MIGCOLOMBIA - Plan institucional de archivos PINAR

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

Formulado por: Grupo de Archivo y Correspondencia

Subdirección Administrativa y Financiera Secretaría General Bogotá, D.C., 2023 Versión 4 correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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13-09-2022 TABLA DE CONTENIDO DERECHOS DE AUTOR ........................................................................................................ 5

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 6

1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ....................................................................................................... 7 1.1 CREACIÓN, ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONES DE MIGRACIÓN COLOMBIA ............................................................................................................................... 7 1.1.1 Estructura Organizacional ......................................................................................... 7 1.1.2 Funciones de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia ......... 8 1.2 MISIÓN ................................................................................................................................ 9 1.3 VISIÓN ................................................................................................................................. 9 1.4 OBJETIVO .......................................................................................................................... 9 1.5 PRINCIPIOS Y VALORES ............................................................................................... 9 1.6 SISTEMA DE GESTIÓN - SIG ...................................................................................... 10 1.6.1 Política del Sistema Integrado de Gestión .......................................................... 11 1.6.2 Objetivos del Sistema Integrado de Gestión ...................................................... 11 1.6.3 Mapa de Procesos de la UAEMC ............................................................................ 12

2. ALCANCE DEL SIG ...................................................................................................... 13

3. NORMATIVA ................................................................................................................... 13

4. DEFINICIONES ............................................................................................................... 14

5. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ................................................................... 17 5.1 EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ............................................................ 17 5.2 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES .......... 21 5.3 ANÁLISIS DE PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS .......................................... 25 5.4 VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR .......................................................................... 27 5.5 ACTIVIDADES DEL PINAR ........................................................................................... 27 5.6 PLANES Y PROYECTOS .............................................................................................. 29 5.7 MAPA DE RUTA .............................................................................................................. 30

6. CONTROL Y SEGUIMIENTO ...................................................................................... 31

7. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................. 32

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TABLA DE ILUSTACIONES ILUSTRACIÓN 1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 7

ILUSTRACIÓN 2. MAPA DE PROCESOS ............................................................................ 12

ILUSTRACIÓN 3. PROYECTO ACTUALIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS .......................................................................................................... 29

ILUSTRACIÓN 4. PLAN DE CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO . 30

ILUSTRACIÓN 5. PROYECTO DE DISEÑO Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SGDEA ......................................................................................................................... 30

ILUSTRACIÓN 6. MAPA DE RUTA 2023 - 2027 .................................................................. 31

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CONTENIDO DE TABLAS TABLA 1. EVALUACIÓN SITUACIÓN ACTUAL ................................................................... 17

TABLA 2. ASPECTOS CRÍTICOS ........................................................................................ 20

TABLA 3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ............ 24

TABLA 4. ANÁLISIS PRIORIZACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS ............................................. 26

TABLA 5. ANÁLISIS EJES ARTICULADORES ..................................................................... 27

TABLA 6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PINAR ............................................................. 29

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13-09-2022 DERECHOS DE AUTOR El presente documento fue elaborado por el Grupo de Archivo y Gestión Documental de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia y al menos que se indique de forma contraria, el copyright del texto es de Migración Colombia. Se puede reproducir sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones: ▪ El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o distribuido. ▪ La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente. ▪ La copia no se hace con el fin de adoptarlo para otra entidad sin tener un estudio de sus necesidades y contexto para el mejoramiento de su propia gestión documental. ▪ Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de

Migración Colombia. Todos los derechos reservados." ▪ El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicación o servicio. Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso entrando en contacto con la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia de conformidad la normatividad.1 1 Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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13-09-2022 INTRODUCCIÓN La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia - UAEMC en cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 que, en su artículo 2.8.2.5.8 literal, se relaciona el Plan Institucional de Archivos – PINAR como uno de los documentos estratégicos fundamentales, para el desarrollo de la gestión documental en la entidad, permitiendo la planeación, ejecución y articulación con los diferentes planes y proyectos previstos en el desarrollo archivístico en la entidad. Por lo anterior y teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos y los factores críticos señalados como oportunidades de mejora según hallazgos de autorías internas. Se han contemplado objetivos y metas que, con la debida apropiación de recursos, minimicen los riesgos que actualmente se tienen, brindando las condiciones adecuadas para la preservación del patrimonio documental de la entidad y el cumplimiento de la norma archivística aplicable. Para tal efecto y teniendo como antecedente las necesidades identificadas en las versiones

