MINDEFENSA - Circular 0317 de 2005

CIRCULAR 317 DE 2005

(diciembre 28) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Señores

DIRECTORES FINANCIEROS, JEFES OFICINAS CONTROL INTERNO, JEFES OFICINAS

INFORMATICA O EQUIVALENTES EN CADA UNIDAD EJECUTORA, GRUPOS DIRECCION

FINANZAS

Gn.

Asunto: Pago a Beneficiario Final SIIF De conformidad con lo establecido en el Decreto 2789 del 31 de Agosto/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”, a partir del 2 de Enero de 2006 los pagos a través del aplicativo se deben hacer al beneficiario final.

La Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público expidió la Circular Externa No. 24 del 22 de Diciembre de 2005 sobre “Pago a Beneficiario Final”, donde se establecen los procesos y procedimientos a tener en cuenta para hacer registros en el sistema, con el propósito de implementar esta funcionalidad, motivo por el cual a continuación se describe el contenido de la Circular, así: “ La Administración del SIIF Nación informa que de conformidad con lo establecido en el capítulo 3 del Decreto 2789 de 2004, a partir del 2 de enero de 2006 los pagos a través del aplicativo, se deberán hacer al beneficiario final, para lo cual, las entidades usuarias deberán cumplir con los requisitos técnicos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público hace un año; expedir mediante

resolución los procesos y procedimientos necesarios para hacer registros en el sistema y estructurar a través de las oficinas de control interno, un esquema de seguimiento al proceso de pagos, que permita evidenciar el cumplimiento de las medidas de seguridad instauradas por el Comité de Seguridad del sistema. Para que las entidades no tengan problemas en la implementación del pago a beneficiario final, se deben atender los siguientes aspectos: Concordancias Circular MINDEFENSA 80 de 2006 Circular MINDEFENSA 66 de 2006 ASPECTOS LEGALESEl capítulo 3 del decreto 2789 de 2004, dice: Artículo 15 . Pago a beneficiario final. Las entidades en línea con el SIIF Nación efectuarán el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada. En los casos que expresamente determine el Comité de Seguridad del SIIF Nación, el pago se efectuará por medio de la figura del endoso al pagador de la entidad. Los pagos con recursos del Presupuesto General de la Nación que no se realicen por medio del SIIF Nación, deberán efectuarse a través de los sistemas electrónicos ofrecidos por las entidades financieras. En caso de no ser posible dicho pago, se atenderá con cheques de gerencia de las entidades bancarias en las que las pagadurías tengan abiertas sus cuentas. Los costos que genere el pago serán asumidos con cargo al presupuesto de gastos de la entidad. Artículo 16 . Registro de cuentas bancarias de beneficiarios. Las entidades deberán registrar

previamente en el SIIF Nación, la cuenta bancaria a través de la cual efectuará el pago de las obligaciones reconocidas a favor de cada beneficiario. Para el registro de las cuentas bancarias el beneficiario deberá informar por escrito el número de la misma y anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste que es el cuentahabiente, su identificación, el número, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa. Este documento será parte integral del acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales. (Subrayado fuera de texto). El registro de los beneficiarios y de las cuentas que se utilicen para recibir pagos a través del SIIF Nación, es responsabilidad de los ordenadores del gasto de las entidades usuarias y de los funcionarios que intervienen en él. Para tal fin, el perfil de usuario que envía a validación dichas cuentas a través del sistema, deberá estar en cabeza de un funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo. En los eventos que tal designación no sea posible, tal perfil estará en cabeza del funcionario de más alta jerarquía de la dependencia que efectuará el registro. Solamente se podrán registrar cuentas que estén asociadas a un compromiso presupuestal, a una devolución o a las transferencias de recursos entre entidades públicas nacionales y territoriales, el incumplimiento de lo anterior se deberá poner en conocimiento de las autoridades correspondientes. Artículo 17 . Responsabilidad del pago a beneficiario final. Todo pago que se haga a beneficiario final a través de las cuentas registradas por las entidades usuarias del SIIF Nación es de responsabilidad de la entidad. En el evento que se haga un pago no debido a través de dichas cuentas, serán responsables

