MINDEFENSA - Circular 0077 de 2016

CIRCULAR 77 DE 2016

(mayo 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Para: Viceministros de Defensa, Secretario de Gabinete, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo y Servidores Públicos que prestan sus servicios en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional. De: Secretario General Ministerio de Defensa Nacional.

Asunto: Directrices para entrega de puesto de trabajo en caso de renuncia, traslado, comisión o vacaciones de los servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional.

Con el propósito de garantizar la continuidad de los procesos y el correcto desarrollo de las actividades de las dependencias de la Unidad de Gestión General, se hace necesario que los servidores públicos que prestan sus servicios en esta Unidad y renuncian, sean trasladados, destinados en comisión o salgan a disfrutar vacaciones, realicen una entrega completa y a satisfacción del Jefe inmediato de todos los asuntos pendientes y que ha tenido a su cargo durante su permanencia en la entidad, según cada caso particular, así como la entrega de todos los elementos puestos a su disposición. Por lo anterior, me permito dar las siguientes directrices para que cada uno de los jefes inmediatos reciba los puestos de trabajo del personal de su dependencia que renuncie, salga trasladado, destinado en comisión o salga de vacaciones, según el caso, así:

1. Los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo deben verificar la entrega

del puesto de trabajo de los servidores públicos de su dependencia que renuncien, sean traslados o destinados en comisión diligenciando el formato “Entrega del Puesto de Trabajo” (Código 41.1 GTMDNSGDAGTH-F039-01), en el que se detalla: a. Actividades en realizadas - Informe de avances, tareas, programas o proyectos que adelanta actualmente. Actividades pendientes - Información de avances, tareas, programas o proyectos pendientes por terminar.a. Relación de documentos - Documentos, expedientes, archivos (físicos y magnéticos), especificando nombre, descripción y ubicación, de acuerdo con las normas de gestión documental. b. Personal a cargo - Si tiene personal a cargo, detallar temas pendientes que deban ser atendidos por los funcionarios a cargo. Entrega de evaluaciones de desempeño (derechos de carrera administrativa). c. Contratación - Si es supervisor de contratos, relacionar todos los contratos que ha tenido a cargo y su estado actual. d. Descripción de anexos que entrega (Fotografías, Presentaciones, Listados de Asistencia, etc.)e. Totalmente depurado el Sistema de Gestión Documental SGDA - Plataforma eSigna. Verificación de la Oficina Asesora de Sistemas. f. Relación de archivos fisicos y magnéticos a su cargo de acuerdo con las normas de gestión documental.

1. Es importante advertir que es responsabilidad del Jefe inmediato el diligenciamiento del formato “Entrega del Puesto de Trabajo” en los casos establecidos, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del servidor público que se retira del servicio.

Una vez diligenciado el formato anterior en su totalidad, debe ser firmado por el Jefe inmediato y el

servidor público que se retira, es trasladado, destinado en comisión o sale de vacaciones; dicho documento debe reposar en la dependencia a la que pertenecen y enviar una copia al Grupo Talento Humano para que repose en la hoja de vida del servidor. a. Cumplidos de comisiones al interior y exterior. b. Exámenes médicos de egreso. c. Entrega de la bandeja en el Sistema de Gestión Documental SGDA. d. Formato de entrega del puesto de trabajo (firmado por el servidor público y su jefe inmediato).

5. Por último, en relación con el formato “Paz y Salvo”, se advierte qué'íts responsabilidad del servidor público que se/retira del servicio en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional el diligenciamiento del mismp y su incumplimiento puede generar sanciones administrativas, disciplinarias y fiscales.

Por otra parte, el servidor público que se retira por renuncia o traslado de la Unidad de Gestión General debe tramitar el formato de “Paz y Salvo" (código 27.3 GT - MDNSGDAGTH-F004-02), en el cual se relaciona: a. Entrega del fichero personal y tarjeta de parqueadero. b. Entrega inventarios. c. Formatos para la liquidación de prestaciones sociales diligenciados. d. Paz y salvo por apoyos educativos. e. Cumplidos de comisiones al interior y exterior. f. Exámenes médicos de egreso g. Entrega de la bandeja en el Sistema de Gestión Documental SGDA. h. Formato de entrega del puesto de trabajo (firmado por el servidor público y su jefe inmediato).

5. Por último, en relación con el formato "Paz y Salvo", se advierte que es responsabilidad del servidor público que se retira del servicio en la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa elDiligenciamiento del mismo y su incumplimiento puede generar sanciones administrativas, discplinarias y fiscales.

Atentamente,

LUIS MANUEL NEIRA NUÑEZ

Secretaria General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024