MIGCOLOMBIA - Directiva 7 de 2019
Migración Colombia
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Detalles
- Título
- MIGCOLOMBIA - Directiva 7 de 2019
- Autor
- Migración Colombia
- Categoría
- Infralegal
- Área del derecho
- Migratorio
- Año
- 2019
E l f u t u r o | M I G R A C I Ó N es de todos
MINISTERIODE RELACIONES EXTERIORES Código: SEXT + '
DIRECTIVA
Fecha: 73
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Bogotá D.C,
PARA: TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA
DE: DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MIGRACIÓN COLOMBIA
ASUNTO: ADOPCIÓN DE LA POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA
VIGENCIA: APARTIR DE LA FECHA DE SU EXPEDICIÓN
1. FINALIDAD En cumplimiento de su deber legal y reglamentario, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia establece su compromiso como responsable del tratamiento de datos personales, con el fin de garantizar la protección del derecho fundamental que tiene todo ciudadano de disponer libremente de sus datos personales.
En este sentido, la presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Migración Colombia, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales.
2. ALCANCE La Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia con excepción de las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional.
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3. MARCO LEGAL = Sentencia C-748 del 2011, Proyecto de Ley Estatutaria de habeas data y protección de datos personales = Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de datos personales”. "= Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones” "= Decreto 4062 de 2011, “Por el cual se crea la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, se establece su objetivo y estructura”. = Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”. = Decreto 1067 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. ] = Decreto 1074 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”. = Acta Mesa Técnica de Calidad 226 del 05/06/2019, mediante la cual se revisó la viabilidad de adopción de la política. "= Acta No. 226 del 5 de julio de 2019, Mesa Técnica de Calidad, que tuvo el objetivo de revisar las solicitudes de adopción de documentos entre ellos la Política de Tratamiento de Datos Personales.
4. INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Adoptar la Política Tratamiento de Datos Personales Pl.14, la cual es de obligatorio cumplimiento. 4.2 El Grupo de Políticas y Lineamientos para el Manejo de la Información debe socializar e implementar el contenido del presente documento a los procesos involucrados.
Cordialmente, Director de la Entidad (E) WINSTON ANDRES MARTÍNEZ ACOSTA Elaboró: Leopoldo E. Klee Ebratt, Coordinador GPLYX:So Revisó: Juan Camilo González Garzón, Representante de la Alta Dirección para el SIG Aprobó: Liliana Alfonso Jaimes, Subdirectora de Extranjerí Y) AGDF .04 (v!)
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DEDATOS
TRATAMIENTO POLÍTICA a
MIGRACIÓO Ná - PERSONALES DE LA UNIDAD Código: Pl.14
; ADMINISTRATIVA ESPECIAL
MIGRACIÓN COLOMBIA eo Página 1 de 9 INTRODUCCIÓN La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, creada mediante el Decreto 4062 de 2011, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de la normativa que la reglamenta, establece su Política de Tratamiento de la información de Datos Personales, respecto de los cuales la entidad tenga la calidad de responsable del tratamiento.
1. NORMATIVIDAD O MARCO LEGAL = Constitución Política, Artículo 15, “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. " Ley 1266 de 2008, “Por medio de la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en base de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. = Sentencia C-748 del 2011, Proyecto de Ley Estatutaria de habeas data y protección de datos personales = Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de datos personales”. = Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones” "= Decreto 4062 de 2011, “Por el cual se crea la Unidad Administrativa Especial
Migración Colombia, se establece su objetivo y estructura”, "= Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”. = Decreto 1067 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. = Decreto 1074 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.
2. ANTECEDENTES La Ley Estatutaria 1581 de 2012, desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Elaboró: Revisó: Aprobó: Coordinador Políticas y Mesa Técnica de Seguridad y Lineamientos para el Manejo Protección de Datos Subdirectora de Extranjería de de la Información Mesa Técnica de Calidad EDF.15 (v.1) . Fechaf 5.00
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En el mismo sentido, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, en su capítulo 1Il reglamenta lo concerniente a la Política de Tratamiento
y aviso de privacidad, necesario para el establecimiento de la presente política.
