MINDEFENSA - Auditoría Operador Logístico 2022

DESPACHO DEL MINISTRO

OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL

AUDITORÍA OPERADOR

LOGÍSTICO UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL AÑO 2022INFORME Página 2 de 15

AUDITORÍA OPERADOR LOGÍSTICO

UNIDAD GESTION GENERAL

Código: DP-F-003

Versión: 2

Vigente a partir de: 29 agosto de 2022

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

FECHA DE EMISIÓN: 19 de diciembre de 2022

INFORME No. 66

OBJETIVO: Evaluar la ejecución selectiva de los contratos del Operador Logístico de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional en las vigencias 2021 y 2022. Referenciar otras experiencias en el sector Defensa.

INTRODUCCIÓN: Para la presente Auditoría se solicitó a la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General información sobre la ejecución de los Contratos de Prestación de Servicios del Operador Logístico de las vigencias 2021 y 2022. Se consideraron elementos similares de contratos de Ejército Nacional.

DESARROLLO TEMÁTICO: Se revisaron los contratos que se describe n a continuación cuyo objeto fue verificar que se efectuarán conforme a los Decretos Nos. 371 de 2021, 397 de 2022 y la Directiva 08 de 2022 emitidos por el Gobierno Nacional en relación con la política de austeridad del gasto público, teniendo en cuenta los principios de eficiencia, equidad, economía y efectividad en el uso

la política de austeridad del gasto público, teniendo en cuenta los principios de eficiencia, equidad, economía y efectividad en el uso de los recursos públicos, los cuales deben prevalecer en todos los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación y dar cumplimiento a la normatividad legal vigente.

DESARROLLO TEMÁTICO: La auditoría fue comunicada mediante Memorando No. M20220811007608 del 11 de agosto de 2022, y fue atendida por los siguientes servidores públicos.

Dependencia Nombre y Apellidos Cargo Dirección Administrativa Paola Díaz Avendaño Directora Administrativa UGG Anterior Directora Administrativa Diana Cecilia Valderrama Restrepo Directora Administrativa UGG Actual Dirección Administrativa MY. Alex Villamil Amaya Ospina Coordinador Grupo Logístico Dirección Administrativa Jairo Alexander Cuestas Escobar Apoyo Coordinador Grupo Logístico Despacho del Ministro TN. Francisco Javier Torres Ramírez Coordinador Grupo Protocolo Despacho del Ministro Andrés David Carcamo Barreto Apoyo Grupo Protocolo

La Supervisión del contrato 256 de 2021 estuvo a cargo de la Directora Administrativa y el contrato 248 de 2022 estuvo a cargo de los siguientes servidores públicos:

Supervisión Nombres y Apellidos Fecha Directora Administrativa Paola Díaz Avendaño Desde el 28 de abril de 2022 hasta el 05 de Octubre de 2022 Coordinador del Grupo de Protocolo TN. Francisco Javier Torres Ramírez 06 de Octubre de 2022 Coordinador del Grupo Logístico y Servicios Generales MY. Alex Villamil Amaya Ospina 06 de Octubre de 2022

Del mismo modo, para el desarrollo de la auditoría se formuló un plan de trabajo, en el cual se describen los objetivos espec íficos y

Generales MY. Alex Villamil Amaya Ospina 06 de Octubre de 2022

Del mismo modo, para el desarrollo de la auditoría se formuló un plan de trabajo, en el cual se describen los objetivos espec íficos y generales de la evaluación y se revisaron los siguientes contratos:

✓ CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 256 de 30 de agosto de 2021

CONTRATANTE: Ministerio de Defensa NacionalUnidad Gestión General – Dirección AdministrativaINFORME Página 3 de 15

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia CONTRATISTA: UT JP PRODESARROLLO OBJETO: Prestación de los servicios de planificación, organización administración, operación producción y ejecución de todas las actividades logísticas requeridas para la atención de las reuniones y eventos de trabajo de carácter local, bilateral y multi lateral, nacional e internacional que en cumplimiento de sus funciones debe atender el Ministerio de Defensa Nacional y el Gabinete Ministerial.

