MINAGRICULTURA - Resolución 000390 de 2019

REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL RESOLUCIÓN NÚMERO ) 0 3 90 pE 2019 (20 NOv 2019 “Por la cual se adopta el procedimiento de trámite interno para la atención a los derechos de petición, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de Información recibidos en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.” EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, y en especial las que le confieren el numeral 3” del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, el numeral 19 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, y el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y, CONSIDERANDO Que la Constitución Política en sus artículos 23 y 74, consagran el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, a obtener pronta resolución y al acceso a los documentos públicos, salvo en los casos que establezca la ley. Que-la Ley 5 de 1992 en relación a los requerimientos del Congreso expresa lo referente a la citación de Ministros para responder cuestionarios escritos y solicitudes de informes por parte de los Senadores y Cámara de Representantes. Que el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, dispone que las autoridades reglamentarán el trámite interno de las peticiones que les corresponda responder, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo.

de 2015, dispone que las autoridades reglamentarán el trámite interno de las peticiones que les corresponda responder, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo. Que la Ley 1448 de 2011 respecto a la atención a las víctimas del conflicto amado interno establece las medidas de atención, asistencia y reparación integral a dicha población. Que en el ordinal décimo de la parte resolutiva de la Sentencia T-025 de 2004, la Corte Constitucional ordenó que las peticiones que formule la población desplazada, deberán contestarse de fondo, de manera clara y precisa, señalando los criterios de respuesta para las mismas. Que el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 establece que en toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. Que el artículo 1 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere elRESOLUCIÓN NÚmERO_000390 pe2019— HOJANo2 28 NOV 2019 Continuación de la Resolución “Por el cual se adopta el Procedimiento Trámite Intemo de los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma,

Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, Que la Ley Antitrámites - Decreto Ley 019 de 2012 en sus artículos 12 y 13, se determina la atención preferencial que debe brindarse a determinadas personas teniendo en cuenta su condición vulnerable. Que la Ley 1712 de 2014 regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía de este derecho y las excepciones a la publicidad de información. Que la Ley 1755 de 2015 regula.el Derecho Fundamental de Petición, sustituyendo el Titulo II, artículo 13 al 33 de la Parte Primera de la Ley 1437 de 2011Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Que el Código Disciplinario Único contendido en la Ley 734 de 2002 en el numeral 19 del artículo 34, establece que son deberes de todo servidor público dictar los reglamentos o manuales internos sobre el trámite del derecho de petición. Que el Decreto 1985 de 2013 dentro de las funciones de la Secretaria General del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en el numeral 6 del artículo 21 establece: “Orientar y dirigir la prestación del servicio al ciudadano y realizar el seguimiento ala atención de peticiones, quejas y reclamos y solicitudes de información que presenten los ciudadanos sobre el desempeño de las dependencias o personas que laboran en el Ministerio”. Que el artículo 2.1.1.3.1.2 del Decreto 1081 de 2015 dispone que en la recepción de solicitudes de información pública los sujetos obligados a responder deben indicar al

el Ministerio”. Que el artículo 2.1.1.3.1.2 del Decreto 1081 de 2015 dispone que en la recepción de solicitudes de información pública los sujetos obligados a responder deben indicar al solicitante un número o código que permita hacer seguimiento al estado de su solicitud. Que el Decreto 1166 de 2016 adiciona el Capítulo 12 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, en lo relacionado con la presentación, tratamiento y radicación de las peticiones presentadas verbalmente, para todas las entidades públicas. Que el Acuerdo No.060 de 2001 del Archivo General de la Nación establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Que teniendo en cuenta todo lo anterior, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural expidió la Resolución 100 de 2014, por medio del cual se creó el Grupo Interno de Atención al Ciudadano y expidió la Resolución interna 383 de 2015 que reglamenta el trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Que con el propósito de garantizar el cumplimiento de la normatividad recientemente expedida, actualizar su reglamentación, incluir las solicitudes de acceso a la Información Pública y los Derechos de petición verbal, es necesario derogar la Resolución 383 de 2015 y definir el Procedimiento Trámite Interno para la atención

