MINDEFENSA - Circular 0080 de 2006

CIRCULAR 80 DE 2006

(abril 12) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señores

INSPECCIONES GENERALES, DIRECTORES FINANCIEROS, OFICINAS DE CONTROL

INTERNO O EQUIVALENTES, OFICINAS DE CONTRATOS, GRUPOS FINANZAS.

Gn.

Asunto: Seguridad en el Pago a Beneficiario Final Con toda atención, me permito dar a conocer a ese Despacho, el contenido de la Circular Externa 011 del 3 de Abril/06 sobre la Seguridad en el Pago al Beneficiario Final, emitida por el Administrador del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, aspectos que se solicita sean aplicados y asumidos por parte de las áreas que intervienen en el proceso, a fin de prevenir debilidades con respecto a su manejo. El contenido es el siguiente: “De conformidad con lo señalado en el artículo 15 del Decreto 2789 de 2004, desde el 2 de enero del presente año, las entidades están realizando pagos a beneficiario final a través del SIIF Nación. Sobre el particular la Administración del SIIF Nación ha observado la presencia de las siguientes debilidades al interior de las entidades, sobre las cuales solicita se efectúen los correctivos a que haya lugar:

1. Carencia de procesos y procedimientos, y de la definición de la documentación requerida para hacer registros en el SIIF Nación, en todas y cada una de las etapas del proceso de pago a beneficiario final.

2. Falta de implementación por parte de las Oficinas de control interno de puntos de control y

seguimiento al proceso.

3. Inobservancia de los procedimientos y los lineamientos señalados por la Administración del SIIF Nación, mediante circulares 024 de 2005 y 005 de 2006.

4. Incumplimiento del artículo 16 del Decreto 2789 de 2004, al no incorporarse el número de cuenta bancaria del beneficiario al acto administrativo que compromete la apropiación.

5. Al momento de registrar el beneficiario y la cuenta bancaria, no se valida que éste corresponda a la registrada en el contrato. Igualmente, esta validación no es realizada por todos y cada uno de los usuarios que participan en el proceso.

6. No se informa al beneficiario que se le ha hecho un pago, ni la fecha del abono y ni el concepto que se está cancelando.

7. No se confirma si el beneficiario ha recibido el abono a su cuenta bancariaEs de resaltar que conforme lo establece el Decreto 2789 de 2004, la responsabilidad de los pagos que se hagan a través del SIIF Nación, esta en cabeza del ordenador del gasto y de los funcionarios que hicieron los registros en el aplicativo, los cuales están amparados con el uso de firmas digitales, con el fin que sirvan de plena prueba legal en el evento que ocurra un fraude a los recursos públicos.

(Subrayado fuera de texto). Al respecto, se recuerda que en el evento de detectar un hecho que comprometa el proceso del pago al beneficiario final, se debe tomar medidas correctivas inmediatas e informar al Subdirector Operativo de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y a la Administración del SIIF Nación. Igualmente, se reitera la importancia de conservar la confidencialidad de la clave de acceso al SIIF

(password) y del Certificado Digital (PIN) del usuario, por cuanto la responsabilidad de los registros realizados en el SIIF Nación están asociados directamente con la persona a quien se les haya asignado esa cuenta de usuario. Sobre al pago a beneficiario final el Decreto 2789 señala lo siguiente: Artículo 15.  Pago a beneficiario final. Las entidades en línea con el SIIF Nación efectuarán el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada. En los casos que expresamente determine el Comité de Seguridad del SIIF Nación, el pago se efectuará por medio de la figura del endoso al pagador de la entidad. Los pagos con recursos del Presupuesto General de la Nación que no se realicen por medio del SIIF Nación, deberán efectuarse a través de los sistemas electrónicos ofrecidos por las entidades financieras. En caso de no ser posible dicho pago, se atenderá con cheques de gerencia de las entidades bancarias en las que las pagadurías tengan abiertas sus cuentas. Los costos que genere el pago serán asumidos con cargo al presupuesto de gastos de la entidad. Artículo 16 .  Registro de cuentas bancarias de beneficiarios. Las entidades deberán registrar previamente en el SIIF Nación, la cuenta bancaria a través de la cual efectuará el pago de las obligaciones reconocidas a favor de cada beneficiario. Para el registro de las cuentas bancarias el beneficiario deberá informar por escrito el número de la misma y anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste que es el cuentahabiente, su

