MINDEFENSA - Circular 0307 de 2005

CIRCULAR 307 DE 2005

(diciembre 13) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señores

JEFE ESTADO MAYOR CONJUNTO COMANDO GENERAL FF.MM, SEGUNDOS

COMANDANTES DE FUERZA, JEFE JEFATURA ADMINISTRATIVA COMANDO GENERAL,

SECRETARIO GENERAL MDN, DIRECTOR GENERAL MARÍTIMO, SUPERINTENDENTE

VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, COMISIONADO NACIONAL PARA LA POLICIA,

DIRECTOR FONDELIBERTAD, DIRECTOR GENERAL SANIDAD MILITAR, JEFE OFICINA

ASESORA PLANEACION MDN, DIRECTOR COMISION COLOMBIANA DEL OCÉANO, JEFE

OFICINA ASESORA JURÍDICA MDN, JEFE OFICINA CONTROL INTERNO MDN,

DIRECTORES FINANCIEROS O EQUIVALENTES UNIDADES EJECUTORAS, GRUPO

CONTRATACIÓN ESTATAL, JEFE OFICINA INFORMATICA MDN, PROYECTO SILOG Y

GRUPOS DIRECCIÓN FINANZAS

Gn.

ASUNTO: Complemento a las políticas para el Cierre de Vigencia Fiscal 2005

De manera atenta me permito informar, otros aspectos a considerar para el cierre de la vigencia 2005 y la apertura del año 2006 en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, teniendo en cuenta el comunicado recibido por el Administrador SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito

Público a través de la Circular Externa No. 0021 del 25 de noviembre de 2005. Así mismo, se mencionan algunos aspectos de carácter general. Es pertinente manifestar, que en caso de requerirse una mayor ilustración sobre el procedimiento a seguir para cumplir los lineamientos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se debe consultar el “Manual de Procedimientos Financieros” el cual fue remitido a las Unidades Ejecutoras por un lado, en CD mediante Circular No. 262-MDVGIDFGAD-13 del 19 de octubre/05 y de otro, la Directiva Permanente No. 24 MDVGIDFGAD-23.1 “Políticas Para el Cierre de la Vigencia Fiscal” del 03 de noviembre de 2005, en consideración a que en dichos documentos se contemplan las diferentes directrices. Como ya se indicó, con fundamento en el comunicado de la Administración SIIF-Nación, me permito solicitar tomar las previsiones a que haya lugar e impartir las instrucciones para su cumplimiento.

1.  ASPECTOS LEGALES 1.1 De conformidad con lo señalado en el Decreto 2789 de 2004, la información registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es de carácter oficial, por tanto, estas cifrasdeben ser consistentes con la documentación que soporta los registros que se hacen a través del aplicativo por parte de las Unidades Ejecutoras, Regionales en Línea con el Sistema SIIF-Nación y los

responsables de las Áreas Presupuestales, Contables y de Tesorería. 1.2 La responsabilidad de la consistencia de las cifras registradas en el Sistema SIIF-Nación es exclusiva de las Unidades Ejecutoras del nivel central, de las Regionales en Línea y de los encargados de las Áreas Presupuestales, Contables y de Tesorería. En consecuencia, es indispensable que se registre correcta y oportunamente en el sistema, todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por los usuarios en la vigencia que termina. Asimismo, que se efectúe una validación de consistencia antes de que se efectúe el cierre definitivo del año. 1.3 Una vez cerrado el sistema para la vigencia fiscal de 2005, no será factible hacer arreglo alguno a información errada, por tal razón, se debe tener presente las fechas hábiles del sistema y las bancarias. 1.4 De conformidad con lo señalado en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, los aspectos aquí relacionados y dispuestos por la Administración SIIF-Nación, se establecieron en coordinación con las Direcciones Generales de Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contaduría General de la Nación y la Contraloría General de la República.

2. FECHAS IMPORTANTES

PROCESO

FECHA Y HORARIO

CIERRE CALENDARIO.

