MIGCOLOMBIA - Guía de banco terminológico

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3

1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 4 1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................... 4

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 5

3. MARCO NORMATIVO Y LEGAL ....................................................................................... 5

4. DEFINICIONES Y/O SIGLAS ............................................................................................. 6

5. DESARROLLO DE LA GUÍA.............................................................................................. 8 5.1 METODOLOGÍA ............................................................................................................. 8 5.1.1 Área de Identificación (1) ...................................................................................... 9 5.1.2 Área de Contenido y Estructura (2) .................................................................... 10 5.1.3 Área de Valoración (3) ......................................................................................... 10 5.1.4 Área de Control de la Descripción (4) ................................................................ 11 5.2 BANCO TERMINOLÓGICO .......................................................................................... 12

6. BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 352

7. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................... 353

EDF.42 (v2) Página 1 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Metodología Banco Terminológico ........................................................................ 9 Ilustración 2 Área de identificación ............................................................................................ 9 Ilustración 3 Área de contenido y estructura ........................................................................... 10 Ilustración 4 Área de valoración .............................................................................................. 11 Ilustración 5 Área de Control de la Descripción ....................................................................... 12

EDF.42 (v2) Página 2 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 INTRODUCCIÓN En cumplimiento de la normatividad archivística, en especial lo dispuesto en el Decreto 2609 de 2012, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 20001, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 20112 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”, que estableció como instrumentos archivísticos para la gestión documental los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales a la par de otros como el Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), El Programa de Gestión Documental (PGD), y el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), entre otros. Igualmente, el Artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, Reglamentario del Sector Cultura, reafirma los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales, como uno de los instrumentos archivísticos para desarrollar la gestión documental en las entidades públicas, de carácter obligatorio3. La Circular Externa No. 003 de fecha 27 de febrero de 2015, mediante la cual el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establece las directrices para la elaboración de tablas de retención documental, menciona en el punto primero de identificación y descripción de series y subseries documentales que: […] el Archivo General de la Nación conformará y administrará el

banco terminológico de series y subseries documentales, en el cual se consignará la denominación genérica de las series, de acuerdo con las denominaciones existentes, según los diferentes sectores, para lo cual se podrán tomar los nombres asignados en las tablas de retención documental de los organismos cabeza de sector4. El Archivo General de la Nación, puso a disposición para la consulta de la ciudanía “El Banco Terminológico, el cual estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la administración pública”.5 El cual fue realizado mediante una adaptación de la Norma Internacional General de Descripción 1 Presidencia de la República de Colombia. Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado” 2 Ley 1437 de 2011“Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Departamento Administrativo de la Función Pública 3 Decreto 1080 de 2015. (mayo 26). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. 4 Archivo General de la Nación. Circular Externa 003 de 2015. Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental - TRD 5 Archivo General de la Nación. “Banco Terminológico: es el instrumento archivístico elaborado por el Archivo General de la Nación, el cual estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la

administración pública”. EDF.42 (v2) Página 3 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 Archivística ISAD (G), por sus siglas en inglés, que ha servido como guía para la elaboración de otros bancos terminológicos institucionales y en este sentido Migración Colombia presenta el Banco Terminológico de Series y Subseries Misionales como instrumento archivístico que complementa los conceptos o términos que definen el contenido informático de las series y subseries presentes en las Tablas de Retención Documental de la entidad, con el fin de ser consultado por los funcionarios y partes interesadas en materia Migratoria. Este instrumento, aparte de ser construido con el objeto de dar cumplimiento a la normatividad archivística nacional, busca la normalización de la denominación de series y subseries documentales creando estructuras terminológicas que contribuyan en la unificación de criterios propios y homogéneos al interior del Sector Migratorio.

