MIGCOLOMBIA - Resolución 717 de 2017

“Liberty aOrdde n UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA - RESOLUCIÓN | DE 2017 - “Por la cual se adopta elementos esenciales del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia! EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBenI eAjer,cic io de las facultades legales, en especial las que le confieren los numerales 14 y 24 del artículo 10 del Decreto 4062 de 2011 y, Ñ CONSIDERANDOQue el artículo 4 de la Ley 87 de 1993, relacionado con los mentos para el Sistema de Control Interno, consagra que toda entidad, bajo resp sabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar, entre otros, los siguie es aspectos que deben orientar la aplicación de Control Interno: (...) b) Definición e políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los proceso "(...) e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los cursos; (...) !) Simplificación y actualización de normas y procedimientos”. - Que el artículo 2.2.21.5.2 del Decreto 1083 de 2015 estal lece que como instrumento, que garantice el cumplimiento del control interno en las organizaciones públicas éstas elaborarán, adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación de los | procesos institucionales. Que la Ley 872 de 2003 crea el sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistémica y transparente que permita dirigir

y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes lobligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollode tales entidades. El sistema de gestión de la calise dadaopdtar á en cada entidad con | enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiariosde sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico. + Ñ RESOLUCIÓN 4 _DE 2017 Página 2.

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta elementos esenciales del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia” Que la Ley 872 de 2003 en su artículo 2 dispone que las entidades públicas del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden. Nacional deben desarrollar y: poner en funcionamiento obligatoriamente el Sistema de Gestión de Calidad.

De conformidad con el numeral 1 del artículo 6 de la Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad enla Rama Ejecutiva del Poder Público y en | otras entidades. prestadoras de servicios”, establece que dentro de la documentación definición de la política y objetivos de calidad, manuales de procedimientos y calidad necesarios para la eficaz planificación, operación y control de procesos, y los requisitos de información que maneje la entidad. Que mediante el Libro 2, Parte 2, Titulo 23, del Decreto 1083 de 2015, se adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Que la norma .NTCGP1000:2009, establece en el literal c) del numeral! 4.2.1 | “Generalidades” del numeral 4.2 “Gestión Documental”, “que la documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir los procedimientos documentados y los registros requeridos en esta norma. Que mediante el Libro 2, Parte 2, Titulo 21, Capitulo 6 del Decreto 1083 de 2015, se | adopta la. actualización del. Modelo. Estándar de Control interno — MECI-,.en el cual -| se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5% de la Ley 87 de 1993. Que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios, toda vez que tienen como propósito el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de los servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y de los funcionarios en el logro de objetivos, por lo tanto, suu implementación d« ebe ser un o procesos aa rmónico y complementario. . Que la norma. internacional: ISO. 9001 en su: ¿versión £ 2015 del Sistema de> Gestión de -| Calidad, “especifica los. requisitos para que la Entidad: demuestre la capacidad de ofrecer productos. y servicios.que cumplan los. requisitos legales y reglamentarios de los clientes, así como la de mejorar su. satisfacción mediante la aplicación eficaz del

Sistema Integrado de Gestión, empleando el enfoque a procesos, incorporando: el ciclo Planificar-Hacer-Vertficar-Actuar y el pensamiento basado en riesgo. | Que € el artículo. 49 de la Resolución 169 de 2012, establece como responsable de la .| Alta. Dirección para el Sistema. Integrado: de Gestión: de la Unidad: Administrativa - | Especial. Migración Colombia, al Jefe. de la Oficina Asesora de: Planeación. : Que mediante la Resolución 198 de 2012, se conformó el Comité Técnico del | Sistema. Integrado de Gestión y Subcomités Regionales del: Sistema Integrado de 0 Gestión: de la Unidad Adeninistrativa: Especial migración Colombia. - 3 Que medianta la Directiva 23 de 2012, se adoptó. la política y objetivos de calidad de | la Unidad. Administrativa. Especial. Migración: «Colombia y cuyo objetivo es. definir | formalmente. la. orientación. de la entidad.en materia de calidad, que-le permita cumplir la: función para la.cual fue creada, satisfacer asus clientes y. optimizar ele uso de recursos, acorde a las directrices gubernamentales en la materia. o RESOLUCIÓN N l IB L 10 MAI ai DE 2017 Página 3

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta elementos eser] ciales del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colo mia” i Que mediante la Resolución 968 de 2012, se adopta el Sistema Inte de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, el cual por los elementos de gestión necesarios de acuerdo con los requisitq

