MINCULTURA - Resolución DM472 de 2023

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COMPILACIÓN JURÍDICA

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ÍndiceÍNDICE RESOLUCIÓN 472 DE 2023

(octubre 4 ) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE LAS CULTURAS, ARTES Y LOS SABERES Por medio de la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicio para los servidores del Ministerio, los miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y el trámite para reconocimiento de gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios y se adoptan otras disposiciones. Resumen de Notas de Vigencia EL MINISTRO DE LAS CULTURAS, LAS ARTES Y LOS SABERES En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren la Ley 397 de 1997, literal g del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 1083 de 2015 y el numeral 16 del artículo 6 del Decreto 2120 de 2018, y CONSIDERANDO: Que, de conformidad con el artículo 1o de la Ley 4 de 1992, se dispone que “El Gobierno Nacional, con sujeción a las normas, criterios y objetivos contenidos en esta Ley, fijará el régimen salarial y prestacional de: a. Losempleados públicos de la Rama Ejecutiva Nacional, cualquiera que sea su sector, denominación o régimen

jurídico”; frente a lo cual anualmente, mediante acto administrativo el Gobierno Nacional fija la escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren, entre otros, el literal a) del artículo 1o y el inciso 2 del artículo 4o de la Ley 4 de 1992: “Con base en los criterios y objetivos contenidos en el artículo 2 el Gobierno Nacional, modificará el sistema salarial correspondiente a los empleados enumerados en el artículo 1 literal a), b) y d), aumentando sus remuneraciones. Igualmente, el Gobierno Nacional podrá modificar el régimen de viáticos, gastos de representación y comisiones de los mismos empleados”. Que las comisiones de servicio al interior y al exterior del país se encuentran reguladas en los artículos 2.2.5.5.21 a 2.2.5.5.30 del Decreto 1083 de 2015. Que, de acuerdo con lo establecido en artículo 11 del Decreto 1338 de 2015, toda comisión al exterior que conlleve o no erogación del erario deberá contar con la autorización previa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Que en virtud de lo establecido en el Decreto 2674 de 2012, mediante circular externa 020 de 2018 del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, se informó a los representantes legales, secretarios generales, ordenadores del gasto, coordinadores SIIF y usuarios SIIF Nación, las nuevas transacciones para la gestión de viáticos, por las cuales se hará el registro de las solicitudes de viáticos, su autorización, y todo el

proceso de pago masivo de las comisiones autorizadas. Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la “Guía para la Gestión de Viáticos" establece los métodos para el pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento. Que en atención a lo señalado en la Resolución DM No. 0135 de 06 de mayo de 2022, “Por la cual se crean, se suprimen, se organizan y se adicionan funciones a grupos internos de trabajo en el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, y se adoptan otras disposiciones”; el Grupo de Gestión Financiera y Contable, es la dependencia responsable de recibir las solicitudes de comisiones y desplazamiento al interior del país y organizar su trámite para reconocer el pago por concepto de viáticos y gastos de viaje, a los funcionarios y contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, según corresponda, previa autorización del ordenador del gasto. Que de conformidad con la referida Resolución, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, es el área encargada de recibir las solicitudes de desplazamiento al exterior del país de los contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes y el Grupo de Gestión Humana es la dependencia responsable de recibir las solicitudes y proyectar los actos administrativos y demás documentos requeridos para conceder las comisiones de servicio al exterior del país de los servidores del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes y los directores de sus entidades adscritas. Que mediante Resolución No. 0299 de 2021 del 10 de septiembre de 2021 “Por medio de la cual se reglamenta

el trámite de comisiones de servicio para los empleados públicos, miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y el reconocimiento de gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios y se toman otras disposiciones", se reglamentó el trámite de comisiones de servicios, gastos de viaje y gastos de desplazamiento al interior del país del Ministerio. Que el artículo 2.8.5.5. del Decreto 1068 de 2015 Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público consagra lo siguiente: “Artículo 2.8.5.5. Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del Ordenador del Gasto”.Que el artículo 2.9.1.1.5 del Decreto 1068 de 2015 Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público establece lo siguiente: “Obligatoriedad de utilización del sistema. Las entidades y órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y la Contaduría General de la Nación, o quienes hagan sus veces, deberán efectuar y registrar en el SIIF Nación las operaciones y la información asociada con su área de negocio, dentro del horario establecido,

