MINCIT - Circular 38 de 2018

Ministerio de Industria y Comercio

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Detalles

Título: MINCIT - Circular 38 de 2018
Autor: Ministerio de Industria y Comercio
Categoría: Infralegal
Área del derecho: Comercial
Año: 2018

CC)3 Efi'\10 @ fi' l •'\JC: T Dirección de Comercio Exterior CIRCtltAR 038

Para: De:

USUARIOS Y FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO

DIRECTOR DE COMERCIO EXTERIOR

Asunto.

Fecha:

ASIGNACIÓN DE CERTIFICADO DE FIRMA DIGITAL

Bogotá D.C, O 3 DI C, 2018 Para su conocimiento y fines pertinentes, de manera atenta se informan los parámetros para la asignación de certificados de firmas digitales a los usuarios registrados y a los nuevos usuarios que realicen trámites ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta con 612 certificados de firma digital, con vigencia de un ( l) año, que serán asignadas así: Período de asignación Cantidad a asianar 5 de diciembre de 2018 al 30 de marzo de 2019 400 8deabrilde2019al3l demavo2019 212 Los certificados que no sean asignados en las fechas estipuladas se acumularan para el siguiente período, según lo descrito anteriormente.

1. Solicitud Certificado de Firma Digital Los usuarios interesados en obtener certificado de firma digital deberán realizar la solicitud ingresando a la página www.vuce.gov.co de la Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE; en el botón Solicitud de Firma Digital, especificando el módulo o módulos que van a utilizar.

Solo se asignara un certificado de firma digital por NIT. Si se presentaran varias solicitudes de certificc1dos para una misma empresa, se tomará la primera solicitud recibida a través de la VUCE teniendo en cuenta fecha y hora registrada por el sistema, como única solicitud. Las demás serán

2. Pre-aprobación de Certificados El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo realizará la pre-aprobación en un término máximo de dos {2) días hábiles después de recibida la solicitud del certificado de firma digital, esta será notificada

Calle 2,'3 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutac'or [571) 6067676 www.min:il.gov.co --· = """''"'' -fi-•-' ¡, <G..!'fi-fi. f GD-FM-015. V7C03 Efi\JO @ fi11\JC T . . 038 Dirección de Comercio Exterior a través del correo electrónico suministrado por el usuario para notificaciones al momento de registro en lo VUCE.

3. Aprobación de Certificados de firma digital por parte de la empresa Certificadora Una vez pre-aprobado la solicitud de firma digital, el usuario recibirá un correo electrónico con los formularios a diligenciar. Para iniciar el proceso se requieren los siguientes documentos solicitados por la Empresa certificadora seleccionada por el Ministerio !Gestión de Seguridad Electrónica - GSE): Para el Representante Legal: • Formulario de Solicitud debidamente diligenciado y firmado • Términos y condiciones debidamente diligenciado y firmado • Copia cédula de ciudadanía ampliado ol 150% • Certificado de Existencia y Representación legal de la empresa (no mayor 30 días) • Registro Único T ributorio - RUT actualizado Para Persona Natural: • Formulario de Solicitud debidamente diligenciado y firmado

Certificado de Existencia y Representación legal de la empresa (no mayor 30 días) • Registro Único T ributorio - RUT actualizado Para Persona Natural: • Formulario de Solicitud debidamente diligenciado y firmado • Términos y condiciones debidamente diligenciadas y firmadas • Copia cédula de ciudadanía del suscriptor (ampliado al 150%) • Registro Único T ributorio - RUT actualizado Para Perteneciente a Empresa: (Certificado emitido a un empleado o funcionario de una empresa que le permite identificarse como miembro de la misma) • Formulario de Solicitud debidamente diligenciado y firmado • Términos y condiciones debidamente diligenciadas y firmadas • Copia cédula de ciudadanía del suscriptor (ampliado al 150%) • Certificado de Existencia y Representación legal de la empresa (no mayor 30 días) • Registro Único TributarioRUT actualizado • Certificado laboral del solicitante en papel institucional (No mayor a 30 días) los documentos anteriormente citados deberán enviarse al correo electrónico documentos@gse.com.co, con copia lady.torres@gse.com.co, y en el asunto deberán indicar el número de radicado de la solicitud de firma digital generado por el sistema.

