MINCIENCIAS - Concepto 8903

COLCIENCIAS ~ 10D05PORUN NUEVOPAis' .. "" 'Q"'"'"""""" MEMORANDO 11111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 20151100118903

COMUNICACION INTERNA

PARA: DE:

ASUNTO:

SERVIDORES YCOLABORADORES

SECRETARIA GENERAL CONCEPTO Verificaci6n de requisitos minimos Apreciados compafieros; Teniendo en cuenta las situaciones que han sido consultadas a Secretaria General por las diferentes areas tecnicas de Colciencias, motivadas en el presunto incumplimiento de las entidades publicas 0 privadas en allegar los documentos contenidos en el capitulo de los requisitos minimos de los terminos de referencia de las convocatorias yque dan lugar al rechazo de las propuestas, es procedente hacer las siguientes precisiones que permitan, tanto al grupo de registro de proyectos, como a los directores tecnicos, gestores 0 personas encargadas de las convocatorias, adoptar las mejores decisiones tendientes asalvaguardar losprincipios de lafunci6n administrativa en especial, el de la prevalencia de 10sustancial frente a 10formal, como fiel reflejo de los principios de transparencia, legalidad yobjetividad. Eneste sentido, 10primero asefialar es que las convocatorias de Colciencias, que devienen de la ley 1286 de 2009, deben garantizar el merito y la calidad como principios basicos. AI respecto es importante sefialar que dentro de laregulaci6n que del tema ha

efectuado Colciencias se encuentra el procedimiento denominado "VERIFICACION DE REQUISITOS MiNIMOS DE CONVOCATORIAS, con c6digo M301PR06, que al definir requisito minimo establece 10siguiente: "Corresponde a todos aquellos requisitos que deben cumplir de forma obligatoria los interesados en participar en laconvocatoria, estos sedeben soportar en una evidencia tangible Pagina1de5'~.'.' TOD05PORUN •.. NUEVOPAis'.' PAZ EQUIDAD EDUUCION y verificable", Lo anotado significa que si bien se establece que el requisito minimo es de obligatorio cumplimiento no se establece que sea eliminatorio si no se allega con la presentacion del proyecto 0 propuesta, 10 que quiere decir que es procedente permitir la subsanabilidad de los mismos en desarrollo del proceso, o definir el momento en el cual debe ser allegado desde los terminos de referencia de la Convocatoria. Por 10anterior, en la fijacion de requisitos minimos las areas tecnicas deberan velar porque alii solo se incluyan aquellas exigencias sin las cuales no sea posible aceptar el proyecto para la subsiguiente etapa de evaluacion y que incidan directamente en la evaluacion tecnica. Los demas requisitos, es decir aquellos que hecha la correspondiente valoracion, no afecten 0 no incidan en el proceso de evaluacion en 10que tiene que ver con el componente tecnico no podran ser eliminatorios y por ende son susceptibles de subsanar, antes de la evaluacion como es el caso del concepto 0 acta del comite de etica e incluso

hasta que se haya surtido la etapa de evaluacion de proyectos 0 con posterioridad a esta etapa, caso concreto, cartas de autorizacion de uso de datos personales debidamente firmadas. En esta medida, es claro que no todo requisito minima tiene la vocacion de eliminar de la convocatoria al proponente que no 10presente con la radicacion de su propuesta y por ende puede ser subsanable por el proponente previa verificacion y solicitud del grupo de registro 0 puede ser allegado con posterioridad como ya se anoto, previa consulta con el area de que se trate respecto de su importancia frente a la evaluacion en el componente tecnico. En todo caso, en las convocatorias en curso debera fijarse una fecha maxima para cumplir con el requisito que se echa de menos. Para el caso de futuras convocatorias se recomienda a las areas tecnicas en asocio con Calidad redisefiar el acapite de requisitos minimos, en el sentido de denominarlo "requisitos" e incluir frente a cada exigencia el momento maximo en que debera ser allegado ese documento, partiendo de la c1asificacion previa y exacta de cual requisito es subsanable y cual no. En este mismo sentido debera tambien revisarse el procedimiento con codigo M301 PR06, para definir c1aramente 10anterior. De acuerdo con 10 brevemente expuesto y atendiendo los princlplos de seleccion objetiva y economia es claro que no es posible hacer una interpretacion restrictiva de los terminos de la convocatoria, mucho menos cuando esta interpretacion va en contravia de la pluralidad de oferentes, a Pagina2 de 5riesgo de generar declaratorias de desiertas de las convocatorias por no

