MINDEFENSA - Circular 0264 de 2011

CIRCULAR 264 DE 2011

(julio 13) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> <Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Bogotá, D.C., DE:

VICEMINISTRA PARA LA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN

PARA:

COMANDANTE GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES, SEGUNDO

COMANDANTE Y JEFE ESTADO MAYOR CONJUNTO, COMANDANTES DE

FUERZA. DIRECTOR GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL, INSPECTOR

GENERAL FUERZAS MILITARES, INSPECTOR EJÉRCITO NACIONAL,

INSPECTOR ARMADA NACIONAL. INSPECTOR FUERZA AÉREA

COLOMBIANA, VICEMINISTRO PARA LAS POLÍTICAS Y ASUNTOS

INTERNACIONALES, VICEMINISTRO DEL GRUPO SOCIAL Y

EMPRESARIAL DEL SECTOR DEFENSA, SECRETARIO GENERAL DEL

MINISTERIO DE DEFENSA. DIRECTOR GENERAL DE SANIDAD MILITAR,

DIRECTORA CONTRATACIÓN ESTATAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA.

DIRECTORA ADMINISTRATIVA DE LA UNIDAD GESTIÓN GENERAL DEL

MINISTERIO DE DEFENSA, DIRECTORA EJECUTIVA DE LA JUSTICIA

PENAL MILITAR, DIRECTORA OPERATIVA PARA LA DEFENSA DE LA

LIBERTAD PERSONAL, DIRECTOR GENERAL MARÍTIMO, SECRETARIO

EJECUTIVO COMISIÓN COLOMBIANA DEL OCÉANO, REPRESENTANTES

LEGALES ENTIDADES ADSCRITAS Y VINCULADAS, JEFE OFICINA

CONTROL INTERNO MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, JEFES

OFICINA DE CONTROL INTERNO DEPENDENCIAS Y ENTIDADES SECTOR

DEFENSA ASUNTO: Control y seguimiento de la actividad contractual por parte de las Oficinas de Control Interno o dependencias que cumplan sus funciones Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la Directiva Ministerial Permanente No. 11 del 28 de enero de 2011, sobre las políticas de contratación para el Sector Defensa y en especial las responsabilidades asignadas a las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, atentamente me permito impartir las siguientes instrucciones, para que las actividades de control y seguimiento se desarrollen en forma coordinada y articulada, orientándolas especialmente a la verificación del cumplimiento de las normatividad en material contractual y a la identificación de oportunidades de mejora, como parte de la Política de Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno.

El control y seguimiento por parte de las Oficinas de Control Interno o dependencias que cumplan sus funciones, deberá realizarse en todas las etapas del proceso contractual, es decir, pre-contractual, contractual y post-contractual respecto de los procesos de contratación que se desarrollen en las siguientes modalidades de selección de contratistas: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. El esquema de seguimiento a la actividad contractual se desarrollará en las diferentes etapas como se indica a continuación, así:1. ETAPA PRECONTRACTUAL En la etapa precontractual el control y seguimiento se realizará a través de: 1.1 Acompañamiento de la Oficina de Control Interno o dependencia que cumpla sus funciones, en los distintos eventos que la dependencia o entidad realice como parte de la programación de actividades

para llevar a cabo la gestión contractual: Audiencia Informativa, Audiencia de Aclaraciones, Comité de Adquisiciones, Audiencia de Cierre Audiencia de Adjudicación, entre otras, verificando el cumplimiento de la normatividad legal vigente, en especial los requisitos sobre competencia y modalidad de selección de contratistas aplicada. Es importante aclarar, que la participación de la Oficina de Control Interno, en los eventos de acompañamiento (Comités, Audiencias, reuniones) es con voz pero sin voto, lo cual significa que no participa en la toma de decisiones pero si puede emitir opiniones como parte de la asesoría y recomendaciones 1 , que no son de carácter obligatorio en la decisión. Así mismo, en este acompañamiento por parte de la Oficina de Control Interno, se puede verificar la aplicación de los puntos de control establecidos para prevenir los riesgos en el proceso contractual. La asesoría que se brinde en los citados eventos, no implica autorización o refrendación por parte de la Oficina de Control Interno a las actividades del proceso contractual, porque si fuera así se convertiría en control previo, que está prohibido en el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993 y artículo 3 del Decreto 1826 de 1994. Para garantizar un adecuado acompañamiento en esta etapa, se recomienda que las Unidades o dependencias responsables de la Contratación y las Oficinas de Control Interno en las dependencias y entidades del Sector Defensa, coordinen previamente la programación mensual de eventos (audiencias,

comités, reuniones) a desarrollar en los que se requiera el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Criterios de relevancia como cuantía, complejidad del proceso, entre otros, que cada dependencia o entidad debe determinar según sus necesidades. Disponibilidad de personal de la Oficina de Control Interno acorde con la cobertura que se programe para el acompañamiento. Compilación Conceptos sobre Control Interno 2002 - Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno 1.2 Evaluación selectiva, en los casos que no aplique el acompañamiento en los eventos citados en el numeral anterior, como es el caso de la Contratación Directa. En esta etapa, el acompañamiento se centrará en la verificación de los aspectos relacionados con la planificación de la actividad contractual y las actividades conducentes al desarrollo de un proceso de selección de contratistas eficiente y transparente, que comprende entre otros, la adecuada estructuración de estudios previos, pliegos de condiciones, publicidad, modalidad de contratación aplicable y competencia acorde a la delegación designada.2. ETAPA CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL En la etapa contractual, el control y seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno, se desarrollará a través de la evaluación selectiva, con énfasis en los siguientes aspectos: 2.1 Verificación cumplimiento de requisitos para la suscripción, perfeccionamiento y ejecución de los contratos. 2.2 Cumplimiento del contrato y funciones de interventoría y supervisión 2.3 En la etapa postcontractual, se evaluará el cumplimiento de los procedimientos para liquidación del

contrato.

