MIGCOLOMBIA - Manual de procedimientos del proceso gestión contractual

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL

Versión 8 Bogotá D.C., Agosto de 2019

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PROCESO Gestión Contractual CÓDIGO AGC Manual de Procedimientos del

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Proceso Gestión Contractual Christian Kruger Sarmiento Director Unidad Administrativa Especial Migración Colombia Juan Camilo González Garzón Jefe Oficina Asesora de Planeación Marlen Rubiano Avelino Subdirector(a) Administrativa y Financiera Luz Miriam Botero Serna Coordinador (a) Grupo de Contratos Funcionarios del Proceso Jose Bernardo Casas Piraquive Diana Esperanza Duran Garcia Alejandra Maria Arcos Medina Belisa Amparo Oviedo Díaz Lili Marlen Lopez Garcia Prohibida la reproducción total o parcial por medio alguno sin el permiso expreso de Migración Colombia, quien tiene los derechos exclusivos sobre su contenido, el cual representa el pensamiento institucional. EDF.44 (v1) Página 2 de 88

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Proceso Gestión Contractual

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

i. GENERALIDADES DEL MANUAL

A. Objetivos del Manual

B. Alcances del Manual

C. Destinatarios del Manual

D. Manejo y conservación del Manual

E. Actualización y mejoramiento del Manual

F. Distribución y socialización del Manual

ii. PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, FORMATOS E INSTRUCTIVOS

A. Caracterización

B. Procedimientos

C. Guías

D. Formatos

E. Controles

F. Riesgos TITULO I. CONTRATACIÓN ESTATAL 1.1. Ámbito y Alcance de la Contratación 1.2. Dependencias y áreas responsables de la actividad contractual

1.3. Organigrama

TITULO II. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION ESTATAL

2.1. Transparencia 2.2. Planeación 2.3. Economía 2.4. Responsabilidad 2.5. Selección Objetiva 2.6. Publicidad 2.7. Debido Proceso 2.8. Supremacía de lo Sustancial sobre lo Formal

TITULO III. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

3.1. Igualdad 3.2. Moralidad 3.3. Eficacia 3.4. Economía 3.5. Celeridad 3.6. Imparcialidad 3.7. Publicidad EDF.44 (v1) Página 3 de 88

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Proceso Gestión Contractual 3.8. Debido Proceso 3.9. Buena Fe 3.10. Participación 3.11. Responsabilidad 3.12. Transparencia 3.13. Coordinación

TITULO IV. PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL

4.1. Eficiencia 4.2. Eficacia 4.3. Equidad 4.4. Economía 4.5. Valoración costos ambientales TITULO V. CAPACIDAD JURIDICA PARA CONTRATAR 5.1. Delegación de Competencias

5.1.1. En el Secretario General: 5.1.2. En el Subdirector Administrativo y Financiero: 5.1.3. En el Subdirector de Talento Humano: 5.1.4. En el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica: TITULO VI CAPACIDAD JURIDICA PARA CONTRATAR 6.1. Delegación de Competencias TITULO VII. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES EN MATERIA CONTRACTUAL 7.1. De los funcionarios 7.2. De los proponentes TITULO VIII. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCION CONTRACTUAL 8.1. Comité de Estructuración 8.2. Comité de Evaluación 8.3. Comité Asesor de Contratación 8.4. Comité Asesor en Supervisión e Interventoría

TITULO IX. DE LA PUBLICIDAD DE LA GESTION CONTRACTUAL

TITULO X. ETAPAS DE LA CONTRATACION 10.1 Etapa Precontractual 10.2. Modalidades de Selección 10.3. Etapa Contractual 10.4. Etapa PostContractual

TITULO XI. REGIMENES ESPECIALES EN MATERIA CONTRACTUAL EDF.44 (v1) Página 4 de 88

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Proceso Gestión Contractual 11.1Marco Normativo 11.2Contratos o Convenios con Organismos Internacionales

TITULO XII. REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL

12.1. Generalidades 12.2. Proceso Administrativo Sancionatorio

TITULO XIII. NIVELES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL

TITULO XIV. DEBERES FUNCIONALES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

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14.1. Tipologías, Conductas Generadoras y Deberes Funcionales Generadores de Responsabilidad Fiscal Contractual 14.2. Buenas Prácticas de Gestión contractual