DICIEMBRE 30 DE 2005 A LAS 10 P.M.

CIERRE DEFINITIVO MODULO PAC.

DICIEMBRE 30 DE 2005 A LAS 10 P.M..

APERTURA DEL SISTEMA EN EL 2006.

ENERO 2 DE 2006 A LAS 8 A.M.

CIERRE DEFINITIVO DE INGRESOS Y

EGRESOS.

ENERO 26 DE 2006.

PERÍODO DE TRANSICIÓN

DEL 2 AL 26 DE ENERO DE 2006.

REINTEGROS DE RECURSOS SOBRANTES DEL

PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN.

20 DE ENERO DE 2006.

PLAZO DE REGISTRO DE COMPROMISOS DE

VIGENCIAS FUTURAS ENTIDADES EN LÍNEA.

ENERO 26 DE 2006.

PLAZO CARGA DE INFORMACIÓN EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL DICIEMBRE DE 2005

ENTIDADES FUERA DE LÍNEA.

ENERO 6 DE 2006.

CONSTITUCIÓN DE RESERVAS Y CUENTAS

POR PAGAR.

ENERO 26 DE 2006.

INICIO CIERRES CONTABLES DEFINITIVOS

1 DE FEBRERO DE 2006.

FINALIZACIÓN CIERRES CONTABLES

DEFINITIVOS.

6 DE FEBRERO DE 2006.

PRESENTACIÓN ESTADOS CONTABLES A LA

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

FEBRERO 15 DE 2006.

3. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE PAC 3.1 El módulo reflejará las políticas que en materia de distribución de PAC adopte la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN –, lo que significa que la asignación de PAC de laVigencia Actual y modificaciones al PAC de Rezago Año Anterior estarán sujetas a la administración

de dicha Dirección. Así mismo, los valores definitivos del PAC correspondientes al Rezago Año Anterior (Reserva Presupuestal y Cuentas por Pagar) se reflejarán una vez se haya cerrado definitivamente la vigencia fiscal 2005. 3.2 El 30 de diciembre de 2005 el módulo de PAC se cierra automáticamente, pasando a la vigencia siguiente, y permitiendo realizar transacciones al PAC únicamente para el 2006. De igual forma, se recuerda que el Rezago Año Anterior del año 2005 fenece a dicha fecha. 3.3 Si una modificación presupuestal se carga el 30 de diciembre de 2005 sólo se podrá hacer compromisos ese día siempre y cuando la Dirección General del Presupuesto Público Nacional efectúe el proceso de cierres de marcas, el cual posibilita que se le asigne PAC a dicha apropiación. Para tal fin las Unidades Ejecutoras del Nivel Central deberán coordinar con la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional para que ésta solicite a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional que se adelante este proceso y de esta forma la Dirección de Finanzas pueda gestionar lo correspondiente a la asignación del PAC. Por consiguiente y a fin de no tener contratiempos, se recomienda adelantar la operación en las fechas estipuladas en la Directiva Permanente No. 24 MDVGIDFGAD-23.1 del 03 de noviembre de 2005 “Políticas para el Cierre de la Vigencia Fiscal. 3.4 Para el período de transición sólo se pueden cargar modificaciones presupuestales que correspondan

