MINAGRICULTURA - Resolución 000117 de 2022

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

RESOLUCION NUMERO 2022 ( EEZ00117) “Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación — SIC, " en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL En ejercicio de sus facultades legales, en particular las conferidas por el artículo 46 de la Ley 594 de 2000, el artículo 11 del Acuerdo 006 de 2014, y CONSIDERANDO: Que el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Que el artículo 46 de la citada Ley, señala en el título XI “Conservación de Documentos”, que “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las formas del ciclo vital de los documentos”. Que el artículo 1 del Acuerdo 006 de 2014, establece que: "La implementación del SIC, tiene como finalidad, garantizar la conservación y la preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología en la cual se haya elaborado, manteniendo atributos, tales como la unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final de acuerdo con la valoración documental”. Que el artículo 11 ibídem, señala que: “El Sistema Integrado de Conservación deberá

una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final de acuerdo con la valoración documental”. Que el artículo 11 ibídem, señala que: “El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Intemo de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité.” Que el artículo 2.8.2.6.1 del Decreto 1080 de 2015, señala que “Las Entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que permita”, entre otras “(...) g) preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series ———RESOLUCION No. EE: - UU 7 1/ DE2022 PÁGINA 2

Continuación de la Resolución: "Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación — SIC, en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural" y subseries, a largo, plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.” Que el numeral 1 del artículo 22 del Decreto 1985 de 2013, establece como función de la Subdirección Administrativa, dirigir, ejecutar y controlar los planes, programas, proyectos, procesos, servicios y actividades en materia de gestión del talento humano, gestión documental y administración de recursos físicos.

Que mediante Resolución No. 410 de 2013, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, creo el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, quien tiene dentro de sus funciones; entre otras, administrar y controlar los procedimientos de recepción,

Que mediante Resolución No. 410 de 2013, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, creo el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, quien tiene dentro de sus funciones; entre otras, administrar y controlar los procedimientos de recepción, distribución, clasificación, conservación, análisis de la documentación, disposición final y demás actividades relacionadas con la gestión documental de conformidad con las normas establecidas. Que mediante Resolución No. 198 de 2018 proferida por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se adopto el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y se conformó los Comités Institucional y Sectorial de Gestión y Desempeño. Que el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, presentó al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el Sistema Integrado de Conservación -SIC, quienes en cumplimiento de sus funciones revisaron la propuesta presentada, la cual fue aprobada mediante Acta 002 del 16 de julio de 2020. Que en cumplimiento de lo anterior, se hace necesario adoptar e implementar el Sistema Integrado de Conservación - SIC, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin de garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. En mérito a lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Objeto. Adóptese el Sistema Integrado de Conservación — SIC del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, compuesto por el conjunto de planes, programas, estrategias. y procesos de conservación documental y preservación digital, el cual hace parte integral de la presente resolución. Artículo 2. Implementación. La implementación del Sistema Integrado de

programas, estrategias. y procesos de conservación documental y preservación digital, el cual hace parte integral de la presente resolución. Artículo 2. Implementación. La implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, estará a cargo de la Subdirección Administrativa, a través del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, según el marco de sus competencias. Artículo 3. Actualización. El Sistema Integrado de Conservación — SIC, podrá ser modificado, adicionado o ajustado, por la Subdirección Administrativa, a través del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, de conformidad con la normatividad vigente, previa aprobación del Comité Institucional! de Gestión y Desempeño.RESOLUCION No. BEF=(0 (0 1 17 DE2022 PAGINA 3

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación — SIC, en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” Artículo 4. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE 0 6 AR. 2072 Dada en Bogotá D. C., a los

Qu 2 W. RODOLFO ZEA NAVARRO

Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural

Aprobó: Martha Lucía Rodríguez Lozano - Secretaria General €. UL:

Revisó: Yudy Estella Pulgarin Marin - Subdirectora Administat!