el ordenador del gasto y los funcionarios de la entidad cuyos perfiles de usuario intervinieron en el pago. Para el pago en el exterior por concepto de servicio de la deuda o de proveedores, la validación de las cuentas será responsabilidad del ordenador del gasto de la entidad que efectúa el pago o en quien este haya delegado. Artículo 18 . Exclusividad del pago a beneficiario final . El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario registrado en el acto administrativo o en la relación contractual por medio de la cual se afectan las apropiaciones presupuestales, salvo en los eventos definidos por el Comité deSeguridad del SIIF Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 18 del presente decreto . (Subrayado fuera de texto). Las entidades usuarias del SIIF Nación son responsables por las modificaciones que se hagan al beneficiario de un compromiso, en virtud de una cesión de contratos o en los demás eventos permitidos por la ley. Para tal fin, éstas deberán contar con autorización del ordenador del gasto. Artículo 19 . Información del pago al beneficiario final. Las entidades usuarias del SIIF Nación una vez han ordenado el pago al beneficiario, deberán informarle sobre la realización del mismo, con el fin de que verifiquen el abono en cuenta . (Subrayado fuera de texto). Las entidades usuarias del SIIF Nación, verificarán que los pagos realizados con abono en cuenta, hayan sido recibidos por el correspondiente beneficiario.

REQUISITOS TECNICOS

1. Sistema Operativo Windows 2000 Professional con SP4 o Windows XP Professional con SP1 como

mínimo, lo anterior por Licenciamiento, Soporte de Microsoft y Requerimientos para Terminal Server.

2. Disponer de mínimo un puerto USB versión 2.0 para los usuarios que utilicen certificados digitales, con el fin de conectar el dispositivo electrónico (token).

3. Para los usuarios de VPN T Server, tener salida a Internet de mínimo 32 Kb por usuario.

4.   Los usuarios de transacciones críticas deben tener certificado digital.

COMPROMISOS CONTRA LOS CUALES NO SE HARAN PAGOS A BENEFICIARIO FINAL Para los compromisos y pagos que se describen a continuación no aplica el pago a beneficiario final:

1. Compromisos correspondientes a los siguientes gastos:

a. Nómina b. Contribuciones inherentes a nómina (Hasta nueva instrucción) c. Servicios Públicos d. Nóminas de Pensiones

2. Pagos de deducciones.

3. Pagos de órdenes de pago OAT.

4. Pagos a entidades en el extranjero que no posean cuentas en Colombia.

5. Pagos a entidades financieras que no posean cuentas corrientes en      bancos comerciales.

6. Pagos a personas naturales no residentes en Colombia que no posean cuentas bancarias en el país.7. Pagos exceptuados por el Comité de Seguridad.

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

1. Cuando se vaya a hacer un pago no se endosa la obligación, salvo en los casos definidos.

2. Generada la orden de pago se imprime y se le informa al beneficiario que el día fijado como fecha de giro/pago recibirá un abono a su cuenta bancaria, indicándoles que una vez recibido el abono disponen

de 1 día para que se notifiquen del pago . (Subrayado fuera de texto).

3. El beneficiario deberá notificarse el día que la entidad le indicó.

4. Cuando la orden esté en estado pagado, se verifica con el beneficiario que los recursos fueron recibidos y se debe dejar constancia de ello.

5. Verificar que el registro contable de la operación se haya realizado de acuerdo con la lógica contable.

En caso de no ser así, se debe corregir manualmente e informar a la Administración del SIIF.

6. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional podrá bloquear los pagos que no se hagan a beneficiario final, cuando no estén dentro de las excepciones establecidas . (Subrayado fuera de texto).

7. Si se presenta un incidente de seguridad se sigue el procedimiento establecido.

8. Si se requiere hacer endoso del pago se debe seguir el procedimiento contable definido.

INCIDENTES DE SEGURIDAD Se entiende como un incidente de seguridad el giro de recursos a un beneficiario que no tiene derecho a la percepción de pago alguno. En caso de un incidente se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Informar al superior inmediato.