VALOR: Hasta la suma de SEISCIENTOS MILLONES DE PESOS ($600.000.000,00) incluido IVA y demás impuestos, tasas, contribuciones, costo directo e indirecto a que hubiere lugar.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Desde la suscripción del acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y aprobación de la garantía de cumplimiento y de responsabilidad civil extracontractual exigida al contratista y hasta el 31 d e diciembre de 202 1 o

PLAZO DE EJECUCIÓN: Desde la suscripción del acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y aprobación de la garantía de cumplimiento y de responsabilidad civil extracontractual exigida al contratista y hasta el 31 d e diciembre de 202 1 o hasta el agotamiento de los recursos lo que ocurra primero.

✓ CESIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 256 de 30 de agosto de 202 1, entre la UT JP PRODESARROLLO y el Ministerio de Defensa a la Empresa ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS EVENTOS Y MERCADEO

S.A.S - CEO&MARKETING

Mediante oficio de la Señora SONIA CUERO MURILLO identificada con Cédula No. 21.238.334, quien actúa como Representante Legal de la Unión Temporal UT JP PRODESARROLLO identificada con NIT 901515209-1, conformada por JARAMILLO PEREZ Y CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S., sigla JP&C.A. S.A.S, NIT 830.041.027 -5 y la FUNDACIÓN GRUPO PRO DESARROLLO con NIT 901.356.338-0; en el cual se solicita cesión del contrato No. 256 -2021 entre la UT JP PRODESARROLLO y el Ministerio de Defensa Nacional a la empresa ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS EVENTOS Y MERCADEO S.A.S identificada con NIT 830.069.795-5, “ya que no se encuentran interesados en continuar con dicho contrato ”, en mención por lo cual los supervisores solicitan a la Directora Administrativa se tenga en cuenta la cesión del contrato, teniendo en cuenta que realizada una validación de la información la empresa CEO&MARKETING, cumple con los requisitos exigidos técnicos, económicos y jurídicos que se

solicitan a la Directora Administrativa se tenga en cuenta la cesión del contrato, teniendo en cuenta que realizada una validación de la información la empresa CEO&MARKETING, cumple con los requisitos exigidos técnicos, económicos y jurídicos que se plantearon para la participación del proceso de este contrato, igualmente se hace necesario contar con este servicio de manera ininterrumpida debido a la gran cantidad de eventos que se programan en la agenda del Señor Ministro de Defensa Nacional, y su gabinete.

Mediante el oficio de Aprobación Radicado No. 2 -2021-057979 de fecha 03 de noviembre de 2021, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, aprobó cupo de vigencias futuras de funcionamiento para la vigencia 2022:

ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

Código

NOMBRE (A MÁXIMO

NIVEL DE

DESAGREGACIÓN)

DEPENDENCIA

– UNIDAD PROCESO TIPO VIGENCIA FUTURA

2022

A-02-02-02008-005 SERVICIOS DE SOPORTE PROTOCOLO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PLANIFICACIÓN,

ORGANIZACIÓN, OPERACIÓN, PRODUCCIÓN Y

EJECUCIÓN, ACTIVIDADES LOGÍSTICAS,

REUNIONES, EVENTOS DE TRABAJO POR PARTE

DEL SEÑOR MINISTRO DE DEFENSA Y EL GABINETE

MINISTERIAL.

ADICIÓN 300.000.000INFORME Página 4 de 15

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia En virtud de lo anterior, se solicitó la aprobación para autorizar la adición por valor de TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS MCTE ($300.000. 000.oo) con vigencias futuras 2022 y programarlo hasta el 31 de marzo del 2022, en consideración a que el valor aprobado en la vigencia futura garantiza la prestación del servicio durante tres meses.