a niveles de agrupación PAC existentes. Las modificaciones que requieran un nivel de agrupación PAC nuevo se deberán cargar en el año 2005. 3.5 Los ajustes de PAC correspondientes al rezago de 2005, por efecto de modificaciones presupuestales cargadas en período de transición, sólo se reflejarán cuando se efectúe el cierre definitivo del Módulo de Egresos del año 2005. En consecuencia, no se podrán asumir compromisos con cargo a dichas apropiaciones dado que no cuentan con PAC. Por tal razón, de conformidad con lo señalado en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, tales modificaciones, por registrarse después de la anualidad, no podrán ser utilizadas. De acuerdo con lo anterior, se recomienda dar cumplimiento a los plazos estipulados en la Directiva Permanente No. 24 MDVGIDFGAD-23.1 del 03 de noviembre de 2005. 3.6 Se deben gestionar los reintegros que tengan las Unidades Ejecutoras Nivel Central y Regionales en Línea a 30 de diciembre/05 para que sean aplicados en el PAC y de esta forma contar con cifras más ajustadas para el rezago 2005, de manera que se puedan constituir las reservas y las cuentas por pagar oportunamente. Para lo anterior, se requiere que los reintegros sean efectuados antes del día 20 de diciembre/05, para que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional tenga el tiempo suficiente para cargar el extracto y la Unidad pueda aplicar los reintegros con fecha 30 de diciembre de

2005. 3.7 Se debe tener en cuenta que cuando se ajusten apropiaciones de Asignaciones Internas Funcionales Fuera de Línea, a las cuales se le hayan hecho provisiones de fondos, se debe revisar si éstas fueron legalizadas mediante informes de ejecución o se encuentran pendientes de reintegro, pues en tal evento, se genera una inconsistencia al existir un PAC pagado sin soporte presupuestal causado por la reducción del presupuesto de la asignación interna. 3.8 Se recomienda aplazar o modificar, con suficiente antelación, los planes de pago de compromisos programados y no pagados de la vigencia fiscal 2005 para las fechas del año 2006 que se estimenconvenientes, así como también, modificar el PAC Disponible al (los) mes(es) que requieran sus asignaciones internas fuera de línea, con el fin de evitar modificaciones al PAC por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a meses no deseados. 3.9 Con el cierre calendario del año 2005, el PAC “rezago año siguiente” de 2005 se convierte en “rezago año anterior” del 2006. De igual forma, el PAC no pagado “vigencia actual” del año que se cierra (2005) pasa también a formar parte del “rezago año anterior” de 2006. 3.10  Revisar y verificar la ejecución del PAC Sin Situación de Fondos –SSF en cada uno de los meses, con el fin de comprobar que, en caso de haber utilizado un concepto OAT, éste haya sido el correcto y afecte el PAC si es el caso. 3.11 En caso que se evidencie cualquier inconsistencia, es importante reportarla de inmediato para

poder subsanarla antes del 30 de diciembre/05. 3.12 Para los órganos ejecutores (Dirección General de Sanidad Militar, Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, Comisionado Nacional para la Policía y Ministerio de Defensa Nacional esta última a través de la Dirección de Finanzas) que tienen asignaciones internas funcionales, deben imprimir y revisar los Cupos de PAC disponibles y verificar que ninguna asignación interna tenga Cupos pagados mayores al Presupuesto Asignado. 3.13 Se sugiere generar el Reporte de Estados del PAC e imprimirlo como soporte de la ejecución de PAC a fin de año.

4.   ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE INGRESOS 4.1  Con el fin de evitar la generación de cuentas por cobrar negativas en la gestión presupuestal de los ingresos, antes del 30 de diciembre de 2005 se deben registrar las devoluciones de todos los acreedores varios causados en dicho año. Si no es factible, se deben reversar las causaciones que no serán pagadas y registrarlas nuevamente en el mes de enero de 2006 entrando por el año 2006.

El proceso de devolución de un acreedor vario se debe realizar antes del 30 de diciembre/05, esto con el fin de no afectar el presupuesto de ingresos de la siguiente vigencia fiscal. 4.2 Se recomienda clasificar antes del 30 de diciembre/05 todos los valores pendientes por descargar y que se encuentren debidamente identificados, para no generar en la gestión presupuestal del ingreso para el año 2006, valores pendientes por cobrar irreales de vigencias anteriores. 4.3 Se recomienda que antes del 26 de diciembre/05 se solicite a la Dirección General de Crédito

