MINDEFENSA - Circular 0123 de 2005

CIRCULAR 123 DE 2005

(mayo 10) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señores:

JEFE ESTADO MAYOR CONJUNTO COMANDO GENERAL, SEGUNDOS COMANDANTES,

DIRECTOR GENERAL MARÍTIMO, SECRETARIA GENERAL MINISTERIO DEFENSA

NACIONAL, SUPERINTENDENCIA VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, DIRECTOR

FONDELIBERTAD, COMISIONADO NACIONAL PARA LA POLICIA, DIRECTOR GENERAL

SANIDAD MILITAR, SECRETARIO EJECUTIVO COMISION COLOMBIANA DEL OCÉANO,

DIRECTORES DEPARTAMENTOS FINANCIEROS O SUS EQUIVALENTES UNIDADES

EJECUTORAS, GERENTE PROYECTO SILOG, COORDINADORES GRUPO DIRECCIÓN

FINANZAS

JEFE ESTADO MAYOR CONJUNTO COMANDO GENERAL, SEGUNDOS COMANDANTES,

DIRECTOR GENERAL MARÍTIMO, SECRETARIA GENERAL MINISTERIO DEFENSA

NACIONAL, SUPERINTENDENCIA VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, DIRECTOR

FONDELIBERTAD, COMISIONADO NACIONAL PARA LA POLICIA, DIRECTOR GENERAL

SANIDAD MILITAR, SECRETARIO EJECUTIVO COMISION COLOMBIANA DEL OCÉANO,

DIRECTORES DEPARTAMENTOS FINANCIEROS O SUS EQUIVALENTES UNIDADES

EJECUTORAS, GERENTE PROYECTO SILOG, COORDINADORES GRUPO DIRECCIÓN

FINANZAS ASUNTO: Política y Procedimiento Manejo Activos Fijos de Menor Cuantía inferiores a 0.5 SMLMV ASUNTO : Política y Procedimiento Manejo Activos Fijos de Menor Cuantía inferiores a 0.5 SMLMV Con el fin de unificar el procedimiento al interior de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, relacionado con el manejo contable de los Activos Fijos de Menor Cuantía inferiores a medio (0.5) SMLMV, me permito informar a ese Despacho, lo siguiente: ADQUISICION DE BIENES: Corresponde a la compra de Bienes Muebles destinados a apoyar el desarrollo de las funciones del Órgano tales como: Compra de Equipo: Adquisición de Bienes tangibles de consumo duradero que deben inventariarse.

Materiales y Suministros: Adquisición de Bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungibles que no se deban inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolución.

2. En el Plan General de Contabilidad Pública Capítulo III Numeral 1.2.7. "Normas Técnicas deContabilidad Pública" Ordinal 1.2.7.1.1. - Propiedades, Planta y Equipo se estipula: “Propiedades, Planta y Equipo: Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización

en la administración o usufructo del ente público, y por tanto no estar destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiendo éste, como el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien…" (Subrayado fuera de texto). Así mismo el Plan General de Contabilidad Pública en la Parte II Título Primero Numeral – 2.2. "Instrucciones relativas al reconocimiento y revelación de las Propiedades, Planta y Equipo" Ordinal 2.2.4.3.10 - Activos de cuantía menor a medio (0.5) salario mínimo legal mensual vigente, señala: “Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo legal mensual vigente, podrán llevarse directamente al gasto, sin detrimento de adoptar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos, o, al activo como una propiedad, planta y equipo si la entidad así lo determina. Igual procedimiento puede adoptarse en relación con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta norma”.

3. El Manual de Procedimientos Administrativos para el manejo de bienes en las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional aprobado y adoptado mediante Resolución No. 1236 del 11 de Diciembre de 2002, señala en el Capítulo 4 Numeral 4.2.1 en concordancia con el Plan General de Contabilidad Pública, que los bienes tangibles se clasifican en bienes de consumo, devolutivos e

