MINDEFENSA - Auditoría al Procedimiento Nómina de Pensionados DIVRI 2023

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AUDITORIA DE VERIFICACION

AL PROCEDIMIENTO NOMINA

DE PENSIONADOS

DESPACHO DEL MINISTRO OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL\JISTERIO DE DEFENSA NACIONAL libertod y Orden Renública de Colombia

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Vigente a partir de 29 agosto de 2022

FECHA DE EMISIÓN: 30 de enero de 2023

INFORME No. 77

OBJETIVO: Evaluar y verificar las actividades ejecutadas por el Grupo de Prestaciones Sociales de la Dirección de Veteranos y Rehabilitación Inclusiva DIVRI para la elaboración de la Nómina de Pensionados del Ministerio de Defensa Nacional en relación con el pago de los reconocimientos prestacionales de los pensionados en la nómina del mes de noviembre de 2022 y verificar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticación de la información descargada desde el Sistema de Información de Liquidación de Nomina PAOYER que garantice su seguridad al igual que la seguridad informática.

INTRODUCCIÓN: • La presente Auditoría se realiza atendiendo el requerimiento de "Solicitud verificación evento informático novedad pago nómina pensionados mes de noviembre de 2022" realizado por el señor Director de Veteranos y Rehabilitación Inclusiva DIVRI mediante radicado No. RS20221130MDN-DM-WGSESD-DIVRI-PS016576 de fecha 30 de noviembre de 2022 al Jefe

de la Oficina CSIRT, mediante el cual se pone en conocimiento los hechos acaecidos el día 25 de noviembre de 2022, con respecto al pago de la nómina de pensionados del mes de noviembre, la cual presentó novedad en la dispersión de pagos y se solicita realizar la verificación por un posible evento informático que pudo ocasionar el incidente, al igual a realizarse un análisis forense al equipo de cómputo del Líder del área de nómina del Grupo Prestaciones Sociales de DIVRI, y a los demás medios tecnológicos que considere pertinentes. Una vez evaluada la solicitud por la Oficina de Respuesta a Incidentes Cibernéticos - CSIRT, se da traslado por competencia a la Oficina de Control Interno Sectorial, mediante radicado No. RS20221201126654 de fecha 1 de diciembre de 2022. En respuesta al requerimiento de "Solicitud verificación evento informático novedad pago nómina pensionados mes de noviembre de 2022", el Jefe de la Oficina de Control Interno Sectorial, designa a los ingenieros Candy Luz Marina Valbuena Casas y Harold Heman Mena Ossa, para verificar cada una de las actividades del Procedimiento Nomina de Pensionados DIVRI y evaluar la efectividad de los controles asociados, así como verificar los reportes generados en el Software de Nómina, la infraestructura tecnológica utilizada para la elaboración de la Nómina de Pensionados.

DESARROLLO TEMÁTICO: Para el desarrollo de la auditoría se formuló un plan de trabajo, detallando los objetivos, el alcance, la metodología y las etapas para el desarrollo de la Auditoria.

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial'JISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Libertad y O«len Reoública de Colombia

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Dentro de las técnicas de auditoria para la evaluación y verificación, se establecieron las siguientes: Observación, Verificación Documental del Proceso y Procedimientos, Verificación, Validación y Confrontación de los reportes generados en el Sistema de Información de Liquidación de Nomina PAOYER, Aplicación de muestras aleatorias, verificación de la infraestructura tecnológica que interviene dentro del Procedimiento de Liquidación de Nomina del Grupo de Prestaciones Sociales y Proceso Financiero de la DIVRI. Teniendo en cuenta la criticidad del evento informático reportado por la DIVRI, La auditoría fue comunicada mediante Memorando No. RS20221216132598 del 16 de diciembre de 2022, y se realizó reunión de apertura el 19 de diciembre de 2022, en las instalaciones de DIVRI, con la participación del señor Director de la Dirección de Veteranos y Rehabilitación Inclusiva DIVRI, la Coordinadora del Grupo de Prestaciones Sociales, el Líder del Área de Nomina, el Lider del Área de Planeación, la Líder del área de TICs los delegados de la Oficina de Respuesta a Incidentes CibernéticosCSIRT, la Directora de Tecnologías de la Información y los ingenieros del Grupo de Sistemas de Información que tienen a cargo la administración

