MINAGRICULTURA - Resolución 000297 de 2017

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RESOLUCIÓN

NÚMERO

(0050297 DE2017 (O

14SPAT000297

Continuación de la resolución “Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno — MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP:1000 en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se determinan otras disposiciones para el Sistema Integrado de GestiónSIG" Que mediante la Resolución No. 221 de 2006 el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural adoptó e integró el Modelo Estándar de Control Interno — MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004, y redefinió las instancias para su implementación, desarrollo y mejoramiento continuo. Que mediante la Resolución 374 de 2008, se adoptaron los documentos soportes del Sistema Integrado de Gestión, relacionados con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública — NTCGP 1000:2004, y el Modelo Estándar de Control Interno — MECI 1000:2004, del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Que mediante la Resolución No. 077 de 2009 se modificó parcialmente la Resolución No. 221 de 2006, modificado el nombre del Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad, por Sistema Integrado de Gestión — SIG, así mismo modificó el nombre del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad por Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, y amplió su conformación. A su vez mediante la Resolución No. 116 del 10 de febrero de 2014, por la cual se modificó parcialmente la Resolución No. 077 del .26 de Marzo de 2009, se ajustaron los nombres de los

amplió su conformación. A su vez mediante la Resolución No. 116 del 10 de febrero de 2014, por la cual se modificó parcialmente la Resolución No. 077 del .26 de Marzo de 2009, se ajustaron los nombres de los cargos que conforman el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión. Que el literal d del artículo 3 del Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecieron los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, incluye, entre otros, los temas relacionados con gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental. Que el numeral 7 del artículo 21 del Decreto 1985 de 2013, mediante el cual se modifica la estructura del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se determinan las funciones de sus dependencias, estableció en cabeza de la Secretaría General la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión. Que la Resolución No. 204 del 11 de abril de 2014, por la cual se crean los Comités Sectoriales de Desarrollo Administrativo para el Sector Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural, y el Comité institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, reglamentan lo establecido en el artículo 3 del Decreto 2482 de 2012, específicamente en lo relacionado con la política de eficiencia administrativa, la cual establece la directriz de efectuar la “revisión por la dirección” de la que trata la norma NTC GP 1000:2009 en su numeral 5.6. Que mediante el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, el Departamento Administrativo de la Función

la norma NTC GP 1000:2009 en su numeral 5.6. Que mediante el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, el Departamento Administrativo de la Función Pública actualizó el Modelo Estándar de Control Interno MECI para el Estado Colombiano, y dispone que las entidades que cuentan con el modelo implementado deben efectuar los ajustes necesarios para adaptar los cambios. Que el artículo 2.2.9.1.11, de la sección 1 del capítulo 1 “Estrategia de Gobierno en Línea” del Título 9 “Políticas y Lineamientos de Tecnologías de la Información”, del Decreto 1078 de mayo de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector del Tecnologías de la Información y las comunicaciones, indica que el objeto de Gobierno en Línea es “Definir los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado abierto, más eficiente, más transparente y más participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad”, y que la adopción del Modelo de Privacidad y Seguridad de la Información permite a las entidades del Estado colombiano la adopción de las recomendaciones de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) con Estrategias de Gobierno Digital, para implementar enfoques más estratégicos para el uso de la tecnología que los impulse a estar abiertos, participativos e innovadores, a través de acciones tales como el diseño de lineamientos para permitir, orientar y fomentar el uso de la información pública, aumentar la apertura y la transparencia, incentivar la

participativos e innovadores, a través de acciones tales como el diseño de lineamientos para permitir, orientar y fomentar el uso de la información pública, aumentar la apertura y la transparencia, incentivar la participación del público en la elaboración de políticas, proporcionar datos oficiales oportunos y confiables, y gestionar los riesgos de uso indebido de datos, así como aumentar la disponibilidad de los datos en formatos abiertos. EEC Que el Decreto 1072 de 2015, por medio del cual se expidió el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en su capítulo 6, articulo 2.2.4.6.1, exige la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de mejorar las condiciones de salud y el medio ambiente de trabajo, que conlleve a la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados, y los trabajadores en misión y/o comisión.000297 14 SEP 017 =~ Continuación de la resolución "Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno — MECI yel Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP:1000 en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se determinan otras disposiciones para el Sistema Integrado de GestiónSIG” Que el Documento CONPES No. 3854 de 2016, relacionado con la Política Nacional de Seguridad Digital, tiene como objetivo principal: “Fortalecer las capacidades de las múltiples partes interesadas para identificar, gestionar, tratar y mitigar los riesgos de seguridad digital en sus actividades socioeconómicas en el entorno digital, en un marco de cooperación, colaboración y asistencia". Por lo anterior, se hace necesario actualizar la conformación y reglamentación de las diferentes instancias orientadas a satisfacer los