conforme con los instructivos que para el efecto expida el administrador el sistema”. Que el acto legislativo 02 de 2020, modificatorio del artículo 325 de la Constitución Política, crea la región metropolitana de Bogotá, como una entidad administrativa de asociatividad regional de régimen especial, y el acuerdo regional 006 de dicha región, define en su artículo 4 el ámbito geográfico de la misma, el cual comprende los siguientes municipios de Cundinamarca: Cajicá, Chía, Cota, El Rosal, Facatativá, Funza, Gachancipá, La Calera, Madrid, Mosquera, Sibaté, Soacha, Sopó, Tabio, Tenjo, Tocancipá y Zipaquirá. Que en atención a lo establecido en el artículo 64 de la Ley 2063 de 2020, el Gobierno Nacional reglamentará, anualmente, un Plan de Austeridad del Gasto para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, por Lo cual mediante el Decreto 444 de 2023, Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2023 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, se impartieron medidas de austeridad relacionadas con las comisiones, suministro de tiquetes y viáticos. Que con el propósito de dar cumplimiento a estas directrices de austeridad y actualizar la reglamentación de las comisiones de servicio, el pago de viáticos y gastos de desplazamiento a los servidores y contratistas, con cargo al presupuesto del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, se hace necesario unificar la

reglamentación interna sobre los trámites para autorizar, conferir, reconocer y pagar los viáticos y/o gastos de desplazamiento que se confieran a los empleados públicos, a los miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y a los contratistas del Ministerio. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente resolución tiene como objeto reglamentar el trámite de comisiones de servicio, pago de viáticos y gastos de desplazamiento al interior y/o exterior del país. ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica para los servidores públicos, miembros del esquema de seguridad del Despacho del ministro, contratistas de prestación de servicios - persona natural y el personal de apoyo a la gestión del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, que deban realizar comisiones de servicio o desplazamientos, de acuerdo con los establecido en sus funciones u obligaciones contractuales, al interior o al exterior del país. DEFINICIONES ARTÍCULO 3. Para efectos de la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: a) Comisión de servicios: Situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a su sede habitual de trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que se es titular, sin que se genere vacancia del empleo y dando lugar al pago de viáticos y gastos de transporte terrestre, fluvial o marítimo.

b) Comisionado: Servidor público que realiza una actividad relacionada con sus funciones, en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo, en representación del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes por designación de autoridad competente.c) Viáticos: Reconocimiento de gastos de alojamiento, transporte local y alimentación en que pueden incurrir los servidores cuando desarrollan sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo. d) Gastos de desplazamiento: Son los pagos realizados al contratista, destinados a atender los gastos de manutención, transporte local y alojamiento originados por cuenta del desplazamiento a un lugar o sede diferente al establecido en el contrato de prestación de servicios para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. e) Gastos de transporte: Suma de dinero destinada a cubrir los gastos de transporte intermunicipal, fluvial o marítimo, otorgado a los empleados públicos en comisión de servicios o contratistas con autorización de desplazamiento en el que incurra en desarrollo de su comisión o desplazamiento según sea el caso. f) Funcionario público: Es la persona natural vinculada a la administración pública en virtud de una relación legal y reglamentaria, es decir, a través de un acto administrativo de nombramiento. g) Contratista: Es la persona natural o jurídica, privada o pública, que asume la ejecución de una actividad, o que debe asumir la realización de una determinada prestación, según las especificidades del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación. h) Gastos de peajes, combustibles y otros: Es el valor en dinero que se reconoce a los conductores que se

desplazan en vehículos asignados o de propiedad del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, destinados a cubrir los gastos de peajes, combustible y demás que se generen por la propia actividad de conducción del vehículo. i) Autorización de desplazamiento: Actuación administrativa mediante la cual se avala y se reconocen los gastos de desplazamiento a los contratistas, cuando estuvieren ejecutando actividades fuera del lugar determinado en el contrato para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. j) Instructivo de gestión de tiquetes aéreos: Pasos necesarios a seguir para realizar el trámite de solicitud de reserva y emisión de tiquetes aéreos. k) Módulo gestión viáticos SIIF Nación: Herramienta informática implementada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para la gestión de viáticos en el aplicativo SIIF Nación.

