MINDEFENSA - Circular 0085 de 2004

CIRCULAR 85 DE 2004

(junio 18) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Señores Directores financieros (o su equivalente) en las Fuerzas, Policía Nacional, Gestión General, Dirección General de Sanidad Militar, DIMAR, Comisión Colombiana del Océano, FONDELIBERTAD, Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, Comisionado Nacional para la Policía, Oficinas de Planeación o sus equivalentes y Grupos Dirección de Finanzas. Gn.

Asunto: Concepto Reserva Presupuestal Para conocimiento de ese Despacho, me permito informar lo conceptuado por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con relación al siguiente interrogante: ¿Un proceso contractual que se haya constituido en Reserva Presupuestal puede ser objeto remodificación en cuanto a lugar y modalidad de entrega, forma y condiciones de pago sin alterar el valor total del contrato, cantidad y qué otras cláusulas pueden ser objeto de modificación?

Al respecto, me permito comunicar que de la respuesta de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en primera instancia, se indican los comentarios realizados por dicha Entidad y en segunda, se mencionan conclusiones que se derivan del concepto y recomendaciones que se deben tener en cuenta por parte de las Unidades Ejecutoras, así:

I. Comentarios sobre el interrogante planteado:

Para dar respuesta al interrogante correspondiente a: ¿Un proceso contractual que se haya constituido en Reserva Presupuestal puede ser objeto de modificación en cuanto a lugar y modalidad de entrega, forma y condiciones de pago sin alterar el valor total del contrato, cantidad y qué otras cláusulas pueden ser objeto de modificación?, la Dirección General del Presupuesto Público Nacional manifestó: Con respecto al “Objeto de un Contrato” y teniendo en cuenta la Doctrina se tiene que: “El objeto de un contrato estatal debe ser real y determinado, lo que implica restricciones a su modificación, por lo mismo resultaría improcedente variar la Reserva Presupuestal originada en aquel (…)” (subrayado fuera de texto). La anterior afirmación la sustenta en los siguientes fundamentos legales: - Decreto 111 del 15 de enero de 1996 “ARTÍCULO 89 . Las apropiaciones incluidas en el PresupuestoGeneral de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen (…)” (Subrayado fuera de texto). - Decreto 568 del 21 de marzo/96 Artículo 38

“Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, que no se ejecuten durante el año de su vigencia fenecerán” (Subrayado fuera de texto). Así mismo hace especial énfasis sobre la improcedencia en constituir Reservas Presupuestales globales, cuando se indica: - “Las reservas presupuestales son aquellas conformadas por los compromisos perfeccionados cuyo objeto no se ha cumplido a 31 de diciembre de cada año. Por su definición se constituyen en mecanismos mediante los cuales el Estado garantiza que al cierre de la vigencia atenderá las obligaciones que se encuentren en curso. Por su naturaleza la reserva presupuestal debe identificar claramente el beneficiario no siendo posible la constitución de reservas globales” (Subrayado fuera de texto). Igualmente, presenta los siguientes aspectos resaltando lo correspondiente al principio de Anualidad: - “La constitución de las reservas y las cuentas por pagar, conocidos como el rezago presupuestal, no constituyen una excepción al principio de (anualidad) tan solo son un mecanismo creado por la ley para honrar los compromisos y obligaciones a cargo del Estado al cierre de la vigencia fiscal (…)” (Subrayado fuera de texto). - La sentencia C-502del 4-Nov/93 contempló sobre las Reservas de Apropiación y Reservas de Caja, de donde la Dirección General del Presupuesto Público Nacional indica: “En síntesis: para decirlo de modo más sencillo, las reservas de apropiación y las reservas de Caja, permiten que los gastos previstos en el Presupuesto para el año respectivo, reejecuten, así ello ocurra

después del 31 de diciembre. No se está, se repite, vulnerando el principio de la anualidad, pues de todos modos los gastos a los cuales corresponden las reservas, se hacen con cargo al mismo presupuesto en el cual estaban incluidos” (Subrayado fuera de texto). En igual sentido, presenta los siguientes tópicos, llamando la atención en aspectos atinentes a los soportes legales que se deben tener en cuenta para la afectación de las apropiaciones presupuestales, así: - “(…) el artículo 71 del Estatuto Orgánico del Presupuesto establece los requisitos para que los actos administrativos afecten las apropiaciones presupuestales, en los siguientes términos: Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente paraatender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin (…) (subrayado fuera de texto). En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso de saldo disponible, o sin la autorización previa del CONFIS o por quien éste delegue (…)”. - “En este orden, las reservas presupuestales deberán contar con los requisitos exigidos en el artículo 71 infrascrito, los cuales no pueden ser modificados posteriormente, toda vez que con el registro del compromiso se perfecciona el acto administrativo (…)” (Subrayado fuera de texto).