Francisco Basto Gómez — Coordinador Grupo de Gestón Dpcumental y Biblloteca '« <. - Miguel Angel Aguiar Delgadillo - Jete Ofidna Asesora Jurídica Pp

Francisco Basto Gómez — Coordinador Grupo de Gestón Dpcumental y Biblloteca '« <. - Miguel Angel Aguiar Delgadillo - Jete Ofidna Asesora Jurídica Pp Elaboró: |. Nataly Cruz Martinez - Grupo Gestión Documental y Biblioteca El campo es de todos SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION - SICPlan de Conservación Documental Plan de Preservación digital a largo plazo MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL - MADR Diciembre 2019El campo es de todos

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 7

2. OBJETIVOS 8

3. ALCANCE 8

4. METODOLOGÍA. 8

5. NORMATIVIDAD RELACIONADA 9

6. PLAN DE CONSERVACION DOCUMENTAL 9 6.1. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN 9 6.1.1. OBJETIVO 10 6.1.2. ALCANCE 10 6.1.3. METODOLOGÍA 11 6.1.4. ACTIVIDADES DEL PROGRAMA 12 6.1.5. RESPONSABLES 13 6.1.6. RECURSOS 13 6.2. PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FÍSICAS 14 6.2.1. OBJETIVO 16 6.2.2. ALCANCE 16 6.2.3. PROBLEMAS A SOLUCIONAR 16 6.2.4. METODOLOGÍA 16 6.2.5. ACTIVIDADES DEL PROGRAMA 17 6.2.6. RECURSOS 18 6.2.7. RESPONSABLES 18

6.2.8. TIEMPO DE EJECUCIÓN 18

6.2.5. ACTIVIDADES DEL PROGRAMA 17 6.2.6. RECURSOS 18 6.2.7. RESPONSABLES 18

6.2.8. TIEMPO DE EJECUCIÓN 18 6.3. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL 19 6.3.1. OBJETIVO 19 6.3.2. ALCANCE 19

6.3.3. ACTIVIDADES DE SANEAMIENTO AMBIENTAL 19

Avenidadimenez N 74.17 [ Correspandenciay Atención al Ciudadane Carrera 8 N128 - 31, Piso S PBXESTIZ54500 Lunes de Atención al Ciudadano Nacional Gratuita OI8000SIOCSO Codigo Postat NINTIL Ministerie de Agricultura y Desarrollo Rural6.3.4. 6.3.5. CONDICIONES GENERALES DE LAS ÁREAS DONDE SE ENCUENTRA DOCUMENTACIÓN CON El campo es de todos

INDICADORES DE DETERIORO BIOLÓGICO:

PRESENCIA DE DETERIORO BIOLÓGICO:

6.3.6. 6.3.7. 6.3.8. 6.3.9. 6.4. 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.4.4. 6.4.5. 6.4.6. 6.4.7. 6.4.8. 6.4.9. 6.5. 6.5.1. 6.5.2. 6.5.3. 6.5.4. 6.5.5. 6.5.6. 6.5.7. 6.6. 6.6.1. 6.6.2.

6.5.2. 6.5.3. 6.5.4. 6.5.5. 6.5.6. 6.5.7. 6.6. 6.6.1. 6.6.2. 6.6.3. 6.6.4. 6.6.5. 6.6.6. 6.6.7. 6.7. 21 21

MONITOREO DE DETERIORO BIOLÓGICO, CONTROL Y ERRADICACIÓN EN ÁREAS DE ARCHIVO.

22

RECURSOS.

RESPONSABLES

TIEMPOS DE EJECUCIÓN

PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

CONSIDERACIONES PREVIAS

SISTEMAS DE CONTROL

OBJETIVO

ALCANCE

METODOLOGÍA

ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

RECURSOS

RESPONSABLES

TIEMPOS DE EJECUCIÓN.

PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y RE-ALMACENAMIENTO

UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO

OBJETIVO

ALCANCE

METODOLOGÍA

ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

RECURSOS

RESPONSABLES

PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

PROTOCOLOS DE EMERGENCIA:

OBJETIVO

ALCANCE

METODOLOGÍA

ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

RECURSOS

RESPONSABLES

CRONOGRAMA DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

7. PLAN DE PRESERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO

23 23 23 24 24 25 25 26 26 26 27 27 27 27 28 32

7. PLAN DE PRESERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO

23 23 23 24 24 25 25 26 26 26 27 27 27 27 28 32 33 33 33 34 34 35 36 37 37 37 38 39 39 39 39 Avenida Jimenezn 74.17 Corespondancia y Atención al Ciudadano Carrara 8 N 128 - 31.Pi505 | PBX [5712545300 1 Lineade Atención al Ciudadano Nacional Gratuita Ol800OSI00SO Codigo Postai Ny II Ministerio de Agneuitura y Desarrollo RuralLS 0Zvid oduro gEl campo. [es de todos LISTA DE TABLAS Tabla 1 Tipos de Capacitación .... Tabla 2 Métodos de Capacitación Tabla 3 Actividades del Programa de Capacitación . Tabla 4 Recursos del programa de Capacitación.. Tabla 5 Aspectos programa de inspección y mantenimiento de instalaciones físicas . Tabla 6 Actividades del programa de inspección y mantenimiento Tabla 7 Recursos programa de inspección y mantenimiento Tabla 8 Recursos programa de saneamiento ambiental .... Tabla 9 Rangos de conservación por soporte documental. Tabla 10 Opciones de Control por aspecto ..... Tabla 11 Actividades del programa de monitoreo y control de condiciones ambientales Tabla 12 Recursos del programa de monitoreo y control de condiciones ambientales... Tabla 13 Características de las unidades de conservación y almacenamiento . Tabla 14 Actividades del programa de almacenamiento y re-almacenamiento .. Tabla 15 Recursos programa almacenamiento y re-almacenamiento... Tabla 16 Actividades programa de prevención de emergencias y atención de desastres .

Tabla 13 Características de las unidades de conservación y almacenamiento . Tabla 14 Actividades del programa de almacenamiento y re-almacenamiento .. Tabla 15 Recursos programa almacenamiento y re-almacenamiento... Tabla 16 Actividades programa de prevención de emergencias y atención de desastres . Tabla 17 Recursos programa prevención de emergencias y atención de desastres Tabla 18 Procedimientos recomendados - Preservación Digital a largo plazo Tabla 19 Evaluación de Riesgos... Tabla 20 Estrategias de preservación digita Tabla 21 Matriz de responsabilidades Avenida Jimenez" 74.17, | Correspondenciay Atención al Ciudadano: Carreras N 128 - 3, Piso 5 Codigo Postal N TI PEX [+571)2543300 H Línea de Atención al Ciudadano Nacionat Cratuita OISWOCSIO0SO Ministerio de Agricultura y Besarroilo RuralEl capo e: de fodos LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Conocimiento del Riesgo - Plan de Emergencias R llustracion 2 Pasos clave para la implementación del Plan de Emergencias .37 Ilustración 3 Medios de almacenamiento ........ Ilustración 4 Procesos de la Gestión Documental . llustración 5 PETI MADR............ llustración 6 Modelo de Gestión IT4+. llustración 7 Características de un Documento Electrónico de Archivo. Ilustración 8 Elementos del expediente electrónico Ilustración 9 Diagrama procesos y servicios ...... Ilustración 10 Formato caracterización tipos documentales Ilustración 11 Ejemplos de formatos de preservación y difusión . Ilustración 12 Entidades y relaciones aplicables al modelo de metadatos Ilustración 13 Cronograma Plan de Preservación Digital llustración 14 Presupuesto Plan de Preservación Digital

