MIGCOLOMBIA - Guía para la administración de comunicaciones oficiales

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Comunicaciones Oficiales

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

1. OBJETIVO DE LA GUÍA 5 1.1 objetivos específicos 6

2. ALCANCE 7

3. MARCO NORMATIVO Y LEGAL 7

4. DEFINICIONES Y/O SIGLAS 12

5. DESARROLLO DE LA GUÍA 14 5.1 Dependencia Responsable de Proceso 15 5.1.2 Usuarios 15 5.1.3 Capacitación 16 5.1.4 Soporte técnico 17 5.1.5 Horario de Atención 17 5.1.6 Canales oficiales de comunicación y Estado de Emergencia 17 5.2. CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES DE MIGRACIÓN COLOMBIA 17 5.2.1 Comunicaciones oficiales recibidas 17 5.2.2 Comunicaciones oficiales enviadas 18 5.2.3 Comunicaciones reservadas y clasificadas 18 5.2.3.1 Comunicaciones oficiales Clasificadas 18 5.2.3.2 Comunicaciones Oficiales reservadas 19 5.3 RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES 20 5.3.1 Comunicaciones Enviadas 20 5.3.1.1 Digitalización de comunicaciones enviadas externas 20 5.3.2 Comunicaciones Recibidas externas 20 5.3.2.1 Digitalización de comunicaciones recibidas externas 20 5.3.3 Comunicaciones Internas 21 5.3.3.1 Digitalización de comunicaciones Internas 21

5.3.4 Tablas de Retención Documental 21

5.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 22

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Comunicaciones Oficiales 5.4.1 Recepción de comunicaciones oficiales 22 5.4.2 Verificación 22 5.4.2.1 Datos del destinatario: 23 5.4.2.2 Datos del remitente: 23 5.4.2.3 Anexos 23 5.4.2.4 Sobres o paquetes sospechosos: 23 5.4.3 Radicación en el sistema de gestión documental 24 5.4.3.1 Paquetes y cajas 24 5.4.3.2 Derechos de petición y Acciones de Tutela 25 5.4.3.3 Comunicaciones Anónimas 25 5.4.3.4 Facturas y recibos de servicios públicos 25 5.4.3.5 Registro y cancelación de restricciones y salidas del país 25 5.4.3.6 Movimientos Migratorios 26 5.4.3.7 Permisos de salida del país de niños, niñas y adolescentes 26 5.4.3.8 Otras comunicaciones 27 5.4.3.9 Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias - PQRS 27 5.4.3.10 Correspondencia de carácter privado o personal 27 5.4.4 Digitalización 28 5.4.5 Distribución de documentos físicos 28

5.4.6 Elaboración de comunicaciones oficiales envío externo 28 5.4.7 Firmas autorizadas 28 5.4.8 Presentación 29 5.4.9 Radicación de comunicaciones oficiales de salida externas 29 5.4.9.1 Distribución por empresa de mensajería. 29 5.4.9.2 Distribución por motorizado 30 5.5 ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS 31 5.5.1 Radicación de comunicaciones internas 31 5.5.2 Distribución de comunicaciones internas 31 5.6 RADICACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS 31 5.7 PLANILLAS Y REPORTES 32 5.6.1 consultas de envíos por corra, correo certificado y postexpress 33 EDF.42 (v1) Página 2 de 35

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Comunicaciones Oficiales 5.6.2 Consultas de envíos por servicio corra – valija 33 5.6.3 Consultas de envíos por servicio motorizado 33 5.6.4 Consultas del Sistema de Gestión Documental 33 5.6.5 Consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas 33 5.6.6 Planillas y Guías 34

6. BIBLIOGRAFÍA 34

7. CONTROL DE CAMBIOS 35

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Comunicaciones Oficiales INTRODUCCIÓN Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación y se le asigna la función de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado entre ellas se definen los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Con la expedición del Acuerdo 60 de 30 de octubre de 2001, se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN) en el marco de lo establecido en la Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos y del Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”. La Resolución 297 de 2012, artículo 22, crea el Grupo de Archivo y Correspondencia, y se le asignan funciones, dentro de las cuales se establece en el numeral 5. “administrar el servicio de correspondencia de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia”. En el 2014 con el acuerdo 007 establece los lineamientos para la reconstrucción de expedientes

y en su artículo 6° menciona que se deberán utilizar instrumentos archivísticos como Sistemas de Registro y Control de, Correspondencia y Comunicaciones Oficiales que faciliten la labor con el fin de lograr, en lo posible, la reconstrucción total o parcial de los expedientes según corresponda. Con la Ley 1712 de 2014 se regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. Con el Decreto 2106 del 2019 se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública” Se declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional con el Decreto 417 de 2020 y que con el Decreto 491 de 2020 se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica para el tiempo que dure la emergencia. EDF.42 (v1) Página 4 de 35