anteriores de este documento, se recopilaron aquellas actividades que aún no se han desarrollado por medio de una actualización con respecto a las necesidades archivísticas que se evidencian en la entidad. Por lo anterior el objetivo de este documento es identificar y desarrollar los factores críticos, los cuales se discriminan a corto, mediano y largo plazo y se contempla que se trabajarán en las vigencias 2024 al 2026, Estructurando planes y proyectos en los cuales se establecerán metas, fechas de ejecución e indicadores para cada uno de ellos, contando así con recursos financieros, humanos, y técnicos que permitan brindar una oportuna respuesta a los requerimientos internos y externos que se reciban en la UAEMC. Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las herramientas de medición para el seguimiento y control de su ejecución. De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo – PINAR se logrará mejorar la gestión documental de UAEMC y responder a las exigencias que al respecto se generan día a día. correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

MIGRACIÓN COLOMBIA 1.1 CREACIÓN, ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONES DE MIGRACIÓN COLOMBIA El contexto estratégico que da soporte y en el que se basa el Plan Institucional de Archivos de Migración Colombia es el Decreto 4062 de 2011.

1.1.1 Estructura Organizacional Ilustración 1. Estructura organizacional Tomado de https://www.migracioncolombia.gov.co/informacion-general/content/25-organigrama correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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13-09-2022 1.1.2 Funciones de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia

1. Apoyar al Ministerio de Relaciones Exteriores y demás instituciones del Estado en la formulación y ejecución de la Política Migratoria.

2. Ejercer la vigilancia y el control migratorio de nacionales y extranjeros en el territorio nacional. Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. [en línea] Bogotá,

disponible desde: https://www.migracioncolombia.gov.co/informacion-general/content/25-organigrama

3. Llevar el registro de identificación de extranjeros y efectuar en el territorio nacional la verificación migratoria de los mismos.

4. Ejercer funciones de Policía Judicial, en coordinación con la Fiscalía General de la Nación, para las actividades relacionadas con el Objetivo de la entidad, en los términos establecidos en la ley.

5. Capturar, registrar, procesar, administrar y analizar la información de carácter migratorio y de extranjería para la toma de decisiones y consolidación de políticas en esta materia.

6. Formular, dirigir, coordinar y evaluar los planes, programas y proyectos en materia de control migratorio, extranjería y verificación migratoria, en desarrollo y de conformidad con la política migratoria.

7. Expedir los documentos relacionados con cédulas de extranjería, salvoconductos y prórrogas de permanencia y salida del país, certificado de movimientos migratorios, permiso de ingreso, registro de extranjeros y los demás trámites y documentos relacionados con migración y extranjería que sean asignados a la entidad, dentro de la política que para tal efecto establezca el Gobierno Nacional.

8. Recaudar y administrar los recursos provenientes de la tasa que trata la Ley 961 de 2005 modificada por la Ley 1238 de 2008 y demás disposiciones que la modifiquen o adicionen.

9. Recaudar y administrar las multas y sanciones económicas señaladas en el artículo 3° de la Ley 15 de 1968, en el artículo 98 del Decreto 4000 de 2004 y demás disposiciones que la modifiquen o adicionen.

10. Coordinar el intercambio de información y cooperación con otros organismos nacionales e internacionales, bajo los lineamientos del Ministerio de Relaciones Exteriores y las demás entidades competentes.

11. Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores, la adopción y cumplimiento de los compromisos internacionales del Estado en materia migratoria.

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12. Las demás que le sean asignadas.