TITULO XV. GLOSARIO EDF.44 (v1) Página 5 de 88

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Proceso Gestión Contractual INTRODUCCIÓN El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. La gestión contractual de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, como una manifestación del ejercicio de la función administrativa se ciñe a los postulados y principios del precitado artículo y adicionalmente a los específicos del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. En adición de lo anterior, el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 dispone que las Entidades Estatales deban contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente. En consecuencia de lo anterior y a efecto de cumplir el mandato legal del Decreto 1082 de 2015, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia adopta éste

Manual de Contratación mediante el cual establece preceptos generales aplicables a su gestión contractual, fijando parámetros de actuación que a su interior permitan identificar las responsabilidades que competen a cada uno de los actores partícipes de la gestión contractual y que se traduzcan en procesos de selección de contratistas transparentes y eficientes que generen contratos ejecutados para satisfacer intereses público y cumpliendo los fines que la ley impone a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. El Manual es una herramienta e instrumento que permite a los operadores contractuales ejercer sus funciones conforme la normatividad contractual vigente, a efecto de evitar errores de cualquier naturaleza que le generen acciones disciplinarias, penales o administrativas. EDF.44 (v1) Página 6 de 88

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i. GENERALIDADES DEL MANUAL

A. Objetivos del Manual Definir en el proceso de Gestión Contractual las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse en virtud de la delegación o desconcentración de funciones y la responsabilidad de quienes asumen las diferentes etapas de un proceso contractual en la entidad.

El manual es una herramienta que permite a los operadores contractuales ejercer funciones conforme a la normatividad contractual vigente; la gestión contractual les impone comportamientos rígidos teniendo en cuenta el interés general y el bien común. Los competentes contractuales deben observar el cumplimiento a los principios fundamentales de la constitución y la ley optimizando los recursos destinados a la adquisición de bienes, obras y servicios, buscando la mejor composición de la

relación costo, beneficio, calidad y oportunidad, contribuyendo así con la obtención de los resultados y metas de la entidad. El manual identifica las modalidades de contratación, así como las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados por Migración Colombia. Servir de herramienta administrativa para la evaluación de la gestión y la toma de decisiones orientadas al mejoramiento continuo de los procesos. Orientar a los funcionarios que tienen la responsabilidad de ejecutar y controlar los procedimientos respectivos. Facilitar el establecimiento de indicadores e índices para evaluar la gestión de cada uno de los procesos a cargo de la Secretaria General de Migración Colombia. Facilitar la consulta de dichos procedimientos a quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los mismos y servir de herramienta para la evaluación de la gestión.

B. Alcances del Manual En el Manual se describen los procedimientos, que se desarrollan en el proceso de

Gestión Contractual de Migración Colombia. La Secretaría General en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación podrá diseñar guías y otros documentos que servirán de consulta para que los funcionarios EDF.44 (v1) Página 7 de 88

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Proceso Gestión Contractual apliquen correctamente los métodos de trabajo en la ejecución de los diferentes procedimientos descritos.

C. Destinatarios del Manual El presente Manual está dirigido a:  Los funcionarios responsables de la ejecución y mejoramiento de cada uno

de los procedimientos que integran este Manual.  Los funcionarios de diferentes dependencias de la entidad que en desarrollo de sus funciones requieren de los procedimientos contenidos en este manual.  La ciudadanía, para que conozca los procedimientos que regulan sus actuaciones frente a la Unidad.  Los órganos de control, para que a través de él evalúen la gestión del proceso.

D. Manejo y conservación del Manual El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa, con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe mantenerse en un lugar de fácil acceso y podrá reproducirse por Intranet o correo electrónico para facilitar su consulta.

E. Actualización y mejoramiento del Manual Este manual es un instrumento flexible que permite actualizaciones o modificaciones, las cuales se deben registrar en la sección de control de cambios, previa revisión y aprobación de la Oficina Asesora de Planeación.

Así mismo, se autoriza al Comité Asesor de Contratación para que realice las modificaciones o adiciones a que haya lugar, salvo que las mismas impliquen un cambio sustancial de las políticas o principios adoptados mediante el presente acto, caso en el cual se requerirá de la aprobación de la Dirección General. El Comité Asesor de Contratación podrá expedir aplicativos que harán parte del manual de contratación en los que se incluirán las modificaciones o adiciones al mismo.

F. Distribución y socialización del Manual El manual como instrumento administrativo deberá ser distribuido y difundido por el Secretario General a todos los funcionarios que hacen parte del mismo.