Ilustración 11 Ejemplos de formatos de preservación y difusión . Ilustración 12 Entidades y relaciones aplicables al modelo de metadatos Ilustración 13 Cronograma Plan de Preservación Digital llustración 14 Presupuesto Plan de Preservación Digital Avenida ImenezN.74 T | Corespondenciay Atención al Ciudadano: Camera 8 N°1283, Pisos § Codigopostat Ne PEX 5742543300 H Uinea de Atención al Ciudadano Nacional Gratuita O18000SIO0SO i Ministerio de Agria.Itura y Desarrolio RuralEl campo es de todos

1. INTRODUCCION En el presente documento se estructura de conformidad con el Acuerdo 006 del 2014, el Plan de Conservación Documental el cual está conformado por 6 programas de conservación

preventiva: Capacitación Inspección Saneamiento Monitoreo Almacenamiento Prevención de emergencias Para el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, es de suma importancia implementar acciones para la conservacion de los diferentes soportes documentales que conforman la memoria administrativa de la entidad; por ello las actividades proyectadas en cada uno de los programas obedece a necesidades particulares de la infraestructura y estructura organizacional. La estructura de estos programas mantiene los lineamientos del Acuerdo anteriormente mencionado y de la Guía de Diseño del Sistema Integrado de Conservación: Componente de Plan de Conservación documental, publicación del Archivo General de la Nación. El Plan de preservación digital es un conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo, dirigidas a preservar la información que se encuentra en medios digitales, que son formatos a través de los cuales se puede crear, observar, transformar y preservar la información en una gran variedad de dispositivos electrónicos digitales tales como: imágenes digitales, videos digitales;

dirigidas a preservar la información que se encuentra en medios digitales, que son formatos a través de los cuales se puede crear, observar, transformar y preservar la información en una gran variedad de dispositivos electrónicos digitales tales como: imágenes digitales, videos digitales; videojuegos, páginas web y sitios web; dada la importancia de esta información se debe garantizar que esta mantenga sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo, lo anterior dando cumplimiento al Artículo 5 del Capítulo | “Generalidades” y Articulo 18 del Capítulo HI “del Plan de Preservación Digital a largo plazo”, descrito en el Acuerdo 006 del 15 de Octubre de 2014 emitido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciados, “por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”. En tal sentido y con el fin de que la memoria histórica documental no se pierda dentro de los cambios tecnológicos de equipos y soportes, el plan de preservación a largo plazo plantea la planificación de políticas, estrategias y metodologías, más adecuadas a las necesidades del MADR, que permitan alcanzar el objetivo de preservación de la documentación digital. Avenida Jimenez Ne 74-17. | Corespondenciay Atención al Ciudadano: Carrera 8 N 128 -31, Piso S | Codigo Poste NT PBXDSTIZSA5I08 ' Uinea de Atención al Cludadano Nacional Gratuita O1EC0CSI080 MinistariodeAgricultura y Desarrollo RuralEl campo | es de todos Su ejecución, control y seguimiento, se desarrolla anualmente, de manera que facilite la

PBXDSTIZSA5I08 ' Uinea de Atención al Cludadano Nacional Gratuita O1EC0CSI080 MinistariodeAgricultura y Desarrollo RuralEl campo | es de todos Su ejecución, control y seguimiento, se desarrolla anualmente, de manera que facilite la evaluación de indicadores de efectividad por vigencia, así mismo el Plan se articula con los demás sistemas, planes y proyectos que hacen parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el Sistema de Gestión de Calidad, Plan de capacitación, Plan de adquisiciones, entreotros, considerando que este es parte integral del Programa de Gestión Documental (PGD).

2. OBJETIVOS Favorecer el entorno inmediato de los archivos del MADR, mediante la ejecución de actividades que, desde la conservación preventiva, se actúe en el contexto inmediato de los documentos y se establezcan condiciones de perdurabilidad.

Formular estrategias en el plan de preservación digital, independientemente del medio tecnológico en el cual se haya elaborado, para asegurar la autenticidad, uso, accesibilidad, fiabilidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos y/o digitales de archivo, así como su disponibilidad, legibilidad, acceso y almacenamiento de los documentos del MADR.