Nuevo valor del contrato con la adición hasta la suma de NOVECIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE. ($900.000.000) incluido IVA, y demás impuestos y costos a que haya lugar dividido en las siguientes vigencias:

VIGENCIAS GRUPO LOGÍSTICO GRUPO PROTOCOLO VALOR TOTAL 2021 $200.000.000.00 $400.000.000.00 $600.000.000.00 2022 $100.000.000.00 $200.000.000.00 $300.000.000.00

TOTAL $300.000.000.00 $600.000.000.00 $900.000.000.00

✓ CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 248 de 28 de abril de 2022

CONTRATANTE: Ministerio de Defensa NacionalUnidad Gestión General – Dirección Administrativa

CONTRATISTA: CREATIVA PRODUCCIONES S.A.

OBJETO: Prestación de los servicios de planificación, organización administración, operación producción y ejecución de todas las actividades logísticas y protocolarias requeridas para la atención de las reuniones y eventos institucionales de carácter local,

CONTRATISTA: CREATIVA PRODUCCIONES S.A.

OBJETO: Prestación de los servicios de planificación, organización administración, operación producción y ejecución de todas las actividades logísticas y protocolarias requeridas para la atención de las reuniones y eventos institucionales de carácter local, bilateral y multilateral, nacional e internacional que en cumplimiento de sus funciones deban atender las dependencias de la Unidad

Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.

VALOR: DOS MIL DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS ($2.200.000.000.00) PLAZO DE EJECUCIÓN: Desde la suscripción del acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y aprobación de la garantía de c umplimiento y de responsabilidad civil extracontractual exigida al contratista y hasta el 31 de diciembre de 2022 o hasta el agotamiento de los recursos lo que ocurra primero.

Dentro de la presente Auditoría se hizo una verificación del contexto en relación con los siguientes elementos: ✓ Oportunidad ✓ Flexibilidad ✓ Precios ✓ Calidad ✓ Confiabilidad ✓ Financiación (Capital de Trabajo) ✓ Planeación ✓ Identificación de Necesidades (Despacho del Señor Ministro, Viceministros, Secretarios y demás áreas de la Unidad de Gestión General) ✓ Eventos rutinarios (Rendición de Cuentas, día del Ministerio) ✓ Capacidad de reacción inmediata a la solicitud de eventos (improvisación)

Así mismo, s e revisaron los documentos enviados por correo electrónico por parte de la Dirección Administrativa, Grupo Logístico , Grupo de Protocolo, pruebas de recorrido y conforme a las entrevistas realizadas en el proceso de Auditoría, así como, en el Sistema Electrónico de Contratación PúblicaSECOP II, determinando las observaciones que se leen adelante.

Grupo de Protocolo, pruebas de recorrido y conforme a las entrevistas realizadas en el proceso de Auditoría, así como, en el Sistema Electrónico de Contratación PúblicaSECOP II, determinando las observaciones que se leen adelante.

Se destaca que a nivel central cuentan con este mismo tipo de contrato el Comando General de Fuerzas Militares, Ejército Naci onal, Armada Nacional y Fuerza Aérea Colombiana. La Dirección General de Policía Nacional utiliza una modalidad específica para algunos eventos, realizando la mayor parte con administración directa del recurso.INFORME Página 5 de 15

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República de Colombia Ver anexo No. 1 – Valor Contratos Operador Logístico Sector Defensa.

Riesgos relacionados con las especificaciones del Contrato

HALLAZGO No. 1. Riesgo de Planeación

El Ministerio de Defensa Nacional, Unidad de Gestión General adoptó el Sistema de Desempeño Institucional y adoptó el Modelo de Planeación y Gestión MIPG, a través de la Resolución 1621 del 06 de abril de 2022.

