUJ rop etnemlatigid odamrif lanigiro led aipoc se otnemucod etsE .FFE3C2 ogidóc le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp

SÍNTESIS REGLAS SENIT 3

Concurrencia de notificaciones. Una misma providencia puede ser objeto de una doble notificación, pero respecto de destinarios distintos. En todo caso las providencias son recurribles hasta tres días después de la última notificación, es decir, por regla general tres días a partir de la notificación por estado (acápite IV.8). En los eventos en los que respecto de una providencia sólo procedan notificaciones personales, será necesario que en las actas de notificación se advierta a los destinarios que no habrá estado y que, por consiguiente, el término para interponer recursos empieza a contar a partir de la última notificación personal (párr. 127). La concurrencia de notificaciones personales o especiales –como con pertinencia étnica y cultural– con una notificación por estado, exige realizar inicialmente las primeras y, por último,

la segunda (párr. 130). Todas las secretarías judiciales deben abstenerse de realizar notificaciones personales allí donde sólo es procedente el estado, a partir del momento en que el Departamento de Tecnologías de la Información les informe sobre el cumplimiento exitoso de las órdenes proferidas sobre, al menos, las siguientes dos cuestiones: (i) las adecuaciones tecnológicas necesarias para que a partir de los estados electrónicos se pueda acceder directamente al contenido de la providencia notificada; y (ii) la posibilidad de fácil consulta de todas las notificaciones por estado que se realicen en la Jurisdicción. En el entretanto —y desde la notificación de esta providencia—, en la página web de la entidad y en todas las comunicaciones que deban librar las secretarías judiciales, debe advertirse a los usuarios de la JEP sobre el necesario ajuste que se realizará a la práctica de las notificaciones, de modo que no resulten sorprendidos por el mismo (párr. 134). Órdenes de notificaciones. Por regla general, las providencias judiciales se abstendrán de particularizar las órdenes sobre notificaciones y comunicaciones y las subsecretarías notificarán y comunicarán las providencias según se explica en la providencia, salvo en lo que tiene que ver con la primera decisión que debe notificarse a las víctimas. En dicha providencia es tarea ineludible de la autoridad judicial caracterizar a las víctimas y adoptar las determinaciones a que haya lugar en materia de notificación, según lo explicado. Las providencias judiciales contendrán órdenes genéricas de “cúmplase”, “notifíquese y cúmplase” o “comuníquese,

notifíquese y cúmplase” (párr. 138). De forma excepcional y con la debida motivación, en atención a las circunstancias del caso, la magistratura podrá impartir instrucciones específicas sobre notificación y comunicación a la secretaría judicial; evento en el cual esta las cumplirá en los precisos términos de la providencia. Si la subsecretaría encuentra que dichas órdenes contrarían el ordenamiento jurídico transicional, tal como es interpretado en la Senit, o que su ejecución sería ineficaz o inviable, deberá informarlo sin tardanza al despacho ponente para que este resuelva lo correspondiente (párr. 139). Órganos responsables de las rutas de notificación. Parte de las obligaciones en materia de notificación recaen en los despachos judiciales —esencialmente lo relativo a la fijación del universo de víctimas concernidas por las conductas y su caracterización—. Las demás lo hacen 8 le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP .ZAP AL ARAP

LAICEPSE

NOICCI