El manual será publicado en la página de Intranet de Migración Colombia, para consulta. EDF.44 (v1) Página 8 de 88

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Proceso Gestión Contractual En cuanto a la Socialización, es responsabilidad del Secretario General y Directores Regionales socializarlo en cada uno de los procedimientos donde se encuentran vinculados los funcionarios.

1. PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, FORMATOS E INSTRUCTIVOS Caracterización  Caracterización del proceso de Gestión Contractual AGCC v5

Nomograma  Nomograma del proceso de Gestión contractual. Procedimientos  Procedimiento - Mínima Cuantía (AGCP.06 v4)  Procedimiento - Contratación Directa (AGCP.07 v4)  Procedimiento - Selección Abreviada (subasta, menor cuantía), Licitación y Concurso de méritos (AGCP.08 v4) Guías  Supervisión e interventor de contrato (AGCG.05 v4) Formatos  Estudios previos de selección abreviada - subasta inversa presencial (AGCF.01v3)  Estudios previos de mínima cuantía (AGCF.02 v3)  Estudios previos de menor cuantía (AGCF.03 v3)  Estudios previos - contratación directa (AGCF.04 v3)  Estudios previos - concurso de méritos (AGCF.05 v3)  Acta de Inicio (AGCF.22 v3)  Estudios previos - Licitación Pública (AGCF.27 v2)  Consolidado de evaluación y calificación (AGCF.28 v2)  Acta de cierre expediente contractual (AGCF.29v2)

 Informe de evaluación y verificación integral (AGCF.30 v2)  Informe de supervisión contractual (AGCF.31 v4)  Solicitud liquidación terminación (AGCF.32 v3)  Evaluación de proveedores (AGCF.33 v1)  Seguimiento a la gestión contractual (AGCF.34 v3)  Estudios previos acuerdo marco de precios (AGCF.35 v1)  Listas de chequeo por Modalidad de Contratación (AGCF.36 v1) EDF.44 (v1) Página 9 de 88

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Proceso Gestión Contractual Controles Los controles del proceso de gestión contractual, se encuentran constituidos en las diferentes normas de contratación pública, así como lo establecido por Colombia compra eficiente, y el desarrollo de los comités de contratación de la Entidad. Riesgos Mapa de Riesgos de gestión contractual. TITULO I. CONTRATACIÓN ESTATAL 1.1. Ámbito y Alcance de la Contratación Con el propósito de fortalecer la actividad contractual, se estructura el presente Manual de Contratación de Migración Colombia, para que sea aplicado en todas las dependencias que requieran la adquisición de servicios, bienes u obras indispensables para el cumplimiento de la misión de la Entidad. El proceso como tal inicia con la etapa precontractual, en la cual es necesaria la construcción y elaboración de los estudios y documentos previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y servicios requeridos con base en el Plan

de Adquisiciones de bienes, servicios y obra institucional, continúa con la etapa contractual y finaliza con la liquidación del contrato, que constituye la etapa postcontractual. 1.2. Funcionarios y Dependencias responsables de la actividad contractual De acuerdo con la Resoluciones No. 68 de 24 de enero de 2012, No.942 de 28 de junio de 2013 y 34 de 17 de enero de 2014 los funcionarios y dependencias responsables de la actividad contractual al interior de Migración Colombia, son los siguientes:

 SECRETARIO GENERAL

 SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA  COMITÉS:  Comité de Compras  Comité de Estructuración  Comité de Evaluación  Comité Asesor en Supervisión e Interventoría  Comité Asesor de Contratación: o Secretario General o Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o Delegado del despacho del Director General o Miembro de carácter técnico convocado por el Secretario General o Jefe de la Oficina de Control Interno EDF.44 (v1) Página 10 de 88

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Proceso Gestión Contractual o Subdirector Administrativo y Financiero o Subdirector o Jefe de la dependencia que origine la contratación TITULO II. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION ESTATAL. 2.1. Transparencia Este principio implica que la actividad administrativa debe ser del dominio público,

por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal. 2.2. Planeación Este principio tiene como finalidad principal el logro de los objetivos institucionales en materia de contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades de Migración Colombia. 2.3. Economía Se deberá tener en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios. 2.4. Responsabilidad Las autoridades y sus agentes se harán responsables de todas aquellas consecuencias que por sus decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Carta Política, las leyes y los reglamentos. 2.5. Selección Objetiva Es objetiva toda aquella selección en la cual la escogencia por parte de la Entidad se haga al ofrecimiento más favorable y a los fines de la misma, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación de carácter subjetivo. 2.6. Publicidad Las autoridades darán a conocer al público y a cualquier interesado, en forma sistemática y de manera permanente, sin la necesidad de que medie petición alguna, actos, contratos y resoluciones propias, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones de orden legal, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este manual. Cuando el interesado deba asumir el costo de la

publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma. EDF.44 (v1) Página 11 de 88