CAPÍTULO II.

PROGRAMACIÓN DE COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS.

ARTÍCULO 4. RESPONSABILIDAD. El ministro, viceministros, secretario general, directores, jefes y coordinadores serán responsables de autorizar la programación de las comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento requeridas para el cumplimiento de los objetivos institucionales, teniendo en cuenta los principios de oportunidad, objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad. ARTÍCULO 5. PROGRAMACIÓN. Dentro de los veinte (20) primeros días calendario de cada mes, las dependencias deberán registrar las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento para el mes siguiente en el

aplicativo de gestión de comisiones. Esta programación deberá contener la justificación, el objeto y la agenda de Las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento a desarrollar, las cuales deben ajustarse a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar, con criterios de racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros, dando cumplimiento a los lineamientos de austeridad. El Grupo de Gestión Financiera y Contable, hará la revisión y validación de la información suministrada por el área, el día siguiente hábil al 20 de cada mes, después de ser registradas todas las comisiones y/o desplazamientos programados por parte de las dependencias, se enviará el reporte que genera el aplicativo, para que sea firmado por el superior inmediato, es decir, por el coordinador(a), jefe de oficina, director(a) y por elviceministro(a) o ministro(a), según corresponda. Una vez firmado, el reporte deberá ser enviado a Secretaría General por medio del aplicativo AZ Digital, para trámite de visto bueno. Posteriormente, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, hará los trámites correspondientes, con fundamento en la siguiente información contenida en dicho registro: a. Para la solicitud de comisión de servicios:

1. Nombres, apellidos y número de identificación del comisionado.

2. Cargo que desempeña, código, grado y dependencia.

b. Para la solicitud de autorización de desplazamiento:

1. Nombres, apellidos, número de identificación del contratista.

2. Número de contrato, fecha de inicio y terminación de este, honorarios mensuales (antes de IVA).

c. Para ambos casos se debe registrar:

1. Término de duración (fecha ida y fecha de regreso).

2. Agenda por desarrollar, especificando las actividades a ejecutar.

3. Lugar de destino donde se van a desarrollar las actividades asignadas.

4. La ruta aérea y/o terrestre del lugar de destino donde se desplazará el comisionado o el contratista, informando claramente qué parte del trayecto cubrirá por desplazamiento aéreo, terrestre, fluvial y/o marítimo.

5. El CDP y rubro presupuestal por el que se cancelarán los gastos garantizando que el CDP tenga saldo disponible para comprometer o el convenio interinstitucional o entidad invitante que asume los gastos.

6. El valor de los viáticos y/o gastos de desplazamiento, y en caso de que aplique, el valor de los gastos de transporte terrestre, peajes y de combustible.

7. Objeto de la comisión o desplazamiento.

8. Justificación de la comisión o desplazamiento.

En el evento en que sea necesaria la presentación de observaciones a la programación, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, notificará a la dependencia correspondiente con el fin de realizar las modificaciones respectivas, después de la notificación, las dependencias tendrán 2 días hábiles de plazo para la corrección y notificación al Grupo de Gestión Financiera y Contable, para revisión y posterior aprobación, sin que esto genere una actuación administrativa modificatoria.

ARTÍCULO 6. COMISIONES Y DESPLAZAMIENTOS EXTEMPORÁNEOS. Las comisiones y

autorizaciones de desplazamientos que registren las áreas después del término establecido en el artículo 5 del presente acto administrativo, serán consideradas como extemporáneas. PARÁGRAFO. Podrá presentarse solicitud de comisión de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento al interior del país fuera de la programación establecida en el artículo 5, sólo cuando exista necesidad urgente de participación del servidor y/o contratista en actividades que requieran de su presencia de manera inmediata. También en los casos que determine el ministro, de acuerdo con criterios técnicos y objetivos que serán especificados en la solicitud.Para estos casos, el responsable designado para el trámite de la comisión y/o autorización de desplazamiento, deberá hacer la solicitud con una antelación no inferior a treinta seis (36) horas antes del inicio de la comisión y/o autorización de desplazamiento, con las respectivas firmas del superior inmediato, es decir, el jefe inmediato y del viceministro(a), secretario(a) general, ministro o a quien este delegue, según corresponda, en el “formato de comisiones extemporáneas” justificando la extemporaneidad y anexando la solicitud de asistencia (Invitación o correo, en el que se solicite el desplazamiento del funcionario o contratista'), para que, de acuerdo con los argumentos expuestos, se analice su viabilidad. El aplicativo de gestión de comisiones no permitirá programar comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento para funcionarios y/o contratistas que tengan comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento pendientes por legalizar, de acuerdo con los tiempos estipulados en el artículo 26 de La presente resolución.