Público y del Tesoro Nacional que confirme y dé estado desembolsado a las solicitudes de desembolso de recursos provenientes de créditos SSF que amparan obligaciones correspondientes a cuentas por pagar y reservas presupuestales del año 2004, con el fin que se generen las órdenes de pago respectivas y queden éstas en estado pagado. Si no se hace lo anterior, el sistema cancelará las cuentas por pagar y las reservas presupuestales, teniéndose que constituir para su pago en el año 2006 una vigencia expirada. Esta recomendación también aplica para las obligaciones asumidas con cargo a recurso 15 SSF “DONACIONES” (de llegar a presentarse en algunas de las Unidades Ejecutoras del Ministerio deDefensa) caso en el que éstas deberán dirigirse al Administrador del Sistema SIIF-Nación para que confirme y desembolse las solicitudes que estén pendientes. 4.4 En los procesos contractuales financiados con Crédito Externo, se debe revisar antes del 30 de diciembre/05 el estado de las solicitudes de desembolso de obligaciones asumidas con cargo al presupuesto de la vigencia, con el fin que si éstas se encuentran en estado desembolsado, se verifique que se haya generado la orden de pago respectiva y que ésta se encuentre en estado pagado, por cuanto que el sistema las constituirá como cuentas por pagar, lo cual es inconsistente dado que el pago efectivo se realizó en el año 2005. 4.5 Se debe revisar la ejecución presupuestal de la apropiación asignada al rubro de la Cuota de Auditaje Contraloría (aplica para la Gestión General MDN, Superintendencia de Vigilancia y

Seguridad Privada y Comisionado Nacional para la Policía), verificando que se haya generado la orden de pago respectiva y que ésta se encuentre en estado pagado; de tal forma que la Contraloría General de la República pueda realizar la compensación con rubros conceptos de ingresos. 4.6 De conformidad con la Circular Externa 004 de marzo 10 de 2005 “Aspectos a considerar para la ejecución de Ingresos” y Circular No. 007 del 31 de marzo de 2005 sobre “Aspectos relacionados con la Circular No. 004” emitidas por la Administración SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y que se dieron a conocer a las Unidades Ejecutoras con Circular No. 149 MDVGIFAD-074 del 7 de junio de 2005, mediante la cual se informó los lineamientos con el fin de dejar registros consistentes en el Sistema SIIF por parte de las Unidades Ejecutoras, debiendo efectuar ajustes a las imputaciones realizadas a los rubros concepto de ingreso que fueron reclasificados utilizando los rubros de ingreso correspondientes. Es pertinente aclarar, que dicha información aplica para Rubros Conceptos Con Situación de Fondos, los cuales se encuentran actualizados en el Manual de Procedimientos Financieros, en los temas relacionados con este aspecto.

5.         ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE EGRESOS 5.1 Con el cierre calendario del 30 de diciembre de 2005, el sistema queda en período de transición, el cual durará hasta el 26 de enero de 2006, fecha en la que se efectuará el cierre definitivo de la vigencia fiscal 2005, de conformidad con lo estipulado en la Ley Anual de Presupuesto.

5.2 Durante el periodo de transición, ingresando por el año 2005, con el fin de ajustar la constitución del rezago presupuestal, conforme lo señalan las disposiciones generales de la Ley Anual de Presupuesto del año 2006, se puede efectuar el registro de obligaciones de los bienes y/o servicios recibidos a satisfacción hasta el 30 de diciembre/05; para el registro de estas obligaciones la programación de pago del compromiso debe estar con una fecha de pago de 2006, estos registros validan “PAC rezago año anterior”. 5.3 Durante el periodo de transición, ingresando por el año 2005, las entidades podrán realizar reducciones, modificaciones o anulaciones a los certificados de disponibilidad o compromisos registrados hasta el 30 de diciembre/05. Así mismo, cargar la información de la ejecución presupuestal del mes de diciembre de 2005 de las Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas Fuera de Línea. 5.4 Para las Unidades que durante el año fiscal 2005, realizaron ejecuciones presupuestales utilizando la cadena presupuestal con CUBS, deben cerciorarse que antes del cierre definitivo del Módulo deEgresos, todas las entradas de Bienes o Servicios queden obligadas. Lo anterior, para que en el sistema quede reflejada la constitución real de las cuentas por pagar. 5.5  Cuando se haga el cierre definitivo del Módulo de Egresos para el año 2005, todo lo gestionado en el período de transición con cargo a las apropiaciones presupuestales del año anterior (2005), formará parte de las reservas presupuestales o de las cuentas por pagar. 5.6 Es responsabilidad de las Unidades Ejecutoras del Nivel Central, Regionales en Línea y Fuera de