3. ALCANCE El presente documento, está destinado a orientar a los contratistas y funcionarios del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural — MADRpara la adopción de las políticas y lineamientos que permitan la conservación y preservación adecuada de los documentos que se reciben, generan y procesan en medios físicos, digitales y/o electrónicos, con el fin de garantizar su acceso en el presente y futuro.

4. METODOLOGÍA En el presente documento se estructuran de manera independiente los Programas, los cuales

y procesan en medios físicos, digitales y/o electrónicos, con el fin de garantizar su acceso en el presente y futuro.

4. METODOLOGÍA En el presente documento se estructuran de manera independiente los Programas, los cuales se deben articular en la etapa de implementación dado a que de esta articulación depende toda la estrategia de conservación preventiva.

Como se explicará en el contenido del documento, el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca se debe articular con las áreas responsables en el desarrollo de las actividades que no estén en el alcance técnico y conceptual de su equipo de trabajo o que por función no le correspondan. Avenidalimenez N”.7A 17 | Comespondenciay Atención al Ciudadano: Carrera 8 N 128 - 3, PsoS Codigo postal N II PAX [+S712543300 H Linea de Atención al Ciudadano Nacional Gratuita 018000510050 Minsteriode Agricultura y DexarrolloRuralVAVYNOIOVT34 AVOIALLYWHON 'S6.1.1. Objetivo Realizar actividades de sensibilización tendientes a la conservación documental, que se encuentren en coherencia con el Plan de Capacitación del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. 6.1.1.1. Objetivos Específicos e Garantizar la efectividad de los programas que conforman el SIC, mediante el fortalecimiento de competencias funcionales y técnicas para los funcionarios de la Entidad. e Definir mecanismos y acciones de socialización del SIC para incentivar los valores documentales, históricos, administrativos, culturales y testimoniales de los documentos. e Generar herramientas y mecanismos para la sensibilización de funcionarios y/o contratistas en pro del aseguramiento de la información de la Entidad. e Contribuir a la adecuada implementación del Sistema Integrado de Conservación y sus

e Generar herramientas y mecanismos para la sensibilización de funcionarios y/o contratistas en pro del aseguramiento de la información de la Entidad. e Contribuir a la adecuada implementación del Sistema Integrado de Conservación y sus programas, como elemento transversal en la Gestión Documental del MADR. 6.1.2. Alcance Este programa está definido normativamente mediante la Ley 594 de 2000 que en su Artículo 18 establece que “las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los servidores públicos de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor”. De igual forma, “el Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de fonnacion profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas”. De esta forma, el programa de sensibilización debe dar alcance al fortalecimiento de la Gestión Documental y la conservación de documentos a corto, mediano y largo plazo en todos sus espacios de archivo de la Entidad. El presente programa debe ser socializado a todos los funcionarios y contratistas del MADR, este debe formar parte del Plan Anual de Capacitación de la Entidad, inmerso en las temáticas de gestión documental, con el fin de permitir fortalecer la implementación de los planes de conservación documental y preservación digital a largo plazo. Las actividades de capacitación deben contener como mínimo las siguientes temáticas: Aspectos generales de la Gestión documental. Factores de deterioro y Conservación de documentos físicos y electrónicos. Riesgos de salud para los funcionarios que laboran con los documentos de archivo. Mecanismos de prevención de desastres y manejo de emergencias en archivos de gestión y central. e Uso de equipos y/o herramientas necesarias para la conservación de la documentación.