1. OBJETIVO Normalizar las series y subseries documentales de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, por medio del Banco Terminológico que contribuya a la identificación, entendimiento y compresión del contexto de la entidad, para estandarizar la denominación de series y subseries documentales a los funcionarios, contratistas y usuarios externos a partir de lo establecido en el Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental vigentes en la

Entidad. 1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Elaborar los conceptos que se desglosan de las series y subseries y que conforman el

vocabulario especializado en el marco de la producción documental de la UAEMC. • Normalizar el lenguaje utilizado en la producción documental de la UAEMC que facilite su comprensión y utilización, con el fin de evitar confundir al utilizar los términos comunes y especializados por parte de los funcionarios de la entidad. • Construir una herramienta que permita a los funcionarios conocer el contexto de la entidad y comprender los términos utilizados para definir las actividades misionales, estratégicas, transversales y de apoyo de la entidad. EDF.42 (v2) Página 4 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01

2. ALCANCE Determinar y describir las series, subseries y tipologías documentales correspondientes a cada área, proporcionando el significado de estas, de acuerdo con el trámite y gestión, permitiendo así construir una cultura documental y de apropiación de conceptos para todos los servidores públicos y usuarios externos de la UAEMC.

3. MARCO NORMATIVO Y LEGAL • LEY 594 DE 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. • LEY 1439 DE 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. • LEY 1712 DE 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. • DECRETO 2609 DE 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. • DECRETO 1080 DE 2015. Por medio de la cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos Archivísticos para la gestión documental. • ACUERDO 04 DE 2019. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e Inscripción en el Registro Único de Series DocumentalesRUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD. • NORMA TÉCNICA COLOMBIA - NTC 4095. Norma General para la Descripción Archivística del 18 de septiembre de 2013. • ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística del 19-22 de septiembre de 1999 EDF.42 (v2) Página 5 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 • CIRCULAR EXTERNA 03 DE 2015. Directrices para la elaboración de Tablas de Retencion Documental – TRD.

4. DEFINICIONES Y/O SIGLAS Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a

la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante bajo las directrices del comité de archivo.

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Banco terminológico: Instrumento Archivístico que permite la normalización de las Series y Subseries documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

Cuadro de Clasificación Documental: Instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y subseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional. Donde se permite la clasificación y descripción archivística y conformación de las agrupaciones documentales.

Descripción Documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

EDF.42 (v2) Página 6 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08

GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01

Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Instrumentos Archivísticos: Son todas las herramientas que permite la recopilación de la información para la estandarización de procesos y mejor manejo de los documentos.

Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Metadatos: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

EDF.42 (v2) Página 7 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

5. DESARROLLO DE LA GUÍA 5.1 METODOLOGÍA La metodología utilizada para la elaboración del Banco Terminológico inició con la verificación de las definiciones existentes en el Banco Terminológico del Archivo General de la Nación, el cual estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la administración pública, por lo que este documento responde netamente a las necesidades de la Unidad Administrativa Especial

Migración Colombia de controlar y manejar un solo lenguaje de la producción de las series y subseries documentales, facilitando una buena compresión de los términos y conceptos ligados a la actividad Misional, con base en las temáticas del sector al cual pertenece la UAEMC. Conforme a ello, se toma como guía para la elaboración de este documento las Tablas de Retención Documental – TRD y el Cuadro de Clasificación DocumentalCCD versión 2, para identificar las series y subseries documentales de la entidad; luego de eso se busca la definición técnica en los procesos y procedimientos de las dependencias. El resultado final es la identificación de series y subseries documentales establecidas en el presente documento, el cual servirá como guía para el manejo de un solo lenguaje archivístico en la entidad y del conocimiento para usuarios externos e internos. Así las cosas, se elaboró una ficha de descripción la cual plantean cuatro áreas de descripción, en los que se busca presentar al usuario la información de manera descriptiva: EDF.42 (v2) Página 8 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 6.1.1Área de Identificación 6.1.4Área de 6.1.2Área de Control de la Contenido y descripción Estructura 6.1.3Área de Valoración Ilustración 1 Metodología Banco Terminológico 5.1.1 Área de Identificación (1) Área que identifica la Serie y subserie a describir, se presenta la sección y/o subsección a la que pertenecen los documentos y las relaciones que se establecen entre dependencias a esos