Los documentos del Sistema de Gestión y Desempeño Institucional son todos aquellos que se estandarizan y que son necesarios para el funcionamiento eficaz de los procesos en la Unidad de Gestión General, conformado por: caracterizaciones, procedimientos, manuales, guías, instructivos, formatos, protocolos, informes y boletines , de acuerdo con lo establecido en la Guía de Diseño y

el funcionamiento eficaz de los procesos en la Unidad de Gestión General, conformado por: caracterizaciones, procedimientos, manuales, guías, instructivos, formatos, protocolos, informes y boletines , de acuerdo con lo establecido en la Guía de Diseño y Elaboración De Documentos Del Sistema De Gestión Y Desempeño Institucional con Código: DP-G-001 Versión 2, vigente a partir del 30 de agosto de 2022, emitido por el Grupo de Gestión y Valor Público de la Dirección de Planeación y Presupuesto. Adicionalmente estos elementos del SGDI contribuyen al cumplimiento de la Ley.

Dentro de las verificaciones se no se evidenció dentro de la Suite Visión Empresarial ningún procedimiento, ni instructivo relacionado con las actividades que se realizan para los eventos que adelanta el Grupo Logístico y el Grupo de Protocolo, de acuerdo con la norma NTC ISO 9001: 2015.

Hallazgo No. 2. Riesgos asociados a la Cesión del contrato:

El contrato No. 256 de 30 de agosto de 2021, entre la UT JP PRODESARROLLO y el Ministerio de Defensa fue cedido a la Empresa ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS EVENTOS Y MERCADEO S.A.S - CEO&MARKETING. Sobre esta cesión caben las siguientes observaciones:

En primer término, la ejecución de recursos al momento de la cesión fue la siguiente:

VIGENCIA 2021 $600.000.000.00 % DE EJECUCIÓN MENSUAL

EJECUCIÓN

Septiembre $70.392.374.00 Consumo Porcentual (11,73%) Octubre $108.591.433.00 Consumo Porcentual (18,10%) Noviembre $226.874.678.00 Consumo Porcentual (37,81%)

Septiembre $70.392.374.00 Consumo Porcentual (11,73%) Octubre $108.591.433.00 Consumo Porcentual (18,10%) Noviembre $226.874.678.00 Consumo Porcentual (37,81%) Diciembre $193.336.317.00 Consumo Porcentual (32,22%) TOTAL, EJECUTADO, (corte 27 de diciembre) $599.194.802.00 Consumo Porcentual (99,87%) SALDO $805.198.00 Porcentaje del saldo (0,13%)

Adicionalmente resalta que el contratista manifestó con claridad absoluta no tener interés en continuar el contrato, con ejec ución prácticamente agotada, como quiera que se ejecutó el 99.87% de los recursos, y con el remanente difícilmente se podría adelan tar actividades de la naturaleza del contrato pues restaban apenas $805.198.00. Igualmente, el tiempo para la finalización de la vigencia era apenas de cuatro días a 31 de diciembre de 2021.

De otra parte, tómese en consideración que a la Unidad de Gestión General le fueron aprobados $300.000.000,00, el día tres (3 ) de noviembre de 2021, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es decir, que entre tal fecha y el 31 de diciembre delINFORME Página 6 de 15

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia mencionado año la Dirección Administrativa tuvo tiempo suficiente para dar por terminado el contrato por mutuo disenso, acogiendo la solitud del contratista que manifestó su desinterés en continuar, habida consideración de las condiciones objetivas del mismo, y en consecuencia adelantar un proceso contractual incluso con mejora de condiciones para el Ministerio de Defensa, conservándose la selección objetiva y la pluralidad de ofertas.

Se colige de lo anterior, que frente a los principios de moralidad, transparencia, igualdad, economía e imparcialidad consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, así como los de planeación, selección objetiva, pluralidad de oferentes y transpare ncia, establecidos en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, hubo un desconocimiento de parte de quienes administraron el asunto.

Es verdad que el contratista presentado como candidato a la cesión cumplió con los términos de las condiciones iniciales del contrato, sin embargo, no es menos cierto que el derecho es un sistema de interpretación y que ha de estar siempre bajo el interés público para el Estado, antes que cualquier opción de favorecimiento a intereses particulares.