Modelo Estándarde Control Interno MEC! y el Sistema de Gesti(

según la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCG Sistema de Desarrollo Administrativo establecido por la Ley 489 de Que de acuerdo con el artículo 2% de la Resolución 968 de Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Mi tendrá un enfoque basado en procesos que se surtan en el interior las expectativas de los usuarios y ciudadanos, beneficiarios asignadas a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia” Que mediante la Resolución 1114 de 2016, se adoptó la segunda de calidad de la Unidad Administrativa Especial Migración Col establece objetivo, alcance y exclusiones, plataforma estratégic para el contro! y evaluación del SIG, mapa de procesos de la entid entidad, cuadro de interacción de procesos y definiciones del Sist Gestión. ya Que mediante la Resolución 2160 de 2016, se creó el Comité Integ Gestión, como instancia que integra las funciones que realizan Sistema de Desarrollo Administrativo, Sistema Integrado de Gesti sY4 en Línea y Anti trámites y el Comité Técnico del Sistema de Gestión | información. Que mediante Directiva19 de 2014 se adoptó los procedimientos, relacionados con los procedimientos obligatorios de la norma té

NTCGP1000.

Que en mérito de lo expuesto, | RESUELVE ARTÍCULO 1”. Definir y adoptar los siguientes elementos esenq Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migral cual será obligatorio para el ejercicio de las funciones y el desa integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migració 1 POLÍTICA DEL SIG, la alta dirección establece como pol Integrado de Gestión — SIG, la siguiente:

Migración Colombia se compromete con su direccionamiento est autoridad migratoria del Estado colombiano, para dar res necesidades y expectativas de nuestras partes interesadas) mejoramiento continuo de la gestión institucional, mediante e - nuestro talento humano y la modernización tecnológica. OBJETIVOS, para el desarrollo de las funciones y de los pro Integrado de Gestión — SIG, se establecen como objetivos: a) Fortalecer las competencias y el desarrollo integral de públicos de Migración Colombia para dar respuesta a las í expectativas de nuestras partes interesadas. dp Jrado de Gestión tará conformado 's exigidos por el n de lla Calidad 012, “el sistema ración Colombia e la entidad y en e las| funciones rsión d1 el manual mbia, donde se procedimientos , procesos de la ma Integrado de al de Desarrollo y los Comités del n y de Gobierno de Seguridad de 9 uías y formatos Senica de calidad L del Sistema ón Colombia, el | rrollo del Sistema Colombia. | | ca del Sistema ratégic o como ¿puesta a las a tra vés del desar rollo de Sos d el Sistema os servidores necesidades y 40 MAY 2017 DE. E DE 2017 Página .

Continuación de la Resolución: Por la cual se adopta elementos esenciales al Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia” - : -b) Lograr que la plataforma tecnológica. institucional sea € iva para facilitar y optimizar las actividades misionales y de soporte de la E ] 0) «Implementar y mantener un Sistema Integrado de “Gestión qt e contleve a "mejorar el desempeño de la Entidad.

3 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNSIG El alcance del Sistema Integrado de Gestión aplica a todas las actividades que | la Unidad Administrativa Especial Migración. Colombia desarrolla. en todo el _ territorio nacional. Se declara como requisito non aplicable de la norma ISO 9001:2015 el numeral 7.1.5.2 Trazabilidad de las Mediciones, por cuanto los equipos que son utilizados para la prestación de los productos y servicios como son: Lectoras de documentos de página completa, monitor, CPU, software (aplicaciones del “sistema de información PLATINUM), esclusas para el control migratorio automático, equipos de laboratorio (estéreo microscopios, video comparadores espectrales), y estaciones de enrolamiento booking (huellas dactilares, firma y fotografía) no requieren condiciones ambientales controladas, 0 - establecimiento de factores que niluyen su resultado dentro de variables de o incertidumbre de medición. -Lo anterior, ácordé a la norma ISO 17025 de 2005, en donde se establecen instalaciones, condiciones ambientales y calibración permanente para la obtención inequívoca de resultados o mediciones, lo cual no aplica para los _ equipos anteriormente citados porque no se requieren condiciones controladas, como tampoco es aplicable su calibración permanente. - Los equipos relacionados para la prestación de los productos y servicios de la entidad cuentan con mantenimientos preventivos y correctivos que ponen a punto sus elementos físicos para dar continuidad a su óptimo uso en cada una de las dependencias requeridas. 4 MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD, los procesos en Migración Colombia se agruparán dependiendo de su naturaleza en: a) Procesos Estratégicos. Incluyen aquellos procesos que definen, despliegan

la estrategia y están ligados a factores Claves para lograr | la visión de la Entidad. b) Procesos: Misionales. Incorporan los procesos que generan el producto o - servicio que se entrega al ciudadano e inciden directamente en su satisfacción. c) Procesos de Apoyo. Integrado por aquellos procesos que dan soporte y proveen los recursos necesarios para el funcionamiento de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación y seguimiento. | d) Procesos de Evaluación y Seguimiento. Lo conforman aquellos procesos encargados de evaluar y analizar el desempeño del Sistema en términos de eficacia y eficiencia, conforme a los requisitos de las normas, así como la mejora de acciones. necesarias para cumplir los requisitos de los clientes y aumentar su satisfacción. La representación gráfica de los procesos adoptada en el siguiente mapa agrupa los procesos necesarios para dar aplicabilidad al Sistema Integrado de Gestión ee n toda la Entidad o 10 MAY 2017 E RESOLUCIÓN DE 2017 Págin as Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta elementos ese nciales del Sistema integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia”

