MINDEFENSA - Circular 0036 de 2004

CIRCULAR 36 DE 2004

(abril 27) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señores

DIRECTORES FINANCIEROS O EQUIVALENTES UNIDADES EJECUTORAS Y

COORDINADORES DE GRUPO DIRECCION FINANZAS MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL

Gn.

Asunto: Sanciones disciplinarias.

Dando alcance a la Circular No. 0001 -MDFAD-074 del 05 de enero del año en curso, relacionada con el procedimiento a seguir con los valores por concepto de sanciones disciplinarias, me permito aclarar a ese Despacho, lo siguiente:

1. Lo indicado en la Circular No. 0001 -MDFAD-074 del05 de enero de 2004, aplica para los casos correspondientes a sanciones que se hayan surtido desde el punto de vista “administrativo” por detrimento al patrimonio público, toda vez, que es muy diferente desde el punto de vista disciplinario para el personal de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares y que a su vez conlleva una ”suspensión de funciones y atribuciones”.

La aclaración se efectúa teniendo en cuenta que en este último caso, es decir, que se ha producido una suspensión de funciones y atribuciones de un Oficial o Suboficial de las Fuerzas Militares y la sentencia o fallo definitivo es condenatorio o sancionatorio, las sumas retenidas deben pasar a formar parte de los recursos propios de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. Lo anterior, se fundamenta en el Artículo 95 del Decreto 1790 del 14 de septiembre de 2000 “Por el cual se modifica el Decreto que regula las normas de carrera del personal de Oficiales y Suboficiales de

Lo anterior, se fundamenta en el Artículo 95 del Decreto 1790 del 14 de septiembre de 2000 “Por el cual se modifica el Decreto que regula las normas de carrera del personal de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares”, el cual estipula: “ARTÍCULO 95 . SUSPENSIÓN. Cuando por autoridad competente, penal o disciplinaria, según el caso, se solicite la suspensión de funciones y atribuciones de un Oficial o Suboficial de las Fuerzas Militares, esta se dispondrá por resolución ministerial o de su delegado para oficiales o por disposición del respectivo comando de fuerza para suboficiales. (Subrayado fuera de texto). PARÁGRAFO 1o. Durante el tiempo de la suspensión el Oficial o Suboficial percibirá las primas y subsidios y el cincuenta por ciento (50%) del sueldo básico correspondiente. Si fuere absuelto o favorecido con preclusión de la investigación, cesación de procedimiento, deberá reintegrársele el porcentaje del sueldo básico retenido.PARÁGRAFO 2o. Cuando la sentencia o fallo definitivo fuere condenatorio o sancionatorio, las sumas retenidas en desarrollo de lo dispuesto ene. Presente artículo pasarán a formar parte de los recursos propios de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. (Subrayado fuera de texto). PARÁGRFO 3o. Cuando el tiempo de la suspensión sea superior al de la condena impuesta por la entidad competente, se reintegrará el excedente de los haberes retenidos”.

Con respecto del tratamiento contable, en lo referente a las sanciones impuestas desde el punto de vista disciplinario para el personal de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares, los registros contables que proceden son los siguientes: · Registro del descuento por nómina Al aplicar las deducciones de nómina en el sistema SIIF, se escoge la OAT 2600009908 – Otras Deducciones de Servicios Personales CSFDescuentos por Multas y Sanciones, que afecta las siguientes cuentas contables automáticamente, al momento de ser confirmadas: 250501 – Salarios y Prestaciones Sociales – Nómina por Pagar (DB) 242590 – Acreedores – Otros Acreedores  (CR) En esta instancia se reclasifica el valor registrado en la cuenta 242590-Acreedores-Otros Acreedores a la Cuenta 2455 – Depósitos recibidos de terceros, Subcuenta respectiva, la cual ya se solicitó a la Contaduría General de la Nación para registrar dicho concepto, con el fin de llevar el control estricto de los recursos. 242590 – Acreedores – Otros Acreedores (DB) 2455XX – Depósitos recibidos de Terceros(CR) Una vez efectuado el giro por parte de la Dirección General del Tesoro Nacional y cancelado el valor neto de nómina a beneficiarios finales queda constituido el pasivo Depósitos Recibidos de Terceros contra el Banco. 1110Bancos y Corporaciones (DB) 2455XX – Depósitos recibidos de Terceros – Subcuenta Respectiva (CR) · Registro manual del traslado de los recursos a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares efectuado mediante consignación, cancelando el pasivo. 2455XX – Depósitos Recibidos de Terceros – Subcuenta respectiva (DB) 1110 – Bancos y Corporaciones    (CR)