Una vez recibidos los documentos la empresa certificadora validará la información registrada en el formulario y contará con cinco (5) días hábiles para la entrega del certificado de firma digital. Si los documentos no cumplen con los parámetros establecidos, la empresa certificadora realizará el requerimiento al correo electrónico que el solicitante registro en el formulario de emisión de certificados de firma digital. Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutador (571) 6067676 www.rnincit.gov.co -=-·-· -·-·· i

de firma digital. Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutador (571) 6067676 www.rnincit.gov.co -=-·-· -·-·· i .,_,,,,..,_..,.,_ 1GD-FM-015. V7@,\11'-JC T 038 Dirección de Comercio Exterior La empresa certificadora contará con cinco (5) días hábiles después de la respuesta al requerimiento paro la entrega del certificado de firma digital.

4. Emisión Certificado Firma Digital la empresa certificadora a través de correo electrónico informará los datos de envío, el cual incluye el número de la guía de entrega del certificado de firma digital de forma física, en dispositivo Token

USB Criptográfico.

5. Reposición El usuario podrá solicitar reposición de un nuevo certificado digital por la vigencia restante del certificado anterior, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones: a) Poseer un certificado digital vigente y b) El tiempo restante de la vigencia del certificado de f"1rma digital que se desea reponer sea superior a tres (3) meses.

Reposición sin costo ❖ Cambio de titular o cambio de cargo: En este caso debe existir manifestación expresa del representante legal o del ordenador del gasto de la entidad que actúa en la VUCE. Solo aplica una reposición sin costo por certificado, no aplica reposición sobre reposición. Para este caso el usuario debe anexar el formato de revocación estipulado por la empresa certificadora y hacer llegar el Token a las oficinas de GSE: Calle 73 # 7-31 piso 7 Torre B, en la c'iudad de Bogotá. Los costos de envío, correrán por cuenta del usuario ❖ Por error en la emisión: Cuando el certificado de firma digital presente error asociado a la generación del mismo. Reposición con costo

c'iudad de Bogotá. Los costos de envío, correrán por cuenta del usuario ❖ Por error en la emisión: Cuando el certificado de firma digital presente error asociado a la generación del mismo. Reposición con costo El pago del valor de la reposición será asumido por el solicitante en los siguientes casos: ❖ Por pérdida o daño del Token USB Criptográfico: Cuando el titular extravía o genera un daño por mal uso del dispositivo Token USB Criptográfico. Este certificado se emitirá por la vigencia restante. Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutodor (571) 6067676 www,mincit.gov.co -·-'¡¡¡,:::::· ' ,,.,,,,,,,,.., r· fi

GD-FM-015. V?GOB.EP\JO @r-,,11NCT

038 Dirección de Comercio Exterior

6. Disposiciones Finales ❖ El solicitante contará con treinta {30) días calendario para diligenciar el formato para emisión de certificados de firma digital y anexar los documentos requeridos. Vencido este término si no se cuenta con dicha información, se entenderá que el usuario desiste del trámite. ❖ Los tiempos de entrega inician a partir de la aprobación exitosa de los documentos. ❖ La renovación del certificado de firma digital deberá ser solicitada treinta (30) días calendario antes de su vencimiento.

La presente circular rige a partir de la fecha de publicación y deroga la Circular 021 de 2017. Cordial salu o, ' '

ANDO FUENTES IBARRA

Elaboró: Paola Andrea Celis

Revisó: Tatiana Rabaya/ lvone Gómez..4r

Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutador [571) 6067676

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