Línea que los registros tanto en el Sistema SIIF-Nación como en el Aplicativo Resolución 036 de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar sean consistentes con los documentos mediante los cuales las constituyeron. 5.7 Las órdenes de pago presupuestales generadas y no pagadas antes del 30 de diciembre de 2005 que correspondan al presupuesto de dicho año, quedan activas para el año que comienza (2006). Sin embargo, el pago de éstas durante el período de transición implica que con el proceso de CIERRE ANUAL DEFINITIVO del Módulo de EGRESOS, el sistema las refleje como órdenes de pago de Cuentas por Pagar pagadas y no como pagos de la vigencia que se cerró (2005). 5.8 Antes del cierre definitivo de la vigencia 2005, las Unidades Ejecutoras del Nivel Central deben revisar que la ejecución presupuestal de las Regionales Fuera de Línea sea consistente con la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, de forma que para la vigencia fiscal 2006 no se presenten dificultades para su ejecución. 5.9 Las órdenes de pago presupuestales de compromisos correspondientes a reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas en el año 2004, y que su ejecución se debió dar en el año 2005, que al 30 de diciembre de 2005 no queden en estado pagado, el sistema las anula automáticamente, no pudiéndose hacer su pago en el año 2006, por cuanto que conforme a la ley en dicha fecha expiran. Por

tanto, se deben revisar todas las órdenes de pago antes de tal fecha para pagarlas o anularlas si procede. 5.10 Todas las órdenes de pago OAT (órdenes de pago para cancelar acreedores y provisión de fondos a asignaciones internas fuera de línea) generadas y no pagas a 30 de diciembre/05 el sistema automáticamente las anula. 5.11 Los saldos por liquidar de OATs deudores (Saldo Inicial + Mov. Débitos -Mov. Créditos) no relacionados con niveles de agrupación PAC pasan al nuevo año como saldo inicial, dentro de esta denominación se contempla el manejo de la OAT 1700000100 tipo Deudora utilizada en los traslados de recursos entre Unidades. En tal sentido, la Unidad que recibe el apoyo debe efectuar tanto el cargue de la consignación en el Sistema SIIF como su respectiva clasificación antes del 30 de diciembre/05, con el fin de no dejar saldos iniciales para la vigencia 2006. Para el caso de las OATs acreedores ( Saldo Inicial + Mov. Crédito - Mov. Débito) no relacionados con niveles de agrupación PAC pasan al nuevo año como saldo inicial, es decir, en el año 2006 se puede generar las órdenes de pago OAT para efectuar su pago, como es el caso de los descuentos de nómina, retenciones practicadas, entre otras. 5.12 Las Regionales en Línea que a 30 de diciembre/05 no queden con compromisos por obligar u obligaciones por pagar, deben antes del 30 de diciembre/05, dejar generadas y en estado pagadas lasordenes de pago OAT de todos los acreedores causados durante el año 2005, por cuando que al cierre