identificación, el número, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa. Este documento será parte integral del acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales. El registro de los beneficiarios y de las cuentas que se utilicen para recibir pagos a través del SIIF Nación, es responsabilidad de los ordenadores del gasto de las entidades usuarias y de los funcionarios que intervienen en él. Para tal fin, el perfil de usuario que envía a validación dichas cuentas a través del sistema, deberá estar en cabeza de un funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo. En los eventos que tal designación no sea posible, tal perfil estará en cabeza del funcionario de más alta jerarquía de la dependencia que efectuará el registro. Solamente se podrán registrar cuentas que estén asociadas a un compromiso presupuestal, a una devolución o a las transferencias de recursos entre entidades públicas nacionales y territoriales, elincumplimiento de lo anterior se deberá poner en conocimiento de las autoridades correspondientes. Artículo 17 .  Responsabilidad del pago a beneficiario final. Todo pago que se haga a beneficiario final a través de las cuentas registradas por las entidades usuarias del SIIF Nación es de responsabilidad de la entidad. En el evento que se haga un pago no debido a través de dichas cuentas, serán responsables el ordenador del gasto y los funcionarios de la entidad cuyos perfiles de usuario intervinieron en el pago. Para el pago en el exterior por concepto de servicio de la deuda o de proveedores, la validación de las cuentas será responsabilidad del ordenador del gasto de la entidad que efectúa el pago o en quien este haya delegado. Artículo 18 .  Exclusividad del pago a beneficiario final. El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario registrado en el acto administrativo o en la relación contractual por medio de la cual se afectan las apropiaciones presupuestales, salvo en los eventos definidos por el Comité de

.  Exclusividad del pago a beneficiario final. El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario registrado en el acto administrativo o en la relación contractual por medio de la cual se afectan las apropiaciones presupuestales, salvo en los eventos definidos por el Comité de Seguridad del SIIF Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 18 del presente decreto. Las entidades usuarias del SIIF Nación son responsables por las modificaciones que se hagan al beneficiario de un compromiso, en virtud de una cesión de contratos o en los demás eventos permitidos por la ley. Para tal fin, éstas deberán contar con autorización del ordenador del gasto. Artículo 19 .  Información del pago al beneficiario final. Las entidades usuarias del SIIF Nación una vez han ordenado el pago al beneficiario, deberán informarle sobre la realización del mismo, con el fin de que verifiquen el abono en cuenta. Las entidades usuarias del SIIF Nación, verificarán que los pagos realizados con abono en cuenta, hayan sido recibidos por el correspondiente beneficiario. Por lo anterior se recomienda adoptar los correctivos que consideren pertinentes con el fin de brindar seguridad al proceso de pago a beneficiario final al interior de las entidades”. Por lo expuesto, es procedente manifestar que en forma permanente esta Dirección ha dado a conocer los lineamientos y políticas emitidas por la Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre los aspectos a tener en cuenta para efectuar el Pago a Beneficiario Final en el sistema SIIF y es así como se han expedido los siguientes documentos: - Circular No. 33393

MDVGIDFGAD-13 de Agosto 1º de 2005, mediante la cual se dieron a conocer las previsiones a tener en cuenta en los equipos de cómputo para el Pago al Beneficiario Final relacionados con el puerto USB y que el Sistema Operativo debe ser superior a Windows NT. - Directiva Permanente No. 21 – MDVGIDF-13 del 12 de Septiembre/05 por la cual se impartieron las políticas y disposiciones de orden financiero para el pago de compromisos contractuales. - Circular No. 227 MDVGIDFGAD-13 del 12 de Septiembre de 2005, donde se emitieron los lineamientos establecidos por el Comité de Seguridad de SIIF Nación, respecto a la Administración de Usuarios, en la cual se dieron a conocer los aspectos a tener en cuenta para la creación del perfil Beneficiario Cuenta. - Mediante el “Manual de Procedimientos Financieros” enviado con Circular No. 262MDVGIDFGAD-13 del 19 de Octubre/05 se indicaron los diferentes procedimientos que se utilizan en el área financiera así como los documentos, registros y controles que se deben tener en cuenta por parte de las Unidades Ejecutoras a lo largo del proceso de la Cadena Presupuestal. - Circular No. 317 MDVGIDFGAD-13 del 28 de Diciembre de 2005, a través de la cual se establecieron los Procesos y Procedimientos a tener en cuenta para hacer los registros en el sistema SIIF, para implementar la funcionalidad del Pago a Beneficiario Final, en la cual se indicaron los Aspectos Legales, los Requisitos Técnicos, los Compromisos contra los cuales no se harán Pagos al

Beneficiario Final, el Procedimiento de Registro, los Incidentes de Seguridad, el Procedimiento Contable y las Medidas de Seguridad.