3. DIAGNÓSTICO El tratamiento de datos realizado por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia se debe guiar por el régimen de protección de datos personales establecido por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
Migración Colombia adopta la presente política para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
4. FINALIDAD DE LA POLÍTICA En cumplimiento de su deber legal y reglamentario, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia establece su compromiso como responsable del tratamiento de datos personales, con el fin de garantizar la protección del derecho fundamental que tiene todo ciudadano de disponer libremente de sus datos personales.
En este sentido, la presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Migración Colombia, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales.
5. ALCANCE O ÁMBITO DE APLICACIÓN La Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia con excepción de las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional.
6. TEXTO DE LA POLÍTICA La Unidad Administrativa Especia! Migración Colombia se compromete como responsable
del tratamiento de datos personales con todos los ciudadanos, a garantizar el derecho a
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WMIGRACION/ MIGRACIÓN COLOMBIA Página 3 de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de la entidad. El tratamiento de los datos personales se encuentra sujeto a los principios rectores definidos en la Ley 1581 de 2012, los cuales deben ser aplicados de manera armónica e integral por parte de los procesos de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. La Política de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de los funcionarios, contratistas, practicantes y todo tercero que tenga acceso a datos personales de los cuales la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia sea responsable del tratamiento,
7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, fue creada mediante el Decreto 4062 de 2011 como un organismo civil de seguridad con personería jurídica, autonomía administrativa financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en tado el territorio nacional, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores.
Migración Colombia tiene como objetivo ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. A continuación, se relaciona la información del responsable del tratamiento de datos personales:
Nombre: Unidad Administrativa Especial Migración Colombia
NIT: 900,477.235-6
Domicilio: Nivel Central - Bogotá DC, Colombia
Dirección: Avenida Calle 28 No 59-51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá, Colombia a Correo Electrónico: servicio.ciudadano(Omigracioncolombia.gov.co = Teléfono: +57 (1) 605 54 54
8. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia realizará el tratamiento de datos personales por medio físico o electrónico dependiendo del tipo y forma en que se recolecta la información, en el mismo sentido realizará la recolección, administración, almacenamiento, uso, supresión entre otros de acuerdo con las condiciones establecidas
Elaboró: Revisó: Aprobó: Coordinador Políticas y Mesa Técnica de Seguridad y Lineamientos para el Manejo Protección de Datos Subdirectora de Extranjería 4, de la Información Mesa Técnica de Calidad
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MAMETERIO 0€ ELLACONE SEXTIREOFS ys ADMINISTRA TIVA ESPECIAL Código: P1.14
MIGRACIÓN COLOMBIA o Página 4 de 9 por la normativa y demás disposiciones que se desarrollen en esta materia para las siguientes finalidades: Las actividades propias de su misión y visión. El desarrollo de los productos, servicios y trámites ofrecidos por la Entidad La vinculación, gestión, desvinculación de personal o contratación de personas naturales para el cumplimiento de las funciones de Migración Colombia. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales a las entidades o a terceros a consecuencia de un convenio, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de interoperabilidad con otras entidades públicas. La supresión de datos personales aplicará cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.
9. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular del dato; Solicitar prueba de ta autorización otorgada a la Unidad Administrativa Especial
Migración Colombia salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; Ser informado por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales; Presentar ante la Superintendencia de industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la entidad ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; Acceder en forma gratuita a sus datos personales, de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.2.25,4.2 del Decreto 1074 de 2015. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
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10. PROCESOS RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES El proceso Gestión Servicio al Ciudadano será el encargado de gestionar las peticiones, consultas y reclamos que presenten los titulares sobre sus datos personales. Para tal efecto el proceso encargado de la Protección de Datos Personales, deberá dar los insumos necesarios conforme a su competencia y remitirlos al proceso Gestión Servicio al Ciudadano para dar respuesta a las peticiones, consultas o reclamos que se reciban en la
Entidad. Por otra parte, el Grupo de Políticas y Lineamientos para el Manejo de la Información dependiente del Proceso Gestión Extranjería, ejercerá la función de Protección de Datos.
11. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ejercerse por
las siguientes personas!:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos. Las consultas, actualización o rectificación deberán estar dirigidas a Migración Colombia y se podrán realizar por los siguientes canales de atención: CVAC+: http://apps.migracioncolombia.gov.co/centrovirtual/fformularioWeb/autha.php = Espacio virtual creado para que pueda comunicarse rápida y fácilmente con la Entidad. Podrá incluir sus Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones en espacios claramente definidos. Además, podrá realizar el seguimiento y control a sus solicitudes.
Correos de contacto: servicio.ciudadano(3migracioncolombia.gov.co 1 Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Art. 2.2.2.25.4.1.
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Atención presencia! Centros Facilitadores de Servicios Migratorios: Bogotá, D.C. lunes a viernes de 7:30 a.m. a 3:30 p.m. Jornada Continua
Cali, Ibagué, Medellín, lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Jornada Continua Neiva y Tunja: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12 m. y de 2:00 p.m. a 5:00
Resto del país: p.m.
Las actividades para atender las peticiones, consulta y reclamos son las siguientes: Para las consultas relacionadas con datos personales se deberá dejar evidencia de 1. la fecha en que se recibe la consulta, identificación del titular del dato o persona autorizada con los respectivos soportes de autorización, por lo cual se deberá registrar en el CVAC+ y canalizar al Grupo de Políticas y Lineamientos para el Manejo de la Información, de la Subdirección de Extranjería. Los reclamos relacionados con datos personales como mínimo deberán contener nombres completos e identificación del titular del dato o autorizado, descripción de la situación que origina la reclamación, dirección física o electrónica de contacto para dar respuesta al reclamo y demás documentos que soporten la reclamación. En los casos en que el reclamo resulte incompleto o impreciso, Migración Colombia deberá solicitar al titular o autorizado que complete el reclamo dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Pasados dos (2) meses contados desde la fecha del reclamo, sin que el titular o autorizado responda la solicitud de Migración Colombia, se entenderá que ha desistido del reclamo. Verificar los requisitos de identidad que garanticen la protección de los datos personales. Responder la consulta en los términos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011,
Los funcionarios, contratistas y terceros designados por la entidad deberán atender al ciudadano y brindarle la orientación necesaria para la formulación y solución de la inquietud presentada.
12. PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS ASOCIADOS A LA OPERATIVIDAD DE LA POLÍTICA El plan asociado con la operatividad de la política es el Plan de Seguridad y Privacidad de la Información definido por la entidad para cada vigencia.
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13. VIGENCIA La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia a partir de la fecha de publicación del acto administrativo que la adopte. Cualquier cambio sustancial en la Política deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales indicando la fecha de la actualización en la página web de la entidad o mediante el empleo de otros medios, como correo electrónico, aplicaciones o documentos impresos entre otros.
14. GLOSARIO Para efectos de la presente política, y atendiendo las definiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2011 y Decreto 1074 de 2015, se entiende por:
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo . el Tratamiento de datos personales. Aviso de Privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento CCTV. Sigla Circuito Cerrado de Televisión CVAC. Centro Virtual de Atención al Ciudadano. Espacio virtual creado para que pueda comunicarse rápida y fácilmente con la Entidad. Podrá incluir sus Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones en espacios claramente definidos. Además, podrá realizar el seguimiento y control a sus solicitudes. Dato Personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados. Dato Privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Dato Público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva.
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MIHISTEIO OS AMADO ETICO LS N7 ADMINISTRATIVA ESPECIAL Código: PJ.14
MIGRACIÓN COLOMBIA o Página 8 de 9 Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título 1V de la presente ley. Dato Sensible. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a
vida sexual, y datos biométricos. Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Fuente de información. Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta a! cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos Operador de información. Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente ley. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad
de los datos que le sean suministrados por la fuente. Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la presente ley.
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Coordinador Políticas y Mesa Técnica de Seguridad y Lineamientos para el Manejo Protección de Datos Subdirectora de Extranjería de la Información Mesa Técnica de Calidad
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Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión. Tratamiento de datos que implica la comunicación los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por Encargado por cuenta Responsable.
Usuario. El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información, El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Coordinador Políticas y Mesa Técnica de Seguridad y Lineamientos para el Manejo Protección de Datos Subdirectora de Extranjeriaagk de la Información Mesa Técnica de Calidad