Dado el grado de avance en la ejecución del contrato a 28 de diciembre de 2021, toda vez que el disponible de recursos para e l desarrollo del objeto contractual estaba en el 99.87%, lo razonable era que se diera por terminado y se iniciara un proceso contractual nuevo. Contempladas las necesidades a cubrir la decisión que tomó la administración fue desacertada.

desarrollo del objeto contractual estaba en el 99.87%, lo razonable era que se diera por terminado y se iniciara un proceso contractual nuevo. Contempladas las necesidades a cubrir la decisión que tomó la administración fue desacertada.

Resalta además, el desconocimiento del principio de racionalización de la gestión institucional consagrado en el artículo 2.2.21.5.1 del Decreto No.1083 del 2015.

HALLAZGO No. 3. Riesgo de cumplimiento de una de las condiciones del Contrato

En las entrevistas realizadas con los servidores públicos de los Grupos de Protocolo y Logístico, se pudo evidenciar que no en todos los casos se adjuntan las tres (3) cotizaciones para contratar los ítems que no están incluidos en el Anexo No. 2 para los diferentes eventos que se realizan, incumpliendo con la CLÁUSULA DECIMA - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA del Contrato No. 248 de 2022, que hace referencia en el literal A) OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA numeral 5 que establece lo siguiente:

“Realizar las cotizaciones de cada servicio o bien requerido por el supervisor del contrato, que no se encuentren dentro de l os presentados en la oferta económica, teniendo en cuenta las políticas de austeridad. Las cotizaciones y negociaciones deben hacerlas a nombre pr opio y no de la entidad. Para cada ítem adicional requerido, debe presentar al supervisor del contrato mínimo 3 co tizaciones de proveedores para la selección y respectiva aprobación. El supervisor podrá proporcionar cotización de los elementos adicionales requeridos si esto constituye una condición más favorable para la entidad en términos de economía, eficiencia u oportunidad”. (Negrilla y subrayado fuera del texto).

respectiva aprobación. El supervisor podrá proporcionar cotización de los elementos adicionales requeridos si esto constituye una condición más favorable para la entidad en términos de economía, eficiencia u oportunidad”. (Negrilla y subrayado fuera del texto).

Lo cual es conc ordante con el Anexo No.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS en relación con OTRAS OBLIGACIONES ESPECÍFICAS PARA CUMPLIR POR EL CONTRATISTA literal b) que establece:

“Realizar las cotizaciones de cada servicio o bien requerido por el supervisor d el contrato, que no se encuentren dentro de los presentados en la oferta económica, teniendo en cuenta las políticas de austeridad. Las cotizaciones y negociaciones deben hacerlas a nombre propio y no de la entidad. Para cada ítem adicional requerido, debe presentar al supervisor del contrato mínimo 3 cotizaciones de proveedores para la selección y respectiva aprobación. El supervisor podrá proporcionar cotización de los elementos adicionales requeridos si esto constituye una condición más favorable para la entidad en términos de economía, eficiencia u oportunidad”. (Negrilla y subrayado fuera del texto).INFORME Página 7 de 15

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República de Colombia HALLAZGO No. 4 Riesgos de sobrecosto por usar una modalidad más costosa frente a las opciones del mercado

El contrato se basa en una clausula general del servicio ligado a un anexo de productos y servicios, en el cual se encuentran

República de Colombia HALLAZGO No. 4 Riesgos de sobrecosto por usar una modalidad más costosa frente a las opciones del mercado

El contrato se basa en una clausula general del servicio ligado a un anexo de productos y servicios, en el cual se encuentran especificaciones como ítems, descripción del ítem, cantidad – unidad y valor incluido IVA, sin embargo, cuando el servicio o producto no se encuentra en el catálogo, se pactó el equivalente con una contratación directa basada en tres (3) oferentes mínimos del mercado.

Esta elección la realiza de manera discrecional el supervisor del contrato No. 248 de 2022. Esta situación materializa un alto riesgo de selección arbitraria o sesgada inclusive de sobrecostos.

Adicionalmente los auditores evidenciaron que en algunas ocasiones se contaron con varias ofertas seleccionadas como única opción sin exploración del mercado. En otras oportunidades se encontraron las tres (3) cotizaciones, sin embargo, no se respetó el principio de economía y se escogió la opción más costosa. Se evidencia concentración de funciones por parte del supervisor.

