MINCIT - Circular 22 de 2019

Dirección de Comercio Exterior

CIRCULAR022

Para: USUARIOS Y FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y

TURISMO

De:

Asunto: Fecha:

DIRECTOR DE COMERCIO EXTERIOR

ASIGNACIÓN DE CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL

Bogotá D.C., O 8 NOV, 2019 Para su conocimiento y fines pertinentes, de manera atenta se informan los parámetros para la asignación de certificados de firmas digitales a los usuarios registrados y a los nuevos usuarios que realicen trámites ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta con 493 certificados de firma digital, con vigencia de un ( 1) año, que serán asignadas así: Período de asignación Cantidad a asignar 18 de noviembre de 2019 al 20 de diciembre de 2019 293 7 de enero de 2020 al 28 de febrero 2020 200 Los certificados que no sean asignados en las fechas estipuladas se acumularan para el siguiente período, según lo descrito anteriormente. l. Solicitud Certificado de Firma Digital Los .usuarios interesados en obtener certificado de firma digital deberán realizar la solicitud ingresando a la página www.vuce.gov.co de la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE, en el botón "Solicitud de Firma Digital", especificando el módulo o módulos que van a utilizar. Solo se asignará un certificado de firma digital por NIT. Si se presentaren varias solicitudes de certificados para una misma empresa, se tomará la primera solicitud recibida a través de la VUCE teniendo en cuenta fecha y hora registrada por el sistema, como única solicitud. Las demás serán rechazadas.

certificados para una misma empresa, se tomará la primera solicitud recibida a través de la VUCE teniendo en cuenta fecha y hora registrada por el sistema, como única solicitud. Las demás serán rechazadas. Calle 28 W 13A -15 / Bogot;i, Colombia Conmutador (571) 6067576 www.mincítgov.coJ - 1 - GD-FM-015.vllDirección de Comercio Exterior

2. Pre-aprobación de Certificados El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo realizará la pre-aprobación en un término máximo de dos (2) días hábiles después de recibida la solicitud del certificado de firma digital, la cual será notificada a través del correo electrónico suministrado por el usuario para notificaciones al momento de registro en la VUCE.

3. Aprobación de Certificados de firma digital por parte de la empresa Certificadora Una vez pre-aprobada la solicitud de firma digital, la empresa certificadora contactará al usuario telefónicamente o por correo electrónico para continuar el trámite de solicitud. Para iniciar el proceso se requieren los siguientes documentos solicitados por la Empresa certificadora Certicamara: Para el Representante Legal: • Copia cédula de ciudadanía ampliado al 150% • Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa (no mayor 30 días) • Registro Único Tributario - RUT actualizado Para Persona Natural: • Copia cédula de ciudadanía del suscriptor (ampliado al 150%) • Registro Único Tributario - RUT actualizado Para Perteneciente a Empresa: (Certificado emitido a un empleado o funcionario de una empresa que le permite identificarse como miembro de la misma) • Copia cédula de ciudadanía del suscriptor (ampliado al 150%) • Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa (no mayor 30 días)

permite identificarse como miembro de la misma) • Copia cédula de ciudadanía del suscriptor (ampliado al 150%) • Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa (no mayor 30 días) • Registro Único Tributario - RUT actualizado • Certificado Laboral del solicitante en papel institucional (No mayor a 30 días) Los documentos anteriormente citados deberán enviarse a Certicamara a través del correo electrónico proyecto.mincomercio(a),certicamara.com, y en el asunto se citará el número de radicado de la solicitud de firma digital generado por el sistema de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE). Una vez recibidos los documentos la empresa certificadora validará la información registrada en el formulario y contará con cinco (5) días hábiles para la entrega del certificado de firma digital. Si los documentos no cumplen con los parámetros establecidos, la empresa certificadora realizará el requerimiento al correo electrónico que el solicitante registró en la Solicitud de firma digital a través del sistema de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE). Calle 28 N!! 13A - f!i / Bogotá, Colombia Conmutador (571) 6067676 www .. mincit.gov .. co¡ - 2 - GD-FM-015.vllDirección de Comercio Exterior La empresa certificadora contará con cinco (5) días hábiles después de la respuesta al requerimiento para la entrega del certificado de firma digital.

4. Emisión Certificado Firma Digital La empresa certificadora a través de correo electrónico informará los datos de envío, el cual incluye el número de la guía de entrega del certificado de firma digital de forma física, en dispositivo Token

USB Criptográfico.

5. Reposición El usuario podrá solicitar repos1c1on de un nuevo certificado digital por la vigencia restante del

número de la guía de entrega del certificado de firma digital de forma física, en dispositivo Token USB Criptográfico.

5. Reposición El usuario podrá solicitar repos1c1on de un nuevo certificado digital por la vigencia restante del certificado anterior, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones: a) Poseer un certificado digital vigente y b) El tiempo restante de la vigencia del certificado de firma digital que se desea reponer sea superior a tres (3) meses.

Reposición sin costo ❖ Cambio de titular o cambio de cargo: En este caso debe existir manifestación expresa del representante legal de la empresa o del ordenador del gasto para el caso de las entidades que actúan en la VUCE. Solo aplica una reposición sin costo por certificado, no aplica reposición sobre reposición. ❖ Por error en la emisión: Cuando el certificado de firma digital presente error asociado a la generación del mismo. Reposición con costo El pago del valor de la reposición será asumido por el solicitante en los siguientes casos: ❖ Por pérdida o daño del Token use Criptográfico: Cuando el titular extravía o genera un daño por mal uso del dispositivo Token USB Criptográfico. ❖ Por bloqueo de dispositivo o Token use Criptográfico: Cuando el titular del certificado de firma digital ingresa la contraseña errada por más de tres veces. ❖ Olvido de contraseña: Cuando el titular olvida o extravía la contraseña asignada. Calle 28 NP 13A - fti / &Jgoui, Colombia C"""""'1dor (ST{} 6067676 www.mincit.qov4 - 3 - GD-FM-015.vllDirección de Comercio Exterior Este certificado se emitirá por la vigencia restante.

6. Disposiciones Finales ❖ El solicitante contará con treinta (30) días calendario para diligenciar el formato para emisión

Este certificado se emitirá por la vigencia restante.

6. Disposiciones Finales ❖ El solicitante contará con treinta (30) días calendario para diligenciar el formato para emisión de certificados de firma digital y anexar los documentos requeridos. Vencido este término si no se cuenta con dicha información, se entenderá que el usuario desiste del trámite. ❖ Los tiempos de entrega inician a partir de la aprobación exitosa de los documentos por parte de Certicamara. ❖ La renovación del certificado de firma digital deberá ser solicitada treinta (30) días calendario antes de su vencimiento.

La presente circular ri e a partir de la fecha de publicación y deroga la Circular 038 de 2018. e Elaboró: Paola Andrea Celisfi Revisó: Karen Tatiana Robayo - Camilo Herrera - Carmen lvone Gómez fi .:! Calle 28 N9 1.Yt - 15 / Bogotá, Colombia Conmutador (S7l) 6067676 www.minat.gm,.cof - 4 - GD-FM-015.vll