Parágrafo. Para el ejercicio de las funciones migratorias y de extranjería, la Policía Nacional brindará a Migración Colombia la información necesaria, en especial la

proveniente de las bases de datos de la Oficina Central Nacional -QCNInterpol y de antecedentes judiciales. Así mismo, Migración Colombia debe brindar la información que requieran las demás entidades públicas para el ejercicio de sus funciones, dentro de los términos establecidos en la ley.2

1.2 MISIÓN3

Ejercer control como autoridad migratoria a ciudadanos nacionales y extranjeros en el territorio colombiano de manera técnica y especializada, brindando servicios de calidad, en el marco de la Constitución y la ley.

1.3 VISIÓN4

En 2026 seremos reconocidos a nivel nacional e internacional, como autoridad migratoria, garante de derechos y seguridad frente a la movilidad humana, con enfoque participativo y de gestión del conocimiento bajo principios de justicia social, compromiso y transparencia.

1.4 OBJETIVO5

El objetivo es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional.

1.5 PRINCIPIOS Y VALORES6

El Código de Integridad establece cinco valores que no sólo definen la ética pública, sino que complementan el enfoque disciplinario, además propenden a que, el servidor público se apropie de ellos y los aplique en los diferentes aspectos de su vida. Estos valores, 2 Funciones de Migración Colombia está definidas por el artículo 4 del Decreto 4062 de 2011 3 https://www.migracioncolombia.gov.co/informacion-general/content/20-mision 4 https://www.migracioncolombia.gov.co/informacion-general/content/19-vision 5 https://www.migracioncolombia.gov.co/informacion-general/content/21-objetivos-estrategicos

6 https://migracioncolombia.gov.co/documentos/politicas/Codigo%20de%20integridad.pdf correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol AGDF.09(v3) 13-09-2022 también fueron establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, dentro de la política de integridad nacional. • Honestidad: Actuar siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo los deberes con transparencia y rectitud para favorecer el interés colectivo por encima de los intereses particulares. • Respeto: Reconocer, valorar y tratar de manera digna a todas las personas sin importar sus características físicas o psicológicas; la labor que desarrollan, su procedencia, títulos o cualquier otra condición. • Compromiso: Ser consciente del importante papel que desempeña el servidor público y siempre estar dispuesto a resolver las necesidades de las personas con las que se relaciona diariamente, buscando siempre mejorar su bienestar. • Diligencia: Con atención, prontitud y eficiencia cumplir con las responsabilidades asignadas. • Justicia: Actuar con imparcialidad, equidad, igualdad y sin discriminación para garantizar los derechos de las personas.

1.6 SISTEMA DE GESTIÓN - SIG7

El Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permiten el ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño de la entidad, en términos

de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, considerando los diferentes modelos referenciales que aplican a la entidad. El Sistema Integrado de Gestión sigue los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), entendido como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio. 7 https://www.migracioncolombia.gov.co/informacion-general/content/234-sistema-integrado-de-gestion correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol AGDF.09(v3) 13-09-2022 1.6.1 Política del Sistema Integrado de Gestión Migración Colombia se compromete con su direccionamiento estratégico como autoridad migratoria del Estado colombiano, para dar respuesta a las necesidades y expectativas de nuestras partes interesadas, a través del mejoramiento continuo de la gestión institucional, mediante el desarrollo de nuestro talento humano y la modernización tecnológica. 1.6.2 Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Para el desarrollo de las funciones y de los procesos del Sistema Integrado de Gestión – SIG, se establecen como objetivos: a) Fortalecer las competencias y el desarrollo integral de los servidores públicos de Migración Colombia para dar respuesta a las necesidades y expectativas de nuestras partes interesadas. b) Lograr que la plataforma tecnológica institucional sea efectiva para facilitar y optimizar