• Circular No. 8 MDVGIDFGAD-13 del 16 de Enero de 2006, sobre el Pago a Beneficiario Final relacionado con las Cuentas por Pagar/05, los cuales se efectúan tal y como se hayan constituido las

Cuentas.

• Circular No. 9

MDVGIDFGAD-13 del 16 de Enero de 2006, donde se recabó el cumplimiento de los requisitos técnicos y medidas de seguridad establecidos para el uso del sistema SIIF relacionados con la Administración de Usuarios, pago al beneficiario final, el uso de las Claves, las terminales, la Certificación y Firma Digital. - Circular No. 48 MDVGIDFGAD-47 del 2 de Marzo de 2006, sobre la Excepción del Pago a Beneficiario Final de Gastos Reservados asociados a Informantes, Recompensas y Operaciones de Inteligencia. - Circular No. 66 MDVGIDFGAD-13 del 24 de Marzo de 2006, mediante la cual se dieron a conocer los Lineamientos Generales Pago Beneficiario Final sobre el Registro de Usuarios, la Creación de Beneficiarios, expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el registro del Acto Administrativo o del Contrato, Registro Presupuestal del Compromiso, registro de la recepción de los Bienes o Servicios, registro de la Obligación y de las Deducciones, generación de la Orden de Pago Presupuestal y algunos aspectos generales. - Circular No. 3562 MDVGIDFGAD-13 del 30 de Marzo de 2006, mediante la cual se informó a las

Oficinas de Contratos de las Unidades Ejecutoras los aspectos relevantes que deben tener en cuenta en los actos administrativos relacionados con el Pago a Beneficiario Final. - Circular No. 077 MDVGIDFGAD-13 del 7 de Abril de 2006, sobre las Ordenes de Pago por concepto de Dotación Civil y Viáticos y Gastos de Viaje de los soldados. - Circular No. 15292 MDVGIDFGAD-13 del 7 de Abril de 2006, mediante la cual se envió el Procedimiento No.01/06 “Ejecución Partida Viáticos en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”. En consecuencia, me permito solicitar a ese Despacho, la difusión y aplicación de los lineamientos que a través de los diferentes documentos se han impartido e insistir en el adecuado registro y control de esta transacción, toda vez, como ya se indicó la responsabilidad de los pagos que se realizan a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación está en cabeza del Ordenador del Gasto y de los funcionarios que intervienen en el proceso.Cordialmente, Capitán de Navío

JAIME JEFFERSON PEÑA PINZON

Director Financiero

DISTRIBUCIÓN:

Inspección General Comando General FF.MM Inspección General Ejército Nacional Inspección General Armada Nacional Inspección General Fuerza Aérea Colombiana Directora Administrativa MDN Director Administrativo y Financiero Comando General FF.MM. Director Financiero Ejército Nacional Director de Economía y Finanzas Armada Nacional Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana Director Administrativo DIMAR

Director Financiero Dirección General Sanidad Militar Director Financiero Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Director Financiero Comisionado Nacional para la Policía Director Financiero Fondelibertad Jefe Oficina Control Interno MDN Jefe Oficina Control Interno DIMAR Jefe Oficina Control Interno Dirección General Sanidad Militar Jefe Oficina Inspección y Vigilancia Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Jefe Oficina Control Interno Comisionado Nacional Para la Policía Jefe Oficina Control Interno Fondelibertad Grupo Contratación Estatal MDNOficina de Contratos Comando General Oficina de Contratación Ejército Nacional Oficina de Contratos Armada Nacional Departamento de Contratos Fuerza Aérea Colombiana División Administrativa - Contratos DIMAR Oficina Contratos Fondelibertad División Administrativa - Contratos Dirección General de Sanidad Militar División Administrativa Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Oficina Jurídica Comisionado Nacional Para la Policía Grupo Control Presupuestal – Dirección Finanzas Grupo Contabilidad General – Dirección Finanzas Grupo Control Tesorería – Dirección Finanzas Grupo Análisis y Difusión – Dirección Finanzas

Revisó:

PE. MARTHA LUCIA RAMÍREZ GONZALEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Elaboró:

PU. NANCY ELVIRA TORRES PINZON

Ingeniera de Sistemas

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024