el entorno digital, en un marco de cooperación, colaboración y asistencia". Por lo anterior, se hace necesario actualizar la conformación y reglamentación de las diferentes instancias orientadas a satisfacer los lineamientos del Gobierno Nacional para los Sistemas de Control Interno, Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Que el Decreto 648 de 2017 modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, en el cual actualiza lo relativo al Comité de Coordinación de Control Interno en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional, incluyendo en esta disposición al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Por lo expuesto anteriormente,

RESUELVE: Capítulo | Disposiciones relacionadas con los requerimientos normativos del SIG Artículo 1. Objeto: La presente resolución tiene como objeto actualizar El Modelo Estándar de Control Interno MECI y su estructura bajo los parámetros del Decreto 943 de 2014, ajustando la documentación y revisando la armonización con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión-SIG; así como actualizar el Sistema de Gestión de la Calidad y su estructura bajo los parámetros de la Ley 872 de 2003, ajustando la documentación y revisando la armonización con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión-SIG.

Artículo 2. Adopción de otros sistemas: La implementación del nuevo sistema se adoptará a través del Sistema Integrado de Gestión — SIG, con la orientación de la Secretaría General, por parte del Grupo Administración del Sistema Integrado de Gestion, o por quien dentro de la entidad se le defina la responsabilidad de mantener y actualizar el SIG, tomando como referencia los requisitos específicos establecidos para cada sistema, y armonizándolos con los definidos en el SIG.

Administración del Sistema Integrado de Gestion, o por quien dentro de la entidad se le defina la responsabilidad de mantener y actualizar el SIG, tomando como referencia los requisitos específicos establecidos para cada sistema, y armonizándolos con los definidos en el SIG. Artículo 3. Denominación del Sistema Integrado de Gestión: El sistema diseñado en adelante se denominará “Sistema Integrado de Gestión — SIG”, el cual armoniza e integra todos los sistemas en uno solo, cumpliendo con los requisitos específicos de cada uno, para identificar y garantizar que no haya duplicidad de actividades. Artículo 4. Normalización del Sistema Integrado de Gestión: El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural aplicará para la implementación y fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000: 2009, y para el Sistema de Control Interno el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, adoptado mediante el Decreto 943 de 2014 y demás normas que el Gobierno Nacional Implemente para tal fin. Artículo 5. Actualización de los requisitos para los Sistemas de Control Interno, Gestión de la Calidad y otros Sistemas: Cuando el Gobierno Nacional actualice los manuales de referencia y/o los requerimientos de alguno de los Sistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión SIG, será responsabilidad del Grupo Administración del Sistema Integrado de Gestión, o quien haga sus veces, verificar los cambios y establecer las acciones necesarias con los responsables de los sistemas para efectuar los ajustes requeridos y dentro de los plazos que se definan. Parágrafo. La adopción y/o actualización de cambios que se requiera en el Sistema Integrado de GestiónSIG se hará con la aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Parágrafo. La adopción y/o actualización de cambios que se requiera en el Sistema Integrado de GestiónSIG se hará con la aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Artículo 6. Certificación de Sistemas de Gestión: Una vez implementado el Sistema Integrado de Gestión -SIG y se esté cumpliendo con los manuales de referencia y/o requerimientos, y cuando el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural considere pertinente, podrá gestionar ante las empresas acreditadas la certificación correspondiente, cuando a ello hubiere lugar. Artículo 7. Instancias del Sistema Integrado de Gestión: La implementación, mantenimiento y fortalecimiento continuo del Sistema Integrado de GestiónSIG, se realizará a través de las siguientes instancias:000297 A 14 SEP 0T 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7 1)

1. 3) Continuación de la resolución “Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno — MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP:1000 en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se determinan otras disposiciones para el Sistema Integrado de GestiónSIG”