grupos documentales. En esta área es importante destacar que, las relaciones que se identificaron sólo obedecen a una relación específicamente archivística. Ilustración 2 Área de identificación EDF.42 (v2) Página 9 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 5.1.2 Área de Contenido y Estructura (2) Esta área registra la definición de la serie y/o subserie documental y los tipos documentales que la conforman. Ilustración 3 Área de contenido y estructura 5.1.3 Área de Valoración (3) Se describe el tiempo de retención, disposición final y la descripción de la valoración, establecidos en las TRD para cada serie o subserie documental. EDF.42 (v2) Página 10 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 Ilustración 4 Área de valoración 5.1.4 Área de Control de la Descripción (4) Área de control de la descripción, para esta área se tomó en consideración información de carácter referencial, como las fuentes usadas en la definición de la serie/subserie, sean estas técnicas o normativas, así como la identificación de quien realizó el diligenciamiento de la ficha y la fecha de la descripción, que en este caso es la fecha de aval de las TRD por parte del AGN. EDF.42 (v2) Página 11 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 Ilustración 5 Área de Control de la Descripción

5.2 BANCO TERMINOLÓGICO

1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 FONDO UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

MIGRACIÓN COLOMBIA

1.2 SECCIÓN DIRECCIÓN DE MIGRACIÓN COLOMBIA

1.3 SUBSECCIÓN N/A

1.4 GRUPO N/A

1.5 SERIE ACTAS

1.6 SUBSERIE Actas del Comité Directivo 2 ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 2.1 DESCRIPCIÓN Documento que contiene las deliberaciones y decisiones de las reuniones de la alta dirección de la entidad relacionadas con la coordinación, asesoría y dirección para la interrelación de los asuntos misionales y administrativos de la entidad, con los soportes, informes de gestión y ayudas de memoria. 2.2 TIPOS DOCUMENTALES • Actas del Comité Directivo ASOCIADOS • Informes de gestión al Comité Directivo

3 ÁREA DE VALORACIÓN 3.1 TIEMPO DE RETENCIÓN 10 años EDF.42 (v2) Página 12 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 3.2 DISPOSICIÓN FINAL Conservación Total - CT 3.3 CONCEPTO DE VALORACIÓN Documentos que contienen valor informativo por reflejar las deliberaciones y decisiones relacionadas con la coordinación, asesoría y dirección de la interrelación de los asuntos misionales y

administrativos determinados por la alta dirección de Migración Colombia con valores para la investigación, la ciencia y la cultura. El tiempo de retención se contará a partir del cierre de la vigencia fiscal. Al finalizar el periodo de retención en el archivo central se conservará en su soporte original, realizándole reproducción técnica por medio de la digitalización. El Grupo de Archivo y Correspondencia realizará la transferencia secundaria al Archivo General de la Nación Reserva: Decreto 1067 de 2015. Artículo 2.2.1.11.4.3. en concordancia con el Concepto 1279 del 2000 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, articulo 19,20,21 y 22. Resolución 1351 de 2018 por la que actualiza la política general de seguridad y privacidad de la información de la UAEMC.

4 ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

4.1 NOTA DEL ARCHIVÍSTICA Elaboró: Grupo de Archivo y Correspondencia Fuente: Tablas de retención Documental – V2 de la UAEMC, con certificado de convalidación por el Archivo General de la Nación - AGN del 04 de marzo 2021. EDF.42 (v2) Página 13 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 4.2 REGLAS O NORMAS Resolución 67 de 2012 de la UAEMC, por

la cual se crea el Comité Directivo, artículo 2, parágrafo 2 El funcionario adscrito a la Dirección será el secretario técnico

4.3 FECHA DE LA DESCRIPCIÓN 04/03/2021

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 FONDO UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

