MINAGRICULTURA - Resolución 000230 de 2022

Libertad y Orden

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2022

ES-00230, “Por la cual se adopta el Manual Interno de Protección de Datos Personales y se designa el Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” El MINISTRO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por los artículos 2.2.2.25.3.1 y 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, y CONSIDERANDO Que el artículo 15 de la Constitución Política, establece la protección de los datos personales, como el derecho fundamental que tienen todas las personas de conservar su intimidad personal, familiar y su buen nombre, así como conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre las personas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Que el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan nomas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, establece como función de los Ministros, entre otras, ejercer bajo su propia responsabilidad, las funciones que la ley les confiera y vigilar el cumplimiento de las que por mandato legal se hayan otorgado a dependencias del Ministerio, así como de las que se hayan delegado en funcionarios del mismo. Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012, tiene como objeto “desarrollar el derecho

mandato legal se hayan otorgado a dependencias del Ministerio, así como de las que se hayan delegado en funcionarios del mismo. Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012, tiene como objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. Que la citada Ley establece, entre otros que “los principios y disposiciones contenidas en la presente ley, serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada”, y estará a cargo de la “persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”.RESOLUCION NUMERO - Hoja N°. 2 E=-00230

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta el Manual Intemo de Protección de Datos Personales y se designa el Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” Que el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, señala que “los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o

Turismo”, señala que “los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares”. Que el artículo 2.2.2.25.4.4. del mencionado decreto dispone que todo responsable y encargado del tratamiento de los datos personales, deberá designar a una persona o área la función de protección de datos, quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Que el artículo 2.2.2.25.6.1. ibídem, establece que los responsables del tratamiento de datos personales deben demostrar a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, la implementación de medidas apropiadas y efectivas para cumplir las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012. Que el artículo 2.2.2.25.6.2. del Decreto 1074 de 2015, ordena que las medidas adoptadas por los responsables de los datos personales, deben ser consistentes con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, para garantizar: "1. La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este capítulo. 2. La adopción de mecanismos intemos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación. 3. La adopción de

la Ley 1581 de 2012 y este capítulo. 2. La adopción de mecanismos intemos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación. 3. La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del tratamiento”. Que la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante el documento “Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability) 2016”, dispone que los responsables del tratamiento de datos deben contar con un programa integral para la gestión de datos personales para el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos. Que la Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través de memorando 2022190-016118-3 remitió la justificación técnica, señalando entre otros aspectos los siguientes: - Que la función del área u oficial de datos dentro de la organización es la de velar por la implementación efectiva de -la políticas y procedimientos adoptados por estas para cumplir las normas, así como la implementación de nuevas prácticas de gestión de los datos. DeRESOLUCION NUMERO IE: 0 0 2 30 Hoja N°. 3

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta el Manual Intemo de Protección de Datos Personales y se designa el Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” acuerdo con la Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada, el oficial de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el Programa que permita que la organización cumpla las normas sobre protección de datos personales,

Desarrollo Rural” acuerdo con la Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada, el oficial de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el Programa que permita que la organización cumpla las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles del programa, su evaluación y revisión permanente. - Teniendo en cuenta (...) que en la actualidad no se cuenta con un área o persona encargada formalmente de la centralización, promoción, control y monitoreo los diferentes aspectos relacionados con la protección de los datos, se hace necesario expedir el acto para designar el Oficial de Protección de Datos Personales, con el propósito de garantizar el cumplimiento de la normatividad expedida y del buen funcionamiento del Programa Integral de Datos Personales y establecer sus funciones y adoptar el Manual Intemo de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural entendiendo que El Oficial de Datos Personales es el rol responsable de velar por el cumplimiento de las normas en esta materia y de que el Programa Integral de Gestión de Datos Personales se desarrolle de manera efectiva a nivel de la organización, el cual quedará a cargo del Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, quien estará apoyado por las diferentes dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, teniendo en cuenta el carácter multidisciplinario que implica la creación, estructuración, implementación, evaluación del Programa Integral de Gestión de Datos Personales” Que teniendo en cuenta la justificación técnica suscrita por la Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, documento en virtud del cual se expide la presente resolución, se hace necesario adoptar el Manual Interno de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, documento en virtud del cual se expide la presente resolución, se hace necesario adoptar el Manual Interno de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, designar al Oficial de Protección de Datos Personales y establecer sus funciones, con la finalidad de garantizar el tratamiento de datos personales, su desarrollo, interpretación y aplicación. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Objeto. Adóptese el Manual Interno de Protección de Datos Personales, el cual estará publicado en la página web del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a partir de la expedición de la presente resolución. Artículo 2. Ámbito de Aplicación. El Manual Interno de Protección de Datos Personales, aplica para todas las dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, funcionarios y contratistas de la Entidad, que custodien y realicen tratamiento de datos de carácter personal.

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Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta el Manual Intemo de Protección de Datos Personales y se designa el Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” Artículo 3. Seguimiento. El seguimiento de la implementación y ejecución del Manual Interno de Protección de Datos Personales por parte de las dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, estará a cargo del Oficial de Protección de Datos Personales, en los términos señalados en el citado Manual.