las actividades misionales y de soporte de la Entidad. c) Implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión que conlleve a mejorar el desempeño de la Entidad. correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol AGDF.09(v3) 13-09-2022 1.6.3 Mapa de Procesos de la UAEMC Ilustración 2. Mapa de procesos Tomado de https://www.migracioncolombia.gov.co/informacion-general/content/234-sistema-integrado-de-gestion El mapa de procesos relaciona los procesos que han sido definidos para asegurar una operación eficaz en la entidad que permita el cumplimiento de las metas institucionales y al aumento de la satisfacción de las partes interesadas. Estos procesos están clasificados en cuatro grupos: a) Procesos Estratégicos: Incluyen aquellos procesos que definen, despliegan la estrategia y están ligados a factores claves para lograr la visión de la Entidad. b) Procesos Misionales: Incorporan los procesos que generan el producto o servicio que se entrega al ciudadano e inciden directamente en su satisfacción. correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol AGDF.09(v3) 13-09-2022 c) Procesos de Apoyo: Integrado por aquellos procesos que dan soporte y proveen los recursos necesarios para el funcionamiento de los procesos estratégicos, misionales y

de evaluación y seguimiento. d) Procesos de Evaluación y Seguimiento: Lo conforman aquellos procesos encargados de evaluar y analizar el desempeño del Sistema en términos de eficacia y eficiencia, conforme a los requisitos de las normas, así como la mejora de acciones necesarias para cumplir los requisitos de los clientes y aumentar su satisfacción.

2. ALCANCE DEL SIG El alcance del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia es: Autoridad migratoria a nivel nacional para ciudadanos nacionales y extranjeros en los siguientes servicios y productos: servicios de inmigración y emigración, migración automática, emisión de cédulas de extranjería, permiso temporal de permanencia, certificados de movimientos migratorios, registro de extranjeros y medidas migratorias.

3. NORMATIVA Ley 594 de 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ley 1437 de 2011, Capítulo IV “autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos”. Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales,

así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103). Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones" Artículo 1. Objeto. El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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13-09-2022 Decreto 1080 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Capítulos V, VII y IX.

4. DEFINICIONES8

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Aspecto Crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la Entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Comité de archivo: Grupo asesor Alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. 8 Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogotá

D.C. p.1. Artículo 1. correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o

una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones Electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la Entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la Entidad, articulado con el Plan

Estratégico Sectorial e Institucional.

Planeación: Es un proceso que se utiliza para definir y alcanzar las metas organizacionales, con tiempos establecidos, el cual se realiza sobre la base de un análisis de la organización y del entorno, estableciendo los mecanismos necesarios para poder evaluar el cumplimiento de

lo acordado.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Unidad administrativa: Unidad técnico - operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

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5. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 5.1 EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Para estipular la evaluación de la situación actual se tomaron como herramientas

administrativas los siguientes instrumentos: N° HERRAMIENTA ESTADO ACTUAL El Programa de Gestión 1 Documental – PGD se encuentra Su vigencia, caducó en el 2022 desactualizado El Plan Institucional de Archivos – 2 Su vigencia finalizará en el 2023 PINAR se encuentra desactualizado Realizado por Migración Colombia y 3 Plan de acción por dependencias publicado en: 2022 Formulario Único de Reportes de Realizado por Migración Colombia y 4 Avance de la Gestión – FURAG publicado en: 2022

No se cuentan con:

Instrumentos archivísticos los relacionados en el Decreto 1080 de - Modelo de requisitos para la gestión 5 2015 y otros necesarios para el de documentos electrónicos. adecuado desarrollo de Gestión - Banco terminológico. - Tablas de Control de Acceso. Documental - Mapa de procesos - Flujos documentales No se tiene el Plan de Capacitación en el 6 Plan de Capacitación Grupo de Archivo y Correspondencia. No se cuenta con los procedimientos y 7 Procedimientos y formatos formatos necesarios para el desarrollo del Proceso de Gestión Documental. Tabla 1. Evaluación situación actual Instrumentos que permitieron realizar la identificación de los aspectos críticos, los cuales se desarrollan a continuación. Se tuvieron en cuenta aspectos archivísticos, administrativos, técnicos y tecnológicos, con el fin de identificar los más críticos y priorizar los más relevantes. correo@migracioncolombia.gov.co Calle 24ª # 59-42 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador: 605 5454 @migracioncol

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13-09-2022 ASPECTOS CRÍTICOS POSIBLES CONSECUENCIAS Pérdida de los expedientes o documentos institucionales Carencia de infraestructura física en el traslado al archivo central de la entidad y posible adecuada para el deterioro