MINDEFENSA - Circular 0081 de 2004

CIRCULAR 81 DE 2004

(junio 16) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Señores Jefatura de Operaciones Logísticas de la Armada Nacional, Segundo Comandante y Jefe Estado Mayor Brigada de Aviación del Ejército Nacional, Subintendente General del Ejército Nacional, Director de Ingenieros Ejército Nacional, Directores Departamentos Financieros (o su equivalente) en las Fuerzas, Jefes Oficinas de Planeación o sus equivalentes, Oficinas de Contratos, Oficinas de Comercio Exterior, Grupos Dirección de Finanzas. Gn.

ASUNTO: Concepto Financiación no causada Teniendo en cuenta que se han presentado varios interrogantes en diferentes Unidades Ejecutoras relacionados con la financiación no causada generada en los contratos que se constituyeron y/o se van a constituir en Reserva Presupuestal, así como consultas requiriendo aclaración de las fechas en las cuales se podrían cancelar las cuentas por pagar y las reservas presupuestales; a continuación me permito relacionar cada uno de los interrogantes planteados con el respectivo concepto de esta Dirección tanto desde el punto de vista presupuestal como de tesorería según el caso, así:

I. TEMA FINANCIACION NO CAUSADA Y/O SOBRANTES DE REZAGO PRESUPUESTAL.

1. Requerimiento presentado por la Unidad Ejecutora Armada Nacional mediante Oficio No.061540

JOLA-OFCON-023 del 30 de marzo de 2004.

La Jefatura de Operaciones Logísticas de la Armada Nacional mencionada el procedimiento que ha venido realizando, con relación al tema de financiación, en consideración a que dicho aspecto debe ser objeto de aclaración, a continuación se transcribe a fin de ser comentado más adelante. “El trámite que se ha venido realizado consiste en que una vez liberado el rezago dentro de la misma vigencia, el valor financiado debe ser compensado por el contratista en bienes o servicios de la misma naturaleza del objeto contratado previo concepto del comité económico”.

2. Requerimiento presentado por el Ejército Nacional mediante Oficio No. 188143 CE-DIFIN-AS-074 del 10 de mayo de 2004.

En el oficio de la referencia la Dirección Financiera del Ejército Nacional plantea dos situaciones y con el ánimo de dar respuesta a cada una de ellas, se presenta a continuación el tema relacionado con financiación, en razón a que el segundo aspecto tiene que ver con “Anticipos de PAC”, el cual se desarrollará en el punto III del presente documento.El Ejército Nacional estableció: “que la financiación no causada sería compensada con la entrega de material equivalente al valor de dicha financiación”, en tal sentido, solicita concepto sobre este mecanismo.

3. Requerimiento presentado por el Ejército Nacional mediante oficio No. 165131 CE-CEITE-SINTE083 del 13 de abril de 2004.

La Subintendencia General del Ejército Nacional solicita emitir comentarios y alcances sobre el tema de financiación no causada, con el fin de tenerlos en cuenta en los procesos contractuales que se adelantan en la presente vigencia.

4. Consulta presentada por el Ejército Nacional mediante Oficio No. 220347 BRIAV-JEM-JUR-023 del 04 de mayo de 2004.

El Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor Brigada de Aviación del Ejército solicita concepto sobre la viabilidad de invertir unos recursos provenientes de la vigencia fiscal 2003. Teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 4.1 “Con fecha 23deseptiembre de 2003, se suscribió un contrato de capacitación en simulador para MI 17 1V-MV para doce (12) tripulaciones del batallón de helicópteros. 4.2 Para el pago del contrato mencionado, fueron asignados un total de $ 850.000.000 M/CTE, por el rubro de Gastos Generales adquisición de servicios de “Capacitación Bienestar Social y Estímulos”, con certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 106 de fecha 21 de Marzo de 2003, emitido por la sección de Presupuesto de la Brigada desviación Ejército, así como de cuerdo con el plan de compras el presupuesto asignado para adquisición de capacitación en simulador de vuelo MI 17 1V-MD fue de $ 700.000.000 M/CTE. 4.3 Que el valor pactado para el contrato en mención fue de US$ 220.401.00, los que se cancelaron así: Como pago anticipado un valor de USD$ 110.200.50 en el mes de septiembre de 2003 y como saldo el valor de USD$ 110.200.50 en el mes de Diciembre de 2003, previa presentación del acta de recibo a

