JEP - Sentencia Interpretativa TP SA SENIT 03 21 diciembre de 2022

REPÚBLICA DE COLOMBIA

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

TRIBUNAL PARA LA PAZ

SECCIÓN DE APELACIÓN Sentencia Interpretativa TP-SA-SENIT 3 de 2022 Bogotá D.C., veintiuno (21) de diciembre de dos mil veintidós (2022)

Expediente Legali: 0002004-04.2020.0.00.0001

Asunto: Sentencia interpretativa sobre el régimen de notificaciones, comunicaciones y recursos de los trámites ordinarios ante la Solicitante: JEP Órgano de Gobierno (ÓdG) La Sección de Apelación (SA) del Tribunal para la Paz (TP) procede a resolver la solicitud de sentencia interpretativa (Senit) formulada por el ÓdG sobre el régimen de notificaciones, comunicaciones y recursos de los trámites ordinarios ante la JEP.

TABLA DE CONTENIDO

I. ANTECEDENTES ......................................................................................................... 9

I.1. La solicitud ................................................................................................................ 9 II.2. Trámite procesal .................................................................................................... 11

II. COMPETENCIA Y METODOLOGÍA DE LA DECISIÓN ................................... 13

III. SISTEMA DE FUENTES DEL DERECHO EN MATERIA PROCESAL PARA

LA JEP Y CONCEPTOS DE NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN ........................ 16

III.1. Problemas y contexto .......................................................................................... 16 III.2. El régimen jurídico de notificaciones debe determinarse en primera medida a partir de las fuentes del derecho en materia procesal de esta Jurisdicción .......... 17 III.3. El deber de notificación a partir de las fuentes del derecho en materia procesal de la Jurisdicción ........................................................................................................... 21 III.4. Notificar no equivale necesariamente a comunicar ni a divulgar una

providencia judicial ...................................................................................................... 25 1

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AICIRTAP AHTRIM rop etnemlatigid odamrif lanigiro led aipoc se otnemucod etsE le y 1000.00.0.0202.40-4002000 osecorp le emrofni ,/jase/oc.vog.pej.ilagel//:sptth bew anigáp al a adecca ,lasecorp etneidepxe la redecca araP

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SECCIÓN DE APELACIÓN

SENTENCIA INTERPRETATIVA 3

A III.5. La notificación no es condición suficiente, sino necesaria, de la impugnación de las providencias judiciales ..................................................................................... 29

IV. REGLAS GENERALES SOBRE LA NOTIFICACIÓN EN LA JEP ................. 29

IV.1. Problemas y contexto .......................................................................................... 29 IV.2. En la JEP las providencias se notifican de forma personal, por estado, en estrados o por conducta concluyente. Se descarta la notificación por aviso ....... 30 IV.3. La notificación personal en la Jurisdicción debe realizarse, por regla general, mediante mensaje de datos. Cuando el destinatario no tenga acceso a medios tecnológicos, la notificación debe hacerse físicamente mediante su remisión por la vía más idónea en cada caso. En ambos eventos deberá anexarse copia de la

providencia notificada ................................................................................................. 33 IV.4. Los emplazamientos son aplicables en la JEP no por remisión normativa sino porque son un medio idóneo para procurar la concurrencia al trámite de las víctimas que no pudieron ser notificadas personalmente, pese al agotamiento de los esfuerzos previstos para ello. En todo caso, su práctica debe ajustarse para responder mejor a las necesidades de la justicia transicional ................................ 42 IV.5. El procedimiento transicional, adelantado con representación oficiosa provisional de las víctimas, puede continuar mientras se culminan los trámites de notificación, incluso el emplazamiento de las víctimas. No obstante, todas las diligencias de notificación personal, incluyendo el emplazamiento cuando sea necesario, deben realizarse antes de que culminen las posibilidades de participación de las víctimas ....................................................................................... 48 IV.6. La notificación por estado debe llevarse a cabo a través de estados electrónicos que permitan el acceso a la providencia ................................................................... 53 IV.7. Surtida una primera notificación personal, la regla general es que las demás providencias se notifican por estado, salvo que se trate de personas carentes de representación judicial respecto de quienes pueda establecerse, sobre bases objetivas, una presunción de imposibilidad de acceder a estados electrónicos, o de ser informados de las decisiones notificadas a través de ellos por parte de un representante o apoderado autorizado. En esos eventos las decisiones deberán seguir notificándose personalmente .......................................................................... 55 IV.8. Una misma providencia puede ser objeto de una doble notificación -personal y por estado— pero respecto de destinarios distintos. No obstante, a partir de lo

