MINDEFENSA - Circular 0116 de 2005

CIRCULAR 116 DE 2005

(abril 28) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO : Informes Presupuestales Entes Externos AL : Señores Jefes Departamentos Financieros Unidades Ejecutoras o sus equivalentes

Gn. Teniendo en cuenta las coordinaciones efectuadas con la Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad, Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas y Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Dirección General del Presupuesto Público Nacional, los días 10 de abril y 28 de mayo de 2002 y dando cumplimiento al oficio No. 81110-223 del 04 de octubre de 2002, Resolución Orgánica No. 05544 del 17 de diciembre de 2003 y Decreto de Liquidación del Presupuesto, a través de la presente Circular se adopta una nueva estructura para la rendición de los informes presupuestales, enviados periódicamente a los Entes de Control, derogando de esta manera la Circular No. 1071 del 21 de junio de 2002. Así las cosas, es necesario remitir adecuada y oportunamente la información que se detalla a continuación: MENSUALMENTE Dentro de los primeros tres días hábiles, siguientes al mes objeto de revisión, se debe remitir a la Dirección de Finanzas el siguiente informe: Notas Presupuestales: documento de análisis presupuestal que debe ser elaborado en formato texto word, letra arial 11, cifras en millones de pesos, sin utilizar tablas, cuadros ni gráficas y debe considerar

los siguientes aspectos:

1. VIGENCIA ACTUAL Gastos de Personal y Transferencias Se deben justificar las variaciones en los compromisos registrados por concepto del gasto en la ejecución acumulada del mes objeto de análisis frente al mes inmediatamente anterior, indicando la razón específica de las diferencias que se presenten y sus respectivos montos.

Gastos Generales e Inversión Es necesario mencionar los compromisos más relevantes efectuados durante el mes objeto de revisión,indicando el número del contrato o denominación de la LOA, proveedor, objeto y valor, en cada Concepto del Gasto. Asimismo, indicar los procesos de contratación más importantes que tiene cada Fuerza para la vigencia actual, señalando el valor de los mismos y la etapa en que se encuentran. Señalar los factores que han incidido negativamente en el avance de la ejecución presupuestal, hasta la fecha de corte del respectivo informe. De igual manera, es pertinente indicar en el informe las acciones adoptadas que hayan contribuido a solucionar las incidencias negativas referidas en el inciso anterior.

2. REZAGO PRESUPUESTAL

2.1 RESERVA PRESUPUESTAL Gastos de Personal y Transferencias Se deben justificar las variaciones en los pagos efectuados por concepto del gasto en la ejecución acumulada del mes objeto de análisis frente al mes inmediatamente anterior, indicando la razón específica de las diferencias que se presenten y sus respectivos montos. Asimismo, justificar el saldo por pagar a la fecha de corte del mes analizado, indicando los respectivos

motivos. Gastos Generales e Inversión Es necesario mencionar los pagos más relevantes efectuados durante el mes objeto de revisión, indicando el número del contrato o denominación de la LOA, proveedor, objeto y valor, en cada Concepto del Gasto. Señalar los factores que han incidido negativamente en el avance de la ejecución presupuestal, hasta la fecha de corte del respectivo informe. Asimismo, justificar el saldo por pagar a la fecha de corte del mes analizado, indicando los contratos más relevantes que no se han pagado y su motivo. 2.2 CUENTAS POR PAGAR En cada concepto del gasto se deben justificar los saldos por pagar a la fecha de corte del mes analizado, indicando los respectivos motivos. Este documento debe ser firmado por el Director Financiero o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora, siendo el soporte para el análisis consolidado de la Sección 1501, que efectúa la Dirección de Finanzas y reporta a los Entes Externos. TRIMESTRALMENTE Sin perjuicio de la rendición mensual detallada anteriormente, es necesario elaborar dentro de los primeros tres días hábiles de los meses de abril, julio, octubre y enero, el Informe de EjecuciónPresupuestal Regionalizado de Inversión, con destino al Departamento Nacional de Planeación, de acuerdo con el formato anexo, debidamente firmado por el Director Financiero o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora. ANUALMENTE De acuerdo con las fechas que establezca la Circular del Cierre de Vigencia Fiscal, se deben rendir los informes establecidos por la misma.

Cada Unidad Ejecutora debe imprimir y archivar los reportes de ejecución presupuestal acumulados a la fecha de corte, generados por el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, los cuales fueron objeto de análisis, con el fin de tener el soporte escrito del mismo. Así las cosas, es necesario que se realice un análisis con alto grado de profesionalismo y confiabilidad, el cual demuestre la generación de valor tanto a la Institución como a los Entes Externos. Es preciso recordar la responsabilidad de rendir los informes adecuada y oportunamente, al amparo de lo previsto en la Resolución No. 5544 del 17 de diciembre de 2003, que en su artículo 97, indica textualmente, “TIPOS DE SANCIONES. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría General de la República podrá, según el caso, imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso-Administrativo, Decreto-ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifique, o adicionen y de conformidad con la Resolución Orgánica número 05145 de octubre 11 de 2000 o el acto administrativo vigente en materia sancionatoria”. Finalmente, me permito manifestar que la Dirección de Finanzas se encuentra presta a atender cualquier inquietud o sugerencia sobre lo aquí descrito y al mismo tiempo solicitar la máxima dedicación y colaboración para emitir y diligenciar los informes oportunamente. Atentamente, Capitán de Navío

VICTOR MANUEL MARTINEZ VARGAS

Director Financiero

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Última actualización: 20 de abril de 2024