satisfacción de fecha 10 de diciembre de 2003. 4.4 Adicionalmente, con fecha 19 de diciembre de 2003, se suscribió contrato modificatorio, en virtud del cual se modificó la cláusula quinta: PLAZO DE EJECUCION ampliando el plazo de ejecución del contrato hasta el 3 de mayo de 2004. 4.5 Así mismo, y teniendo en cuenta que el total cancelado por el servicio en pesos fue de $ 623.576.257.30 pesos colombianos, quedando un sobrante de $ 76.423.742.7 Conforme lo anterior, requiere determinar si es viable la reinversión del saldo establecido”. Respuesta a las inquietudes planteadas anteriormente: La Dirección de Finanzas emite el siguiente comentario desde el punto presupuestal: De acuerdo con lo estipulado en la Ley 848 del 12 de noviembre de 2003, “POR LA CUAL SE DECRETA EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y RECURSOS DE CAPITAL Y LEY DEAPROPIACIONES PARA LA VIGENCIA FISCAL DEL 1º DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004” en su artículo 36 expresa: “ARTÍCULO 36 . Constituidas las cuentas por pagar y las reservas presupuestales de la vigencia de 2003, los dineros sobrantes serán reintegrados a la Dirección General del Tesoro Nacional. Las cuentas propagar y las reservas presupuestales correspondiente a la vigencia fiscal de 2003 que no hubieren sido ejecutadas a 31 de diciembre de 2004 expirarán sin excepción. En consecuencia, deberán ser reintegrados a la Dirección General del Tesoro Nacional (….)” (negrilla y subrayado fuera de

texto). De lo anterior, se infiere que la norma presupuestal define claramente el procedimiento que se debe llevar a cabo con los recursos sobrantes de las cuentas por pagar y las reservas presupuestales de la vigencia fiscal. En consecuencia, de presentarse dineros sobrantes deben ser reintegrados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, si corresponde a recursos Con Situación de Fondos o a las Tesorerías Principales (Cuentas de Fondos Internos) si obedecen a recursos Sin Situación Fondos. Para lo anterior, se debe tener en cuenta lo indicado en el Capítulo IV “TESORERÍA” Literales A y B “REINTEGROS” del Manual de Procedimientos Financieros y Cierre de Vigencia Fiscal el cual fue enviado mediante Circular No. 2166 del 7 de octubre de 2003.

II. ACLARACION FECHAS DE PAGO PARA CANCELAR EL REZAGO PRESUPUESTAL.

Interrogante presentado por el Ejército Nacional mediante Oficio No. 174121-CE-DIING-ADM-GG047del 03 de mayo de 2004. “Solicita concepto sobre las fechas en las cuales se podrían cancelar las cuentas por pagar y la reserva presupuestal con cargo al recurso 13 de inversión. Teniendo en cuenta que la cancelación de esos recursos impacta sensiblemente las cantidades de obra a contratar”. Respuesta al interrogante planteado De conformidad con lo establecido en el Decreto 111 de 1996, artículo No. 73 “La ejecución de los gastos del Presupuesto General de la Nación se hará a través del Programa Anual Mensualizado de

Caja, PAC. Este es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación, y el monto máximo mensual de pagos de los establecimientos públicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En consecuencia, los pagos se harán teniendo en cuenta el pac y se sujetarán a los montos aprobados en él…” (Resaltado fuera de texto). Así mismo, el artículo No. 26 en el Numeral Tercero por el cual se definen las funciones del CONFIS se establece: “3. Determinar las metas financieras para la elaboración del Programa Anual Mensualidad o de Caja del sector Público”. Igualmente, el Decreto No. 568 de 1996 en el artículo 2 define: “El plan financiero es un programa deingresos y gastos de caja y sus posibilidades de financiamiento. El plan define las metas máximas de pagos a efectuarse durante el año que servirán de base para elaborar el Programa anual de cajaPAC…”. (Resaltado fuera de texto). De lo anterior, se infiere que los cupos aprobados de PAC solo se definen para la vigencia fiscal actual y no para vigencias subsiguientes, independientemente que los compromisos se adquieran en la vigencia actual. Es decir, que el Ministerio de Defensa y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público NO pueden conocer la mensualización de los cupos de PAC para las cuentas por pagar y/o reservas