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Comunicaciones Oficiales Que igualmente se expide la Directiva Presidencial No. 02 de 2020 medidas para atender la

contingencia por covid-19, a partir uso de las tecnologías la información y las telecomunicaciones – TIC. El Archivo General de la Nación -AGN expide la Circular Externa 001 DE 2020, señalando los lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales y Migración Colombia expide la circular 017 de 2020 cuarentena nacional – aislamiento preventivo – Covid19Decreto 457 de 2020 y se habilitan los canales de atención para el servicio al ciudadano. Por lo tanto, para el cumplimiento de lo anteriormente mencionado se presenta la siguiente guía, la cual contiene los parámetros básicos para la administración de las comunicaciones oficiales de la entidad, que rige para el nivel Central, Direcciones Regionales, Centros Facilitadores y Puestos de Control Migratorio. Mediante esta guía se unifican los criterios y se definen las actividades para la radicación y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas a nivel interno y externo, convirtiéndose en una herramienta para normalizar las actividades al interior del Grupo de Archivo y Correspondencia y de las Áreas de Correspondencia en Regionales, proporcionando a los funcionarios de Migración Colombia, los elementos que orienten las acciones para el uso eficaz y eficiente del servicio prestado a través de estas áreas. Igualmente, la presente Guía contiene los aspectos fundamentales, dentro de los cuales se contempla el propósito de controlar tanto las comunicaciones enviadas como las recibidas de manera ágil y oportuna, que son parte integral del proceso de Gestión Documental. El alcance permite conocer la responsabilidad frente a la implementación de la Guía, con el marco normativo se presenta el soporte legal que rige a la entidad en la materia, especialmente en lo concerniente a las comunicaciones oficiales.

Y establece de manera general, aspectos de tipo administrativo, que permiten conocer cómo deben estar conformadas las dependencias encargadas de administrar las comunicaciones oficiales a nivel nacional. De igual manera establece los horarios de atención al ciudadano, para la prestación de los servicios de radicación y envío de comunicaciones oficiales, con el propósito de tener claridad frente al tipo de comunicaciones que deben surtir trámite a través del Grupo de Correspondencia del nivel central y Áreas de Correspondencia en Regionales, además de orientar al usuario de la guía, frente a la clasificación de las comunicaciones que deben surtir trámite en la entidad. Finalmente, la guía contiene los procedimientos que deben ser aplicados para la adecuada administración de las comunicaciones, de manera que se cumpla con los parámetros establecidos por las normas y se garantice la adecuada prestación del servicio al ciudadano.

1. OBJETIVO DE LA GUÍA Definir los parámetros para la administración de las comunicaciones oficiales de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, estableciendo las funciones y responsabilidades EDF.42 (v1) Página 5 de 35

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Comunicaciones Oficiales de los funcionarios frente al trámite de las comunicaciones, para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por el Grupo de Archivo y Correspondencia y las Áreas de Correspondencia a nivel nacional de la entidad, con estándares de calidad y bajo los principios que rigen la administración pública y de los intereses generales, con fundamento en los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y

publicidad de acuerdo con la eficiencia administrativa y cero papel. 1.1 objetivos específicos Mejorar la producción documental con estándares de calidad tanto entre dependencias como frente a grupos de valor, generando controles y responsabilidades que eviten la producción innecesaria de documentos, ayudando a la organización y tratamiento de la información. Determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones de la Entidad. Estandarizar los conceptos y procesos de Gestión Documental, para obtener archivos clasificados y ordenados para su posterior conservación y consulta. DE LOS PRINCIPIOS GENERALES De conformidad con el artículo 4° de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley. b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones, como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. EDF.42 (v1) Página 6 de 35

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Comunicaciones Oficiales d) Responsabilidad. Los servidores públicos de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia son responsables de gestión, organización, conservación y uso. e) Administración y acceso. Es una obligación de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia la administración de los archivos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley. f) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla. g) Modernización. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. h) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

1. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

2. ALCANCE La presente guía deberá aplicarse en toda la entidad: Nivel Central, Regionales, Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control Migratorio, en donde se reciban y envíen comunicaciones oficiales. La coordinación del Grupo de Archivo y Correspondencia del nivel central velará por la aplicabilidad de la presente guía.

Los directores regionales y coordinadores de Centros Facilitadores de Servicios Migratorios y Puestos de Control Migratorio velarán para que se apliquen los procedimientos establecidos en la presente guía, de conformidad con los lineamientos impartidos por el nivel central y las normas sobre la materia, en especial el Acuerdo 060 de 2001.

