MINDEFENSA - Circular 0087 de 2005

CIRCULAR 87 DE 2005

(abril 5) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señores

DIRECCION ADMINISTRATIVA DIMAR, DIRECTOR FONDELIBERTAD, DIRECCION

ADMINISTRATIVA MDN, JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO MDN, JEFE OFICINA

ASESORA DE PLANEACION MDN, GRUPOS DIRECCION FINANZAS

Gn.

Asunto: Políticas y recomendaciones Uso del SIIF De conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 1282 del 10 de Noviembre/04, el señor Ministro de Defensa Nacional designó al Director Administrativo del Ministerio de Defensa Nacional como Coordinador SIIF Entidad Unidad Ejecutora Gestión General ante la Administración del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, motivo por el cual la Administración de Usuarios, Perfiles y Restricciones, así como las Solicitudes de Soporte correspondientes a la Gestión General y sus dependencias, incluyendo a Fondelibertad y Dimar relacionadas con el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF deben ser tramitadas ante la Dirección Administrativa del Ministerio de Defensa Nacional, tal y como se indicó en la Circular No. 35 MDFGAD-13 del 9 de Febrero de 2005.

Por lo expuesto, me permito recordar a los usuarios del SIIF tener en cuenta las siguientes políticas y recomendaciones para el uso del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, así:

1. La clave de acceso al SIIF es personal e intransferible, por tanto, los registros que se hagan a nombre de su cuenta de usuario, son de su absoluta responsabilidad.

2. Cuando reciba la clave de acceso al SIIF debe cambiarla inmediatamente, para lo cual debe digitar la clave impresa en el documento de entrega de clave. Por ningún motivo acepte una clave diferente a la registrada en el documento mencionado.

3. En todo computador que accede al SIIF se debe tener habilitado el protector de pantalla con clave personal que se active máximo a los cinco minutos de no ser utilizado.

4. Una vez se haya ingresado al SIIF – Nación, no se debe dejar la terminal con el aplicativo activo, cuando el usuario no lo esté usando o no esté presente en su puesto de trabajo.

5. Es responsabilidad de todo usuario, documentarse respecto a la información que el Administrador del Sistema ha diseñado para uso eficaz, eficiente y seguro del SIIF Nación publicada en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en los links Presupuesto, SIIF Nación, Servicios, Documentación Funcional. Igualmente, la consulta se puede realizar a través de lapágina web de la Dirección de Finanzas www.mindefensa.gov.co entrando por los links sobre el ministerio, finanzas, información SIIF. Así mismo, mediante correo electrónico se da a conocer a los usuarios activos en SIIF de la Gestión General y a las Unidades Ejecutoras a través de los

Coordinadores SIIF.

6. El usuario es responsable por la oportunidad, veracidad, confidencialidad e integridad de sus registros en el sistema.

7. La información reservada a la que tiene acceso debe ser utilizada exclusivamente para el

cumplimiento de sus funciones.

8. Debe cuidar la información a la que tenga acceso, evitar su destrucción o utilización indebida.

9. Esta prohibido dar acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

10. El usuario no debe adelantar, falsificar, introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma

11. Cuando le cambien las funciones o se retire temporalmente por salida a vacaciones, licencias, comisiones o permanentemente de la entidad debe informar inmediatamente a la Dirección Administrativa mediante oficio refrendado por el Jefe de la Dependencia, para que lo deshabilite o excluya del sistema . Lo anterior, para mantener la información actualizada en el sistema, así como para permitir solamente el acceso de los funcionarios autorizados, toda vez, que en la vigencia anterior se presentaron en la Gestión General 194 solicitudes de activación de cuentas por no haber informado oportunamente lo que creó bastante desgaste administrativo.

Finalmente, me permito informar que el trámite de activación de usuarios, restricciones y terminales se demora aproximadamente un día, por lo cual se solicita a los usuarios hacer los requerimientos anexando los soportes correspondientes establecidos para el efecto, mediante oficio dirigido a la Dirección Administrativa, quien se encargará de dar trámite a las solicitudes en forma oportuna. Cordialmente, Capitán de Navío

VICTOR MANUEL MARTINEZ VARGAS

Director Financiero

DISTRIBUCIÓN:

Dirección Administrativa Dirección General Marítima Dirección Administrativa Ministerio de Defensa Nacional

Dirección Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad PersonalJefe Oficina Control Interno MDN Jefe Oficina Asesora de Planeación MDN Coordinador Grupo Control Presupuestal Dirección Finanzas Coordinador Grupo Contabilidad General Dirección Finanzas Coordinador Grupo Control Tesorería Dirección Finanzas Coordinadora Grupo Análisis y Difusión Dirección Finanzas

Vo.Bo. PE. MARTHA LUCIA RAMIREZ GONZALEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Elaboró:

PU. NANCY ELVIRA TORRES PINZON

Ingeniera de Sistemas

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024