Planeación, la Líder del área de TICs los delegados de la Oficina de Respuesta a Incidentes CibernéticosCSIRT, la Directora de Tecnologías de la Información y los ingenieros del Grupo de Sistemas de Información que tienen a cargo la administración del Sistemas de Información de Liquidación de Nómina PAOYER de la Dirección de TICs de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. Durante el desarrollo de la reunión se trataron los siguientes puntos, los cuales fueron consignados en el Acta de Reunión de Trabajo No. 02/2022 de fecha 19 de diciembre de 2022, con el diligenciamiento del Control de Asistencia, así:

1. Presentación de los funcionarios del MDN.

2. Presentación del Director de la DIVRI y de la situación presentada el 25 de nov de 2022.

3. Espacio para escuchar a los responsables del proceso.

4. Recomendaciones de la Dirección de tecnologías de la información y las comunicaciones

5. Recomendaciones de la oficina de respuesta a incidentes cibernéticos CSIRT

6. Conclusiones de la Oficina de Control Interno Sectorial Durante el desarrollo de la auditoria participaron los siguientes servidores públicos:

Dirección DIVRI Juan Carlos Barrera Medina Coordinadora del Grupo Diana Ruiz Maldonado de Prestaciones Sociales DIVRI Dirección de Tecnologías de Luz Amanda Morales Rodríguez la Información y Comunicaciones TICs Area Nomina DIVRI Alexander Alberto Cruz Gutierrez Área Financiera Administrativa DIVRI y Gloria Gutierrez Director DIVRI Coordinadora Grupo Prestaciones Sociales DIVRI Directora (E) de Tecnologías de la Información y Comunicaciones TICs Líder Área de Nómina Tesorera DIVRI Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional,

Coordinadora Grupo Prestaciones Sociales DIVRI Directora (E) de Tecnologías de la Información y Comunicaciones TICs Líder Área de Nómina Tesorera DIVRI Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parciallibertad y O.den Reoública de Colombia

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El día 20 de diciembre de 2022 se inició con la visita de campo a las instalaciones del Grupo de Prestaciones Sociales, verificándose lo siguiente: 1.- Verificación de cada una de las actividades enmarcadas en el Procedimiento de Nomina de Pensionados DIVRI GV-P-005 versión No. 1 de fecha 4 de noviembre de 2022, que se encuentra debidamente cargado en la Suite Visión Empresarial, como se evidencia en la siguiente imagen: Fuente: Suiteve 2.- Verificación de las actividades realizadas por parte del Área de Nomina del Grupo de Prestaciones Sociales para la generación de los Reportes de Pago de la Nómina de Pensionados en el Módulo de Nómina - PAOYER con el fin de verificar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticación de la información que garantice su seguridad al igual que la seguridad informática involucrada dentro del Procedimiento de Nomina. 2.1. Se evidencia que el Líder y el equipo de trabajo del Área de Nomina acceden al Software PAOYER, mediante autenticación de cuentas de usuario y contraseñas de acceso. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional,

2.1. Se evidencia que el Líder y el equipo de trabajo del Área de Nomina acceden al Software PAOYER, mediante autenticación de cuentas de usuario y contraseñas de acceso. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialINFORME Página 5 de 28

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Se observa que al momento en el que el usuario ingresa a PAOYER, con su usuario, contraseña y tipo de menú, inmediatamente despliega una ventana con una lista de aplicaciones de PAOYER, a las que tiene derecho de acceder el usuario, seleccionando NOMINA - Sistema de Manejo Liquidador de Nomina, 2.2. Se observa que el usuario selecciona el módulo Nómina, verificándose que el acceso a Paoyer Nómina y a la información se encuentra disponible y autorizada para los usuarios que así lo requieran, Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial\JISTERIO DE DEFENSA NACIONAL libertod y Olden Reoública de Colombia

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Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 2.3. Posteriormente se verifica las acciones ejecutadas en el software por el Líder del Área de Nómina para la generación