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio. Comité de Coordinación de Control Interno para el Sistema de Control Interno. Directivo Representante de la Alta Dirección. Grupo Administración del Sistema Integrado de Gestión, como soporte técnico. Director, Jefe de Oficina o Coordinador líder de cada uno de sus procesos y procedimientos, como parte operativa de la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Capítulo II Representante de la Alta Dirección Artículo 8. Designación del Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión:

operativa de la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Capítulo II Representante de la Alta Dirección Artículo 8. Designación del Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión: Designese al Secretario General del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural como Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de GestiónSIG, para efectos de garantizar y liderar la implementación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento del mismo. Parágrafo 1. El Representante del Ministerio de Agricultura y desarrollo Rural ante la Alta Dirección actuará bajo las políticas establecidas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Parágrafo 2. En adelante, cuando se incorpore otro Sistema al Sistema Integrado de Gestión — SIG, la Secretaría General actuará como representante ante la Alta Dirección, y debe ser apoyada por el Director o Jefe de la Oficina del Sistema a implementar y del Coordinador del Grupo de Sistema Integrado de Gestión — SIG, para mantener actualizado el sistema dentro del Ministerio. Artículo 9. Funciones del Representante de la Alta Dirección: Corresponde a la Secretaría General del Ministerio, en su calidad de representante de la Alta Dirección, desarrollar las siguientes funciones: Ser el interlocutor entre el Ministro y las instancias de implementación del Sistema Integrado de GestiónSIG. Informar a la Alta Dirección sobre la planificación y avances del proceso de implementación, fortalecimiento continuo y actualización del Sistema Integrado de Gestión — SIG del Ministerio. Asegurar que el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión — SIG se ajusten a los requerimientos específicos de cada uno de los sistemas que lo componen, y que estos estén

continuo y actualización del Sistema Integrado de Gestión — SIG del Ministerio. Asegurar que el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión — SIG se ajusten a los requerimientos específicos de cada uno de los sistemas que lo componen, y que estos estén amonizados, para impedir que se efectúe duplicidad de actividades. Coordinar la elaboración y ejecución del plan de implementación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de GestiónSIG. Dirigir la labor del Grupo Administración del Sistema Integrado de Gestión, o quien haga sus veces, y del Equipo MECI. Revisar, corregir y aprobar los productos obtenidos de la implementación o mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión. Evaluar y hacer seguimiento al plan de trabajo establecido para la implementación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. Capítulo III Jefes y/o directivos de las dependencias Artículo 10. Responsabilidad: Corresponde a los jefes y/o directivos de dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, además de las funciones asignadas en el Manual Especifico de Funciones y Requisitos, las siguientes responsabilidades, con relación a la implementación y fortalecimiento continuo del Sistema Integrado de Gestión — SIG: Establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión definidos por la Alta Dirección, que garanticen los resultados bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia. Participar en la definición y ejecución de los planes indicativos y de acción, de acuerdo con los compromisos adquiridos, así mismo en la definición y establecimientos de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos. aa Administrar adecuadamente en su dependencia los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos, y Su utilización de manera efectiva y oportuna.

evaluación de los mismos. aa Administrar adecuadamente en su dependencia los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos, y Su utilización de manera efectiva y oportuna. a A000297 14 SEP 00 4) 5) 6) 7)

1. 9) Continuación de la resolución “Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno — MECI y el N Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP:1000 en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se determinan otras disposiciones para el Sistema Integrado de GestiónSIG" 10) Definir un representante ante la administración del Sistema Integrado de Gestión, para que coordine las 11) Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos. 12) Participar en las inspecciones de seguridad programadas por los responsables definidos en el 13) Informar al Grupo de Talento Humano sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento de su 14) Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo, cuando así se requiera. 15) Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la entidad. _ Parágrafo 2. La coordinación de la planeación, organización y ejecución de las Auditorías Internas de Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos, y validarlos constantemente de acuerdo a los criterios definidos en el SIG, con el propósito de ser el soporte orientador fundamental, no solo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan indicativo y los planes de acción.

Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos.

establecidos en el plan indicativo y los planes de acción. Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que los procesos de su dependencia sean eficaces, tanto en su operación como en su control, identificando y priorizando aquellas actividades esenciales y críticas que resulten determinantes en las funciones que les han sido asignadas. Identificar y diseñar, con la participación de los funcionarios que intervienen en cada uno de los procesos y actividades de cada dependencia, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades o expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada dependencia. Comunicar a los funcionarios de su dependencia las decisiones tomadas por el Comité de Coordinación de Control Interno y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Presentar propuestas de mejoramiento para los procesos en los que participa. actividades orientadas a mantener, actualizar y mejorar el SIG al interior de su dependencia, facilitándole el apoyo técnico y la disponibilidad de tiempo para llevarlo a cabo. procedimiento “Inspecciones planeadas y no planeadas”, o el mecanismo que establezcan para tal fin el Grupo de Talento Humano. dependencia en Seguridad y Salud en el Trabajo. Capítulo IV Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas Artículo 11. Responsabilidad: Corresponde a los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas las siguientes responsabilidades: Realizar la operación eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo, y de la supervisión continúa