ARTÍCULO 7. COMISIONES EXCEPCIONALES. El Ministro, Viceministros, Secretario General y el esquema de seguridad del Ministro no se encuentran sujetos al cumplimento del tiempo de programación previsto en el artículo 5 de la presente resolución. Por consiguiente, las comisiones correspondientes a estos funcionarios, por la naturaleza de sus cargos, se podrán tramitar de manera excepcional, cuando fuere necesario y se exceptúa el diligenciamiento del “formato de comisiones extemporáneas”.

CAPÍTULO III.

SUSCRIPCIÓN Y REGISTRO DE LAS COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO AL

INTERIOR DEL PAÍS.

ARTÍCULO 8. ACTO ADMINISTRATIVO. Para todos los efectos, el formato “Autorización de comisión de servicio al interior del país", suscrito por el ordenador del gasto, a través del cual se aprueban las comisiones, constituye acto administrativo. El acto administrativo que confiere la comisión debe contener:

1. El objeto del acto administrativo.

2. El lugar de destino (Sitio donde se ejecutarán Las actividades por parte del funcionario, especificando la ruta aérea y/o terrestre.

3. El reconocimiento de los viáticos.

4. La duración de la comisión (fecha inicio y fecha final).

5. La entidad u organismo que sufragará los viáticos y gastos de transporte, cuando a ello hubiere lugar.

6. EL número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) o fuente del gasto, cuando la comisión demande recursos del tesoro.

7. Número de consecutivo único que genere el aplicativo.

PARÁGRAFO. Las comisiones deberán contar con la aprobación del jefe inmediato. ARTÍCULO 9. AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO. Para todos los efectos, el formato “Autorización de desplazamiento” suscrito por el ordenador del gasto, aprueba los gastos de desplazamiento de contratistas. El formato que autoriza el desplazamiento debe contener:

1. El objeto del desplazamiento.2. El lugar de destino (Sitio donde se ejecutarán las actividades por parte del contratista, especificando la ruta aérea y/o terrestre.

3. El reconocimiento de los gastos de desplazamiento.

4. La duración del desplazamiento (fecha inicio y fecha final).

5. La entidad u organismo que sufragará los gastos de desplazamiento, cuando a ello hubiere lugar.

6. El número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) o fuente del gasto, cuando el desplazamiento demande recursos del tesoro.

7. Número de consecutivo único que genere el aplicativo.

PARÁGRAFO. Las autorizaciones de los gastos de desplazamiento deberán contar con la aprobación del supervisor. Artículo 10. Registro de las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento. Se podrán iniciar las comisiones y los desplazamientos al interior del país, una únicamente cuando se hayan aprobado mediante los formatos “Autorización de comisión de servicio al interior del país” y “Autorización de desplazamiento”, según corresponda, y cuenten con su respectivo registro presupuestal.

Los viáticos y/o gastos de desplazamiento serán gestionados, registrados, validados y autorizados a través de SIIF Nación, por medio del módulo de viáticos, siguiendo las directrices contenidas en la Guía de Gestión de Viáticos del Ministerio de Hacienda. El Grupo de Gestión Financiera y Contable registrará en el aplicativo SIIF Nación el respectivo registro presupuestal del compromiso. PARÁGRAFO 1. El registro de las comisiones del Ministro y su esquema de seguridad, se realizará a través del aplicativo de comisiones establecido por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes y su pago se efectuará a través de la caja menor del Despacho del Ministro, con su respectivo registro de caja menor en SIIF Nación. PARÁGRAFO 2. En el evento en el que el pago de los viáticos del ministro y/o su esquema de seguridad no se pueda efectuar a través de la caja menor del Despacho del Ministro, el registro de los viáticos se realizará en el aplicativo de comisiones y en el Sistema de Información Financiera SIIF Nación, en el módulo de viáticos, de conformidad con las directrices contenidas en la Guía de Gestión de Viáticos del Ministerio de Hacienda.