II. Consideraciones La Dirección General del Presupuesto Público Nacional trata sobre las expresiones: “modificación de

una Reserva Presupuestal” frente a una “modificación a un contrato”, en el sentido de clarificar que las mismas corresponden a procesos completamente diferentes. Es así como manifestó, que las normas presupuestales vigentes no permiten efectuar modificaciones a una Reserva Presupuestal en tanto que la normatividad que rige los procesos contractuales autoriza expresamente efectuar modificaciones a los contratos. Es pertinente indicar, que la “modificación de la reserva presupuestal” objeto del presente análisis es diferente de la “corrección a la información suministrada respecto de la constitución de las Reservas Presupuestales y/o Cuentas por Pagar” que contempla el párrafo 4º del artículo 35 de la Ley 848 del 12-Nov/03. Por lo expuesto, a continuación se presentan las siguientes conclusiones, así: a. Conclusiones sobre la modificación de una Reserva Presupuestal De acuerdo con las disposiciones transcritas en el numeral l. del presente documento, se deduce que las Reservas Presupuestales no pueden ser objeto de modificación en atención a que éstas están amparando compromisos adquiridos que no fueron ejecutados (entendiéndose como ejecutados que el bien o el servicio no se recibió a satisfacción) en la respectiva vigencia. Lo anterior, en concordancia con lo establecido en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 que determina: “(…) Igualmente estos compromisos deberán contar con Registro Presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados para ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones (…)”. En este orden de ideas, los documentos exigidos en el artículo 71 no pueden ser modificados posteriormente, ya que sobre dicho aspecto, la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, enfatiza la improcedencia en modificar una reserva presupuestal.

En este orden de ideas, los documentos exigidos en el artículo 71 no pueden ser modificados posteriormente, ya que sobre dicho aspecto, la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, enfatiza la improcedencia en modificar una reserva presupuestal. En igual sentido, el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, tampoco permite realizar modificaciones a los actos mediante los cuales se ampararon las Reservas Presupuestales Constituidas ya que el sistema opera bajo la normatividad legal vigente. Del fundamento legal señalado anteriormente, se colige presupuestalmente que una ReservaPresupuestal constituida no puede ser objeto de modificación. b. Conclusiones sobre la modificación de un contrato de Reserva Presupuestal Con fundamento en la Ley 80 /93, el contrato que quedó en Reserva Presupuestal y que se encuentre en ejecución, puede ser objeto de adición con cargo al presupuesto de la Vigencia Fiscal en que se efectúe la misma, hasta por el 50% del valor inicial. DE acuerdo a lo conceptuado por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, la adición de contratos puede entenderse como una modificación del mismo. Para dicho efecto, las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta lo siguiente:

1. Cualquier modificación que se vaya a efectuar a un contrato constituido en Reserva Presupuestal debe ser previamente analizado desde el punto de vista legal con su correspondiente Oficina Jurídica.

2. Presupuestalmente debe existir apropiación por el mismo concepto en la vigencia fiscal en la cual se va a efectuar la modificación al contrato.

3. El proceso contractual que va a ser objeto de modificación debe contar previamente con el respaldo

presupuestal en la vigencia fiscal en la que se va a efectuar la modificación. Asimismo, el valor del contrato no puede superar los montos máximos aprobados de cupo PAC, para dicha vigencia. Lo anterior, en concordancia con lo establecido en el Decreto 111/96 Estatuto Orgánico del Presupuesto, artículo 73 que expresa: “ARTÍCULO 73 . La ejecución de los gastos del Presupuesto General de la Nación se hará a través del Programa Anual de Caja, PAC. Este es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación, (…) Igualmente, porque la Ley 734 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, en su Artículo 35 . Prohibiciones, estipula: Numeral 16.: Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)”.

4. Los Bienes y/o Servicios deben ser recibos en la vigencia fiscal ñeque se produce la adición del contrato. Así mismo, las Tesorerías de cada Unidad Ejecutora deben gestionar el pago antes de culminar la vigencia fiscal, para que de esta forma se logre que el contrato principal el cual quedó constituido en Reserva Presupuestal, se ejecute en el mismo año en que se celebró la adición al contrato, en otras palabras su modificación. De evidenciarse que la adición al contrato no alcanza a ejecutarse no

se debe suscribir la modificación y se tendrá que prever la autorización de Vigencias Futuras. Es de resaltar, que esta limitación se da en los procesos contractuales que quedaron en Reserva Presupuestal y que sean objeto de una modificación (adición al contrato), para no ser constituidos nuevamente en rezago presupuestal, a pesar que la adición al contrato se efectúe con presupuesto de la vigencia, toda vez, que la base legal de la modificación se fundamenta en el proceso contractual que quedó constituido inicialmente en Reserva Presupuestal.Lo anterior, con el fin de no infringir lo establecido en el Artículo 14 del Decreto 111/96, en lo concerniente al principio de “Anualidad”. c. Recomendaciones