En la prueba de recorrido realizada al Grupo Logístico en relación con el evento “ Programa de Construcción de Integridad OTAN” se evidenció que el pago del traductor se efectuó por hora, como se tiene establecido en el Contrato No. 248 de 2022 MDN -UGG-DA, Anexo No. 2 OFERTA ECONÓMICA en el Ítem 45 por valor de $420.000.00 hora; sin embargo, al observar otras cotizaciones este servicio de traducción fue cotizado por día con un valor de $1.487.500.00 , es decir, para los cinco (5) días el valor total sería de

$7.437.500.00, siendo esta unidad de medida más económica para el Ministerio, como se observa en los siguientes cuadros:

Servicio de Traducción por hora:

Evento OTAN: Contrato 248/2022Anexo 2

Creativa Producciones S.A. Detalle Cantidad en horas Valor hora Días Valor Total IVA incluido Traducción por hora (cualquier idioma) 10 $ 420.000 5 $ 21.000.000

Servicio de traducción por día:

Evento OTAN Cotizaciones Interprete Detalle Facturas Electrónicas Cantidad (1 día) Días Valor IVA incluido Diana Jacobson Samuel Factura No. 513 Servicio de interpretación español-inglésespañol del 2 al 6 de mayo en el Proyecto de Building Integrity de la OTAN, solicitado por el Sr. Jhonatan Rincón 1.487.500 5 7.437.500 Beatriz Canal Saiz Factura No.132 Servicio de interpretación español-inglésespañol del 2 al 6 de mayo en el Proyecto de Building Integrity de la OTAN, solicitado por el Sr. Jhonatan Rincón 1.487.500 5 7.437.500 Total, IVA Incluido 14.875.000INFORME Página 8 de 15

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República de Colombia De acuerdo con la información detallada en los cuadros anteriores, se observa que los valores fijados y pagados en el Anexo No. 2 del Contrato No. 248 de 2022 para los servicios de traducción fue por valor de $21.000.000.00, es decir, más costosos que los valores cotizados a otras empresas que prestan los mismos servicios por valor de $ 14.875.000.00 presentando un ahorro a favor del Ministerio de Defensa Nacional de $6.125.000.00.

Respecto de los servicios de dispositivos para traducción se observa que en el Contrato No. 248 de 2022 en el Anexo No. 2 se tiene lo siguiente:

Contrato 248/2022 -Anexo 2 Detalle Cantidad Valor unitario días Valor Total IVA incluido Dispositivo para traducción por unidad y transmisor portátil multicanal 52 $ 120.000 5 $ 31.200.000

Así mismo, en relación con las cotizaciones efectuadas por Fusión Digital y Ingesonic LTDA. , s e evidenci ó que la cantidad de dispositivos para traducción es mayor a la ofrecida en el Contrato No. 248 de 2022 Anexo 2 y adicionalmente ofrecen más servicios por un menor valor al cancelado para el cubrimiento de este evento, como se relaciona en los siguientes cuadros:

Cotización Fusión Digital Detalle Cantidad Precio días Valor Total IVA incluido 1 Equipo para traducción simultánea 80 a 100 Receptores y audífonos

Cotización Fusión Digital Detalle Cantidad Precio días Valor Total IVA incluido 1 Equipo para traducción simultánea 80 a 100 Receptores y audífonos 1 Micrófono de mano inalámbrico para preguntas. 1 Micrófono de solapa inalámbrico Técnico permanente Auxiliar en punto de entrega de receptores. 80 a 100 $ 730.000 5 $ 4.343.500

Cotización Ingesonic LTDA Detalle Cantidad Precio días Valor Total IVA incluido Equipos profesionales digitales de traducción simultánea - incluye: -Cabina profesional de traducción -Consola profesional para interprete. 80 a 100 $ 400.000 5 $ 2.380.000

Como se puede observar en los anteriores cuadros , los valores de los dispositivos para traducción son más económicos que los establecidos en el Anexo 2 del Contrato No.248 de 2022, incumpliendo con los Decretos de Austeridad en el Gasto Público emitidos por el Gobierno Nacional, razón por la cual se recomienda que al realizar los estudios previos se incluya el ítem traductor por día, toda vez que este servicio sale más económico para la Entidad.