MAPA DE PROCESOS MIGRACION COLOMBIA

Gestión: Administrativo: BA Contractual: Y Financiero: 0 i 2n . esS (5 J o] e

D of 2 U N O "o U m On . ¡ io = n Ba p 3 e y Ú a ens Gestión Uep na O Comunicación: E s AOS "documental ::: s 5 CARACTERIZACIONES DE PROCESOS, las relaciones que

existen entre los procesos de Migración Colombia se establecen en las caracte izaciones de cada proceso y en el cuadro de interacción. a) Caracterización de los procesos. En ella se indica: el objetiv o y alcance del proceso, el responsable, las entradas requeridas y las salidas esperadas, los recursos necesarios para su operación, y los indicadores de des para asegurar su eficacia y control. (ver anexo de caracteriza ciones b) Interacción entre procesos. Se identifica a partir de las salidas de cada uno de los procesos caracterizados. 6 PRODUCTOS Y SERVICIOS, se establecen como prodt pertinentes al Sistema Integrado de Gestión — SIG, los siguiente a) Servicios: » Servicio de Inmigración y emigración Certificado de Movimientos Migratorios Permiso Temporal de Permanencia — PTP Migración Automática Reporte de Extranjeros — SIRE Medidas Migratorias ly empeño entradas y las uctos y servicios x X RESOLUCIÓ No o _DE 2017 Página 5 | Continuación de. la Resolución: “Por la cual se adopta. Slementos esenciales del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia” b) Productos: e Cédula de Extranjería. 7 PARTES INTERESADAS, se establecen como partes interesadas pertinentes al Sistema Integrado de Gestión - - SIG: O Exteriores. a) Ministerio de: Relac b) Consejo Directivo c) Ciudadanos Nacionales. y Extranjeros. d) Servidores Públicos de Migracio0n Colombia. e) Organismos dd eo Segunda: Lo dE

po a) El Comité Integrado de Gestión, los Gerentes « de los Procesos y los. : Directores ' Regionales, . asegurarán la. conformidad: de los requisitos | establecidos en la norma ISO 9001, al igual que las salidas previstas en los procesos. b) El Comité Ejecutivo de Gestión presentará informes trimestrales a la alta dirección sobre el estado de la mejora continua de la Entidad. c) El Jefe de la Oficina de Planeación con el apoyo de los gerentes de los procesos, informará a la alta dirección el desempeño del Sistema. d) El Jefe de la Oficina de Comunicación, con el apoyo de los Gerentes de los Procesos y de los Directores Regionales, se. asegurará de que se | promueva el enfoque al cliente. e) El Jefe de la Oficina de Planeación se asegurará que se mantenga la integridad del Sistema cuando se planifiquen o se implementen cambios en el Sistema. -f) ¿Los funcionarios que tengan personal a. cargo, tendrán como o responsabilidad: crear las condiciones para que sus equipos de trabajo se impliquen en el logro de los objetivos del Sistema. y) El Gerente de Proceso identificará las necesidades y expectativas de los - clientes, traduciéndolas en requerimientos. h) Cada Gerente de Proceso y Director Regional designará un enlace, que apoyará operativamente el desarrollo, mantenimiento, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión. i) La descripción del proceso estará a cargo del Gerente de Proceso y en coordinación con los ejecutores, diseñarán y actualizarán la documentación que lo describe, asignando responsabilidades para cada

una de sus etapas, conforme ala estructura documental definida por la Oficina Asesora de Planeación. j) El Gerente de Proceso realizará seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño del proceso y de su eficacia, a ¿fin de alcanzar los resultados esperados. 17 10 MAY 204 RESOLUCIÓN No 's DE 2017 Página 7

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta elementos esel h ciales del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Cold mbia” ARTÍCULO 3% Los documentos relacionados con el Sistema Inte grado de Gestión vinculados, tendrán seis meses de transición, mientras se reg atizan los ajustes necesarios.

ARTÍCULO 4” VIGENCIA. La presente resolución rige a partir d e la fecha de su expedición, tendrá un plazo de sesenta (60) días calendario para s u implementación y deroga la Resolución 1114 de 2016, y las demás disposicia ws que le sean contrarias.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE.

Dado en Bogotá D.C., alos c ce OSCEARMENTO| Director General Proyectó: Rolando Garnica Arias - Coordinador Grupo de Desarrollo organizacion /?

Revisó: 1% Jairo Alexander Casallas Machete —- Secretario General ' Juan Camilo Gonzalez Garzon — Jefe Oficina Asesora de (9) e EY

Guadalupe Arbeláez Izquierdo — Jefe Oficina Asesora Jurídic, Q.