inmuebles. Es así como los Bienes de Consumo: “Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal funcionamiento de la Entidad. Se caracterizan porque se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización”. En cuanto a los Bienes Devolutivos indica: "Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque se deterioren y perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. También, porque deben ser devueltos por los funcionarios o contratistas, a quienes la administración se los entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas. Son objeto de: Depreciación, provisiones y amortización. Se dividen en bienes depreciables, no depreciables, agotables y amortizables”. Por otra parte en lo referente al registro en cuentas de orden, se debe tener en cuenta lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad Pública, Numeral 2.2.4.6.3.-Bienes Inservibles que estipula: "Los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, por considerarse inservibles se registrarán en la cuenta de orden Deudora 8315-Activos Totalmente Depreciados, Agotados o Amortizados hasta tanto se defina su destinación final…"4. La Circular Permanente No. 11950 - MDNFCG-027 del 11 de Diciembre de 1998 en el Literal CClasificación de Bienes, en los Numerales 1 y 2 (ésta puede ser consultada en la página Web de la Dirección de Finanzas en el link normatividad financiera), reglamentó: "1. Elementos de Consumo a. Registro. Cuando se adquieran se deben registrar en la subcuenta 191001 CARGOS DIFERIDOS Materiales y Suministros. Si los elementos de consumo se encuentran contabilizados en la subcuenta 163509 BIENES MUEBLES EN BODEGA-Materiales y Suministros, se deben trasladar a la subcuenta 191001, teniendo en cuenta su naturaleza: · Que sean fungibles · Que se consuman con el primer uso de ellos · Que por su uso, destino y valor no merezcan clasificarse dentro de la propiedad planta y equipo. · Que se consuman con el primer uso de ellos Se amortizan mensualmente por su uso o consumo trasladando su valor a gastos, así: 511017 GASTOS GENERALES-Materiales y Suministros   XXX b. Amortización.

2. Elementos Devolutivos 191001 CARGOS DIFERIDOS-Materiales y Suministros                 XXX Son bienes tangibles o intangibles Adquiridos o construidos para emplearlos en forma permanente en el desarrollo de la función del Ente Público Que no estén destinados para la venta Adquiridos o construidos para emplearlos en forma permanente en el desarrollo de la función

del Ente Público Por lo anteriormente expuesto se concluye: En lo que se refiere a activos que cumplen con las características de bienes devolutivos de menor cuantía se debe reflejar la entrada dentro de las cuentas del activo 1635 - PROPIEDADES PLANTA Y

EQUIPO – Bienes Muebles en Bodega, y una vez salgan al servicio deben registrarse como un gasto, sin dejar de llevar al interior de cada una de las Unidades Ejecutoras su control administrativo a través de los inventarios. Para el caso de los bienes de consumo de menor cuantía se debe reflejar la entrada dentro de las cuentasdel activo 1910 - OTROS ACTIVOS – Cargos Diferidos, y una vez salgan al servicio deben registrarse como un Gasto. En lo relacionado a las "herramientas", solamente podrán registrarse en la cuenta 1910CARGOS DIFERIDOS aquellas que cumplan las condiciones de Bienes de Consumo, de lo contrario, se llevarán a la cuenta 1635-Propiedades Planta y Equipo, y una vez salgan al servicio se llevarán al gasto estableciendo en cada una de las Unidades Ejecutoras respectivas el control administrativo. En este orden de ideas es imperativo que no se registren en las cuentas: 1635 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO –, 1910 CARGOS DIFERIDOS y CUENTAS DE ORDEN los activos de menor cuantía (0.5) SMLMV, de que trata la presente Circular. En este orden de ideas es imperativo que no se registren en las cuentas: 1635 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO –, 1910 CARGOS DIFERIDOS y CUENTAS DE ORDEN los activos de menor cuantía (0.5) SMLMV,  de que trata la presente Circular. Cordialmente,

JORGE ALBERTO URIBE ECHAVARRIA

Cordialmente,

DISTRIBUCIÓN:

Ministro Defensa Nacional Segundo Comandante Armada Nacional

DISTRIBUCIÓN:

Jefe Jefatura Administrativa Comando General Director General Marítimo Secretaria General Ministerio Defensa Nacional Superintendente Vigilancia y Seguridad Privada Comisionado Nacional para la Policía Director Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad Personal Director General Sanidad Militar Director Comisión Colombiana del Océano Gerente Proyecto SILOG Directora Administrativa MDN Director Administrativo y Financiero Comando GeneralDirector Financiero Ejército Nacional Director Economía y Finanzas Armada Nacional Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana Director Administrativo DIMAR Director Financiero DGSM Director Financiero Fondelibertad Director Financiero Comisión Colombiana del Océano Director Financiero Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Director Financiero Comisionado Nacional para la Policía Coordinador Grupo Control Presupuestal Dirección Finanzas Coordinador Grupo Contabilidad General Dirección Finanzas Coordinador Grupo Control Tesorería Dirección Finanzas Coordinador Grupo Análisis y Difusión

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Última actualización: 20 de abril de 2024