Riesgos de salud para los funcionarios que laboran con los documentos de archivo. Mecanismos de prevención de desastres y manejo de emergencias en archivos de gestión y central. e Uso de equipos y/o herramientas necesarias para la conservación de la documentación. Avanida Jimenez. N>.7A . 7. PBX [5712543300 Correspondenciay aterción al Ciudadano: Carrera 8N°1283, FisoS Codigo Posta N+ TR Línea de Atención al Ciudadano Nacional Gratuita 018000510050 Ministerio de Agricultura y Desarrollo RuralEl campo es de todos 6.1.2.1. Problemas a solucionar: e Toma de conciencia sobre la importancia de la conservación del patrimonio documental del MADR, sin importar el medio o soporte donde se encuentre registrado. e Reconocimiento y valoración de los archivos como fuente de información patrimonial con valores legales, administrativos y de investigación. e Conocer los mecanismos de conservación de la documentación sin importar el soporte en el cual se almacena. e Competencias para la identificación de los riesgos asociados a la preservación y conservación de los documentos. e Conocimiento del manejo de situaciones de emergencia que afectan los documentos. 6.1.3. Metodología El presente programa se debe incluir en la definición anual del Plan Anual de Capacitación del MADR, componente de gestión documental, dando a conocer las temáticas de conservación, aplicación de buenas prácticas, definición de métodos de almacenamiento y manipulación de la documentación, con el objeto de disminuir los riesgos existentes en los depósitos de archivo y los archivos de gestión. Adicionalmente dar a conocer la responsabilidad de los funcionarios y/o

aplicación de buenas prácticas, definición de métodos de almacenamiento y manipulación de la documentación, con el objeto de disminuir los riesgos existentes en los depósitos de archivo y los archivos de gestión. Adicionalmente dar a conocer la responsabilidad de los funcionarios y/o contratistas sobre la información producida, recibida, tramitada y custodiada en el ejercicio de sus funciones. A continuación, se presentan los tipos y métodos de capacitación a aplicar en el MADR: 6.1.3.1. Tipos de Capacitación EEE Programa de inducción a personal nuevo | Sesiones periódicas enfocadas en el impacto del manejo documental Sesiones de sensibilización y capacitación que tienen como propósito presentar soluciones correctivas a implementar para la conservación de la documentación Sesiones que imparten conocimientos básicos para el manejo de la información y la conservación según el Sistema Integrado de Conservación - SIC. Tabla 1 Tipos de Capacitación Averida Ximenez N 7A.17. | Comespandenciay Atención al Ciudadano: Carrara 8.N 128 - 3, PisoS Codigo Postal N" 17 PBX (+57112543300 | lreadeatenciónal Ciudadano Nacional Gratuita O1I8WOESIOOSO Ministerio de Agricultura y Desarrolo RuralEl campo es de todos 6.1.3.2. Métodos de Capacitación E T E o CONFERENCIA - | Exposición por conferencista sobre las políticas de Gestión Documental “. | responsabilidades y buenas prácticas. Debe ser participativa e integrar al auditorio de manera dinámica, abordando temas específicos planteados con sobre la conservación de los documentos TALLER: Lider capacitador o profesional en Conservación — Restauración que abordará

“. | responsabilidades y buenas prácticas. Debe ser participativa e integrar al auditorio de manera dinámica, abordando temas específicos planteados con sobre la conservación de los documentos TALLER: Lider capacitador o profesional en Conservación — Restauración que abordará PRÁCTICO las temáticas del SIC con una línea de aprendizaje establecida que de pautas e implemente seguimiento operativo por medio de un taller práctico de una o más sesiones. SOCIALIZACIÓN | Uso de diferentes herramientas como página web, correos electrónicos y PERMANENTE | elementos audiovisuales entre otros, para socializar de manera pernanente la normatividad vigente, el SIC y demás temas que requieran mayor recordación en el personal de la Entidad. Tabla 2 Métodos de Capacitación 6.1.4. Actividades del programa Elaborar el material necesario para abarcar todos los temas (presentaciones, ayudas audiovisuales y talleres prácticos. - 2 T EE - Sube Norinatividad, estructura y resultados del diagnóstico: Directivos y Área de Gestión Documental y Bibioteca “dela entidad. - Uso de EPP, para trabajo en el archivo Personal que trabaja en archivo, líderes de cada área que manipulan documentación. Buenas prácticas para manejo de documentación Limpieza de espacios de archivo Personal de aseo y Área de Gestión Documental y Biblioteca, : lideres de las áreas. Primeros auxilios a documentos ~ Personal que trabaja en archivo, lideres de cada área que manipulan documentación. Tabla 3 Actividades del Programa de Capacitación Avenida Jimenez N 74.17 | Comespondenciay Atención al Ciudadano: Carara 8 N"12831.iso 5 Codigo Postal N+, MIL