presupuestales que se vayan a constituir al cierre de la vigencia fiscal, así como tampoco para los compromisos adquiridos con cargo a autorizaciones de vigencias futuras, teniendo en cuenta que el CONFIS solo ha aprobado las metas máximas de pago para la vigencia fiscal actual. No obstante lo anterior es importante aclarar, que el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, cuenta con unos cupos “indicativos” para el rezago año siguiente única y exclusivamente para las Unidades que se encuentren en Línea, a fin de que puedan registrar la totalidad de sus compromisos en el sistema. Entiéndase por rezago año siguiente, la diferencia entre el valor apropiado y el PAC aprobado para la vigencia fiscal, es decir, las cuentas por pagar o las reservas presupuestales que potencialmente podrían constituirse al cierre del año. Sobre este aspecto, y tomando como referencia la experiencia en dicho proceso, se ha evidenciado que los cupos “indicativos” de PAC del rezago año siguiente son altamente dinámicos y mientras se surten los procesos de contratación estos cambian, teniendo que utilizar cupos disponibles de otros meses para registrar los compromisos en el sistema. Sin embargo, teniendo en cuenta que el Estatuto Orgánico del Presupuesto establece en el artículo 89, que al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos, así mismo, permite que cada órgano constituya al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y

servicios. En tal sentido, las reservas presupuestales, han sido analizadas por la Doctrina, indicando que por su definición se constituyen en mecanismos mediante los cuales el Estado garantiza que al cierre de la vigencia atenderá las obligaciones que se encuentren en curso. [1 De acuerdo con lo anterior, la Dirección de Finanzas se permite sugerir lo siguiente:

1. Las Unidades Ejecutoras deben identificar por un lado, los procesos contractuales que de acuerdo a sus condiciones los bienes y servicios van a ser recibidos en la siguiente vigencia y de otro, aquellos en los cuales se va a recibir el bien y/o servicio en la presente vigencia pero que por no contar con PAC aprobado, deben constituirse en cuentas por pagar. Sobre dicho aspecto, se recomienda establecer en los procesos contractuales la modalidad de pago dentro de los 90 días siguientes al recibo a satisfacción de los bienes o servicios, entendiéndose que en este tiempo se deben adelantar todas las gestiones administrativas para realizar el pago oportunamente, incluidas las modificaciones de PAC que se requieran.

Así mismo, es procedente que se tenga en cuenta que la Dirección General de Crédito Público y delTesoro Nacional no efectúa giros hasta tanto no se constituyan en forma definitiva las cuentas por pagar y las reservas presupuestales ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (20de enero de la vigencia fiscal siguiente), aspecto que por ende, incidirá en aquellos procesos en los cuales se lleguen a pactar entrega de bienes y servicios para el último trimestre de la vigencia fiscal actual, por lo cual se recomienda tener presente esta situación. Igualmente es pertinente resaltar, que una vez constituido el Rezago Presupuestal, es responsabilidad de

la Unidad Ejecutora adelantar las coordinaciones necesarias con la Dirección de Finanzas – Grupo Control Tesorería, para gestionar las modificaciones de PAC, para dar cumplimiento a los plazos pactados con los contratistas o proveedores, siguiendo los lineamientos establecidos en el Oficio No. 1120-MDFCT-001 del 2 de mayo de 2002. De esta forma, con base en las solicitudes de modificación de PAC presentadas por las Unidades Ejecutoras la Dirección de Finanzas procederá a gestionar en forma oportuna ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional los anticipos o aplazamientos a que haya lugar. Es pertinente comentar, que la razón por cual la Dirección de Finanzas sugiere la modalidad de pago a 90 días, es con el fin de evitar el incremento en el precio del bien y/o servicio, que estipula el proveedor por el costo de oportunidad, toda vez, que sobre dicho aspecto se ha discutido ampliamente con la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, instancia que ha manifestado que no pueden garantizar la aprobación de las modificaciones por no conocer las metas de pago para la vigencia siguiente, sin embargo, ha recalcado que históricamente se ha aprobado el 100% de las solicitudes de anticipos de PAC correspondientes a cuentas por pagar y reservas presupuestales constituidas.