dispuesto en los artículos 12 y 14 de la Ley 1922 de 2018 y para efectos de garantizar la mayor seguridad jurídica posible en torno a los términos para recurrir, en todo caso las providencias son recurribles hasta tres días después de la última notificación .................................................................................................................... 61 IV.9. Por regla general, las providencias judiciales se abstendrán de particularizar las órdenes sobre notificaciones y comunicaciones y las subsecretarías notificarán y comunicarán las providencias según se explica en esta Senit. Adicionalmente, las SEJUD podrán realizar las acciones tendientes a enmendar los errores e inconsistencias que se presenten en el trámite de las notificaciones y comunicaciones, sin invadir las competencias judiciales ....................................... 66 2

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IV.10. La magistratura hará seguimiento al cumplimiento de las órdenes por

parte de la SEJUD ......................................................................................................... 69

V. NOTIFICACIONES EN ATENCIÓN A LA CALIDAD DE LOS DESTINATARIOS .............................................................................................................. 70

V.1. Problemas y contexto ........................................................................................... 70

V.I. NOTIFICACIONES A VÍCTIMAS ............................................................................ 72

V.I.1. Problemas y contexto ..................................................................................... 72 V.I.2. El trámite de amnistía o indulto debe ser notificado a todas las víctimas que, a partir de los elementos obrantes en el expediente, puedan identificarse o individualizarse, al margen de que se desconozcan sus datos específicos de identificación (nombre, apellidos o documento de identidad) .............................. 73 V.I.3. Las víctimas deben ser caracterizadas como determinadas o indeterminadas. Con base en ello, se activará la ruta para su notificación personal. Ruta estándar de notificación personal .................................................................................................... 80 V.I.4. La obligación de notificación a las víctimas en los trámites individuales concernientes a comparecientes obligatorios surge con la providencia mediante la cual estos adquieren esta calidad, es decir, cuando la JEP asume competencia a partir de la verificación de los factores. En el caso de los trámites de los comparecientes voluntarios, la obligación surge con la providencia mediante la cual se admite como idónea, para el inicio del intercambio dialógico, la manifestación del régimen de condicionalidad exigida al interesado. La obligación también puede surgir excepcionalmente cuando las víctimas han sido contactadas previamente por la Jurisdicción, o cuando han concurrido al trámite y manifestado su interés por participar ............................................................................................... 93

V.I.4.1. La obligación de notificación a las víctimas en el caso de los trámites individuales concernientes a comparecientes obligatorios .................................... 94 V.I.4.2. La obligación de notificación a las víctimas en el caso de los trámites individuales concernientes a comparecientes voluntarios ................................... 103 V.I.4.3. La obligación de notificación a las víctimas que surge a partir del momento en que han sido contactadas por la Jurisdicción, o de que han concurrido al trámite y manifestado su interés de participar .................................................................... 104 V.I.5. No podrán adelantarse actuaciones que cercenen definitivamente las posibilidades de participación de las víctimas en los trámites judiciales para el otorgamiento de beneficios definitivos hasta que no se hubiere aplicado en su integridad, incluyendo el emplazamiento, la ruta para lograr su notificación personal ........................................................................................................................ 105 V.I.6. La obligación de persistir en los intentos de búsqueda de las víctimas que no pudieron ser contactadas consiste en procurar la máxima divulgación posible de los emplazamientos realizados y en adelantar las actuaciones que sean del caso cuando se obtenga información novedosa que pueda llevar a su localización . 107

V.II. NOTIFICACIONES A COMPARECIENTES ...................................................... 108

V.II.1. Problemas y contexto ...................................................................................... 108 3

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A V.II.2. Incluso en los eventos en los que las actuaciones inician por sus solicitudes, los comparecientes o aspirantes a serlo que se encuentren en libertad, deben ser notificados según la regla general, es decir, personalmente de la primera providencia que da lugar a la interacción con ellos y, por estado, de las siguientes, salvo que se presente la excepción ya desarrollada. ............................................. 109 V.II.3. Los comparecientes o aspirantes a serlo tienen una obligación reforzada de atender los trámites que los conciernen y mantener actualizados sus datos de contacto en la Jurisdicción. En todo caso, corresponde a la JEP agotar la carga mínima de diligencia para lograr su notificación personal cuando corresponda113 V.II.4. Por regla general, las personas privadas de la libertad serán notificadas personalmente ............................................................................................................. 117 V.II.5. La citación a diligencias a comparecientes o aspirantes a serlo se notifica según la regla general, sin perjuicio de que se comunique a través de medios informales .................................................................................................................... 122

