MINDEFENSA - Circular 0383 de 2000

CIRCULAR 383 DE 2000

(enero 18) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO: Rendición Cuenta Fiscal Contraloría

AL : Señores

SEGUNDOS COMANDANTES O DIRECTORES

UNIDADES EJECUTORAS

Gn. Con toda atención me permito informar a los señores Segundos Comandantes o Directores de las Unidades Ejecutoras, que la Contraloría General de la República, emitió la Resolución No. 04998 de diciembre 22 de 1999, que trata de la reglamentación de la rendición de la cuenta fiscal, su revisión y se unifica  el reporte de la información. Ante esta situación, se hace necesario modificar la forma de rendición, plazo e instrucciones impartidas en el oficio circular No.12640-MDFCO-930 de Diciembre 7 de 1.999, firmado por el Señor Subsecretario General del Ministerio de Defensa, como se indica a continuación:

1. Dar aplicación a todas y cada una de las instrucciones impartidas en la citada resolución.

2. Para la conformación de la cuenta se debe aplicar el artículo 8 de dicha resolución y las instrucciones

impartidas en sus anexos, así: 2.1 Estados Financieros Básicos: Balance General Estado de Resultados de la Actividad Económica, Financiera y Social. Estado de Cambios en el Patrimonio Informe Control Interno Contable Informes Complementarios establecidos por la División de Finanzas Los anteriores Estados Financieros, se deben elaborar y rendir de acuerdo con las normas establecidas

por la Contaduría General de la Nación que se relaciona: Circular Externa N.0 21 , y Procedimiento No.006 de febrero 13 de 1.998. Circular Externa No. 14 e Instructivo 04 de diciembre 17 de 1996 Resolución No. 373 del 20 de diciembre de 1999 Circular Permanente No.7987 MDFCG-027 de septiembre 04 de 1998, que trata de la elaboración de los Estados Contables e Informes Complementarios, especialmente el numeral4.7. En lo referente a los Estados de Flujo de Efectivo y Cambios en la Situación Financiera, oportunamente se les comunicara el procedimiento a seguir, debido a que se está coordinando con la Contaduría General de la Nación.

Nota: Los Estados Financieros se deben presentar en forma individual. 2.2 El Plan Anual de Compras de la vigencia de 1.999, se reportará tal como se encuentra elaborado y diseñado en la Fuerza o Unidad Ejecutora, siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos de información requeridos en el anexo 1 de la Resolución.

2.3 El Informe de Control Interno debe presentarse de acuerdo con el Anexo No.2

Nota: Este Informe es diferente al de Control Interno Contable que establece la resolución No. 373 de diciembre 20 de 1999, de la Contaduría General de la Nación. 2.4 El Informe de Revisor Fiscal y Auditoria Interna no aplica para las Unidades Ejecutoras del Ministerio, no obstante a lo anterior, se debe dejar Nota en los Estados Financieros.

2.5 Plan Indicativo de Gestión, se debe reportar de acuerdo con el anexo No.3. 2.6 La Información Contractual, de acuerdo al anexo No.4 y al formato que se adjunta (Contratos). El valor de los contratos a reportar es el equivalente a contratos mayores a 90 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2.7 La Información Estadística se debe reportar de acuerdo con las instrucciones del Anexo No. 5 y formato que se adjunta. El plazo de rendición de la cuenta fiscal a la División de Finanzas-Contabilidad del Ministerio es el día 07 de Febrero del año 2000.

4. La cuenta fiscal se debe presentar en forma impresa y en medio magnético, en 3 ejemplares originales debidamente legajados y marcados con los nombres de los archivos que se detallan en formato adjunto.

5. A la cuenta fiscal se debe adjuntar el Plan de acción adoptado por esa Unidad Ejecutora, para corregir las deficiencias según informe de auditoria de la Contraloría General de la República, tal como está previsto en el artículo No.14 de la resolución. Para tal efecto, se adjunta en medio magnético e impreso un resumen para actualizar dicho plan.

6. Los Informes que conforman la cuenta fiscal deben estar firmados por el Representante Legal, Jefe del Area Financiera y Contador, excepto los informes de Control Interno.

7. Para el reporte de los Informes es importante aplicar lo establecido en el artículo 15 parágrafo 1, el cual indica que la información se rinde tal como se produzca; como es el caso del Plan de Compras.

