MINCIENCIAS - Concepto 45141

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UR 20141100045141SG

Bogota, D.C., 28-04-2014 DoctoraDONIS Ma. DÍAZ MONTIELProfesional Especializado — Supervisor Evaluación PPdonis.diaz@contraloria.gov.coDirección de Estudios SectorialesContraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones FinancierasLa ciudad Asunto: Su solicitud de información mediante correos electrónicos Doctora Díaz, De manera atenta me permito dar respuesta a su solicitud en el siguiente sentido: SOLICITUD En correo electrónico del 23 de abril usted nos solicita: “Considerando que para efectos de obtener una buena muestra al aplicar la encuesta depercepción sobre la política de BT en CT+l, se requieres la información correspondiente alos Grupos de Investigación, tal como se planeó inicialmente, ya que estos son actoresprincipales en la ejecución de los proyectos de investigación, además de que son bastantenumerosos y dejarlos por fuera conlleva a no disponer de una muestra representativa”. Por favor necesito nuevamente su colaboración para que nos regale la lista de los Gruposde Investigación. En consideración a que para obtener una muestra representativa paraaplicar la encuesta de percepción sobre la política de BT en CT+l, se requirió incluirlos, yaque estos son actores fundamentales en la ejecución de proyectos de investigación quehacen uso de los beneficios de la política,

Mediante correo de abril 15 escribió lo siguiente: “La Contraloría General adelanta evaluación a la Política de Beneficios Tributarios, la cuales desarrollada en gran parte por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios, los Cen-tros de Investigación inscritos en Colciencias son actores de esta política, razón por la cualsolicite al doctor Jorge Acosta la colaboración para conseguir la lista de dichos centros, enlo posible con los correos electrónicos y los teléfonos, el me llevo a hablar con usted, yquedamos que mediante correo yo le hacia la solicitud (usted me dio su correo). Carrera 7 B bis N° 132-28 Bogotá D.C. — Colombia Pagina 1 de 4Teléfono: (57-1) 625 8480Fax: (57-1) 625 1788www.colciencias.gov.coPROSPERIDADUPARA TODOSCOLCIENCIAS 'Sestao acom th me. Tass De acuerdo a lo conversado en el día de ayer, por favor solicito su colaboración para queme regale la lista de los Centros de Investigación, inscritos en Colciencias, con los núme-ros de teléfono y correos electrónicos.

RESPUESTA: El artículo 15 de la Constitución Política consagra los derechos a la intimidad, al buennombre y al habeas data así: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a cono-cer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demásgarantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pue-den ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las forma-lidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e interven-ción del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documen-tos privados, en los términos que señale la ley". En este orden de ideas ha sido criterio reiterado de la Corte Constitucional sobre el con-cepto y núcleo esencial del derecho al habeas data el siguiente: "El habeas data se tradu-ce en la facultad que tienen las personas para conocer, actualizar y rectificar las informa-ciones que sobre ellas se hayan recogido en bases de datos y en archivos de entidadespúblicas y privadas. Está consagrado en la Carta Política como derecho fundamental en elartículo 15 y, como lo ha sostenido esta Corporación, se relaciona estrechamente con losderechos a la autodeterminación, a la intimidad, a la libertad, al buen nombre y al libredesarrollo de la personalidad. Sobre el contenido del núcleo esencial del habeas data la Corte ha señalado que estáintegrado por el derecho a la autodeterminación informativa, que consiste en la facultadque tienen las personas para autorizar el uso, conservación y circulación de susdatos, de conformidad con la regulación legal, y por la libertad, en general y en es-pecial económica, en cuanto ésta se vulnera por la indebida circulación de datosque no sean veraces o no autorizados por la persona concernida" (Sentencia C-877de 2005. Magistrado ponente: Jaime Córdoba Triviño). Negrilla fue de texto original.

Por consiguiente, los responsables del manejo de base de datos deben velar porque segarantice el derecho del habeas data y el derecho a la información contenido en el artículo20 de la Constitución Política. Carrera 7.B bis N° 132-28 Bogotá D.C. — Colombia Página 2 de 4Teléfono: (57-1) 625 8480Fax: (57-1) 625 1788www.colciencias.gov.coCOLCIENCIAS ©Depravoranto mnutianva de Ciro. Testo!

PROSPERIDADPARA TODOS A] respecto la Ley 1581 de 17 de octubre de 2012 por medio del cual se dictan disposicio-nes generales para la protección de datos personales, señala en el artículo 5° que: “seentiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titutar o cuyo uso inde-bido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial oétnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia asindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses decualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos deoposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.Si bien la misma norma consagra que es el titular de la información quien debe autorizarpreviamente el tratamiento de los datos sensibles contenidos en bases de datos, tambiénha establecido unos casos taxativos en los que dicha autorización no se requiere, los cua-les se encuentran consagrados en el artículo 10 ibídem, para aquellos eventos en que la“a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus fun-ciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgenciamédica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históri-cos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Perso-nas. En ese mismo sentido, el numeral b del artículo 13 ibidem establece que “La informaciónque reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las si-guientes personas: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales opor orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Negrilla fuerade texto original.

Es así como la entidad pública que requiera para el ejercicio de sus funciones legalesacceder a la información contenida en base de datos protegida deberá desarrollar el prin-cipio de finalidad legítima contemplado en la Ley 1581 de 2012, es decir “El Tratamientodebe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cualdebe ser informada al Titular”, por tanto se debe indicar la finalidad para la cual se requie-re la consulta de dicha información y si tal conducta se realiza en cumplimiento del princi-pio de finalidad legítima de la administración de datos personales. Para el caso específico, es menester que la Contraloría General exprese de manera clarala función legal que faculta a la Contraloría para recibir esa información así como la finali-dad que se busca con la solicitud de la información y manifestar expresamente que cuan-do asuma el rol de usuario de la información personal de uno o varios titulares de la infor-mación suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de lainformación, garantizará los derechos fundamentales del titular de la información, así: Y Reserva de la Información suministrada y el uso exclusivo para el proyecto de eva-luación de impacto de los programas de capital intelectual. Y” Dar cumplimiento al artículo 6 ibider respecto del tratamiento de datos sensibles.Literal e): "El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En Carrera 7 B bis N° 132-28 Bogotá D.C. — Colombia Página 3 de 4Teléfono: (57-1) 625 8480Fax: (57-1) 625 1788www.colciencias.gov.co/ | ¿PROSPERIDAD| PARA TODOS

este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de laidentidad de los titulares, Y” Suscribir un acuerdo de confidencialidad de manejo de la información recibida porColciencias. Y” Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su dete-rioro, pérdida, alternación, uso no autorizado o fraudulento, Y” Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control y la responsable deltratamiento para garantizar el cabal cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. ¥ Dar cumplimiento a los principios rectores contenidos en el artículo 4 de la ley 1581de 2012.

INLIAÑA MARÍA ZAPATA BUSTAMANTESECRETARIA GENERAL

(Elaborado por LMZAPATA) Carrera 7 B bis N° 132-28 Bogotá D.C.-— Colombia - Página 4 de 4Teléfono: (57-1) 625 8480Fax: (57-1) 625 1788www.colciencias.gov.co