expedida, actualizar su reglamentación, incluir las solicitudes de acceso a la Información Pública y los Derechos de petición verbal, es necesario derogar la Resolución 383 de 2015 y definir el Procedimiento Trámite Interno para la atención de los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes deRESOLUCIÓN nomero_000390 DE 2019 HOJANo3 28 Noy 2019 Continuación de la Resolución “Por el cual se adopta el Procedimiento Trámite Intemo de los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural” Información, el cual se incorporará y formalizará en el Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio. En virtud de lo anterior, RESUELVE Artículo 1. Adóptese el procedimiento de trámite interno para la atención a los derechos de petición, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de Información recibidos en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el cual se anexa y hace parte integral del presente Acto Administrativo. Artículo 2. El Procedimiento adoptado mediante la presente Resolución, es de obligatorio cumplimiento por todas las dependencias, servidores públicos y colaboradores de la Entidad, por lo cual, el Ministro, los Viceministros, Secretaria General, Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina son responsables de dar respuesta oportuna a las solicitudes presentadas por los ciudadanos o partes interesadas, de acuerdo a su competencia y hacer seguimiento a los requerimientos asignados a sus dependencias garantizando el uso adecuado al Sistema Documental adoptado para el registro y trámite de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitud de Información.

asignados a sus dependencias garantizando el uso adecuado al Sistema Documental adoptado para el registro y trámite de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitud de Información. Artículo 3. La Secretaría General a través del Grupo de Atención al Ciudadano, realizará el seguimiento al trámite de las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de información presentadas por los ciudadanos, utilizando los reportes estadísticos de PQRDS parametrizados en el Sistema de Gestión Documental y elaborará trimestralmente el Informe de Atención al Ciudadano. Artículo 4. El Procedimiento Trámite Interno para la atención de los Derechos de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, podrá ser modificado, adicionado o ajustado en el Sistema Integrado de Gestión — SIG por la Secretaria General — Grupo Atención al Ciudadano, previa justificación y socialización a través de los medios de comunicación interna y externa de la Entidad. Artículo 5. Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución regirá a partir de su publicación y deroga la Resolución 383 de 2015 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D. C., alos , 28 NOV 20%

h | Mur ANDRÉS VALENCIA RÍNZÓN

Ministro dé Agricultura y Desarrollo Rural

contrarias.

PUBLÍQUESE, Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D. C., alos , 28 NOV 20% h | Mur ANDRÉS VALENCIA RÍNZÓN Ministro dé Agricultura y Desarrollo Rural Elaboró: Lina Marcela Hernandez - Coordinadora del Grupo de Atención al CiudadanoLfé y Revisó: Diana Femagfia Gutierrez MorenoContratista Secretaria General & Giovanny llos - Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Aprobó: Ana María 1L gp€a Hernández - Secretaria Genera! y5 ar Trámite interno para la atención a los PR-ASC-01 Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información FECHA recibidos en el Ministerio de Agricultura y EDICIÓN

PROCEDIMIENTO VERSIÓN

Desarrollo Rural 20-11-2019 TED Establecer parámetros para la adecuada atención, registro, direccionamiento y seguimiento de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de información - PQRDS, que son presentadas por los ciudadanos y partes interesadas a través de los diferentes canales de atención definidos por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para que sean atendidos de forma ágil, eficaz y oportuna, de acuerdo con los términos y normatividad vigente. Inicia con los parámetros fijados por la ley para la adecuada atención de PORDS a través de los diferentes canales de atención y culmina con la presentación del informe trimestral sobre el seguimiento de los requerimientos y la oportunidad de respuesta y la definición de acciones para la mejora por parte de las dependencias que generaron incumplimientos. Constitución Política de 1991 - Artículo 23. Ley 5 de 1992 Reglamento del Congreso - Capítulo Décimo.

para la mejora por parte de las dependencias que generaron incumplimientos. Constitución Política de 1991 - Artículo 23. Ley 5 de 1992 Reglamento del Congreso - Capítulo Décimo. Ley 734 de 2002 - Código Disciplinario Único. Ley 962 de 2005 Antitrámites - Artículo 15. Ley 1474 de 2011Estatuto Anticorrupción. Ley 1437 de 2011Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública. Ley 1755 de 2015 - Por el cual se regula el trámite de los Derechos de Petición. Ley 1955 de 2019 - Plan Nacional de Desarrollo. Decreto 2623 de 2009 - Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano. Decreto 019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2573 de 2014 - Estrategia Gobierno en línea. Decreto 1166 de 2016 - Tratamiento y radicación de peticiones verbales. Decreto 1499 de 2017 - Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Directiva Presidencial 04 de 2009 — Estricto Cumplimiento al Derecho de Petición.