definitivo del Módulo de Egresos el sistema sólo pasa datos de Asignaciones Internas Funcionales en Línea que queden con rezago presupuestal. 5.13 Los conceptos OAT vinculados con PAC (OAT utilizados para cajas menores o provisión de fondos a asignaciones internas fuera de línea) del año que se cierra, pueden ser legalizados en el período de transición a través de cargas de ejecución presupuestal con estado pagado y/o a través de reintegros; no obstante, es importante realizar su legalización total antes del cierre definitivo de egresos. 5.14 De acuerdo con lo establecido en la Resolución No 003 del 3 de enero de 2005 procedente de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, las cajas menores a 28 de diciembre deben ser legalizadas, para lo cual se debe expedir un acto administrativo que reconozca los gastos efectuados contra los montos autorizados, al que se le registra un compromiso con cargo al CDP de apertura, una obligación y una orden de pago de valor liquido cero, la cual debe quedar en estado pagada, dicha operación la hace el perfil pagador por el Módulo de CUN. Si a la orden de pago no se le da el estado pagado antes del 30 de diciembre/05, el sistema constituirá una cuenta por pagar, lo cual no es consistente con la realidad financiera de la Unidad. 5.15 La legalización definitiva de cajas menores tiene normalmente dos componentes: Legalización de Gastos y Reintegros a cuentas de la DTN si corresponde a rubros CSF, o a cuentas de la misma Unidad si corresponde a rubros SSF. Si las Cajas menores no son legalizadas y registrado el gasto en el sistema,

no se estará dando cumplimiento a la Resolución No 003 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional y esta situación no se puede subsanar en la vigencia 2006. 5.16 En período de transición, y entrando por año 2005, se podrán aplicar reintegros presupuestales para órdenes de pago presupuestales del año 2005 de la vigencia actual, nunca para reservas o cuentas por pagar, esto, siempre y cuando la consignación de los recursos se haya efectuado en el año 2005. 5.17 Antes del 30 de diciembre de 2005, a todas las órdenes de PAGO en estado generadas de valor líquido cero Con Situación de Fondos (CSF) o Sin Situación de Fondos (SSF), el pagador de la Unidad, a través del Módulo de CUN, debe darles el estado PAGADO, si esto NO ocurre, el sistema constituirá cuentas por pagar sobre obligaciones que el PAGADOR canceló girando cheques en el año 2005. Cuando los pagos corresponden a reservas presupuestales o cuentas por pagar, el sistema las dejará como obligaciones no pagadas, pues a 30 de diciembre/05 las anulará. Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, el cual se efectuará el 26 de enero de 2006, todas las solicitudes de vigencias futuras en estado generadas, pasan a estado NO TRAMITADAS y sobre ellas el sistema no dejará realizar ninguna gestión. 5.18 Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, las solicitudes de autorizaciones de vigencias futuras que se encuentren en estado “En estudio” quedarán en estado “Rechazada”. 5.19  Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, las autorizaciones en estado aprobadas no comprometidas NO podrán ser adicionadas ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con

5.19  Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, las autorizaciones en estado aprobadas no comprometidas NO podrán ser adicionadas ni reducidas, tampoco se podrán registrar compromisos con cargo a ellas. Por tal razón, las Unidades Ejecutoras del Nivel Central y Regionales en línea con el SIIF deberán registrar los compromisos asumidos con cargo a las vigencias futuras autorizadas en el año 2005 antes del 26 de enero/06.5.20 Para formalizar la constitución del rezago presupuestal, las Unidades Ejecutoras del nivel central para que realicen la depuración de su información a tiempo, es decir antes del cierre definitivo el 26 de enero/06, podrán obtener la información requerida, generando el reporte de ejecución por agregados y exportarlo a EXCEL, con el fin de calcular la diferencia entre la columna COMPROMISOS y la columna OBLIGACIONES, para obtener el valor que se debe constituir como Reservas Presupuestales. Con dicho reporte igualmente, se puede calcular las cuentas por pagar a constituir, para lo cual se deberá obtener la diferencia entre la columna OBLIGACIONES y la columna PAGOS. 5.21 Es de resaltar, que los saldos de compromisos por obligar que no se van a utilizar y que no fueron ajustados, el sistema los constituirá como reserva presupuestal. Por tal razón, se sugiere que durante el período de transición, se efectúen los ajustes necesarios para que tal situación no se presente. 5.22  Si se quiere tener el detalle de los compromisos que se constituirán como reservas presupuestales,