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Proceso Gestión Contractual 2.7. Debido Proceso Las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución Política en el artículo 29 de la misma y las leyes y jurisprudencia que reglamenten dicho principio, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción. 2.8. Supremacía de lo Sustancial sobre lo Formal En cualquier proceso de selección de contratistas, primará lo sustancial sobre lo formal. En razón a lo anterior, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por Migración Colombia en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la Entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación. TITULO III. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Los principios que rigen la contratación estatal están amparados en los principios que rigen la función administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales están delimitados en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y son:

3.1. Igualdad En virtud de este principio, las autoridades darán el mismo trato y protección a las personas e instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento. No obstante, serán objeto de trato y protección especial las personas que por su condición económica, física o mental se encuentran en circunstancias de debilidad manifiesta. 3.2. Moralidad Todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas. 3.3. Eficacia Remover de oficio los obstáculos formales para evitar decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos en la contratación. 3.4. Economía EDF.44 (v1) Página 12 de 88

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Proceso Gestión Contractual Optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en la contratación. 3.5. Celeridad Impulsar oficiosamente los procesos, e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. 3.6. Imparcialidad Las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación alguna y sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. 3.7. Publicidad Las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones,

mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad con lo dispuesto en este Código. Cuando el interesado deba asumir el costo de la publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma 3.8. Debido Proceso Las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción. En materia administrativa sancionatoria, se observarán adicionalmente los principios de legalidad de las faltas y de las sanciones, de presunción de inocencia, de no reformateo in pejes y non bis in ídem. 3.9. Buena Fe En virtud del principio de buena fe, las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes. 3.10. Participación Llas autoridades promoverán y atenderán las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. EDF.44 (v1) Página 13 de 88

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Proceso Gestión Contractual 3.11. Responsabilidad En virtud del principio de responsabilidad, las autoridades y sus agentes asumirán las consecuencias por sus decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de

acuerdo con la Constitución, las leyes y los reglamentos. 3.12. Transparencia La actividad administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal. 3.13. Coordinación Las autoridades concertarán sus actividades con las de otras instancias estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares. TITULO IV. PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL 4.1. Eficiencia Aquel que debe propender para que en un período determinado, la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados. 4.2. Eficacia Este principio hace referencia a la obtención de resultados de manera oportuna de tal forma que se guarde relación con los objetivos y metas.. 4.3. Equidad A través de este principio se identifican los destinatarios de la acción económica y se analiza la repartición, distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales, así como entre entidades territoriales. 4.4. Economía Es la obtención de calidad de bienes y servicios al menor costo en igualdad de condiciones. 4.5. Valoración costos ambientales Este principio hace referencia al deber de cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales, específicamente los no renovables y el medio ambiente y se debe evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. TITULO V. CAPACIDAD JURIDICA PARA CONTRATAR 5.1. Delegación de Competencias EDF.44 (v1) Página 14 de 88

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Proceso Gestión Contractual La delegación de competencias encuentra su fundamento en las disposiciones contempladas en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, artículos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artículo 92 de la Ley 136 de 1994; artículo 110 del Decreto 111 de 1996; artículo 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998, artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y las demás normas vigentes que las reglamentan, modifican y adicionan. Ahora, tal y como lo establece la Resolución No. 942 de 28 de junio de 2013, El Director de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, delegó el ejercicio de la facultad de ordenar y designar los procesos de selección, celebrar contratos o convenios con personas públicas o privadas, comprometiendo la ordenación del gasto y la ordenación del pago, a los siguientes servidores públicos de la Entidad: 5.1.5. En el Secretario General: a) La competencia para el ejercicio de funciones, atención y decisión de los asuntos establecido por ley necesarios para ordenar la apertura, dirigir la realización de procesos de selección, aplicación de sanciones y todas las actuaciones inherentes a la actividad contractual, modificación, adición, prorroga, terminación y liquidación de los contratos, así como la celebración de contratos y convenios, por todo concepto, comprometiendo recurso y ordenando el gasto a nombre de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia cuya cuantía sea superior al cien por ciento (100%) de la menor cuantía.