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Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 2.3. Posteriormente se verifica las acciones ejecutadas en el software por el Líder del Área de Nómina para la generación del reporte de pago de Nómina de Pensionados del mes de Noviembre de 2022 y la descarga de los Archivos de Pago; destacando que para el ejercicio, se realizan las acciones correspondiente al mes de Diciembre de 2022, toda vez que la Nómina de Noviembre 2022 ya fue generada, lo que imposibilita de acuerdo a lo manifestado por el Líder del Área de Nomina repetir el proceso. En las siguientes capturas de pantalla se presentan las acciones ejecutadas: Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial, < \JISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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Se evidencia que, una vez realizadas las acciones para la ejecución y generación del reporte de Pago de la Nómina, se procede a seleccionar los siguientes tipos de formatos para la descarga del archivo(s) y posteriormente se elige el nombre y la ruta del archivo: Se valida durante el ejercicio que una vez ejecutadas las diferentes acciones durante el ejercicio para la generación de la Nómina se logra verificar lo siguiente: la disponibilidad de la información, el adecuado almacenamiento y procesamiento de la

archivo: Se valida durante el ejercicio que una vez ejecutadas las diferentes acciones durante el ejercicio para la generación de la Nómina se logra verificar lo siguiente: la disponibilidad de la información, el adecuado almacenamiento y procesamiento de la información en el Software PAOYER - Módulo de Nómina., así como los controles de seguridad establecidos para la protección del Software y el correcto funcionamiento de los canales de comunicación para acceder al Liquidador de Nómina PAOYER. Así mismo se observa que los archivos generados por el Área de Nómina del Grupo de Prestaciones Sociales son descargados por defecto en la carpeta compartida UGG(\\filesver01\File Nomina\NOMINA\SALIDAS) (Z:) v posteriormente son copiados a la carpeta compartida Aplicac (\\ 172.16.1.36) (Y:). Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcialfi.-;;. \JISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Libertod y Croen Reoública de Colombia afiq.::tiZ fi114!1.UM:.:'« fi"fH.::at ¡¡¡fi " lfl l!h,.... fü GWIXfifil.?e! i ·iu,,__ lt"".!Vt(."fi!fifi<m l ♦11tt.--,.. )t:IP{fifi)n.l#_m_(j&i . 1fi•- ¡¡fi-fi , . .._ :::: :fifi := };J'fil(: fififi-fi -fi > \.fi\(e;, e-m.J)IW } -:>,,..fi.lfij •fin.,.m v X"""-0:,.'1t).:,¡,_j,1:IH"fi

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Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 3.- Verificación de Carpetas Compartidas, Usuarios, Roles y Permisos Se procede a verificar desde el computador del líder del Área de Nomina los usuarios, permiso y tipo de privilegio asignado a cada usuario dentro de cada una de las carpetas donde se guardan los archivos descargados del Software Liquidador de Nomina PAOYER evidenciándose lo siguiente: Se evidencia al realizar la validación del nivel de acceso al Activo de Información carpetas compartidas UGG(\\filesver01\File Nomina\NOMINA\SALIDAS) (Z:) y Aplicac (\\ 172.16.1.36) (Y:), lo siguiente: • UGG(\\filesver01\File Nomina\NOMIN A\SALIDAS) : Se observa que el recurso compartido, tiene asignado permisos de acceso a veinticuatro (24) usuarios, los cuales pertenecen al dominio de SECRGRAL, el tipo de permisos aplicados a la Carpeta Compartida es Permitir y heredado a las subcarpetas y archivos, con nivel de acceso en la mayoría de los usuarios de: Control total, Modificar, Lectura y Ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta, Lectura.

Igualmente se realiza una prueba de edición, modificación a algunos archivos que reposan en la Carpeta Compartida desde el usuario alecruz, evidenciándose que permiten ser modificados y guardar la información con los cambios

y Ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta, Lectura. Igualmente se realiza una prueba de edición, modificación a algunos archivos que reposan en la Carpeta Compartida desde el usuario alecruz, evidenciándose que permiten ser modificados y guardar la información con los cambios realizados por el usuario, como se refleja en las siguientes capturas de pantalla: • -,fillli[MAlll

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Se valida que esta carpeta es un recurso compartido, en la cual se copian los archivos que han sido descargados del software liquidador de Nómina PAOYER, esta carpeta compartida tiene asignados veintinueve (29) usuarios que pertenecen a dependencias de la Unidad de Gestión General y del Grupo de Prestaciones Sociales, a su vez a cada usuario se les ha asignado varios niveles de permiso, entre los que se encuentran: Control total, Modificar, lectura y ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta, Lectura; como se evidencia en las siguientes imágenes: ¡ -..., .. ........... _ ar,.......,,,_,,_ . ,,.,,,,,..,.,,...y. _ _ ._,. .... ,.... "_ , __ _ - ---- ... , , .. · . , ,) ... ! ----·--fi'l\.fir...:""' ''J fi .,,,,_..,..<...,fifi-fi >,; ;,;.fi::::=-fifififi-fi-fi- :t ,__,_ ......;:.: fi-- .._.,_, - -