se puede generar por la transacción Procesos/Reportes/Listado de Operaciones/Listado de compromiso, con la opción, saldo por obligar, de esta forma mostrará compromiso por compromiso aquellos que quedarán como reservas presupuestales. Así mismo, si se quiere tener el detalle de las obligaciones que quedarán como cuentas por pagar se puede generar el listado de obligación con la opción saldo por pagar. Dicha operación la pueden adelantar tanto las Unidades del Nivel Central como las Regionales en Línea. 5.23 Una vez realizado el cierre definitivo del Módulo de Egresos, el 26 de enero/06, las Unidades Ejecutoras del Nivel Central para la constitución de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar, utilizarán el reporte de “Ejecución por Agregados” RUTA: Módulo Egresos-Procesos-ReportesReportes de Ejecución-Ejecución Presupuestal por Agregados, seleccionando año fiscal 2006, vigencia fiscal reservas presupuestales y cuentas por pagar en forma separada y escogiendo la opción “Detallado Nivel Decreto”. Así mismo, para el caso de las Regionales en Línea se deberá enviar al nivel central el reporte Constitución Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar el cual se obtiene por la RUTA: Módulo Egresos Procesos-Reportes de Ejecución-Constitución Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar, para que el Nivel Central anexe dicha información en las respectivas cartillas que se solicitaron mediante Directiva Permanente No. 24 MDVGIDFGAD-23.1 del 03 de noviembre de 2005.

Lo anterior, en atención a que estos reportes deberán anexarse a la comunicación mediante la cual se informa a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional la constitución del rezago presupuestal. Dichos reportes deberán allegarse a la Dirección de Finanzas debidamente firmados por los competentes en cada Unidad Ejecutora. De acuerdo con lo anterior, se modifica lo dispuesto en la Directiva Permanente No. 24 MDVGIDFGAD-23.1 del 03 de noviembre de 2005 y su correspondiente Anexo No. “1”, en lo que respecta a la presentación de los siguientes reportes, así:

ANTERIOR

ACTUALMODIFICADOINFORME EJECUCION CUENTAS POR

PAGAR VIGENCIA ANTERIOR Y SU

CORRESPONDIENTE ANALISIS.

SE MODIFICA EL PLAZO PARA EL 26

DE ENERO DE 2006.

INFORME EJECUCION RESERVA

PRESUPUESTAL Y SU

CORRESPONDIENTE ANALISIS.

SE MODIFICA EL PLAZO PARA EL 26

DE ENERO DE 2006.

INFORME EJECUCION PRESUPUESTAL

DE GASTOS VIGENCIA ACTUAL Y SU

CORRESPONDIENTE ANÁLISIS.

SE MODIFICA EL PLAZO PARA EL 26

DE ENERO DE 2006.

INFORME CONSTITUCIÓN RESERVA

PRESUPUESTAL UNIDADES EN LINEA

Y FUERA DE LINEA Y SU

CORRESPONDIENTE ANÁLISIS.

1. LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL

NIVEL CENTRAL DEBERAN

ALLEGAR EL REPORTE DE

“EJECUCIÓN POR AGREGADOS”

SELECCIONANDO VIGENCIA FISCAL

RESERVA PRESUPUESTAL. PLAZO DE

ENTREGA 26 DE ENERO DE 2006.

2. LAS REGIONALES EN LINEA

DEBERÁN ANEXAR EL REPORTE

“CONSTITUCIÓN RESERVAS

PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR

PAGAR”, SELECCIONANDO

RESERVAS PRESUPUESTALES. PLAZO

DE ENTREGA EL 26 DE ENERO DE

2006.

3. PARA EL CASO DE LAS

REGIONALES FUERA DE LINEA SE

MANTIENE EL REPORTE INDICADO

INICIALMENTE. CAMBIA EL PLAZO

DE ENTREGA PARA  EL 26 DE ENERO

DE 2006.