3. RESPONSABILIDADES Con el fin de desarrollar en forma articulada el control y seguimiento de la actividad contractua, se determinan los siguientes directrices de aplicación por parte de las Unidades Ejecutoras y entidades del Sector Defensa, así: 3.1 ÁREAS QUE ADELANTAN LA CONTRATACIÓN EN LAS UNIDADES EJECUTORAS Y ENTIDADES DEL SECTOR DEFENSA - Comunicar a la Oficina de Control Interno o dependencia que cumpla sus funciones, la programación de apertura de procesos de contratación en las diferentes modalidades Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. - Coordinar previamente con la Oficina de Control Interno, la programación mensual de audiencias, comités y reuniones en los que se requiera el acompañamiento de la Oficina de Control Interno - Suministrar a las Oficina de Control Interno o dependencia que cumpla sus funciones, la información sobre los procesos contractuales, que requieran para llevar a cabo el proceso de evaluación. 3.2 OFICINAS DE CONTROL INTERNO DE LAS UNIDADES EJECUTORAS Y ENTIDADES DEL SECTOR DEFENSA - Realizar el acompañamiento y evaluación del proceso contractual desarrollado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades Adscritas y Vinculadas, en concordancia con los aspectos enunciados en el numeral 1 y 2 de la presente circular. - Ejercer especial control sobre las siguientes modalidades de contratación, así: - Selección Abreviada cuando se trate de adquisición de bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, verificando que se aplique conforme a los numerales establecidos en el Artículo 53 del Decreto No.2474 de 2008. - Contratación Directa cuando se refiere a bienes y servicios en el Sector Defensa que necesitan reserva

defensa y seguridad nacional, verificando que se aplique conforme a los numerales establecidos en el Artículo 53 del Decreto No.2474 de 2008. - Contratación Directa cuando se refiere a bienes y servicios en el Sector Defensa que necesitan reserva para su adquisición, verificando que se efectué de acuerdo a los numerales preceptuados en el artículo 79 del Decreto No. 2474 de 2008. - En los acompañamientos y en los procesos de evaluación que se desarrollen, se pueden aplicar listasde verificación o cualquier otra técnica de auditoría que facilite evaluar el cumplimiento de la política. - Presentar al competente contractual respectivo, los resultados de la evaluación, comunicando las circunstancias que puedan afectar el normal desarrollo de los proceses contractuales que generen incumplimiento a los lineamientos dispuestos en la Directiva Ministerial 0 11 de 2011 y demás normatividad vigente en materia contractual. - Mantener organizada la información de papeles de trabajo del acompañamiento y evaluaciones realizadas, disponibles para consulta de los órganos de control internos y externos - Con fundamento en el acompañamiento realizado y los procesos de evaluación desarrollados en el trimestre, se deberá presentar a la Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa, el “Informe de Seguimiento a la Actividad Contractual Directiva 0 11 /2011", en el formato indicado en el Anexo No. 1, en medio documental y magnético a los correos controlinterno@mindefensa.gov.co . gloria.calderon@mindefensa.gov.co , en el plazo indicado a continuación: Información del trimestre Plazo presentación Informe a OCI - MDN

Enero - Marzo 30 de abril o dia hábil posterior Abril - Junio 31 de julio o dia hábil posterior Julio - Septiembre 31 de octubre o dia hábil posterior Octubre - Diciembre 31 de enero o día hábil posterior 3.3 OFICINA DE CONTROL INTERNO DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - Consolida los Informes de Seguimiento a la Actividad Contractual, presentados por las Oficinas de Control interno o equivalentes en las Unidades Ejecutoras y Entidades Adscritas y Vinculadas, realizando el análisis de los aspectos informados sobre las circunstancias que afectan el normal desarrollo del proceso contractual y que generan incumplimiento de lo dispuesto en la Directiva 0 11 /2011. - Realiza seguimiento selectivo al debido desarrollo por parte de las Unidades Ejecutoras, de la competencia contractual y ordenación del gasto delegada, conforme a lo dispuesto en la Directiva 0 11 de 2011. - Elabora matriz consolidada del análisis de los Informes de Seguimiento a la Actividad Contractual presentados por las Oficinas de Control Interno de las dependencias y entidades del Sector Defensa, con plazo del 31 de mayo, 31 de agosto, 30 de noviembre y 28 de febrero de cada año. - Comunica al Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional, al Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales, al Viceministro para el Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa y a la Viceministra para la Estrategia y Planeacíón, las novedades encontradas en desarrollo del control y seguimiento contractual, con el fin que se adelanten las actuaciones a que haya lugar.

4. VIGENCIA La presente circular rige a partir de la fecha de expedición y para efectos de presentación del “Informe de Seguimiento a la Actividad Contractual Directiva 0 11 /2011, aplica a partir del segundo trimestre2011.

Cordialmente, YANETH GIHA TOVAR Viceministra para la Estrategia y Planeación Ministerio de Defensa Nacional

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024