REVISO APROBO Nombre: LINA MARCELA HERNÁNDEZ VAZENZUELA Nombre: ANA MARÍA LÓPEZ HERNÁNDEZ Cargo: Coortiinadora Atención al Ciudadano Cargo: Secretaria General Fecha 20-11-2019 Fecha 20-11-2019PROCEDIMIENTO VERSION

TER Trámite interno para la atención a los PR-ASC-01 Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información FECHA EDICIÓN recibidos en el Ministerio de Agricultura y 20-11-2019 Desarrollo Rural

4. DEFINICIONES

a. PARTES INTERESADAS Es toda aquella organización, entidad, grupos de valor, grupos de interés, ciudadanos o personas externas que formulan una petición, queja, reclamo, denuncia y solicitud de información ante el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. b. CONSULTA O CONCEPTO Petición mediante la cual se eleva ante el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural una consulta relacionada con sus funciones o temas de su competencia. c. DENUNCIA Mecanismo mediante el cual cualquier persona da aviso en forma verbal o escrita de hechos o conductas posiblemente irregulares por parte de un servidor público, contratista o de un particular que administre fondos o bienes, para que se adelanten las acciones a las que haya lugar. d. DERECHO DE PETICIÓN Mecanismo a través del cual se garantiza el derecho fundamental que le permite a toda persona presentar en forma verbal o escrita, peticiones respetuosas a las entidades públicas sobre los temas de su competencia, ya sea de interés general o particular. e. ORFEO Sistema de Gestión Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. f. PQRDS Sigla que corresponde a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información. g. PETICIONES VERBALES Son aquellas peticiones que las partes interesadas formulan vía telefónica o presencialmente en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Información. g. PETICIONES VERBALES Son aquellas peticiones que las partes interesadas formulan vía telefónica o presencialmente en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

h. PETICIONES VERBALES EN OTRA LENGUA NATIVA O DIALECTO OFICIAL DE

COLOMBIA.

Son todas aquellas peticiones verbales que las personas que hablen una lengua nativa o un dialecto oficial de Colombia presentan ante el Ministerio en su lengua o dialecto a través de los canales de atención que se definan para la recepción. Página 2 de 16PROCEDIMIENTO VERSION TER Trámite interno para la atención a los PR-ASC-01 Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información FECHA EDICIÓN recibidos en el Ministerio de Agricultura y 20-11-2019 Desarrollo Rural

1. QUEJA Manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una parte interesada en relación con una conducta presuntamente irregular, realizada por uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones o contratistas durante la prestación de sus servicios.

j. RECLAMO Es toda manifestación de inconformidad presentada por el titular de un derecho cuando considera que ha sido perjudicado por la deficiente prestación o suspensión injustificada del servicio prestado por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. k. SUGERENCIA Propuesta que presentan las partes interesadas para incidir o mejorar la prestación de un servicio o el cumplimiento de una función pública.

1. FELICITACIÓN Es el reconocimiento, congratulación o elogio, manifestado por la parte interesada frente a los servicios que presta el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

m. REGISTRO ANÓNIMO

1. FELICITACIÓN Es el reconocimiento, congratulación o elogio, manifestado por la parte interesada frente a los servicios que presta el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

m. REGISTRO ANÓNIMO Solicitud realizada por ciudadanos que quieren denunciar o imponer una queja protegiendo su identidad de acuerdo con las normas establecidas en la materia. n. INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA Es aquella información que estando en poder o custodia del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, pertenece al ámbito propio, particular privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. o. INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA Es aquella información que estando en poder o custodia del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en su calidad de tal, es exceptuada del acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014. Página 3 de 16PROCEDIMIENTO VERSION TER Trámite interno para la atención a los PR-ASC-01 Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información FECHA EDICIÓN recibidos en el Ministerio de Agricultura y 20-11-2019 Desarrollo Rural p. POBLACIÓN EN CONDICIÓN DE DESPLAZAMIENTO Y VÍCTIMAS DE OTROS HECHOS EN EL MARCO DEL CONFLICTO ARMADO Personas que individual o colectivamente hayan sufrido un daño por hechos ocurridos a partir