Artículo 4. Actualización. El Manual Interno de Protección de Datos Personales, podrá ser modificado, adicionado o ajustado en el Sistema

del Oficial de Protección de Datos Personales, en los términos señalados en el citado Manual. Artículo 4. Actualización. El Manual Interno de Protección de Datos Personales, podrá ser modificado, adicionado o ajustado en el Sistema Integrado de Gestión — SIG, por la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, previa aprobación del Oficial de Protección de Datos Personales, sin necesidad de modificar la presente resolución. Artículo 5. Designación. Designese como Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, al Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural o quien haga sus veces. Parágrafo. El Oficial de Protección de Datos Personales actuará bajo los lineamientos establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes. Artículo 6. Funciones del Oficial de Protección de Datos Personales. Son funciones del Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, conforme a la Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability) 2016, emitida por la Superintendencia de Industria y ComercioSIC, entre otras, las siguientes:

1. Implementar buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Entidad.

2. Estructurar, diseñar, liderar y administrar el Programa Integral de Gestión

de Datos Personales.

3. Coordinar la implementación de controles, evaluación y revisión permanente para el adecuado funcionamiento del Programa Integral de Gestión de Datos Personales dentro de la Entidad.

4. Servir de enlace y coordinar con todas las dependencias, la aplicación

3. Coordinar la implementación de controles, evaluación y revisión permanente para el adecuado funcionamiento del Programa Integral de Gestión de Datos Personales dentro de la Entidad.

4. Servir de enlace y coordinar con todas las dependencias, la aplicación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

5. Promover una cultura de buen tratamiento y protección de datos personales al interior de la Entidad.

6. Definir la estructura de la generación de reportes para el seguimiento del

Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

7. Establecer los lineamientos para que cada una de las dependencias del Ministerio mantenga un inventario de las bases de datos personales actualizado y clasificarlas según su tipo.

8. Apoyar a las diferentes dependencias en la actualización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) conforme a lo dispuesto por las normas sobre la materia.

9. Reportar en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) las quejas y reclamos que se hayan presentado sobre protección datos personales porRESOLUCION NUMERO If: 00230 Hoja N°. 5

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta el Manual Intemo de Protección de Datos Personales y se designa el Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural” 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

22. 23. parte de los titulares ante el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural de acuerdo con los términos establecidos por la normativa vigente sobre la materia.

Liderar y apoyar el registro de nuevas bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos.

acuerdo con los términos establecidos por la normativa vigente sobre la materia. Liderar y apoyar el registro de nuevas bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos. Presentar informes o reportes del estado de avance del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales requeridos por los organismos de control. Monitorear los avances o cambios legislativos en materia de privacidad y protección de datos personales que puedan impactar a la Entidad. Elaborar y mantener un inventario actualizado de las bases de datos personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, como responsable y encargado del tratamiento junto con el apoyo de las diferentes dependencias del Ministerio. Responder, junto con el equipo designado, los incidentes de seguridad relacionados con los datos personales que se presenten y realizar seguimiento al tratamiento de dichos incidentes para minimizar su impacto y asegurar la no repetición a través de la implementación de programas de mejoramiento continuo. Reportar los incidentes de Seguridad ante la Superintendencia de Industria y Comercio relacionados con los datos de carácter personal. Sensibilizar y socializar a usuarios internos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, sobre la protección de datos personales. Acompañar y asistir a la Entidad en las visitas y requerimientos exigidos por parte de los entes de control en lo relacionado con protección de datos personales. Dar trámite y respuesta a las consultas, quejas y reclamos presentadas por los titulares de los datos personales o designar al personal correspondiente de acuerdo a cada caso. Atender en término, los requerimientos que puedan presentarse por parte de la autoridad de datos o designar al área competente. Orientar y guiar alas diferentes áreas que recolectan información de datos

correspondiente de acuerdo a cada caso. Atender en término, los requerimientos que puedan presentarse por parte de la autoridad de datos o designar al área competente. Orientar y guiar alas diferentes áreas que recolectan información de datos personales ya sean de tipo oral, escrito o por otros medios inequivocos para que almacenen de forma correcta las pruebas de autorizaciones de los titulares de los datos. Solicitar a las dependencias reportes, informes y cualquier otro requerimiento que permita la evaluación y gestión de datos personales. Estructurar y diseñar el Manual Interno de Protección de Datos Personales. Las demás funciones que establezca la normatividad relacionada con la protección de datos personales. Parágrafo 1. El Oficial de Protección de Datos Personales contará con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones frente al tema de la seguridad de la informaciónRESOLUCION NUMERO IE: 0 0 y 3 0 Hoja N°. 6

Continuación de la Resolución: “Por la cual se adopta el Manual Intemo de Protección de Datos Personales y se designa el Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” Parágrafo 2. El Oficial de Protección de Datos Personales, tiene la potestad de solicitar apoyo a las diferentes dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, para la implementación y desarrollo del Programa Integral de Gestión de Datos Personales, en los términos y bajo las directrices y lineamientos establecidos en el Manual Interno de Protección de Datos

Personales. Artículo 7. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

lineamientos establecidos en el Manual Interno de Protección de Datos Personales. Artículo 7. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 27 JUL. 2077 Ze RODOLGO ZEA NAVARRO Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural Elaboró: Andrea Martinez Devia - Oficina Tecnologías de la Infornación y las Comunicaciones. Andr © M erez Doy (G4

Revisó: Alfonso Javier Celedón Simón — Jefe Oficina Tecnologías de la Iglormación y las Comunicaciones. bl Miguel Angel Aguiar Delgadilo, jefe Oficina Asesora Jurídica

Aprobó: Martha Lucia Rodríguez Lozano — Secretaria Genera UL.