1. Con relación a la figura “adición a los contratos”, se sugiere que el Ordenador del Gasto, antes de suscribir dicho proceso, analice detalladamente la situación, con el fin de que se tenga la certeza de su ejecución en la vigencia fiscal (recibo del bien y/o servicio y pago). De evidenciarse que la adición al contrato no alcanza a ejecutarse no se debe suscribir la modificación y se tendrá que prever la autorización de Vigencias Futuras.

Así mismo, se recomienda tener presente los requisitos presupuestales definidos anteriormente para efectuar la “adición al contrato”, relacionados con: consecución de las apropiaciones presupuestales en la siguiente vigencia por el mismo concepto, que el valor del contrato establecido no supere el monto máximo aprobado de PAC en la vigencia fiscal y que por ningún motivo de no llegarse a ejecutar dicho contrato en el año que se realice la modificación se podrá constituir un Rezago Presupuestal.

2. DE atraparte y teniendo en cuenta que se han evidenciado casos en los cuales se consultan aspectos atinentes a ejecución de contratos en los cuales no se determina con exactitud su cantidad, se recomienda en la elaboración de los mismos tener en cuenta dicho aspecto a fin de establecerla, o en su defecto, contemplar reglas que contengan datos que sirvan para determinarla.

En concordancia con lo anterior, los nuevos cambios considerados por el Ministerio de Hacienda y crédito Público, es que en el Sistema SIIF y a partir del momento en que se ponga en producción, en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal se diligencie el registro de bienes Y7o servicios que se encuentran contemplados en el Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS), de conformidad con lo dispuesto en la Ley 598 del 18 de julio/00 y Resoluciones Nrs. 05314 de febrero 28/02 y 05339 de Mayo 6/02 de la Contraloría General de la República. De esta forma, una vez firmado el contrato se debe relacionar la cantidad, valor unitario, nombre del proveedor, tipo de contrato y número de contrato, entre otros, registros que se efectuarán en forma previa a la expedición del “Compromiso” Registro Presupuestal, pero para aquellos bienes y/o servicios contemplados en el CUBS.

3. Finalmente, es pertinente tener presente lo dispuesto en la Ley 819 de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transferencia fiscal y se dictan otras disposiciones”, en lo relativo en las reservas presupuestales, artículo 8º que dispone:

“(…) El treinta por ciento (30%) de las reservas del Presupuesto General de la Nación y de las Entidades Territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia fiscal del 2004 se atenderán con cargo al presupuesto del 2005. A su vez el setenta por ciento (70%) de las reservas del presupuesto General de la Nación y deas Entidades Territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia 2005 se atenderán con cargo al presupuesto del año 2006 (….). En tal virtud, se sugiere imprimir agilidad en los procesos contractuales y evitar al máximo la constitución de Reserva Presupuestal.Cordialmente, Capitán de Navío

VICTOR MANUEL MARTINEZ VARGAS

Director Financiero

DISTRIBUCION:

Dirección Administrativa Ministerio de Defensa División Financiera Comando General Dirección Financiera del Ejército Nacional Dirección de Economía y Finanzas Armada Nacional Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana División Administrativa DIMAR Subdirección Administrativa y Financiera DGSM Dirección Financiera Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Dirección Administrativa y Financiera Comisionado Nacional para la Policía Dirección Financiera FONDELIBERTAD Dirección Financiera Comisión Colombiana del Océano Departamento Financiero Policía Nacional Oficina Asesora de Planeación Gestión General Oficina de Planeación Comando General Oficina de Planeación Ejército Nacional Oficina de Planeación Armada Nacional Oficina de Planeación Fuerza Aérea Colombiana Oficina de Planeación Dirección General de Sanidad Militar Oficina de planeación DIMAR

Oficina de Planeación Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada Oficina de Planeación Comisionado Nacional para la Policía Oficina de Planeación FONDELIBERTADOficina de Planeación Comisión Colombiana del Océano Grupo Control Presupuestal Dirección de Finanzas Grupo Control tesorería Dirección de Finanzas Grupo Análisis y Difusión Dirección Finanzas Vo.Bo.

PE. MARTHA LUCÍA RAMÍREZ GONZÁLEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024