Desarrollo Rural p. POBLACIÓN EN CONDICIÓN DE DESPLAZAMIENTO Y VÍCTIMAS DE OTROS HECHOS EN EL MARCO DEL CONFLICTO ARMADO Personas que individual o colectivamente hayan sufrido un daño por hechos ocurridos a partir del 19 de enero de 1985, como consecuencia de infracciones al Derecho Internacional Humanitario o de violaciones graves y manifiestas a las normas internacionales de Derechos Humanos, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, también son víctimas el cónyuge, compañero o compañera permanente, parejas del mismo sexo y familiar en primer grado de consanguinidad, primero civil de la víctima directa, cuando a esta se le hubiere dado muerte o estuviere desaparecida a falta de estas, lo serán los que se encuentren en el segundo grado de consanguinidad ascendente.

5. MEDIOS DE RECEPCIÓN Las partes interesadas pueden presentar sus PQRDS, por cualquiera de los siguientes canales

de recepción: a. Documento en Físico: En la ventanilla única de correspondencia del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, ubicada en la Carrera 8 N 12B - 31, Edificio Bancol - Piso 5. b. Página Web: A través de la página web del Ministerio www.minagricultura.gov.co, en el link https://pqr.minagricultura.gov.co/. c. Atención Personal: La cual se brinda por intermedio del Grupo de Atención al Ciudadano del Ministerio de manera verbal y personalizada. d. Línea Telefónica: Por medio de la línea gratuita 018000510050, donde se brinda información sobre la oferta institucional del Ministerio, o bien a través del PBX (+571)2543300.

del Ministerio de manera verbal y personalizada. d. Línea Telefónica: Por medio de la línea gratuita 018000510050, donde se brinda información sobre la oferta institucional del Ministerio, o bien a través del PBX (+571)2543300. e. Chat Interactivo: En la página web del Ministerio www.minagricultura.gov.co, a través del link de Chat Interactivo.

6. CONDICIONES GENERALES

CONDICIONES PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE LAS PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS, DENUNCIAS Y SOLICITUDES DE INFORMACIÓN.

a. Las Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de información, que se reciban a través de la ventanilla única serán admitidas, radicadas y reasignadas por el Grupo de Gestión Documental, a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO. Página 4 de 16PROCEDIMIENTO VERSION Minagricultra Trámite interno para la atención a los PR-ASC-01 Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información FECHA EDICIÓN recibidos en el Ministerio de Agricultura y 20-11-2019 Desarrollo Rural b. Los requerimientos que ingresen al Ministerio a través de la página Web, se radican automáticamente en el Sistema de Gestión Documental ORFEO y el Grupo Gestión Documental reasignará a la dependencia competente. c. Las Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de información, que reciba cualquier dependencias vía correo electrónico deberán ser remitidas inmediatamente al correo electrónico gestión.documentaleQminagricultura.gov.co para ser radicadas y asignadas por el Grupo de Gestión Documental a través del Sistema ORFEO.

cualquier dependencias vía correo electrónico deberán ser remitidas inmediatamente al correo electrónico gestión.documentaleQminagricultura.gov.co para ser radicadas y asignadas por el Grupo de Gestión Documental a través del Sistema ORFEO. d. El Ministro, los Viceministros, la Secretaria General, los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Dependencias; son responsables del seguimiento al trámite a las PQRDS asignados a sus Dependencias, así como del reporte de PQRDS, generado semanalmente desde el Sistema Documental. e. Los funcionarios o contratistas de cada Dependencia del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural deberán revisar constantemente las solicitudes radicadas a través del Sistema Documental ORFEO, con el fin de identificar las peticiones que no son de su competencia, caso en el cual deberá reasignarlas de manera responsable e inmediata a la Dependencia competente a través del Sistema Documental ORFEO , sin que sea necesario una comunicación adicional, o Entidad competente mediante Oficio, atendiendo los términos legales de respuesta. En el evento que una Petición, Queja, Reclamo, Denuncia y Solicitud de Información sea remitida por competencia a otra Dependencia de la Entidad, se deberá garantizar que la respuesta se brinde dentro del término oportuno, el cual se contabilizará desde el día hábil siguiente a la recepción y radicación en el Sistema Documental ORFEO. f. Cuando el peticionario manifieste no saber o no poder escribir y desee formular un requerimiento, deberá acudir a un funcionario del Grupo de Atención al Ciudadano del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien elaborará el registro correspondiente, a través de la Página Web y le entregará copia impresa de la solicitud radicada como