INFORME CONSTITUCIÓN CUENTAS

POR PAGAR UNIDADES EN LINEA Y

FUERA DE LINEA Y SU

CORRESPONDIENTE ANÁLISIS.

1. LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL

NIVEL CENTRAL DEBERAN

ALLEGAR EL REPORTE DE

“EJECUCIÓN POR AGREGADOS”

SELECCIONANDO VIGENCIA FISCAL

CUENTAS POR PAGAR. PLAZO DE

ENTREGA 26 DE ENERO DE 2006.

2. LAS REGIONALES EN LINEA

DEBERÁN ANEXAR EL REPORTE

“CONSTITUCIÓN RESERVAS

PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR

PAGAR”, SELECCIONANDO CUENTAS

POR PAGAR. PLAZO DE ENTREGA EL

26 DE ENERO DE 2006.

3. PARA EL CASO DE LAS

REGIONALES FUERA DE LINEA SE

MANTIENE EL REPORTE INDICADO

INICIALMENTE, PERO CAMBIA EL

PLAZO DE ENTREGA PARA  EL 26 DE

ENERO DE 2006.INFORME DEUDA SERVICIOS

PUBLICOS Y SU CORRESPONDIENTE

ANÁLISIS.

SE MODIFICA EL PLAZO PARA 26 DE

ENERO DE 2006.

PLAZO DE ENTREGA PARA  EL 26 DE

ENERO DE 2006.INFORME DEUDA SERVICIOS

PUBLICOS Y SU CORRESPONDIENTE

ANÁLISIS.

SE MODIFICA EL PLAZO PARA 26 DE

ENERO DE 2006.

CONSOLIDACIÓN EJECUCION Y LEGALIZACIÓN GASTOS RESERVADOS POR

RUBRO PRESUPUESTAL.

INFORME EJECUCION VIGENCIAS FUTURAS. 5.24  Antes de iniciar ejecución presupuestal con cargo al presupuesto aprobado para el año 2006, es necesario que las Unidades registren sus Ordenadores del Gasto y soliciten a la Administración del SIIF Nación la creación de las asignaciones internas en línea adicionales que consideren necesarias. 5.25  Cuando las Unidades durante el periodo de transición requieran efectuar pago de obligaciones registradas durante el año 2005, que quedarán como cuentas por pagar, se debe realizar la programación y la propuesta de giro ingresando por el año 2006. Posteriormente, entrando por el año 2005 realizar la selección de obligaciones para orden de pago registrando en fecha un día del año 2006 donde la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional haya aprobado cupo de giro y confirmar esa selección para generar orden de pago, con esta operación las órdenes de pago quedarán disponibles para que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional las pague. 5.26  En la página www.minhacienda.gov.co/Presupuesto/ SIIF-Nación / Servicios, se encontrará en CIERRE 2005, los listados con información sobre Ordenes de Pago pendientes por finalizar gestión,

Cajas Menores por legalizar, Entradas de CUBS por obligar y otro tipo de trámites que deben culminar antes del 30 de diciembre de 2005. Este archivo se actualizará 2 veces al día.

6.        ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE SEGURIDAD 6.1  Se debe revisar la fecha de expiración de cada usuario, con el fin de tramitar ante el Administrador del Sistema SIIF-Nación el cambio de la misma, evitando que se desactive al final o al principio de año. 6.2  Los Coordinadores SIIF Entidad Unidad Ejecutora del Nivel Central deben hacer cumplir las medidas de seguridad relacionadas con la ausencia temporal de usuarios por efecto de la temporada de vacaciones de final y principio de año.

7. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MODULO DE CONTABILIDAD 7.1   Se debe aplicar las disposiciones y procedimientos que para el cierre contable de la vigencia establezca la Contaduría General de la Nación. 7.2  En enero de 2005 se realizaran diariamente cierres provisionales contables que contendrán la información d