Artículo 11. Responsabilidad: Corresponde a los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas las siguientes responsabilidades: Realizar la operación eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo, y de la supervisión continúa a la eficacia de los controles integrados. Desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación definidas para el Sistema Integrado de Gestión. Capítulo V Auditorías Internas de Calidad Artículo 12. Programa Anual de Auditorías: El Comité de Coordinación de Control Interno aprobará los Programas Anuales de Auditorías que presente la Oficina de Control Interno para cada periodo, según las exigencias normativas vigentes. Parágrafo 1. El Programa Anual de Auditorías incluye las auditorias de Gestión, Calidad y las demás que sean exigidas por otros Sistemas implementados, previa concertación con los líderes de los mismos Calidad estarán a cargo del Grupo Administración del Sistema Integrado de Gestión -SIG. e Parágrafo 3. La Oficina de Control Interno, en su rol de evaluador independiente, hará seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas generadas en el desarrollo de la auditoría. 5 gl AE ‘[eany ojjosresag A eanynouby ap

cumplimiento de las acciones correctivas generadas en el desarrollo de la auditoría. 5 gl AE ‘[eany ojjosresag A eanynouby ap ouajsiuIN ep onnensILILIPy ojjoJesag ap evoloniisu¡ aNuO9 ¡2 A ouaju¡ [04UOD ep UODEUIPIOOD ap ¡BuoIONISU] alwog ¡e Jod sepivajgejsa seonijod sej ofeq esenjoe uoloew.OJUJ el ap pepinbas ap ¡e19NO (3 1 OJEJBeled (z (E TR b000297 14 SEP omp1) 2) 3) 4) 5) 6)

1. 8) Continuación de la resolución “Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno — MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP:1000 en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se determinan otras disposiciones para el Sistema Integrado de GestiónSIG” ARTÍCULO 18. Funciones del Oficial de Seguridad de la Información: Corresponde al Oficial de Seguridad de la Información desarrollar las siguientes funciones: Asesorar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en la planificación, diseño, implementación, operación, revisión y mejora continua del subsistema de gestión de seguridad de la información en la entidad, sus políticas, lineamientos y controles, conforme a los requerimientos legales y buenas prácticas de normas técnicas.

Apoyar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las actividades de implementación del Modelo

entidad, sus políticas, lineamientos y controles, conforme a los requerimientos legales y buenas prácticas de normas técnicas. Apoyar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las actividades de implementación del Modelo de Privacidad y Seguridad de la información de la estrategia de Gobierno en Línea. Apoyar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las actividades de implementación de la estrategia de ciber seguridad definida por el Ministerio de Defensa Nacional. Apoyar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las actividades de divulgación y promoción de la importancia del Subsistema de Gestión de Seguridad de la información, los beneficios de la seguridad de la información para la entidad, y las implicaciones de la no conformidad con los requisitos de seguridad de la información del MADR, mediante la elaboración de propuestas de programas de toma de conciencia y formación en seguridad de la información Velar por el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de seguridad de la información a nivel de su operación, desarrollo e implementación de sistemas de información, bases de datos y sistemas de comunicaciones informáticos. Coordinar las acciones necesarias para identificar, controlar, reducir y evaluar incidentes de seguridad de la información. Preparar los informes del estado de la seguridad de la información y la efectividad de los controles de la seguridad, para realizar la revisión periódica del estado del sistema y acompañar a la entidad en la evaluación del mismo para asegurar que el sistema de gestión de seguridad de la información permanece conforme alas necesidades de la entidad, y se identifiquen mejoras sobre el mismo. ate Proponer, diseñar y fomentar la implementación de mejoras a los controles y herramientas de seguridad de la información necesarias para el fortalecimiento de la seguridad de la información en la entidad, y el adecuado tratamiento de los incidentes de seguridad de la información detectados.

Proponer, diseñar y fomentar la implementación de mejoras a los controles y herramientas de seguridad de la información necesarias para el fortalecimiento de la seguridad de la información en la entidad, y el adecuado tratamiento de los incidentes de seguridad de la información detectados. Artículo 19. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los 1 4 SEP 2017

AURELIO IRAGORRI VALENCIA

Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural

Proyectó: Grupo Administración del Sistema Integrado de Gestión - xa Revisó: Oficina de Control Interna«t<— Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicacit Oficina Asesora Jurídica ye p

Aprobó: Secretaria General

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