mediante consignación, cancelando el pasivo. 2455XX – Depósitos Recibidos de Terceros – Subcuenta respectiva (DB) 1110 – Bancos y Corporaciones    (CR) Es importante señalar, que en este aspecto no procede una operación de enlace a pesar de que se trata de un traslado de fondos entre entidades públicas, toda vez, que los fondos recaudados provienen de operaciones derivadas de terceros distintas de la función o cometido estatal de la Entidad. Por otra parte, la causación del ingreso debe registrarlo la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares yreconocer el ingreso como tal en sus estados financieros. Los anteriores registros se fundamentan en la siguiente normatividad legal vigente. a) Plan General de Contabilidad Pública Capítulo 1 Numeral 1.2.7.1.4 Normas Técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica y social – Ingresos. b) Plan General de Contabilidad Pública Descripción y Dinámicas Cuenta 4725OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES DERECHOS Y OBLIGACIONES, que señala: “Descripción: Representa el valor de los bienes, derechos y obligaciones transferidos entre entes públicos, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros”. c) Plan General de la Contabilidad Pública – Descripción y Dinámicas Cuenta 2455-Depósitos Recibidos de Terceros. “Descripción: Valor de los dineros recibidos por el ente público, para su administración, cumplimiento

de contratos y otros conceptos, de acuerdo con normas que así lo establezcan. La contrapartida corresponde a las subcuentas que conforman las cuentas 1105Caja 1110Bancos y Corporaciones y 1125 –Fondos especiales”

2. En la circular 001-MDFAD-074 del 05 de enero de 2004, numeral 2 se indicó: “…Si de la depuración se concluye que el origen de los recursos corresponde a recursos con situación de fondos, éstos se deben reintegrar a la Dirección General del Tesoro Nacional en las cuentas autorizadas por dicha instancia…”.

Al respecto se aclara, que no se trata de un “Reintegro Presupuestal” propiamente dicho, sino de un “Traslado de Fondos” a la Dirección General del Tesoro Nacional, que se realiza consignando los dineros recaudados por el Ministerio de Defensa, en las cuentas autorizadas para tal fin, en atención a un acto administrativo, como es el fallo jurídico en contra de los sujetos objeto de la investigación administrativa por detrimento al patrimonio público. Para el caso de la aplicación del ingreso en el Sistema SIIF Nación, la Dirección General del Tesoro Nacional, carga el extracto en cabeza de la Unidad Ejecutora que dio origen al mismo, con el fin de que ésta proceda a efectuar la respectiva clasificación por el Módulo de Ingresos, mediante la transacción Imputación Cobros en Dinero eligiendo el rubro concepto 12102311 “Responsabilidades Administrativas CSF”, siempre y cuando el origen de los recursos con los cuales se adquirió el bien objeto de investigación, provenga del Presupuesto General de la Nación.