MIGRACIÓN COLOMBIA

1.2 SECCIÓN DIRECCIÓN DE MIGRACIÓN COLOMBIA

1.3 SUBSECCIÓN N/A

1.4 GRUPO N/A

1.5 SERIE ACTOS ADMINISTRATIVOS

1.6 SUBSERIE Directivas

2. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 2.1 DESCRIPCIÓN Comunicación interna expedida a solicitud de una dependencia. Tiene la facultad de realizar cambios o ajustes en actividades, procedimientos, y procesos de carácter temporal para su aplicación dentro de la entidad 2.2 TIPOS DOCUMENTALES • Directivas de adopción de Guías ASOCIADOS • Directivas de adopción de

Manuales

3. ÁREA DE VALORACIÓN 3.1 TIEMPO DE RETENCIÓN 20 años 3.2 DISPOSICIÓN FINAL Conservación Total - CT 3.3 CONCEPTO DE VALORACIÓN Documentos que contienen valor informativo por contener información de carácter particular y temporal, expedido por la Dirección de Migración Colombia que refleja cambios o ajustes en procesos, procedimientos o actividades para su aplicación dentro de la entidad, con valores secundarios para la investigación, la ciencia y la cultura. El tiempo de retención se contará a partir del cierre de la vigencia fiscal. Al finalizar el periodo de retención en el archivo central se conservará en su EDF.42 (v2) Página 14 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 soporte original, y el Grupo de Archivo y Correspondencia realizará la transferencia secundaria al Archivo General de la Nación.

4. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

4.1 NOTA DEL ARCHIVÍSTICA Elaboró: Grupo de Archivo y Correspondencia Fuente: Tablas de retención Documental – V2 de la UAEMC, con certificado de convalidación por el Archivo General de la Nación - AGN del 04 de marzo 2021. 4.2 REGLAS O NORMAS Concepto No. 1999049875-1 de 1999 de la Superintendencia Bancaria. Decreto 4062 de 2011 Artículo 10 de la UAEMC.

4.3 FECHA DE LA DESCRIPCIÓN 04/03/2021

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 FONDO UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

MIGRACIÓN COLOMBIA

1.2 SECCIÓN DIRECCIÓN DE MIGRACIÓN COLOMBIA

1.3 SUBSECCIÓN DESPACHO DIRECTOR REGIONAL

1.4 GRUPO N/A 1.5 SERIE INSTRUMENTOS DE CONTROL 1.6 SUBSERIE Instrumentos de control de coordinación interinstitucional

2. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 2.1 DESCRIPCIÓN Evidencia la participación y representación de Migración Colombia en los escenarios de definición y coordinación interinstitucional que involucren o afecten el ejercicio de la regulación migratoria, previa autorización del Director de la entidad. 2.2 TIPOS DOCUMENTALES • Invitaciones - programas de

ASOCIADOS coordinación interinstitucional • Solicitud de apoyo institucional de programas de coordinación interinstitucional EDF.42 (v2) Página 15 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 • Respuestas de apoyo institucional de coordinación interinstitucional

3. ÁREA DE VALORACIÓN 3.1 TIEMPO DE RETENCIÓN 5 años 3.2 DISPOSICIÓN FINAL Selección - S 3.3 CONCEPTO DE VALORACIÓN Esta selección será sistemática. Cumplido el periodo de retención, seleccionar la documentación relacionada con los eventos y reuniones más relevantes para ser transferidos al Archivo General de la Nación en su soporte original. Y la documentación no seleccionada, al finalizar el periodo de retención, se le aplicará el proceso de eliminación especificado en los procedimientos dados por el Grupo de Archivo y Correspondencia como responsable de este proceso. El tiempo de retención se contará a partir del cierre de la vigencia fiscal.

4. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

4.1 NOTA DEL ARCHIVÍSTICA Elaboró: Grupo de Archivo y Correspondencia Fuente: Tablas de retención Documental – V2 de la UAEMC, con certificado de convalidación por el Archivo General de la Nación - AGN del 04 de marzo 2021. 4.2 REGLAS O NORMAS Decreto 4062 de 2011 artículo 10 numeral 18.