3. MARCO NORMATIVO Y LEGAL El Grupo de Archivo y Correspondencia, para el desarrollo de sus funciones, aplicará las normas sobre acceso, conservación, salvaguardia y administración de los documentos consagrados en la Constitución Política, Código Contencioso Administrativo, Código Penal, Código Sustantivo del Trabajo, Ley 190 de 1995, Ley 594 de 2000, Ley 734 de 2002, Decreto 2150 de 1995, Reglamento General del Archivo expedido por el Archivo General de la Nación.

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Comunicaciones Oficiales ▪ La Constitución Política de Colombia En el Título I de los Principios Fundamentales establece: Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación". En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I de Los Derechos Fundamentales, establece: Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley". Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..." Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución..."

El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa: Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable". Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los funcionarios como: ▪ Ley 57 de 1985. “Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales”. ▪ Acuerdo 012 de 1991. “Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central”. ▪ Acuerdo 07 de 1994. “Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”. ▪ Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción. EDF.42 (v1) Página 8 de 35

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Comunicaciones Oficiales Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá en prisión de dos (2) a

seis (6) años e interdicción de funciones por el mismo término de la pena principal. " Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley. La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía." ▪ Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de trabajo". Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos." Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos,

muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización." Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos: Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados." Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina." Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones." ▪ Decreto 2150 de 1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. EDF.42 (v1) Página 9 de 35

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Comunicaciones Oficiales ▪ Acuerdo 08 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995." ▪ Acuerdo 09 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual

se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995." ▪ Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. ▪ Acuerdo 056 de 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos”. ▪ Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”. ▪ Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. ▪ Acuerdo 039 de 2002, “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del art. 24 de la Ley 594 de 2000”. ▪ Acuerdo 042 de 2002, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,

23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. ▪ Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. ▪ Ley 962 de 2005: “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. ▪ Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. EDF.42 (v1) Página 10 de 35

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Comunicaciones Oficiales ▪ Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. ▪ Resolución 0297 de 2012: El artículo 22, crea el Grupo de Archivo y Correspondencia, y se le asignan funciones, dentro de las cuales se establece en el numeral 5. “administrar el servicio de correspondencia de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.

▪ Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”. ▪ Acuerdo 007 de 2014 “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones” ▪ Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” ▪ Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” ▪ Decreto 1081 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República” ▪ Decreto 2106 del 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública”. ▪ Decreto 417 de 2020 “Por el cual se declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional” ▪ Decreto 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”. ▪ Decreto 620 de 2020 “Por el cual se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del

Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 Y 64 de la Ley 1437 de 2011, los literales e, j y literal a del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales" ▪ Directiva 02 de 2020: Medidas para atender la contingencia generada por el covid-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones –tic. EDF.42 (v1) Página 11 de 35

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Comunicaciones Oficiales ▪ Circular 017 de 2020 UAEMC: Cuarentena Nacional-aislamiento preventivo-Covid-19Decreto 457 de 2020. ▪ Circular Externa 001 DE 2020 AGN: Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales.

4. DEFINICIONES Y/O SIGLAS ▪ Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ▪ Cadena de custodia: Es un sistema documentado que se aplica a los elementos materiales probatorios y Evidencia Física (EMP y EF), para garantizar y demostrar las

condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, almacenamiento, continuidad y registro. ▪ Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado. ▪ Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. ▪ Denuncia: Poner en evidencia e informar sobre una situación irregular, delito o falta de un ciudadano de un ciudadano y/o empresa en relación con la normatividad migratoria. ▪ Derecho de petición: Derecho fundamental consagrado en el artículo 23 de la Constitución Nacional y deber de obligatorio cumplimiento para la administración pública. Puede ejercerse en interés general o particular u obrando en cumplimiento de una obligación o deber legal. También puede tratarse de Derecho de Petición de informaciones y de Derecho de Petición de consultas. Cualquier persona lo puede presentar sin ninguna distinción. ▪ Documento: Información y su medio de soporte, el cual pude ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una muestra de estos. ▪ Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. ▪ Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. EDF.42 (v1) Página 12 de 35

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Comunicaciones Oficiales ▪ Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. ▪ Felicitaciones: Son los reconocimientos que manifiesta la satisfacción del ciudadano frente al servicio prestado por la entidad. ▪ Formato/Planilla: Medio soporte utilizado para la introducción de un tipo determinado de información. ▪ Impedimento de salida del país: Disposición impuesta exclusivamente por una entidad judicial, administrativa sobre un ciudadano para evitar su salida del país. Si es deseo de los padres, ellos pueden impedir la salida del país de sus hijos. ▪ Permiso de salida del país para adultos: Autorización otorgada exclusivamente por la entidad judicial al implicado, bajo ciertas condiciones, para que pued