2. Informar al banco para bloquear el pago.

3. Bloquear el proceso si aún no se ha hecho efectivo el pago.

4. Bloquear a los usuarios que intervinieron en el ilícito.

5. Informar a los entes de control internos y externos.

6. Colocar la denuncia respectiva ante la Fiscalía General de la Nación.

7. Informar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

(segadm@minhacienda.gov.co) y al Administrador del SIIF Nación (admsiif@minhacienda.gov.co).

PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL PAGO A BENEFICIARIO FINAL La matriz contable actual registra en el sistema: - Un movimiento de bancos en la DTNUn movimiento de bancos en la entidad - Una operación de enlace entre la DTN y la entidad. Con el Pago a Beneficiario Final, el sistema registrará: - Un movimiento de bancos en la DTN - Cancela el pasivo constituido en la matriz de obligación. - Una operación de enlace entre la DTN y la entidad En los casos que proceda hacer el endoso, se debe hacer un registro manual así: - Reversar la cancelación del pasivo - Registrar la entrada a bancos Al momento del pago, se efectuará el siguiente registro manual: - Cancelación del pasivo - Cancela bancos.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL PAGO A BENEFICIARIO FINAL

1. Se debe establecer mediante resolución los procesos, procedimientos y la documentación que se requiere para hacer registros en el sistema.

2. Sólo se deben registrar cuentas bancarias únicamente cuando documentalmente se haya validado su existencia.

3.   La autorización del envió a validación de las cuentas debe estar en cabeza de un funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo.

4.   No registrar cuentas bancarias que no van ha ser utilizadas en compromisos.

5.   Sólo se deben hacer registros en el sistema contra soportes documentales.

6.    No se debe permitir que se presten las claves entre los funcionarios

.

7.    No se debe permitir que los usuarios presten su firma digital

.

8.   La Oficina de Control Interno periódicamente debe validar el cumplimiento del procedimiento descrito y las reglas de seguridad instauradas por el Comité de Seguridad del SIIF Nación.

9.   El sistema sólo activa cuentas contra respuesta del banco.

10. Todo el proceso está encriptado y firmado digitalmente.

11. El sistema elimina cuentas que no han sido utilizadas en un período de tiempo, inclusive las

9.   El sistema sólo activa cuentas contra respuesta del banco.

10. Todo el proceso está encriptado y firmado digitalmente.

11. El sistema elimina cuentas que no han sido utilizadas en un período de tiempo, inclusive las registradas no enviadas a validación .12. Toda transacción deja un log de auditoría.

13. La responsabilidad de los pagos que se hagan a través del SIIF Nación está en cabeza del ordenador del gasto y de los usuarios que intervinieron en el proceso ”. (Subrayado fuera de texto).

Con base en lo anterior, las Oficinas de Control Interno o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, deben estructurar el esquema de seguimiento al proceso de pagos, de tal forma que permita evidenciar el cumplimiento de las medidas de seguridad instauradas por el Comité de Seguridad del Sistema SIIF Nación. Los funcionarios que tienen el perfil Beneficiario Cuenta en cada Unidad Ejecutora deben corresponder al nivel directivo, asesor o ejecutivo. De no ser posible, en cabeza del funcionario de la más alta jerarquía de la dependencia, ya que la validación de la cuentas será responsabilidad del Ordenador del Gasto. Es necesario dar cumplimiento a este requerimiento, teniendo en cuenta que todo pago a beneficiario final a través de las cuentas registradas en el sistema como ya se indicó, queda a cargo de la Unidad. La Certificación Bancaria será parte integral del acto Administrativo que afecte las apropiaciones, la cual debe contener la información ya mencionada. Es procedente manifestar, que esta Dirección ya había indicado en el “Manual de Procedimientos Financieros” enviado a las Unidades Ejecutoras con Circular No.262 – MDVGIDFGAD-13 del 19 de

