MINCIT - Circular 011 de 2022

Código: GD-FM-015

S<<S<AnS Versión:11 o A Vigente: 12/03//2019 + ica Dirección de Comercio Exterior

CIRCULAR 011

Para: USUARIOS Y FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA

Y TURISMO

De: DIRECTOR DE COMERCIO EXTERIOR

Asunto: PROCEDIMIENTO DE CERTIFICADOS DE FIRMA DIGITAL, ACTUALIZACIÓN

DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE USUARIOS Y PODERES EN LA VENTANILLA ÚNICA DE COMERCIO EXTERIOR - VUCE - DEROGACIÓN DE LAS CIRCULARES 014 DE 2016, 014 DE 2020 Y 013 DE 2021

Fecha: Bogotá D.C., 2 2 JUN. 2022

Para su conocimiento y aplicación se informa que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo viene incorporando elementos tecnológicos que faciliten las operaciones de los usuarios en la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE. En este sentido, la implementación de la biometría facial en la VUCE se consolida como un proyecto para agilizar y fortalecer la seguridad y confiabilidad en el procedimiento de registro de usuarios frente a la presentación de los poderes especiales otorgados por los importadores, exportadores y productores a las agencias de aduana u otros apoderados, para actuar en su representación en los trámites que se adelantan a través de los distintos módulos de la Ventanilla. Para la aplicación de la presente Circular, se entiende como usuarios, las personas naturales O jurídicas que realizan operaciones de comercio exterior a través de la VUCE. Previamente a efectuar cualquier registro ante la VUCE, los usuarios deben encontrarse inscritos en el Registro Único Tributario - RUT y tener actualizada la información inherente a

este ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. Asimismo, los usuarios deben consultar las “Condiciones de Uso de la Ventanilla Única de Comercio Exterior — VUCE” publicadas en la página web www.vuce.gov.co en la sección de “Ayuda” — “Registro de Usuarios VUCE”.

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a Dirección de Comercio Exterior

l. CERTIFICADOS DE FIRMA DIGITAL EN LA VENTANILLA ÚNICA DE COMERCIO

EXTERIOR - VUCE

1. Definición y alcance de certificados de firma digital De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 del Decreto 333 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-Ley 19 de 2012", el "Certificado en relación con las firmas” se define como el “mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide como al suscriptor, y contiene la clave pública de este”.

Para efectos de la presente Circular, se entenderá que los “Certificados en relación con las firmas” se conocen también bajo la denominación de “certificados de firma digital”. Los certificados de firma digital utilizados en la VUCE se dividen en dos (2) tipos: 1.1 Certificados de firma digital (token virtual) 1.2 Certificados de firma digital en nube El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta con un stock de certificados de firma digital que serán asignados a los usuarios que cumplan con lo estipulado en la presente Circular, hasta agotar existencias.

A continuación, se informan los lineamientos para la asignación de certificados de firma digital tanto a los usuarios registrados, como a los nuevos usuarios que realicen trámites ante la VUCE.

2. Certificados de firma digital (token virtual) Los usuarios interesados en obtener certificados de firma digital (token virtual) deberán realizar la solicitud ingresando al módulo “Solicitud de Certificado de Firma Digital” de la página web de la VUCE www.vuce.gov.co especificando el módulo o módulos que van a utilizar, entre otros datos de la empresa y del solicitante requeridos.

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A esteiocos Dirección de Comercio Exterior Es importante señalar que solo se asignará un certificado de firma digital (token virtual) por NIT. En el evento de presentarse varias solicitudes de certificados de firma digital (token virtual) para un mismo NIT, se tomará la primera solicitud recibida a través de la VUCE, teniendo en cuenta la fecha y la hora registrada por el sistema, como única solicitud. Las demás solicitudes serán rechazadas. El uso de los certificados de firma digital (token virtual) continuará aplicando para la firma de los documentos de la VUCE, excepto para los poderes especiales. 2.1 Pre-aprobación de certificados de firma digital (token virtual) El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo realizará la pre-aprobación en un término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud del certificado de firma digital, la cual será notificada a través del correo electrónico indicado en el registro de usuario VUCE.

2.2 Aprobación de certificados de firma digital (token virtual) por parte de la entidad de certificación Una vez aprobada la solicitud de certificado de firma digital (token virtual) por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la entidad de certificación iniciará el proceso de validación del usuario, solicitando, a través de correo electrónico, la siguiente documentación: Para el Representante Legal de la empresa: a. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. b. RUT de la empresa. c. Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa. Para un funcionario autorizado por la empresa: a. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del usuario. b. RUT de la empresa. c. Certificado de Existencia y Representación Legal. d. Certificación en la que se indique la vinculación como funcionario de la empresa.

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Para una persona natural: a. Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

b. RUT.

El paso a paso y demás procesos relacionados con el envío de los documentos anteriormente mencionados, se encuentran en la “Guía de solicitud de firma digital”, publicada en el módulo “Solicitud de Certificado de Firma Digital” de la página web de la VUCE 2.3 Reposición Para el proceso de reposición, el usuario de la VUCE deberá ingresar a la página web de la entidad de certificación y realizar la solicitud según los pasos allí dispuestos para este efecto. El costo de emisión de un nuevo certificado estará a cargo del usuario de la VUCE.