Tabla 3 Actividades del Programa de Capacitación Avenida Jimenez N 74.17 | Comespondenciay Atención al Ciudadano: Carara 8 N"12831.iso 5 Codigo Postal N+, MIL PX (5712543300 Linea de Atención al Ciudadano Nacional Cratuita OIB000S10050 — | Misterio de Agricultura y Desarollo RuralEl campo es de todos

1. Socializar las temáticas asociadas a los programas del SIC como parte de la ejecución del Programa Anual de Capacitación de la Entidad y el Cronograma de Capacitación de

Archivo.

2. Generar competencias que apoyen la conservación de los documentos y el manejo de la información mediante la aplicación de herramientas prácticas.

3. Brindar charlas informales en las oficinas, durante la ejecución de actividades de apoyo técnico en gestión documental y archivo.

4. Programar talleres con expertos en temas de conservación.

5. Realiza una jornada de sensibilización que involucre a todo el personal referente al

Grupo de Gestión Documental y Archivo.

6. Socializar constantemente la normatividad vigente mediante la página web, correos electrónicos, y diferentes medios audiovisuales. 6.1.5. Responsables El programa de capacitación es responsabilidad de la Subdirección Administrativa y el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca y el equipo de profesionales encargados del archivo. 6.1.6. Recursos A continuación, se definen los recursos necesarios para el desarrollo de programa: : expositores que tengan el perfil especializado y experiencia sobre temáticas Humano asociadas al Sistema Integrado de Conservación — SIC.

Técnico - | Parallevar a cabo el plan de capacitación se debe contar conmesas de trabajo que determinen las necesidades tecnológicas que requieren los capacitadores:

Humano asociadas al Sistema Integrado de Conservación — SIC. Técnico - | Parallevar a cabo el plan de capacitación se debe contar conmesas de trabajo que determinen las necesidades tecnológicas que requieren los capacitadores: como equipos de cómputo, mesas, papel, tableros, plumones, video beam, proyector, equipo multimedia, TV, micrófonos, etc. Correspondencia y Atención al Ciudadano: Carrera 8 N° 128 - 31, Fisos Codigo Postal”. M7 Lines de Atencional Cludadano Nacional Gratuita CIEOOCSIDONO | Ministeriode Agricultura y Desarrollo RuralEl campo es de todos Según la actividad y el número de personas a capacitar se debe verificar: Logísticos g e Confirmar el (los) expositores e Coordinar herramientas de apoyo e Agendaralas personas capacitar y verificar que confirmen e Realizar la citación con mínimo una semana de antelación Tener impreso formato de asistencia de la entidad y del capacitador e Contar con un líder de apoyo intemo de la entidad que aporte conocimiento al expositor en caso de requerirse. La entidad deberá contar con los recursos económicos necesarios para el Financieros desarrollo del programa: e Honorarios de Expositor Externo e Refrigerio Alquier de equipos e Alquier de Auditorio para público masivo Tabla 4 Recursos del programa de Capacitación 6.2. Programa de inspección y mantenimiento de instalaciones físicas Este programa se enfoca en la definición de las características básicas de infraestructura, para que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural — MADR cuente con los espacios adecuados que garanticen la conservación de la documentación. Así establece los mecanismos necesarios para la adecuación y mantenimiento de las áreas designadas al depósito de documentación,

que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural — MADR cuente con los espacios adecuados que garanticen la conservación de la documentación. Así establece los mecanismos necesarios para la adecuación y mantenimiento de las áreas designadas al depósito de documentación, fundamentalmente en Bancol, Fontibón, Mezanine y Archivos de Gestión de las unidades administrativas. De igual forma, permitirá evalu