MINDEFENSA - Circular 0222 de 2004

CIRCULAR 222 DE 2004

(diciembre 1) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Señores Segundos Comandantes de Fuerza, Director General Marítimo, Secretaria General, Directora Administrativa Ministerio de Defensa Nacional, Director FONDELIBERTAD, Director General de Sanidad Militar, Comisionado Nacional para la Policía, Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada, Directores Financieros (o su equivalente) Unidades Ejecutoras, Director Comisión Colombiana del Océano, Organismos de Inteligencia Jefe SubJefatura Administrativa y Financiera Comando General, Jefe Oficina Asesora de Planeación, Jefe Oficina Asesora Jurídica MDN, Jefe Oficina Control Interno MDN, Jefe Grupo Contratación Estatal y Grupos Dirección de Finanzas.

ASUNTO: Causación-Retención en la fuente en SIIF Para conocimiento de ese Despacho, me permito dar a conocer el comunicado de fecha 19 de noviembre de 2004 procedente del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Administrador del Sistema SIIF Nación, en atenta solicitud se le dé estricto cumplimiento y divulgación al interior de la Unidad Ejecutora, así: "Teniendo en cuenta las constantes solicitudes sobre el tema de la causación de la retención en la fuente en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación que han venido formulando, no solo las unidades ejecutoras sino también algunas asignaciones internas usuarias del aplicativo, adjunto las

consideraciones y conclusiones de la Subdirección General y de Investigación de la Contaduría General de la Nación, hechas el pasado 30 de julio de 2004, sobre el tema.

CONSIDERACIONES: El artículo 15 del Decreto Reglamentario 406 establece "Declaración y pago de retención en la fuente de entidades públicas. De conformidad con el artículo 76 de la Ley 633 de 2000, las entidades ejecutoras del presupuesto general de la Nación, deberán causar y practicar retención en la fuente cuando se efectúe el pago sujeto a retención" (subrayado fuera de texto).

Ahora bien, en consideración a que la Contabilidad Pública se soporta en Principios de contabilidad pública, el numeral 1.2.6.2 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP enuncia el principio de Causación en los siguientes términos: "Los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de éstos". En el numeral 1.2.6.6 se define el Principio de Esencia sobre forma así: "La esencia financiera económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momentodel reconocimiento de los eventos y transacciones  que  los generan, respecto de los cuales se presume la debida observancia de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente público" (subrayado fuera de texto). De otra parte, el artículo 24 del Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004, por el cual se reglamenta el

Sistema Integrado de Información Financiera-SIIF Nación, establece: "Registro de obligaciones en el sistema. Las unidades ejecutoras registrarán en la misma fecha de la operación, el valor total de la obligación y de las deducciones con fines presupuestales y contables, independientemente de que su pago deba realizarse en cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma general de causación definida por la Contaduría General de la Nación" (subrayado fuera de texto). Ahora, revisada la funcionalidad actual del Sistema, éste permite al usuario efectuar la obligación y la causación de las deducciones, aunque por transacciones diferentes, en una misma fecha, lo cual no está en contravía del principio contable de causación.

CONCLUSIÓN: Soportado en los principios contables enunciados en las consideraciones, la causación de la Retención en la Fuente procede en el momento en que suceden los hechos financieros, económicos y sociales y no cuando suceda la corriente de efectivo. Distinto es que, tributariamente, se genere la obligación de declarar y pagar la Retención en la Fuente, cuando se atienda el pago de la obligación principal, como consecuencia de la insuficiencia de PAC.

De otra parte, revisada la funcionalidad actual del SIIF, el mismo permite a los usuarios efectuar la causación de las deducciones en la misma fecha en que se registra la obligación. Por lo anterior, y para efectos de control, consideramos que la entidad debe llevar el control de la fecha de pago de las obligaciones principales para efectuar las respectivas declaraciones tributarias y sus

pagos. (…) Por otro lado, es importante resaltar que los registros contables automáticos no deben ser objeto de "cancelaciones o anulaciones" en forma manual para luego cargar por archivos planos con la información de los paralelos que tienen algunas Unidades Ejecutoras usuarias del SIIF Nación". Cordialmente, Capitán de Navío

VÍCTOR MANUEL MARTÍNEZ VARGAS

Director Financiero DISTRIBUCION: Segundo Comandante Fuerza Aérea Colombiana_________________________Segundo Comandante Armada Nacional_________________________________ Segundo Comandante Ejército Nacional_________________________________ Director General Marítimo____________________________________________ Secretaria General Ministerio de Defensa Nacional________________________ Directora Administrativa Ministerio de Defensa Nacional____________________ Director Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad Personal_____________ Director General de Sanidad Militar_____________________________________ Comisionado Nacional para la Policía __________________________________ Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada________________________ Director Financiero Ejército Nacional____________________________________ Director Comisión Colombiana del Océano_______________________________ Director Economía y Finanzas Armada Nacional___________________________ Director Administrativo Dimar__________________________________________ Director Financiero Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada__________ Director Financiero Comisionado Nacional para la Policía___________________ Director Financiero DGSM____________________________________________ Director Financiero Fondelibertad______________________________________ Director Financiero Comisión Colombiana del Océano______________________ Director de Inteligencia Ejército Nacional________________________________ Director de Inteligencia Armada Nacional ________________________________ Jefe Departamento D2-CGFM________________________________________ Jefe de Inteligencia Fuerza Aérea Colombiana__________________________ Jefe Subjefatura Administrativa y Financiera Comando General_______________

Jefe Oficina Asesora de Planeación Ministerio de Defensa Nacional___________ Jefe Oficina Asesora Jurídica Ministerio de Defensa Nacional________________ Jefe Oficina Control Interno Ministerio de Defensa Nacional__________________Jefe División Financiera Comando General______________________________ Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea_____________________________ Jefe Grupo Contratación Estatal _______________________________________ Jefe Grupo Control Presupuestal Dirección de Finanzas_____________________ Jefe Grupo Contabilidad General Dirección de Finanzas____________________ Jefe Grupo Control Tesorería Dirección de Finanzas_______________________ Jefe Grupo Análisis y Difusión Dirección Finanzas_________________________ Vo. Bo.

MARTHA LUCÍA RAMÍREZ GONZALEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Elaboró:

EDILSE MARTÍNEZ CASTILLO

Políticas y Procedimientos Financieros

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024