V.III. NOTIFICACIONES CON ENFOQUE DIFERENCIAL .................................... 123

V.III.1. Problemas y contexto .................................................................................... 123 V.III.2. El enfoque diferencial, orientado al reconocimiento, identificación y superación de las situaciones de desequilibrio o discriminación, es aplicable en todos los trámites de la JEP y por todos los órganos. Su aplicación no está reservada a cierto tipo de delitos ................................................................................................ 124 V.III.3. En materia de notificaciones el enfoque diferencial se concreta en la adopción de medidas transversales que respeten y no invisibilicen las condiciones diferenciales de los destinatarios y en la implementación de acciones diferenciales en la ruta de notificación estándar ........................................................................... 125 V.III.4. Las notificaciones y comunicaciones con pertinencia étnica y cultural se encuentran suficientemente reguladas en la Jurisdicción. Sin embargo, es relevante avanzar soluciones respecto a dificultades prácticas relacionadas con la definición de los roles de quienes participan en las mismas, la procedencia de su realización en todas las providencias concernientes a un sujeto o autoridad étnica y cultural y su efecto en términos de ejecutoria de las providencias ....................................... 129 V.III.5. La normativa nacional e internacional que consagra los derechos de las víctimas de violencia basada en género y/o sexual determina la necesidad de que las notificaciones que se les realicen sigan una ruta específica ............................ 135 V.IV. NOTIFICACIONES DE PROVIDENCIAS CON INFORMACIÓN SENSIBLE ............................................................................................................................................. 138 V.IV.1. Problemas y contexto .................................................................................... 138 V.IV.2. En los trámites procesales de los órganos de la JEP rige el principio de publicidad. Sin embargo, éste puede limitarse en los trámites de notificación y

comunicación de las providencias judiciales que consignan información sensible para los derechos de los sujetos procesales e intervinientes especiales ............. 138

VI. REGLAS DE LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL POR PARTE DE ABOGADOS DEL SAAD Y DE SISTEMAS DE DEFENSORÍA PÚBLICA ............. 142

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VI.1. Problemas y contexto ........................................................................................ 142 VI.2. La designación de apoderados del SAAD y de los sistemas de defensoría pública supone la verificación del cumplimiento de requisitos legales ............. 143 VI.3. La designación oficiosa de apoderados del SAAD sólo es procedente en los casos en los que la representación judicial es obligatoria ..................................... 145 VI.4. Los abogados de oficio del SAAD o de los sistemas de defensoría pública no requerirán de poder otorgado por las personas representadas. Pueden asumir la

representación una vez han sido designados y, a su solicitud, la SEJUD les suministrará las contraseñas de acceso al expediente electrónico, sin necesidad de orden judicial. Implicaciones de la representación ................................................ 147 VI.5. En los trámites en los que no es obligatoria la representación judicial por parte de profesionales en derecho, la orden de designación del apoderado del SAAD y de los sistemas de defensoría pública no suspende el trámite, pero la actuación no podrá decidirse de fondo hasta que se informe la designación, debidamente comunicada al abogado, al despacho judicial. En cambio, en las actuaciones en las que la asistencia legal es obligatoria, la orden de designación del apoderado no queda ejecutoriada hasta que le sea notificada personalmente, vía correo electrónico, al designado ............................................................................... 149

VII. TRASLADOS ......................................................................................................... 150

VII.1. Problemas y contexto ....................................................................................... 150 VII.2. El traslado procesal es el acto judicial que fija un plazo durante el cual se pone en conocimiento una actuación y, en ese lapso, se otorga la oportunidad para que los interesados se pronuncien al respecto ....................................................... 152 VII.3. Los traslados procesales no requieren cumplir formalidades específicas. Deben garantizar sus objetivos de la manera más expedita posible ................... 152 VII.4. Los traslados deben aprovechar las herramientas tecnológicas que los hagan más eficientes .............................................................................................................. 154 VII.5. Deben propiciarse las prácticas restaurativas a la hora de ciertos traslados ....................................................................................................................................... 155 VII.6. En los casos en que aplique, los traslados deberán atender las rutas étnicas acordadas entre las comunidades respectivas y la JEP ......................................... 156

