MINDEFENSA - Circular 0001 de 2004

CIRCULAR 1 DE 2004

(enero 5) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Valores concepto sanciones disciplinarias AL: Señores

DIRECTORES FINANCIEROS O EQUIVALNETES UNIDADES EJECUTORAS

Gn. En atención a consulta elevada por el Departamento Financiero de la Fuerza Aérea con Oficios Nos. 3633-EMAFI-027 del 05 de Diciembre/03 y 3810-EMAFI-026 del 24-Dic/03 respectivamente, relacionados con el procedimiento a seguir con los valores por concepto de sanciones disciplinarias y para conocimiento de las demás Unidades Ejecutoras, me permito informar el concepto de la Dirección de Finanzas. Con el fin de tener una mayor ilustración sobre las consultas a continuación se transcriben los oficios antes mencionados, así:

A. Oficio No. 3633EMAFI-027 del 05-Dic/03 “Los valores retenidos por concepto de sanciones disciplinarias que se aplican al personal de la institución contempladas en el Decreto No. 85 de 1989 y Ley 734 de Febrero de 2001, que se contabilizan por la cuenta 2455 DEPÓSITOS RECIBIDOS DE TERCEROS, ¿estos valores se deben reintegrar a la Dirección del Tesoro Nacional? Y de no ser así que se debe hacer con estos recursos toda vez que el saldo de esta cuenta se aumenta año tras año por los diferentes conceptos de deducciones

efectuadas ¿Qué políticas se deben manejar para establecer la razonabilidad del saldo de los valores allí reflejados?”.

B. Oficio No. 3810EMAFI-026 del 24-Dic/03 “Cuando, un funcionario después de ser multado a través de un fallo administrativo o disciplinario, interpone recurso ante una instancia superior y esta instancia superior revoca el fallo que dio origen al descuento. ¿Cómo se debe proceder presupuestalmente si los dineros descontados fueron consignados a la Dirección del Tesoro Nacional, o al Fondo de Defensa Nacional, o a los Fondos Internos de la Unidad, según sea el concepto del fallo?

2. Una vez determinada la cuantía del fallo administrativo o disciplinario, este se sitúa mensualmente a la Tesorería de cada Unidad.¿Se debe proceder a efectuar el reintegro a la Dirección del Tesoro Nacional, al Fondo de Defensa Nacional, o a los Fondos Internos de la Unidad cada mes o cuando se complete el valor total de la investigación objeto del descuento?En consecuencia, las Unidades Ejecutoras deben adelantar las siguientes acciones:

1. Efectuar al interior una depuración por concepto de los diferentes valores que se encuentren consignados a fin de aclarar el origen de los mismos, para posteriormente adelantar la acción según corresponda.

2. Si de la depuración se concluye que el origen de los recursos corresponde a recursos con situación de fondos, éstos se deben reintegrar a la Dirección General del Tesoro Nacional en las cuentas autorizadas por dicha instancia (Ver anexo “7” del Manual de Procedimientos Financieros y Cierre de Vigencia

Fiscal remitido con Circular No. 2166-MDFAD-074 del 07-Octubre/03). Una vez efectuado el reintegrar se debe clasificar por parte del Departamento Financiero o equivalente de la Unidad Ejecutora, utilizando el rubro concepto 1 2 1 0 2 311 “Responsabilidades Administrativas”.

3. En caso de que los valores por las sanciones disciplinarias tengan origen en recursos sin situación de fondos se deben consignar a las cuentas de Fondos internos y clasificarlos en el rubro concepto de ingreso 6 0 0 0 14 208 “Responsabilidades Administrativas”.

Es procedente aclarar, que si las sanciones tienen origen en recursos del Fondo de Defensa Nacional, éstos se deben consignar en la cuenta del Fondo de Defensa Nacional de la Gestión General.

4. Teniendo en cuenta que en los rubros conceptos de ingresos del Fondo de Defensa Nacional del Sistema SIIF aún no existe el rubro concepto que identifica las “Responsabilidades Administrativas”, la Dirección de Finanzas elevó la solicitud ante dicha instancia, la cual una vez se cree se informará para que la Gestión General realice la clasificación.

5. Las Unidades Ejecutoras no pueden adquirir el bien producto de la sanción con los descuentos realizados, es decir, no se puede adelantar proceso de ejecución presupuestal, toda vez, que para dicho efecto se requiere la correspondiente apropiación presupuestal, en atención a lo dispuesto en el artículo

71 del Decreto 111/96 que reza: “….En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o

en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Confis o por quien este delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados….”. En tal virtud, se deben reintegrar los recursos a las cuentas de la Dirección General del Tesoro Nacional o consignarse a< las cuentas de Fondos Internos o del Fondo de Defensa Nacional, según se determine el origen de éstos.

6. Con respecto al tratamiento contable se deben efectuar los siguientes registros manuales: Con situación de FondosCUENTA

DEBITO

CREDITO

DEPOSITOS RECIBIDOS DE

TERCEROS

XXX

BANCOS

XXX Sin situación de Fondos

CUENTA

DEBITO

CREDITO

DEPOSITOS RECIBIDOS DE TERCEROS

XXX

INGRESOS POR FONDOS ESPECIALES FONDO

INTERNO XXX En cuanto a los demás registros contables correspondientes a lo señalado en los Numerales 2 y 3 del presente oficio son automáticos en el Sistema SIIF.

7. En relación al recurso interpuesto ante una instancia superior y ésta revoca el fallo que dio origen al descuento se debe presupuestalmente cumplir la sentencia la cual se pagará con cargo al rubro de “Sentencias y Conciliaciones”.

8. Como ya se señaló una vez determinada la cuantía a través del fallo administrativo o disciplinario se debe efectuar el reintegro a la Dirección General del Tesoro Nacional, si corresponde a recursos con situación de fondos o consignarse a las cuentas de Fondos Internos si se trata de recursos sin situación de fondos o la cuenta de Fondo de Defensa Nacional si corresponde a éste y ello se hará en la medida en

que se lleve a cabo el descuento y/o deducción. Es decir, que no se debe esperar hasta que se complete el valor total del fallo administrativo para proceder a realizar el reintegro o la consignación. En tal virtud, es procedente que al interior de la Unidad Ejecutora se tenga un control sobre los valores descontados y reintegrados o consignados a fin de no llegara incurrir en el reintegro o consignación de recursos que no corresponden. Cordialmente, Capitán de Navío

VICTOR MANUEL MARTÍNEZ VARGAS

Director Financiero

DISTRIBUCION:

Directora Administrativa MDN Jefe Sección Planeación y Presupuesto Comando General

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