requerimiento, deberá acudir a un funcionario del Grupo de Atención al Ciudadano del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, quien elaborará el registro correspondiente, a través de la Página Web y le entregará copia impresa de la solicitud radicada como constancia, si éste la solicita o si no, le informará el número de radicación asignado. g. Cuando el peticionario se comunique a través del canal telefónico y el personal de atención considere que para dar respuesta de fondo a la PQRDS sea necesario realizar análisis o revisión por parte de alguna dependencia, procederá a realizar el registro de la solicitud a través del formulario virtual de PQRDS de la página web y le informará al peticionario el número de radicado asignado. h. Las respuestas emitidas por cada dependencia deberán ser firmadas exclusivamente por el personal Directivo: Ministro, Viceministros, Secretaria General, Directores, Subdirectores, Página 5 de 16VERSION 19 PROCEDIMIENTO Tramite interno para la atencion a los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información recibidos en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

¡ENS PR-ASC-01

FECHA EDICIÓN

20-11-2019 Jefes de Oficina, no obstante cuando las necesidades del servicio así lo ameriten podrán suscribirlas los Coordinadores de Grupos de Trabajo. El Grupo de Gestión Documental es el encargado del envió de las respuestas a través del servicio de correspondencia, lo cual enviará a la dirección física o electrónica suministrada por el peticionario y la dependencia que emita la respuesta. Para efectos del trámite de PQRDS, los téminos de respuesta establecidos por tipo de solicitudes, son:

servicio de correspondencia, lo cual enviará a la dirección física o electrónica suministrada por el peticionario y la dependencia que emita la respuesta. Para efectos del trámite de PQRDS, los téminos de respuesta establecidos por tipo de solicitudes, son: TERMINOS PARA OPORTUNIDAD DE RESPUESTA EN PQRDS TIPO DE SOLICITUD Días contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación (Según la Norma) Días Hábiles NORMAS NACIONALES Y GENERALES competencia Página 6 de 16 Consultas y Conceptos externos 30 Ley 1755 Junio 30 de 2015 Art.14 Derechos de Petición Escrito Ley 1755 Junio 30 de 2015 Art. 14 Derechos de Petición Verbal 15 Ley 1437 Enero 18 de 2011 - Art 4y 5 (Interes General -oParticular) Decreto 1166 Junio 19 de 2016 L Ley 1755 Junio 30 de 2015 Art.30 Derechos de Petición entre Entidades 10 A So1s - Art. 18 Loy 1437 Enero 18 de 2011 -Art.7, Art.13 Quejas - Denuncias - Reclamos 15 Ley 1755 Junio 30 de 2015, Art 13 Ley 1952 de Enero 18 de 2019 Art. 19, Art. 38 Numeral 35 Te lo Ley 1755 Junio 30 de 2015 Art. 14 Solicitud de Información y/o Copia de 10 E locumentos 21.1.3.1.5 Solicitud de Documentos informativos de las Cámaras Legislativas y sus 10 Ley 5 Junio 17 de 1992 - Art.260 ones