b) La celebración de Convenios Interadministrativos, Convenios de Cooperación y de Asociación con entidades nacionales y organismos internacionales, sin límite de cuantía. c) La celebración de contratos de comodato, contratos sin cuantía y contratos de cuantía indeterminada. d) Solicitar los certificados de disponibilidad presupuestal ante la Subdirección Administrativa y Financiera, como requisito previo al trámite para adelantar cualquier contratación. e) Autorizar, conferir y reconocer el pago de viáticos y gastos de viaje al Director General, Subdirectores Nacionales y Directores Regionales de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. En los casos en que la subdirección Administrativa y Financiera se encuentre en vacancia definitiva o en ausencia temporal, debidamente justificada por el funcionario que este ocupando ese cargo, ante la entidad, se delega en la secretaria General la facultad de ordenar y dirigir los procesos de selección, de contratación, celebrar contratos o convenios con personas públicas privadas, comprometiendo la ordenación del gasto y la ordenación del pago por todo concepto y cuantía, sin perjuicio de las prohibiciones establecidas en la resolución de delegación. EDF.44 (v1) Página 15 de 88

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Proceso Gestión Contractual En ausencia del Subdirector Administrativo y Financiero la delegación de autorizar el pago de los gastos que previamente hayan sido ordenados, sin límite de cuantía, recaerá en el Secretario General de Migración Colombia. Para estos efectos se

tendrá en cuenta el Programa Anual de Caja – PAC. Esta delegación será apoyada bajo la supervisión del Coordinador del Grupo Financiero. La delegación de ordenación del gasto de la Secretaría General, la faculta para desagregar de las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales del presupuesto de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, acorde con el plan de cuentas expedido por la Dirección General de Presupuesto Público Nacional y realizar las modificaciones correspondientes cuando sea necesario. 5.1.6. En el Subdirector Administrativo y Financiero: a) La competencia para el ejercicio de funciones, atención y decisión de los asuntos establecidos por ley necesarios para ordenar la apertura, dirigir la realización de procesos de selección realizar todas las actuaciones inherentes a la actividad contractual, la celebración de contratos por todo concepto, comprometiendo recursos y ordenando el gasto a nombre de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia cuya cuantía sea hasta por el cien por ciento (100%) de la menor cuantía, incluyendo la modificación, adición, prorroga, terminación y liquidación de los contratos, con excepción de la imposición de multas que por competencia le corresponde al Secretario General. b) La celebración de contratos interadministrativos por todo conceptos, cuya cuantía sea hasta por el cien por ciento (100%) de la menor cuantía, con excepción de la celebración de Convenios Interadministrativos, Convenios de Cooperación y de Asociación con entidades nacionales y organismos internacionales, que por competencia le corresponde al Secretario General. c) Autorizar y aprobar las órdenes de pago que previamente hayan cumplido con

los requisitos legales, teniendo en cuenta el programa anual de caja. d) Aprobar las órdenes de pago y el rembolso de las cajas menores de cualquiera sea su cuantía. e) Aprobar la orden de pago y demás trámites relacionados con impuestos, tasas y contribuciones de conformidad con lo dispuesto en materia tributaria y presupuestal. 5.1.7. En el Subdirector de Talento Humano: a) Ordenar los pagos inherentes a la nómina de Migración Colombia incluyendo sus contribuciones. b) Ordenar los pagos por conceptos de prestaciones sociales y demás acreencias laborales por razones del retiro del personal de Migración Colombia. c) Conceder, reconocer, compensar y ordenar el pago de vacaciones a los funcionarios de Migración Colombia, previa aprobación del jefe inmediato. EDF.44 (v1) Página 16 de 88

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Proceso Gestión Contractual d) Conferir y reconocer el pago de viáticos, gastos de desplazamiento y suministro de tiquetes aéreos a todos los funcionarios y contratistas de Migración Colombia, con excepción de los que por competencia confiere el Secretario General. 5.1.8. En el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica: a) Asesorar, apoyar, avalar todos los documentos que expidan los delegatarios en materia precontractual, como los estudios previos, pliegos de condiciones, invitaciones públicas, respuestas a observaciones y actos administrativos, entre

otros, así como coordinar y dirigir con el competente contractual las audiencias públicas de contratación. b) Adelantar los procesos encaminados a la imposición de multas, declaraciones de incumplimiento, caducidades y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Corresponderá al delegatario con la asesoría y el apoyo del Grupo de contratos y de los comités de contratación, tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual, es decir, expedir actos administrativos precontra