Octubre/05, sobre la información a solicitar a los proveedores, así como los controles a tener en cuenta y el procedimiento a seguir para el Beneficiario Cuenta. Con respecto a los equipos de cómputo para el uso del SIIF deben cumplir con los requerimientos técnicos exigidos, lo mismo que los canales de comunicaciones en cuanto al ancho de banda requerido para la conexión a SIIF bajo VPN aspecto que igualmente, se había informado a las Unidades Ejecutoras mediante el Procedimiento No. 2/04 “Incorporación en Línea al Sistema SIIF para Asignaciones Internas Funcionales Fuera de Línea” Capítulo VI, Numeral 5.2 “Conexión a través de Internet”, el cual se remitió con Circular No. 014 MDFAD-773 del 31 de Marzo/04 y las Circulares Nos. 203 MDFGAD-13 del 8 de Noviembre/04 “Previsiones Equipos SIIF”, 203 MDVGIDFGAD-13 del 18 de Agosto/05 “Mejoras Tecnológicas Funcionalidad SIIF Nación y Conexión bajo VPN”, 224 MDVGIDFGAD-13 del 9 de Septiembre/05 “Documento CONPES No. 3361”, 43568 MDVGIDFGAD-13 del 29 de Septiembre/05 “Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación” y en el Capítulo VI “PROCEDIMIENTOS” Literal C “FUNCIONALIDAD SISTEMA SIIF”, Numeral II “MEDIDAS DE SEGURIDAD SISTEMA SIIF”, Ordinal 2 “ADMINISTRACIÓN DE TERMINALES” del Manual de Procedimientos Financieros que se envió con Circular No. 262 –MDVGIDFGAD-13 del 19 de Octubre/05.

En caso que se presente un incidente de seguridad de giro de recursos a un beneficiario que no tiene derecho al recibo de pago alguno, es necesario que la Unidad Ejecutora adelante el procedimiento descrito para el efecto en el menor tiempo posible. De otro lado es procedente mencionar, que mediante e-mail de fecha 26 de Diciembre/05 dirigido a los Coordinadores SIIF Unidades Ejecutoras y la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de DefensaNacional, se informó del inicio de la funcionalidad del Pago a Beneficiario Final a partir del 2 de Enero/06 , en donde se recomendó ir tomando las medidas pertinentes con respecto a que los funcionarios que intervienen en el proceso tengan asignado el token (Dispositivo electrónico) y registrar las cuentas bancarias únicamente cuando documentalmente se haya validado su existencia, entre otros aspectos. Finalmente, y con el fin de garantizar la implementación del Pago a Beneficiario Final, se solicita a los señores Directores Financieros o equivalentes, impartir las instrucciones para que se adopten los procedimientos descritos en este documento, implementarlos y velar por su cumplimiento. Cordialmente, Capitán de Navío

JAIME JEFFERSON PEÑA PINZON

Director Financiero

DISTRIBUCIÓN:

Directora Administrativa del Ministerio de Defensa Nacional Director Administrativo y Financiero Comando General Director Financiero Ejército Director de Economía y Finanzas Armada Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Director Administrativo Dirección General Marítima Director Financiero Dirección General de Sanidad Militar Director Financiero Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada

Director Financiero Comisionado Nacional para la Policía Director Financiero Fondelibertad Jefe Oficina de Control Interno Ministerio de Defensa Inspección General Comando General Inspección General Ejército Inspección General Armada Inspección General Fuerza Aérea Jefe Oficina de Control Interno DIMARJefe Oficina de Control Interno Dirección General de Sanidad Militar Oficina de Inspección y Vigilancia Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Jefe Oficina de Control Interno Comisionado Nacional Para la Policía Jefe Oficina de Control Interno Fondelibertad Jefe Oficina Informática MDN Director de Telemática Comando General Jefe Oficina Informática Ejército Jefe Oficina Informática Armada Jefe Dirección de Tecnología Fuerza Aérea Jefe Oficina Informática DIMAR Jefe Oficina Informática Dirección General de Sanidad Militar Jefe Oficina Informática Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada Jefe Oficina Informática Comisionado Nacional Para la Policía Jefe Oficina Informática Fondelibertad Grupo Control Presupuestal – Dirección Finanzas Grupo Contabilidad General – Dirección Finanzas Grupo Control Tesorería – Dirección Finanzas Grupo Análisis y Difusión – Dirección Finanzas

Vo. Bo. MARTHA LUCIA RAMIREZ GONZALEZ

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Elaboró:

PU. NANCY E. TORRES PINZON

Ingeniera de Sistemas

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.Última actualización: 20 de abril de 2024