B des de Informes peor los 5 Ley 5 Junio 17 de 1992 - Art.258 ongresistas Solicitudes de Información en Materia 15 Directiva presidencial No.4 Mayo 22 de 2009 itudes de información en Materia Ley 1581 Octubre 17 de 2012 - Art. 8 - de Datos personales (Habeas Data) - 10 Art 14 Le Ley 1266 Diciembre 31 de 2008 - Art.16 Consulta y Inciso | Solicitudes de información en Materia Ley 1581 Octubre 17 de 2012 - Art. & - de Datos personales (Habeas Data) - 15 Art. 15 Reclamo Ley 1266 Diciembre 31 de 2008 - Art.16 Inciso It Decreto 1081 Mayo 26 de 2015 Art 2.1.1.3.1.4 Ley 1581 Octubre 17 de 2012 - Art. 14 y 10 15 Ley 1712 Marzo 6 de 2014 Decreto 1377 Junio 27 de 2013 Sugerencias 15 Ley 1474 Julio 12 de 2011 Art. 76 Traslado a otras entidades por no s Loy 1758 UuRIO 30 de 2016 AZPROCEDIMIENTO VERSION TER Trámite interno para la atención a los PR-ASC-01 Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información FECHA EDICIÓN recibidos en el Ministerio de Agricultura y 20-11-2019 Desarrollo Rural k. Para efectos del cómputo del término de respuesta, los requerimientos se entenderán recibidos y radicados el día en que el documento sea registrado en el Sistema de Gestión Documental — ORFEO, por el Grupo de Gestión Documental. |. En caso de que no se comprenda la finalidad u objeto de la petición, ésta se devolverá al

recibidos y radicados el día en que el documento sea registrado en el Sistema de Gestión Documental — ORFEO, por el Grupo de Gestión Documental. |. En caso de que no se comprenda la finalidad u objeto de la petición, ésta se devolverá al interesado para que la corrija o la aclare dentro de los diez (10) días siguientes, de conformidad al artículo 19 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 2 de la ley 1755 de 2015, de lo contrario se archivara la petición. m. Cuando no fuere posible resolver o contestar el requerimiento en los plazos señalados, conforme con parágrafo del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 2 de la ley 1755 de 2015, se debe informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se dará respuesta, que no podrá exceder el doble del término inicialmente previsto. Lo anterior no aplica para las respuestas a los requerimientos de los Entes de Control. n. Cuando no sea posible notificar la respuesta al peticionario por dirección errada, porque la persona no reside o no trabaja en el lugar, o no hay quien reciba la petición, se responderá siguiendo los tiempos antes señalados y se fijará un edicto en un lugar público de la Entidad, por un término mínimo de diez (10) días hábiles. Adicionalmente, la dependencia responsable de dar respuesta, la dejará disponible para ser reclamada por el peticionario, durante los siguientes seis (6) meses, si después de transcurrido este tiempo no ha sido reclamada, se procederá a su archivo definitivo. No obstante, la dependencia responsable validará y realizará las gestiones pertinentes para su respectiva entrega.

durante los siguientes seis (6) meses, si después de transcurrido este tiempo no ha sido reclamada, se procederá a su archivo definitivo. No obstante, la dependencia responsable validará y realizará las gestiones pertinentes para su respectiva entrega.

O. Los funcionarios que tengan previstas ausencias justificadas por concepto de vacaciones, comisiones o licencias y los contratistas por suspensión del contrato o antes de culminar su contrato de prestación de servicios, deberán tramitar TODAS sus PQRDS antes de ausentarse de la Entidad, de no ser posible debe informar de ello al Jefe de su dependencia para que se asigne a otro funcionario y/o contratista.

p. El Ministro, los Viceministros, Secretaria General, Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina NO deberán asignar PQRDS a los funcionarios o contratistas ausentes de la Entidad por causas justificadas. q. El Grupo de Atención al Ciudadano realizará el reporte del indicador de oportunidad de las respuestas de las peticiones presentadas por las partes interesadas ante el Ministerio y de acuerdo con la información generada por el Sistema de Gestión Documental Orfeo. Las dependencias que no cumplan el indicador de oportunidad deberán formular las acciones Página 7 de 16PROCEDIMIENTO VERSION TER Trámite interno para la atención a los PR-ASC-01 Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Denuncias y Solicitudes de Información FECHA EDICIÓN recibidos en el Ministerio de Agricultura y 20-11-2019 Desarrollo Rural correctivas para eliminar la causa que está generando el incumplimiento y las presentarán ante el Grupo Administración del SIG del Ministerio para su seguimiento. r. Los funcionarios o contratistas de las dependencias responsables de darle trámite a las

Desarrollo Rural correctivas para eliminar la causa que está generando el incumplimiento y las presentarán ante el Grupo Administración del SIG del Ministerio para su seguimiento. r. Los funcionarios o contratistas de las dependencias responsables de