Lo anterior, se verá reflejado contablemente de la siguiente manera (registros que realiza el sistema en forma automática), así: · Registro automático en la Dirección General del Tesoro Nacional DTRN 11006 – Cuenta cajero cuenta Única Nacional (DB) 472080 – Ingresos por Clasificar DTN (CR)· Registros en la Unidad Ejecutora CAUSACION DEL INGRESO 147090090 – Otras cuentas por cobrar a favor de la Entidad (DB) 411090090 – Otros ingresos no tributarios – Otros conceptos (CR) RECLASIFICACION DEL INGRESO 572080 – Ingresos por clasificar DTN (DB) 147090090 – Otras cuentas por cobrar a favor de la Entidad (CR) Para el caso de que los recursos provengan de los Fondos Internos, los registros contables obedecerán a las cuentas asociadas al Rubro Concepto de Ingresos 600014208 “Responsabilidades Administrativas SSF”. · Registro Contable en la Unidad Ejecutora a la Carga de Extracto

111005050BANCOS Y CORPORACIONES (DB)

FONDOS NO SITUACION POR DTN

472290 – OTRAS OPERACIONES DE ENLACE SSF. (CR).

CAUSACIÓN DEL INGRESO 140409090 – FONDOS INTERNOS MINDEFENSA – OTROS (DB)

412009090 – OTROS INGRESOS FONDOS INTERNOS MINDEFENSA (CR)

RECLASIFICACION DEL INGRESO 472290 – OTRAS OPERACIONES DE ENLACE SSF (DB) 140409090 – FONDOS INTERNOS MINDEFENSA – OTROS

Los anteriores registros se fundamentan en la siguiente normatividad legal vigente: a) Plan General de Contabilidad Pública Numeral 1.2.7.1.4 Normas Técnicas relativas a las cuentas de actividad financiera, económica y social – Ingresos. b) Circular Externa No. 012 de Diciembre 02 de 1.996, que trata de las instrucciones para el registro contable del proceso de causación, recaudo y consignación de los ingresos de la Nación y conciliación de saldos de operaciones recíprocas relacionadas, Numeral 2 que dice: “Causación, recaudo y consignación de los ingresos de la Nación. El registro contable correspondiente a la causación de los ingresos de la Nación será responsabilidad del ente público de la administración central o descentralizada del nivel nacional que los administre, independientemente del ente que los recaude”.c) Plan General de Contabilidad Pública Manual de Procedimientos Numeral 2.8.4.1.2 – Multas y sanciones: “Corresponden a ingresos no tributarios originados en los infractores de las disposiciones legales, tanto en los niveles nacional como territorial, los cuales dependiendo de las normas que los regulan deben reintegrarse o consignarse en la Dirección del Tesoro Nacional, o administrarse directamente en los entes autorizados para ello. El registro como derecho cierto e cobro dentro de los activos del ente público se hará cuando el acto administrativo que la impuso esté en firme, o se haya agotado la vía gubernamental; en caso contrario,

deben tratarse como derechos contingentes incorporados en las Cuentas de Orden”. En tal virtud, me permito solicitar por una parte, se difunda esta información al interior de la Unidad Ejecutora para aclarar la destinación de los recursos según corresponda y por otra, llevar estricto control e indicar claramente a la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares o a la Dirección General del Tesoro Nacional o a la Gestión General (este último solo aplica para el Fondo de Defensa Nacional) el motivo por el cual se efectuó el descuento y a que funcionario se le realizó. Cordialmente, Capitán de Navío

VICTOR MANUEL MARTINEZ VARGAS

Director Financiero

DISTRIBUCION:

Director Financiero MDN Director Financiero Comando General Director Financiero Ejército Director Economía y Finanzas Armada Nacional Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Director Financiero Dirección Sanidad Militar Director Financiero Comisionado Nacional para la Policía Director Financiero Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Director Financiero DIMAR Director Financiero Fondelibertad Director Financiero Comisión Colombiana del Océano Coordinador Grupo Contabilidad General MDNCoordinador Grupo Control Presupuestal MDN Coordinador Grupo Control Tesorería MDN

VO. BO. PE. MARTHA LUCÍA RAMIREZ G.

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024