adoptar medidas tendientes a subsanar las situaciones que pueden dar lugar a dichas declaratorias. EI grupo de registro debera informar al area tecnica sobre la falta de cumplimiento de un requisito, para que esta determine si requiere a la entidad o instruye a registro para que excluya la propuesta 0 proyecto. En ambos casos es el area tecnica la que debera mantener comunicacion con la entidad que radico el proyecto. Lo anotado significa que si los documentos ubicados en el capitulo de requisitos minimos, no tienen la vocacion de afectar la evaluacion por parte de los pares 0 si 10 hacen pero pueden ser allegados antes de esta etapa, el proyecto debe habilitarse y permitirse su aceptacion en la convocatoria. Simplemente y a manera de conclusion, si existiera duda respecto de 10aqui expresado, debo recordar que en cumplimiento del principio de primacia del derecho sustancial sobre las formas, deviene oportuno el argumento esbozado en este breve escrito, en tanto que rechazar los proyectos por falta de un documento que no es necesario frente al proceso de evaluacion tecnica de las propuestas, no solo seria preferir la forma sobre el fondo, sino incurrir en vulneracion de otro principio esencial al interpretar una norma en forma restrictiva y en total detrimento del administrado. Convendria para este efecto revisar completa la senten cia T-052-09 que a la letra dice: "Establecida como esta, prima facie, la condici6n de programa de especializaci6n al curso realizado por el actor; el hecho de haberse expedido un certificado y no un diploma 0 acta por parte de la instituci6n universitaria, para dar fe de la aprobaci6n del curso, no deviene

en un argumento suficiente para menoscabar la condici6n 0 caracteristica esencial del curso de especializaci6n y por consiguiente para rechazar el unico medio probatorio existente. En este caso, si el actor adquiri6 un conocimiento especializado en el respectivo curso de especializaci6n de la Universidad Santo Tomas, y este se encuentra acreditado por la misma instituci6n, se imponia el reconocimiento del certificado anexado. De 10contrario, prevaleceria 10formal sobre 10sustancial y se incurre en un exceso de ritualismo, ya que el documento de prueba estaria sujeto a una tarifa probatoria en extremo rigurosa cuando se aplica a momentos academicos sujetos a reglas vigentes hace cerca de treinta anos. Lo cierto es que nadie desconoce que el curso de especializaci6n posterior al programa de pregrado fue cursado y aprobado por el tutelante, pero se Ie niega la posibilidad de demostrar esa realidad mediante un documento denominado 'certificado'. Como consecuencia de 10 anterior; debe operar a favor del accionante - quien cumpli6 inicialmente todos los requisitos exigidos para ser participante en el concurso de notarios - el principio de primacia del derecho sustancial sobre las formas, toda vez que las normas del concurso fueron interpretadas y aplicadas en detrimento de los derechos del senor Pacheco Juvinao. S610la negativa de la Universidad Santo Tomas a reconocer dicho curso de especializaci6n como un programa posterior al pregrado, podria justificar una conclusi6n diferente. En este caso, al contrario, la Universidad Pagina3de5lAS manifest6 por escrito que "Que EUDARDO LUIS PACHECO JUVINA0, identificado con cedula

de ciudadanfa No. 19.237.940 de Bogota, .curs6 y aprob6 todas las asignaturas correspondientes alcurso deEspecializaci6n enDERECHO PRIVADO ECONOMICO, durante los perfodos academicos comprendidos entre, agosto a diciembre de 1979 y febrero a junio de 1980, con una intensidad horaria de 15 horas semanales. II EIcurso de Especializaci6n en DERECHO PRIVADO ECONOMICO fue uno delos requisitos exigidos por el Decreto 225 de 1977, modificado por elDecreto 1018del mismo ano, para optar el titulo de abogado. " N6tese que en este caso la Corte Constitucionalordena aceptar en lugarde undiploma uncertificado,ordenando conello"a las entidades accionadas que por razones puramente formales no dejen de valorar programas de postgrados, dentro de los parametros establecidos en las normas reguladoras del concurso, con el fin de garantizar el respeto aldebido proceso y laprimacfa del derecho sustancial delosparticipantes". Ejemplo de estos casos en que losque no obstante encontrarse ubicada la exigenciaenelcapituloderequisitosminimos,eldocumento0 lacondici6nno esdetalentidadque impidalaevaluaci6n delproyecto,sonlossiguientes: • Faltadeentregaen laradicaci6ndelproyectode lacertificaci6ndeautorizaci6n de usode datos 0 presentaci6n incompleta,es decir no allegada partodoslosobligadosa hacerlo. • Erroresen el registrode su informaci6n(c6digos0 numero de identificaci6n) yalgunas categarizaron de manera incorrectalosgrupos0 investigadares. • Erroresen losvaloresdecontrapartida-especie ydineroporque inviertenlosnumeros0 registranvaloresdiferentesalospresentadosenlacarta decertificaci6ndecontrapartida. • Registroenelformulariodeentidadesquenofirman0 nosonrelacionadas en lascartasdepresentaci6ny/o avalde lapropuesta. • Diferenciasentitulode lapropuesta. • Faltadeentrega, enlaradicaci6ndelproyecto,delconceptodeComitede Etica. • Cuandoelusc,almacenamiento ytratamientodedatospersonales,venga firmadaporlosprogramasdoctoralesperonoportodoslosinvestigadores. Pagina4 de 5~ rODOSPORUN NUEVOPAis", , '''' Q"'"'"we,,,,'" EIpresente concepto juridico comporta los precisos alcances serialados en el articulo 28 de la Ley 1437 de 2011, luego de lasustituci6n desuTitulo IIporvirtud de 10dispuesto enelarticulo 10 de la Ley 1755de 2015. Dispone dicha norma 10siguiente "...Salvo disposici6n legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no seran de obligatorio cumplimiento 0 ejecuci6n ... " (Subrayas no originales) Pagina5de5