No obstante a lo anterior, se deben cumplir con los datos mínimos solicitados de los informes citados en el artículo 8.8. La cuenta se debe enviar a la División de Finanzas-Contabilidad del Ministerio de Defensa, con oficio remisorio firmado por el señor Comandante de la Fuerza o Director de la Unidad Ejecutora dirigido a: Jefe de División Finanzas Contralor General de la República y Cámara de Representantes-Comisión Legal de Cuentas. Los Jefes de las dependencias de las Unidades Ejecutoras son responsables del diligenciamiento de los informes señalados en el artículo 8º. de la resolución como se indica, así:

INFORMES

RESPONSABLES

1. Estados Financieros Básicos

Departamentos Financieros

2. Plan de Compras Anual

Oficina Logística

3. Informe de Control Interno Contable.

Oficina de Control Interno

4. Informe de Control Interno Integral

Oficina de Control Interno

5. Plan Indicativo de Gestión

Oficina de Planeación

6. Información Contractual

Oficina Jurídica

7. Información Estadística

Oficina de Planeación, Departamentos de Personal.

8. Indicadores de Gestión

Oficina de Planeación

9. Ejecución Presupuestal de: Ingresos Gastos incluido el Fondo Interno, Reserva de

Apropiación, Cuentas por Pagar y PAC. Departamentos Financieros 10.El informe mensual establecido en el artículo 18 y 19 de la resolución, para la vigencia del año 2.000, los Departamentos Financieros deben reportar a la División Finanzas-Contabilidad del

Ministerio, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente al que se refiere las operaciones, de acuerdo con el anexo No. 6, debidamente legajado en forma impresa y en medio magnético con oficio remisorio dirigido al Señor Contralor General de la República.

11. El informe trimestral establecido en el artículo 21 de la Resolución, para la vigencia del año 2.000, los Departamentos Financieros deben reportar a la División de Finanzas-Contabilidad del Ministerio, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles siguientes a la terminación del trimestre correspondiente.

12. Declárase sin valor ni efecto el oficio No.12604-MDFCG-930 de diciembre 07 de 1.999, que estableció los procedimientos para la rendición de la cuenta fiscal, debido a la nueva resolución No.04998 del 22 de diciembre de 1.999, que emitió la Contraloría General de la República. 13.El proceso de rendición y conformación de la Cuenta Fiscal debe ser evaluado por la Oficina de Control Interno de cada Unidad Ejecutora, con el fín de garantizar que la cuenta se ha realizado con las normas vigentes de la Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación y de Control Interno. 14.Para la vigencia fiscal del año 2.000, la rendición de los Informes establecidos en el artículo 8º. de la Resolución No. 04998 de diciembre 22 de 1.999, que conforman la cuenta fiscal se deben rendir a la División de Finanzas-Contabilidad del Ministerio, en períodos cuatrimestrales, dentro de los quince

(15) primeros días hábiles siguientes a la terminación del período, en medio magnético con oficioremisorio dirigido al Viceministro de Defensa, firmado por el Comandante de la Fuerza o Director de la Unidad Ejecutora. Con lo anterior se persigue hacer una evaluación, seguimiento y asesoría del informe que se debe reportar anualmente a la Contraloría.  Además con la rendición por etapas, a la División de Finanzas se garantiza la calidad, razonabilidad y confiabilidad de los informes a la Contraloría. No se puede continuar haciendo el proceso dentro de la Unidad Ejecutora y el Ministerio de Defensa, una vez al año y al cierre de la vigencia, porque no se dispone del suficiente tiempo para evaluar la información. 15.Los Departamentos Financieros de las Unidades Ejecutoras son los responsables de coordinar con las dependencias encargadas de rendir los informes a ese Departamento de acuerdo con su naturaleza que se relacionan en el numeral 9 de la presente Circular, así como conformar y rendir la cuenta a la División de Finanzas-Contabilidad. 16.La División de Finanzas-Contabilidad del Ministerio es la dependencia responsable de conformar la Cuenta Fiscal y rendirla a la Contraloría General de la República y Cámara de RepresentantesComisión Legal de Cuentas. Sin otro particular me permito recordar el compromiso que como Entidad del Estado debemos tener para contribuir eficazmente en el proceso de aprobación y el fenecimiento de los Estados Financieros de la Nación. Atentamente, Vicealmirante

ALFONSO CALERO ESPINOSA

Secretario General

Copia : - Oficinas de Control Interno - Oficinas de Planeacion - Oficinas Jurídicas - Departamentos de Personal

• Departamentos Logisticos
• Departamentos Fiancieros

Anexo :

• Formatos Informes

Secretario General

Copia : - Oficinas de Control Interno - Oficinas de Planeacion - Oficinas Jurídicas - Departamentos de Personal

• Departamentos Logisticos
• Departamentos Fiancieros

Anexo : - Formatos Informes - Resumén Informe Contraloría, impreso y medio magnéticoDisposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.

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Última actualización: 20 de abril de 2024