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libertod y DI-den Reoública de Colombia Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 . 3-fifri,.,;,.fi i;<.VQfi ¡;.fi'-"•" fi----;Jó-:llfi -"'-fi fi .... \·(fifi-fi --,fi<>;. fi-... ,,..;,.-,,. fififi"'"'l•,. fififi ,.=, "\;/:><!i!fi.,.... !-,. ,...,..,,, 1',fi-\::;:if'..._ i_,-,;..»;:,;.m fi,--"---------fi='fi-7--"' ¡1 ifirfi2==fifi --- --,:: ... ,::,•;.__ M : ,A . firfi:::.« fi-- i::i fi; fi fffi.,_¡,- fi":':fi '°'"' fi :'", ... _ ,,a;;¡g¡tt&!IJ.... =;--...... ,--....---.-.... e-.. -.... .. ,.,..,... ·- fi= -fifi;H• s,,.- •-fifiQI . . .. . . . fi- ·"·" . .. . ,P fiu:.fi'"""'"'fi fi'- 1 fi, ,fi--;fi-'.'. -- _, _ fi -fi · fi;: . :;:. . -,"-v¼ ' ¡ •• ,¡¡,,,;;-:,m:,:.;µ. .__ ___ . .,._.,.,_, i -fi-fi,-.,,.-! _,"\d,,. l .,,fi 1 ..,, __ _ l -fifi;7fi,fifi-fi,--,«fi-fi í ---fi ;¡ ·············n ,...,_fi.,...¡,fi._ ... ,,.._•fi'""'--fi-"""':i.-..• A ---fifi -;fi '%,ofi ""­

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PROCEDIMIENTO NOMINA DE

PENSIONADOS

Código: DP-F-003

Versión: 2

Libertad y Orden Reoública de Colombia Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 Mediante correo electrónico de fecha 18 de enero de 2023, la Dirección de TICs remite los archivos denominados: INF ORME

Versión: 2

Libertad y Orden Reoública de Colombia Vigente a partir de: 29 agosto de 2022 Mediante correo electrónico de fecha 18 de enero de 2023, la Dirección de TICs remite los archivos denominados: INF ORME FI LESVR01 Aplicac Nomina.p df e IN FORME FI LESVR01 File Nomina NOMIN A SALIDAS UGG.p df , una vez anal izada la información contenida se corrobora que para la Carpeta Compartida \\FILESVR0 1\ Fil e Nomina\NOMI NA\SALIDAS\UGG, veinticua tro (24) usuarios cuentan con permiso de_ acceso y para la carpeta compartida \\FILESVR01 \Aplicac\Nomina se tienen asignado permisos de acceso para veintinueve (29) usuarios, entre los niveles de permisos se observan: Control total, Modificar, Lectura y Ejecución, Mostrar el contenido de la carpeta, Lectura, Escritura, de los cuales se han concedido 3 o más niveles de permiso a los usuarios como se evidencia a continuación: Carpeta \ \F I LESVR0 1 \Aplicac\Nomina AOM>noger Plus,,., • • ••u N -e ,,-fi-""--• • • , __ ••-- fi- ,_. ,--.... .;_ .. --fi. = ,, fifi ·-.. wfi-------• __ ___ ,. ____ ,,.fi . - . . . -fi-,--- - fifi .... --- -- ·•-·--·--.. -· ··•··--- -- fi-...---1 -­--T- , ______ ,__ .--.- . fi------k-- -, ____ ·• --;;_ .... ····•··,···-··············· -•♦- .. -••Or• ,_ !--- -i fij l

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Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial·-:.. \JISTERIO DE DEFENS A NACIONAL Reoública de Colombia Libemxt y Onkm '""'-- ..-,-•-•--:,;,fi-PC '--• .:Wfi!41;taSI ...,_-..in, --·· ·fi. --•--fi----,,-, _,. =···=-·•· .,.,fifi -- ---, •----lliik•-"fi"'fifi"",': ¡ .....,fifi-,.fi.-fifi _ fi fifi fi-- fi -fi .. .,,..,..,.,,. fi fifi .-.-.-.;i. ,.,... .....,...v. t "U&W:"9" - --.-. 1 -fiINFORME

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Código: DP-F-003

Versión: 2

Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

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