III. TEMA ANTICIPOS DE PAC Interrogante presentado por el Ejército Nacional mediante Oficio No. 188143-CE-DIFIN-AS-074 del 10 de mayo de 2004.

Solicita concepto respecto a la viabilidad de adelantar el PAC de contratos constituidos en reserva presupuestal cuyo plazo de pago estaba pactado para el mes de noviembre de 2004. Como se mencionó anteriormente, es viable realizar modificaciones a los cupos mensuales de PAC constituidos en cuentas por pagar y reserva presupuestal, aspecto que se ha venido adelantando a través del procedimiento enviado mediante oficio No. 1120 MDFCT-001 del 23 de mayo de 2002. Si producto reanticipar el cupo mensual de PAC del mes de noviembre se origina un sobrante éste debe ser reintegrado a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional si los recursos son con situación de fondos o a las Tesorerías Principales si se trata de Fondos Especiales. Ahora bien, si en el contrato no se determinó el mayor valor del bien por efecto del pago en el mes de noviembre, se debe analizar cual es el beneficio para la Nación en efectuar dicho anticipo con recursos con situación de fondos, toda vez, que esta operación requeriría buscar recursos antes de lo programado con sus respectivos costos.

IV. OTROS ASPECTOS

1. De acuerdo con lo manifestado por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacionalno efectuará giros hasta tanto no se constituya en forma definitiva el rezago presupuestal y se efectúen las revisiones del caso. Por lo tanto, se recomienda tener en cuenta este aspecto dentro de los procesos contractuales a fin de no asumir pagos de obligaciones en los dos primeros meses del año.

Igualmente, resugiere distribuir en los meses de marzo y abril la programación de pagos, con el fin de

evitar el direccionamiento de la totalidad de los pagos en un solotes, toda vez, que ello genera presiones de caja que pueden impedir la aprobación de todos los anticipos de PAC, máxime si se tiene en cuenta que las Unidades Ejecutoras por lo general, constituyen reserva presupuestal y en especial cuentas por pagar que son la primera prioridad de pago en la siguiente vigencia.

2. Es importante tener en cuenta que el incumplimiento en los pagos pactados puede generar intereses moratorios, los cuales deberán ser asumidos con cargo a las apropiaciones de la siguiente vigencia fiscal, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Presupuesto General de la Nación No. 848 del 12 de noviembre de 2003, en su artículo 18

º que dispone: “ARTÍCULO 18 º. Las afectaciones al presupuesto se harán teniendo en cuenta la prestación principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo a este rubro se cubrirán los demás costos inherentes o accesorios. Con cargo a las apropiaciones de cada rubro presupuestal, que sean afectadas con los compromisos iniciales, se atenderán las obligaciones derivadas de estos compromisos, tales como, los costos imprevistos, ajustes y revisión de valores e intereses moratorios y gastos de nacionalización”. (Negrilla y subrayado fuera de texto). Al respecto, es procedente efectuar las siguientes aclaraciones: 2.1 Si el contrato fue constituido en rezago presupuestal y el mismo ya feneció, es decir, que superó la vigencia reglamentada para su ejecución (31 de diciembre), los intereses moratorios deberán ser

atendidos mediante el siguiente procedimiento: Las Unidades Ejecutoras deben proceder a realizar un traslado presupuestal acreditando el rubro “Pago Pasivos Vigencias Expiradas”, lo que necesariamente afectará el presupuesto de la vigencia en que se efectúe el traslado presupuestal. Adicionalmente a ello, se deberá soportar que en su momento se contó con las apropiaciones presupuestales disponibles o sin comprometer que las amparaba. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades que se tendrán que determinar por haber generado dicha situación. 2.2 Si el contrato fue constituido en rezago presupuestal y este aún se encuentra vigente en su periodo de ejecución y de existir la obligación de pagar intereses moratorios al proveedor, éstos se asumirán con cargo al rubro presupuestal que afectó el compromiso inicial. De presentarse que en la vigencia fiscal no se cuenta con apropiación en el rubro presupuestal requerido para efectuar el pago de los intereses moratorios, se debe gestionar en forma oportuna ante la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa la adición al respectivo rubro presupuestal, con el fin de atender dicha erogación. Lo anterior igualmente, sin perjuicio de las responsabilidades que se tendrán que determinar por dicha situación.