VIII. EJECUTORIA DE LAS DECISIONES ............................................................ 157

VIII.1. Problemas y contexto ..................................................................................... 157 VIII.2. Las reglas generales de ejecutoria (firmeza) de una providencia judicial son: (i) Si no admite recursos queda en firme una vez se notifica, cuando es tomada en audiencia, o a los tres días siguientes de su notificación, cuando es dictada por escrito. (ii) Si es susceptible de recursos, cuando su oportunidad se haya cumplido sin que se hubieran interpuesto o, en el caso de haberse presentado, cuando se resuelvan ...................................................................................................................... 158 VIII.3. Por regla general, el cumplimiento de una decisión no depende, necesariamente, de la ejecutoria de la providencia ............................................... 159 5

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A VIII.4. El recurso de reposición, por regla general, y la apelación concedida en

efecto suspensivo, difieren el cumplimiento de la providencia mientras se resuelven ...................................................................................................................... 159 VIII.5. El término de ejecutoria empieza a contar cuando se ha cumplido la última notificación legalmente exigida ................................................................................ 162 VIII.6. Por regla general la solicitud de aclaración, corrección o adición no da lugar a una reapertura de los términos de ejecutoria o a su reconteo ................ 162 VIII.7. Por regla general no es admisible la ejecutoria parcial o fraccionada de las providencias ................................................................................................................ 164

IX. RECURSOS ........................................................................................................... 166

IX.1. Problemas y contexto ........................................................................................ 166 IX.2. Las providencias judiciales que dicte la JEP son recurribles en reposición si causan una afectación al recurrente y no están excluidas de dicho recurso por las fuentes del derecho procesal transicional o por una interpretación integral del ordenamiento .............................................................................................................. 167 IX.3. Las providencias judiciales que dicte la JEP son apelables si así lo disponen las fuentes del derecho procesal transicional, si la decisión está estrechamente ligada a una que sí es apelable, o si el control de la segunda instancia deviene estrictamente necesario para proteger los fines de la Jurisdicción ...................... 176 IX.4. Los recursos mixtos se tramitan conforme a lo previsto en los artículos 12 y 14 de la Ley 1922 de 2018, tal como los interpreta conjuntamente la SA, con fundamento en las fuentes procesales de la JEP .................................................... 190

X. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS LIGADOS A LOS TRÁMITES DE NOTIFICACIÓN Y/O COMUNICACIÓN ................................................................... 192

X.1. Problemas y contexto ......................................................................................... 192

X.2. El expediente electrónico (EE) en la JEP: su administración, dirección, conformación y utilización y la cuestión de la reserva ......................................... 194 X.3. La administración y dirección del EE debe ser ejercida por el magistrado sustanciador del caso. Las secretarías judiciales realizan las labores operativas requeridas para ejecutar lo ordenado por la magistratura. Para los EE de casos individuales debe existir un manual de instrucciones que de manera general, sencilla, clara y didáctica ofrezca los lineamientos prácticos que cada usuario debe tener presente para una adecuada utilización e interacción con el EE. .............. 194 X.4. El EE estará conformado por todas las actuaciones del proceso las cuales deben estar disponibles en formato digital. Además, el EE deberá contar con la menor cantidad de cuadernos posibles................................................................................ 196 X.5. El EE debe garantizar la capacidad funcional para materializar la reserva de expedientes, cuadernos y de los documentos o archivos asociados a los mismos cuando, sustantivamente, la judicatura así lo decida ............................................ 200 X.6. Las rutas operativas para dar a conocer (notificar o comunicar) las decisiones judiciales a partir de la utilización de Legali deben ser uniformes, claras y sencillas. Asimismo, la integración e incorporación de documentos a los EE, de conformidad 6