CAPÍTULO IV.

COMISIONES Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO AL EXTERIOR DEL PAÍS.

ARTÍCULO 11. COMISIONES AL EXTERIOR DEL PAÍS. Las solicitudes de comisiones al exterior de los servidores deben ser autorizadas previamente por el Despacho del Ministro para iniciar el trámite administrativo

correspondiente. Con la autorización expresa por parte del Ministro, se deberán remitir al Grupo de Gestión Humana, como mínimo veinte (20) días hábiles antes del inicio de la comisión, los siguientes documentos:

1. Formato estipulado en el DAPRE.

2. Agenda de la comisión, señalando los días necesarios para el traslado y regreso del lugar del evento, cuando se requiera por razones de distancia o itinerario de vuelo.

3. Reserva de tiquetes.

4. Liquidación de los viáticos.

5. Certificado de Disponibilidad Presupuestal con saldo para comprometer.6. Invitación, en caso de que aplique, en la cual se especifique si la organización cubre algún tipo de gasto.

7. En caso de que se requiera encargar a un funcionario del empleo del comisionado, se deberá indicar el nombre y el cargo de la persona que se propone.

PARÁGRAFO 1. Si los gastos de la comisión están a cargo parcial o totalmente de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, los documentos se deberán remitir al Grupo de Gestión Humana con mínimo veinte (20) días hábiles previos al inicio de la comisión. PARÁGRAFO 2. Una vez el Grupo de Gestión Humana, valide los documentos referidos, los enviará al área para que proceda a recoger los vistos buenos y aprobaciones correspondientes, con las firmas del servidor, el superior inmediato, el Secretario General y el señor Ministro y envíe al Grupo de Gestión Humana, con el fin de que se realice el respectivo trámite a través de la plataforma que el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República disponga para tal fin. Para esto, el Grupo de Gestión Humana remitirá los documentos al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República con mínimo cinco (5) días hábiles anteriores al inicio de la comisión. PARÁGRAFO 3. Una vez se autorice la comisión al exterior por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el Grupo de Gestión Humana deberá proyectar el acto administrativo a través del cual se autoriza la comisión de servicios al exterior del país. PARÁGRAFO 4. En caso de que la comisión al exterior del país sea del Ministro de las Culturas, las Artes y los Saberes, el Grupo de Gestión Humana deberá proyectar el correspondiente Decreto en el cual se confiere la comisión y se efectúa el respectivo encargo. Este documento deberá reposar en la hoja de vida del servidor comisionado. PARÁGRAFO 5. En caso de comisiones al exterior de los servidores públicos, el Grupo de Gestión Humana deberá reportar dicha situación a la ARL correspondiente, aun cuando la comisión no represente erogación de recursos por parte del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes. Artículo 12. Comisión de servidores públicos de entidades adscritas al exterior del país. Cuando la solicitud de comisión al exterior del país sea de servidores públicos pertenecientes a entidades adscritas al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, deberá ser radicada con el visto bueno del jefe del área o quien este designe y del ordenador del gasto de la entidad adscrita, como mínimo veinte (20) días calendario previos a la fecha

prevista de inicio de la comisión, allegando los documentos previstos en el artículo 11 de la presente resolución. PARÁGRAFO 1. Esta solicitud deberá remitirse al Grupo de Gestión Humana del Ministerio, área que verificará el cumplimiento de los documentos y enviará a la Secretaría General para aprobación y posterior remisión al Despacho del Ministro de las Culturas, las Artes y los Saberes. Autorizada la comisión por el Ministro, se remitirán los documentos a la entidad correspondiente, para que se adelante el trámite ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. PARÁGRAFO 2. Si la comisión al exterior de país la solicita un director de las entidades adscritas al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, la solicitud de comisión debe estar acompañada del proyecto de resolución que autoriza la comisión y el encargo, junto con el certificado de cumplimiento de requisitos de la persona que estará encargada. ARTÍCULO 13. CANCELACIÓN. Si habiéndose ordenado una comisión al exterior del país y el servidor no puede viajar, este deberá informar la situación al Grupo de Gestión Humana, explicando las razones de la cancelación de la comisión, a fin de derogar el acto administrativo correspondiente e informar al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. PARÁGRAFO 1. En caso de que se requiera nuevamente la comisión, se debe realizar el trámite dispuesto en el artículo 11 de la presente Resolución.ARTÍCULO 14. GASTOS DE DESPLAZAMIENTO AL EXTERIOR DEL PAÍS. Las solicitudes de