Ver anexo No. 2 – Comparación de precios Ejército Nacional y Unidad de Gestión GeneralINFORME Página 9 de 15

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República de Colombia HALLAZGO No. 5. Riesgo de incumplimiento de los decretos que definen el plan de austeridad del gasto en cuanto a preferir el uso de locaciones estatales

Frente a las disposiciones de los Decretos Nos. 371 de 2021 y 397 de 2022, no se evidenciaron criterios guía por parte del Ministerio de Defensa en relación con la utilización de los salones para los eventos en concordancia con los Decretos de Austeridad como, por ejemplo: el Club Militar, Sociedad Hotelera Tequendama S.A. , Círculo de Suboficiales, entre otros, teniendo en cuenta que son Entidades adscrita y vincula das al Sector Defensa; sin embargo, cobran e l servicio del salón aun cuando se hace el consumo de alimentos y bebidas. Se podrían realizar eventos en: ESDEGUE, ESMIC, ESPOL, CAJA HONOR, DIMAR, PATRIA, ESCUELA DE

INFANTERIA, HOTEL COLON, CASINOS (FAC, ANTARES, CASA MATA)

De otra parte, se informó a la Comisión Auditora la falta de colaboración para emitir las cotizaciones solicitadas por la Unidad Gestión General a los clubes del Sector Defensa para obtener la prestación del servicio, tal como lo establece el Decreto No. 397 de 2022 “Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2022 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación a Nación” en el artículo 11, que reza:

el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2022 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación a Nación” en el artículo 11, que reza:

“Eventos. En los eventos oficiales de los organismos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, se deben observar las siguientes medidas de austeridad: …

b) Cuando, excepcionalmente, el evento sea presencial se deberá dar prioridad al uso de espacios institucionales”. (Negrilla fuera del texto).

HALLAZGO No. 6. Riesgo de Planeación originado en cálculos deficientes de cantidades de producto solicitado por el área responsable del evento

De acuerdo con las entrevistas con diferentes servidores públicos que han adelantado eventos, se estableció que se han solici tado ítems que no se utilizan en su totalidad, es decir, la cantidad solicitada no es agotada en el evento. Por ejemplo refrigerios y elementos de audiovisuales, lo anterior, incumpliendo con el Decreto No. 397 de 2022 en relación con la Austeridad en el Gasto Público, articulo 11 literal b) que establece: “En los eventos presenciales racionalizar la provisión de refrigerios y almuerzos a los estrictamente necesarios” , motivo por el cual se hace necesario generar una cultura de ahorro y solicitar los ítems qu e realmente se utilizarán en el evento, con el fin de evitar gastos innecesarios y dar cumplimiento a la normatividad legal vigente.

HALLAZGO No. 7. Riesgo de compra de elementos prohibidos por los decretos de austeridad del gasto

Revisados los soportes del evento Cumbre Artemisa realizado los días 9 y 10 de junio de 2022, en Villavicencio, se observó que fueron facturados 15 arreglos de flores por valor unitario de $85.000.00 para un total de $1.275.000.00, de igual manera, se evidenc ió la iluminación del kiosco con bombillos PIN PON -VINTAGE por valor de $1.920.000.00, así como 150 chocolates Ferrero trio por valor de $1.050.000.00 relacionados en el ítem 5 de la Factura electrónica de venta No. FE10 del 26 de enero de 2022 de Santomilagro CK S A S.

Igualmente, se contrató estación de café que incluye variedad de galletas por valor unitario de $11.700 y servicio de refrigerio por valor unitario de $14.500.00, como se puede observar estos dos últimos servicios fueron contrato