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,ZONUM .A8C1C2 ogidóc SECCIÓN DE APELACIÓN SENTENCIA INTERPRETATIVA 3 con el Acuerdo AOG 034 de 2020, debe ser homogénea, para lo cual se acoge la interpretación y los lineamientos fijados por la Secretaría General Judicial al respecto ........................................................................................................................ 202 X.7. La Secretaría Ejecutiva desempeña una función administrativa esencial en el proceso operativo de dar a conocer las decisiones judiciales. Para fortalecer esa labor debe i) propender por la consolidación de un repositorio de datos institucionales (respecto a víctimas, comparecientes, apoderados, etc.); ii) fortalecer la articulación de roles cuando las notificaciones se realizan en regiones, territorios o comunidades y iii) implementar un mecanismo eficaz que le permita enterarse de todas las decisiones proferidas por la magistratura. ........................................ 214 X.8. La divulgación diferenciada de las decisiones. El papel de la Subdirección de Comunicaciones y de la Relatoría ............................................................................ 223

XI. PARTICULARIDADES DE LOS TRÁMITES DE NOTIFICACIÓN Y RECURSOS EN LA SRVR ............................................................................................... 229

XI.I.1. Problemas y contexto ...................................................................................... 229 XI.I.2. Los autos de apertura de los macrocasos deben ser objeto de divulgación.

Sólo deben ser notificados al Ministerio Público ................................................... 230 XI.I.3. Los autos de apertura de los macrocasos deben ser objeto de una estrategia de divulgación general, sensible a necesidades específicas de divulgación focalizada ..................................................................................................................... 235 XI.I.4. El diseño y la implementación de las estrategias de divulgación del auto de apertura del macrocaso y de representación y participación colectiva de las víctimas del mismo está a cargo de la SE, en coordinación con los despachos relatores ........................................................................................................................ 238 XI.I.5. La estrategia de divulgación del auto de apertura del macrocaso debe empezar a diseñarse antes de que éste sea adoptado y su implementación debe completarse prontamente, sin que suponga la parálisis del trámite .................. 238 XI.I.6. La necesidad de instaurar un mecanismo institucional de divulgación del estado de avance del macrocaso ............................................................................... 240 XI.I.7. El auto de determinación de hechos y conductas y la resolución de conclusiones deben notificarse a los sujetos procesales e intervinientes especiales. Por regla general, dicha notificación debe surtirse a través de estados electrónicos ....................................................................................................................................... 242 XI.I.8. Garantías de los intervinientes especiales respecto de los autos de determinación de hechos y conductas y las resoluciones de conclusiones ........ 243 XI.I.9. Garantías de los comparecientes respecto de los autos de determinación de hechos y conductas y de las resoluciones de conclusiones ............................. 243

XI.II. RECURSOS CONTRA LAS DECISIONES DE LA SRVR ............................... 244

XI.II.1. Problemas y contexto ......................................................................................... 244

XI.II.2. Las providencias judiciales que dicte la SRVR y que cuenten con espacios concretos de interacción dialógica, como garantía del debido proceso y del derecho a un recurso judicial efectivo, no son recurribles en reposición .......................... 245 7

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A XI.II.2.1. El auto que avoca conocimiento del macrocaso ..................................... 252 XI.II.2.2. El auto de determinación de hechos y conductas .................................. 253 XI.II.2.3. Resolución de conclusiones ....................................................................... 255 XI.II.3. Por regla general, las providencias judiciales que dicta la SRVR no son apelables, salvo la de selección negativa y algunas que profiere durante el trámite, si así lo estipula la ley................................................................................................. 257 XI.II.3.1. Las decisiones positiva y negativa de selección que profiere la SRVR 262

XI.II.3.2. Decisiones comunes a las Salas de Justicia, apelables incluso si las profiere la SRVR ......................................................................................................................... 269 XI.III. ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN LOS MACROCASOS ....................................................................................................... 270 XI.III.1. Problemas y contexto ................................................................................... 270 XI.III.2. Concepto y elementos del expediente electrónico (EE) .......................... 274 XI.III.3. La administración o dirección del EE ........................................................ 275 XI.III.4. La conformación del expediente ................................................................ 276 XI.III.5. La ruta operativa para la realización de notificaciones y comunicaciones electrónicas .................................................................................................................. 279

XII. INCIDENCIA DE ESTA PROVIDENCIA EN LOS TRÁMITES EN CURSO Y FUTUROS; DIFUSIÓN, APROPIACIÓN Y SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LO ORDENADO ........................................................................................................ 280

XII.1. Problemas y contexto ....................................................................................... 280 XII.2. Los lineamientos explicados en esta providencia se aplicarán a los trámites en curso y a los que se inicien en el futuro. No incid