2.4 Otras disposiciones relacionadas con los certificados de firma digital (token virtual) El solicitante contará con treinta (30) días calendario para enviar los documentos requeridos, a partir de la solicitud de los mismos por parte de la entidad de certificación. Si vencido dicho término la entidad de certificación no cuenta con la información requerida, se entenderá que el solicitante no continuará con el proceso, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud acreditando el cumplimiento de la totalidad de la información exigida. Los tiempos de entrega inician a partir de la aprobación exitosa de los documentos por parte de la entidad de certificación, la cual contará con tres (3) días hábiles, después de la validación de la identidad del usuario, para la entrega del certificado de firma digital. Se sugiere al usuario de la VUCE realizar la renovación del certificado de firma digital con una antelación de treinta (30) días calendario a su vencimiento. Los certificados de firma digital (token virtual) solamente podrán ser utilizados para los trámites que se vayan a realizar en la VUCE. Para ello, una vez entregado el certificado de firma digital, el usuario deberá realizar el registro de usuario.

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Dirección de Comercio Exterior 3 Certificados de firma digital en nube Los certificados de firma digital en nube se caracterizan por ser cerrados, lo cual implica que su uso está restringido y solo se podrá utilizar para los trámites que se adelanten en la VUCE. Estos certificados son expedidos por la entidad de certificación mediante reconocimiento del documento de identidad y la validación de la biometría facial del solicitante.

El proceso de identificación mediante biometría facial contiene un repositorio de la entidad de certificación que custodia y administra las evidencias digitales tomadas por cada reconocimiento facial, para realizar comprobaciones sobre las evidencias recolectadas para validar la identidad. A partir del 30 de junio de 2022, se implementará el uso de certificados de firma digital que se almacenan en la nube de la entidad de certificación, para el procedimiento de firma de los poderes especiales que otorgan los importadores, exportadores y productores a las agencias de aduanas u otros apoderados, para efectos de adelantar los diferentes trámites en la VUCE, procedimiento que se desarrolla en los numerales 2.1 y 2.2, de la sección "H. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE USUARIO” de la presente Circular. 3.1 Solicitud de certificados de firma digital en nube La solicitud del certificado de firma digital en nube se realizará a través de la página web www.vuce.gov.co, en el módulo de “Solicitud de Certificado de Firma Digital”, opción “Ir a Solicitud de Certificados de Firma Digital en Nube mediante Biometría Facial”. Los pasos a seguir por parte del usuario para realizar la solicitud se encuentran en el manual “INSTRUCTIVO - PARA SOLICITAR Y USAR LOS CERTIFICADOS de FIRMA DIGITAL EN NUBE DE LA VUCE” publicado en la página web www.vuce.gov.co, menú “Ayuda”, sección “Certificados de firma digital”. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo autorizará la expedición de los certificados de firma digital en nube, según la disponibilidad de los mismos.

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: progreso: Vigente: 12/03//2019 $e E odos : Dirección de Comercio Exterior 3.2 Otras disposiciones relacionadas con la emisión de los certificados de firma digital en nube De conformidad con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, modificado por el artículo 160 del Decreto Ley 19 de 2012 y reglamentado por el Decreto 333 de 2014 "Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-Ley 19 de 2012”, la facultad para la emisión de los certificados de firma digital estará a cargo de las entidades de certificación que cumplan con los requerimientos y sean acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Según lo dispuesto por el numeral 14 del artículo 15 y el artículo 16 ambos del Decreto 333 de 2014, entre otros aspectos, corresponde a las entidades de certificación garantizar las condiciones de integridad, disponibilidad, confidencialidad y seguridad, de acuerdo con los estándares técnicos nacionales e internacionales vigentes y así mismo responder por todos los perjuicios que causen en el ejercicio de sus actividades y por los que puedan causar los prestadores de servicios de infraestructura o de tecnología, a los suscriptores o a las personas que confíen en los certificados. Por lo anterior, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se exime de cualquier responsabilidad ocasionada en los procesos de certificados de firma digital y solo actúa como articulador entre el usuario y la entidad de certificación digital permitiendo la

asequibilidad de los mismos, para los trámites y servicios a realizar ante la VUCE.

1. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE USUARIO 1 Registro de usuario Para el registro, el usuario interesado deberá realizar los siguientes pasos:

a. Ingresar a la página web de la VUCE www.vuce.gov.co. b. Acceder al link "Registro de Usuarios" ubicado en la sección de “Servicios Ventanilla Única de Comercio Exterior” de la página web. Cc. Dar clic en el botón "Registro de Usuario”.