4.3 FECHA DE LA DESCRIPCIÓN 04/03/2021

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 FONDO UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

MIGRACIÓN COLOMBIA

1.2 SECCIÓN DIRECCIÓN DE MIGRACIÓN COLOMBIA

1.3 SUBSECCIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

1.4 GRUPO N/A

1.5 SERIE ACTAS EDF.42 (v2) Página 16 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 1.6 SUBSERIE Actas del Comité Asesor en Supervisión e Interventoría

2. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 2.1 DESCRIPCIÓN Contienen las deliberaciones y decisiones de las reuniones relacionadas con el apoyo y acompañamiento respectivo a los diferentes supervisores e interventores para la adopción y toma de decisiones en materia contractual. 2.2 TIPOS DOCUMENTALES • Acta del Comité Asesor en ASOCIADOS Supervisión e Interventoría • Programas de capacitación en supervisión e interventoría de contratos • Lecciones aprendidas y buenas prácticas

3. ÁREA DE VALORACIÓN 3.1 TIEMPO DE RETENCIÓN 10 años 3.2 DISPOSICIÓN FINAL Conservación Total - CT 3.3 CONCEPTO DE VALORACIÓN Documentación que contiene valor informativo por contener información sobre instrucciones dispositivas de carácter general o normativo para conocimiento al interior de la entidad con valores secundarios para la investigación la ciencia y la cultura resultante del proceso de apoyo y acompañamiento a los supervisores e interventores para la adopción y toma de

decisiones en materia contractual. El tiempo de retención se contará a partir del cierre de la vigencia fiscal. Al finalizar el periodo de retención en el Archivo Central se conservará en su soporte original, y el Grupo de Archivo y Correspondencia realizará la transferencia secundaria al Archivo General de la Nación

4. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

4.1 NOTA DEL ARCHIVÍSTICA Elaboró:

Grupo de Archivo y Correspondencia EDF.42 (v2) Página 17 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01

Fuente: Tablas de retención Documental – V2 de la UAEMC, con certificado de convalidación por el Archivo General de la Nación - AGN del 04 de marzo 2021. 4.2 REGLAS O NORMAS Resolución 34 de 2014, artículo 5

4.3 FECHA DE LA DESCRIPCIÓN 04/03/2021

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 FONDO UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

MIGRACIÓN COLOMBIA

1.2 SECCIÓN DIRECCIÓN DE MIGRACIÓN COLOMBIA

1.3 SUBSECCIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

1.4 GRUPO N/A 1.5 SERIE ACTAS 1.6 SUBSERIE Actas del Comité del Sistema Integrado de Gestión

2. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 2.1 DESCRIPCIÓN Incluye las decisiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno previsto en el numeral 8.2 del artículo 7 del Decreto 4062 de 2011, de

acuerdo con el numeral 8 de la Resolución 0063 de 2012: "Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación, y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de Migración Colombia". 2.2 TIPOS DOCUMENTALES • Convocatoria al Comité ASOCIADOS • Listado de asistencia • Acta del Comité del Sistema Integrado de Gestión

3. ÁREA DE VALORACIÓN 3.1 TIEMPO DE RETENCIÓN 10 años 3.2 DISPOSICIÓN FINAL Conservación Total - CT 3.3 CONCEPTO DE VALORACIÓN Documentos contienen valor informativo por reflejar con valor secundario, EDF.42 (v2) Página 18 de 353

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PROCESO Gestión Documental CÓDIGO AGDG.08 GUÍA Banco Terminológico-Banter VERSIÓN 01 considerados como fuente documental para la investigación, la ciencia y la cultura ya que dan testimonio de asesorar, dirigir, coordinar y controlar los asuntos relacionados con el Sistema de Control Interno el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad. El tiempo de retención se contará a partir del cierre de la vigencia fiscal. Al finalizar el periodo de retención en el Archivo Central se conservará en su soporte original, y el Grupo de Archivo y Correspondencia realizará la transferencia secundaria al Archivo General de la Nación.

4. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