3. Como es de conocimiento en la Ley 819 de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transferencia fiscal y se dictan otras disposiciones”, en lo relativo enlas reservas presupuestales, artículo 8º, dispone: “(…) El treinta por ciento (30%) de las reservas del Presupuesto General de la Nación y de las

Entidades Territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia fiscal del 2004 se atenderán con cargo al presupuesto del 2005. A su vez el setenta por ciento (70%) de las reservas del Presupuesto General de la Nación y de las Entidades Territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia 2005 se atenderán con cargo al presupuesto del año 2006 (…)”. En consecuencia, se recomienda imprimir agilidad a los procesos contractuales y gestionar en lo posible la entrega de bienes y/o servicios dentro de la vigencia y solo ante limitación de PAC y por cierre de año constituir cuentas por pagar. Así mismo, se sugiere tener presente lo establecido en el Proyecto de Ley que va a reformar el Estatuto Orgánico del Presupuesto, toda vez, que la filosofía de éste es desaparecer la reserva presupuestal y en consecuencia, los bienes y/o servicios que no se reciban durante la vigencia, tendrían que pagarse con recursos de la siguiente, implicando de alguna manera un recorte al presupuesto de ésta última.

4. Es importante recordar lo establecido en el artículo 26 de la Ley 848/03, el cual dispone que para pactar anticipos se debe contar con PAC aprobado.

5. Por último, todas las obligaciones de pago que las Unidades Ejecutoras adquieran para la vigencia fiscal, deberán contar con cupos de PAC aprobados en el mes respectivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo No. 73 del Estatuto Orgánico de Presupuesto y en el Capítulo III, Prohibiciones Numeral 16 de la Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

El anterior concepto reemite en los términos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente, Capitán de Navío

VICTOR MANUEL MARTINEZ VARGAS

Director Financiero

El anterior concepto reemite en los términos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente, Capitán de Navío

VICTOR MANUEL MARTINEZ VARGAS

Director Financiero

DISTRIBUCION:

Jefatura Operaciones Logísticas Armada Nacional Segundo Comandante y Jefe Estado Mayor Brigada Aviación del Ejército Subintendente General del Ejército Nacional Director Ingenieros Ejército Nacional Directora Administrativa Ministerio de Defensa Nacional Jefe Sección Planeación y Presupuesto Comando General Director Financiero Ejército NacionalDirector Economía y Finanzas Armada Nacional Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Jefe División Financiera DGSM Director Administrativo DIMAR Director Financiero Fondelibertad Director Financiero Comisión Colombiana del Océano Director Financiero Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Jefe Área Financiera Policía Nacional Director Financiero Comisionado Nacional para la Policía Jefe Oficina Asesora Jurídica Ministerio de Defensa Nacional Coordinadora Grupo Contratación Estatal Jefe Oficina Jurídica Comando General Jefe Oficina Jurídica Ejército Nacional Jefe Oficina Jurídica Armada Nacional Jefe Oficina Jurídica Fuerza Aérea Jefe Oficina Jurídica DGSM Jefe Oficina Jurídica Dimar Jefe Oficina Jurídica Fondelibertad Jefe Oficina Jurídica CCO Jefe Oficina Jurídica Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Jefe Oficina Jurídica Comisionado Nacional para la Policía Director Abastecimientos Armada Nacional Director Comercio Exterior Ejército Nacional

Director Comercio Exterior Fuerza Aérea Jefe Oficina Asesora de Planeación Ministerio de Defensa Nacional Jefe Departamento 6 Comando General Jefe Oficina Planeación Ejército NacionalJefe Departamento E-4 Ejército Jefe Oficina Planeación Armada Nacional Jefe Departamento de Planeación Estratégica Fuerza Aérea Grupo Control Presupuestal Dirección de Finanzas Grupo Contabilidad Dirección de Finanzas Grupo Control Tesorería Dirección de Finanzas Grupo Análisis y Difusión Dirección Finanzas Vo.Bo.

PE. MARTHA LUCÍA RAMÍREZ GONZÁLEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

1. Oficio No. 11592 del 25 Mar/04 procedente Ministerio Hacienda y Crédito Público.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024