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RN esde ados . ., . . AS. a Dirección de Comercio Exterior d. Aplicar lo señalado en el manual “Procedimiento para el registro ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior”, ubicado en la opción "Ayuda" — "Registro de Usuarios VUCE"” de la página web mencionada. 2 Registro de usuario a través de agencia de aduana o apoderado Este método de registro aplica para aquellos usuarios que son representados por agencias de aduana o apoderados y que deciden realizar su registro y sus trámites a través de estos. Las agencias de aduana que ya se registraron ante la VUCE, pueden registrar este tipo de usuarios. Para el registro, el usuario interesado deberá realizar los siguientes pasos: a. Ingresar a la página web de la VUCE www.vuce.gov.co b. Acceder al link “Registro de Usuarios” ubicado en la sección de “Servicios Ventanilla Única de Comercio Exterior” de la página web. c. Seleccionar la opción “Registro de usuario a través de agencia de aduana o apoderado”,

digitar el usuario y contraseña que le fue asignado por la VUCE a la agencia de aduanas O apoderado. d. Seguir los pasos del manual “Instructivo del procedimiento para el registro ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE”, opción "Ayuda Registro de Usuarios" de la página web de la VUCE. 2.1 Poderes o mandatos A partir del 30 de junio de 2022, todos los usuarios de la VUCE que actúan a través de agencias de aduanas o apoderado especial deberán adelantar el procedimiento establecido en el numeral 2.2 de la sección ”MN.PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE USUARIO” de la presente Circular para el otorgamiento o revocación del poder o mandato para las Operaciones que se adelantan en los módulos de la Ventanilla. En el evento en que un usuario requiera inactivar un poder que fue aprobado hasta el 30 de junio de 2022, debe seguir los pasos establecidos en el manual “Instructivo del procedimiento para el registro ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE".

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Código: GD-FM-015 e Versión: 11 el El progreso Vigente: 12/03//2019 es de todos Dirección de Comercio Exterior 2.2 Procedimiento de poderes especiales Los usuarios que requieran otorgar poderes especiales a agencias de aduanas y apoderados especiales para realizar operaciones a través de la VUCE, deberán gestionarlos de manera virtual a través del diligenciamiento del formato disponible en la VUCE, no se requerirá de autenticación notarial o presentación personal ante notario público. Para ello, se ha

dispuesto el manual “Instructivo del procedimiento para el registro ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VWUCE", el cual se encuentra publicado en la página web www.vuce.gov.co opción “Ayuda” — “Registro de Usuarios VUCE". Los poderes especiales únicamente se podrán firmar con los certificados de firma digital en nube obtenidos mediante biometría facial, cuyo procedimiento se establece en el numeral 3 de la sección "/. CERTIFICADOS DE FIRMA DIGITAL EN LA VENTANILLA ÚNICA DE COMERCIO EXTERIOR - VUCE” de la presente Circular, lo cual permite garantizar su autenticidad e integridad, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999. 3 Otras disposiciones relacionadas con el trámite de poderes especiales en la VUCE El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se exime de cualquier responsabilidad ocasionada por los usuarios de la VUCE en el proceso de trámite de poderes especiales, relacionadas con el mal diligenciamiento o uso de información desactualizada, suplantación de identidad, así como de la finalidad dada u otro tipo de consecuencia originada por sus acciones. 4 Usuarios internos Se entiende como usuarios internos a los empleados de las empresas importadoras, exportadoras, agencias de aduana O apoderados especiales que requieren adelantar Operaciones ante la VUCE y que se identifican con el NIT más un número consecutivo, seguido del sufijo “tr”, que permite identificar este tipo de usuario. Para la respectiva creación, el usuario que tiene el rol de administrador deberá realizar los siguientes pasos: a. Ingresar a la dirección electrónica www.vuce.gov.co b. Acceder al módulo de Importaciones 2.0., iniciar sesión en el usuario que cuenta con el

rol administrador y luego ingresar a la sección “Registro de Usuarios”.

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AN esdetodos Dirección de Comercio Exterior c. Seleccionar la opción “Usuarios internos”. d. Los pasos a seguir se encuentran indicados en el manual “Instructivo del procedimiento para el registro ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE", opción "AyudaRegistro de Usuarios VUCE” de la página web mencionada. 5 Actualización de datos en la VUCE Con el propósito de optimizar las operaciones que se adelantan a través de la VUCE, se recomienda a los usuarios actualizar los datos que reposan en la base de datos de la plataforma cada vez que surja algún cambio en estos, a fin de verificar que la información contenida en el misma, corresponde a la registrada en el Registro Único Tributario — RUT. Lo anterior permite disponer de un contacto actualizado para los diferentes módulos de la VUCE. Los pasos a seguir se encuentran indicados en el manual “Instructivo del procedimiento para el registro ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE”, opción "Ayuda - Registro de Usuarios VUCE” de la página web mencionada. La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Circulares 014 de 2016, 014 de 2020 y 013 de 2021. Cordialmente, / ANY A LUIS FERNANDO FUENTES IBARRA Elaboró: Karen Tatiana Robayo Pulido, Delia Amparo Muñoz Maldonado Revisó: Edgar Carrillo, Carmen Ivone Gómez Díaz, Omar Iván Roa Melo, Camilo Andrés Cadena Forero

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