desplazamiento al exterior del país de los contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, deben ser autorizadas por el Despacho de Ministro previo al inicio del trámite administrativo y se remitirán al Grupo de Gestión Financiera y Contable con mínimo diez (10) días hábiles antes del inicio del desplazamiento, allegando los siguientes documentos:

1. Formato F-GFC-117 Autorización del desplazamiento al exterior - contratista.

2. Agenda de la comisión, señalando los días necesarios para el traslado y regreso del lugar del evento, cuando se requiera por razones de distancia o itinerario de vuelo.

3. Reserva de tiquetes.

4. Liquidación de los gastos de desplazamiento

5. Certificado de Disponibilidad Presupuestal con saldo para comprometer.

6. Invitación si aplica.

PARÁGRAFO 1. Los desplazamientos al exterior de los contratistas se otorgarán mediante el formato F-GFC117, suscrito por el contratista, el supervisor, el Ministro y el ordenador del gasto. PARÁGRAFO 2. Si los gastos de desplazamiento están a cargo parcial o totalmente de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, los documentos se deberán remitir al Grupo de Gestión Financiera y Contable con mínimo quince (15) días hábiles previos al inicio del desplazamiento, con el propósito de validar la información suministrada y revisar el monto que estará a cargo del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes. PARÁGRAFO 3. Una vez el Grupo de Gestión Financiera y Contable valide los formatos, los remite al área para

recoger los vistos buenos del contratista, el supervisor del contrato, así como la aprobación del ministro y del ordenador del gasto para realizar el respectivo registro en SIIF Nación. PARÁGRAFO 4. En caso de desplazamientos al exterior de contratistas, el Grupo de Gestión Financiera y Contable informará la situación al Grupo de Gestión Humana, quien deberá reportar a la ARL correspondiente, aun cuando el desplazamiento no represente erogación de recursos por parte del Ministerio. ARTÍCULO 15. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS. El valor de los viáticos se liquidará de acuerdo con lo establecido en la escala de viáticos para servidores públicos, de acuerdo con lo establecido en decreto anual que expide el Gobierno Nacional y las normas que lo reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan, de este valor se reconocerá hasta el 90%. PARÁGRAFO. A los conductores que realicen comisiones en vehículos oficiales de propiedad del Ministerio de las Culturas, Las Artes y los Saberes, se les otorgará el reconocimiento de los gastos de peajes y combustible si se requiere. PARÁGRAFO. Para las comisiones al exterior, la Tasa Representativa del Mercado (TRM) que se aplicará, será la oficial establecida por el Banco de la República del día en que se registre el compromiso presupuestal en la plataforma de SIIF Nación. ARTÍCULO 16. LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Se liquidarán teniendo en cuenta las escalas de viáticos del decreto anual expedido por el Gobierno Nacional para servidores públicos. Para el caso de

contratistas, tanto para viajes al interior del país como al exterior, la remuneración base de liquidación será determinada por la siguiente fórmula: honorarios o monto mensual programado (antes de IVA) x 70%. El valor resultante se ubicará en la tabla de escala de viáticos para determinar el valor de gastos de desplazamiento que le corresponde y de este valor se le reconocerá hasta el 90%.PARÁGRAFO. Para los gatos de desplazamiento al exterior, la Tasa Representativa del Mercado (TRM) que se aplicará, será la oficial establecida por el Banco de la República del día en que se registre el compromiso presupuestal en la plataforma de SIIF Nación. ARTÍCULO 17. RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Sólo se reconocerá el cien por ciento (100%) del valor de viáticos o de los gastos de desplazamiento para cada día que, por estrictas necesidades del servicio, el servidor o contratista pernocte en el lugar del viaje. Si no pernocta, se le reconocerá el 50% de este valor. En caso de pernoctar, deberá presentarse la justifica