MINDEFENSA - Circular 0445 de 2001

CIRCULAR 445 DE 2001

(febrero 23) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO: Guía Registros Contables “PGCP”-2001

AL: Señores

JEFES DEPARTAMENTOS FINANCIEROS

UNIDADES EJECUTORAS

Gn. La Contaduría General de la Nación, mediante Resolución No.400 del 01 de diciembre de 2000, adoptó el nuevo Plan General de Contabilidad Publica y mediante la Carta Circular No. 025 del 27 de diciembre de 2000 señaló las pautas mínimas para la implantación del PGCP que regirá a partir del 01 de enero de 2001, en lo relacionado con el marco conceptual, las normas técnicas y consideraciones por grupos de cuentas, que se debe aplicar en las Unidades Ejecutoras que conforman el Ministerio de Defensa Nacional. Ante esta situación, se hace necesario indicar la Guía de Registros Contables a tener en cuenta en la presente vigencia, así:

GUÍA PARA REGISTROS CONTABLES

1  CUENTAS DE PLANEACION Y PRESUPUESTO

1.1 PRESUPUESTO DE INGRESOS 1.1.1 FONDOS INTERNOS Aprobación Presupuesto de Ingresos mediante Ley. Representa el valor del presupuesto de ingresos aforado inicialmente, afectándose con las adiciones y reducciones de acuerdo con las normas.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0201

INGRESOS APROBADOS (DB)

020196 Otros Fondos Especiales.

020196XXX Auxiliares respectivos XXX 0206

INGRESOS POR EJECUTAR (CR)

020696 Otros Fondos Especiales

020696XXX Auxiliares Respectivos XXX

020196 Otros Fondos Especiales.

020196XXX Auxiliares respectivos XXX 0206

INGRESOS POR EJECUTAR (CR)

020696 Otros Fondos Especiales

020696XXX Auxiliares Respectivos XXX Recaudos en efectivo. Representa el valor recaudado, durante la vigencia, del presupuesto de ingresos, así mismo registra el valor recaudado por conceptos de recursos no aforados en el presupuesto o aforados por menor valorCODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0206

INGRESOS POR EJECUTAR (CR)

020696 Otros Fondos Especiales

020696XXX Auxiliares Respectivos XXX 0211

RECAUDOS EN EFECTIVO (CR)

021196 Otros Fondos Especiales

021196XXX Auxiliares Respectivos XXX Ingresos no aforados o presupuestados en la vigencia.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0246

RECAUDOS POR INGRESOS NO AFORADOS (DB)

024696 Otros Fondos Especiales

024696XXX Auxiliares Respectivos XXX 0211

RECAUDOS EN EFECTIVO (CR)

021196 Otros Fondos Especiales

021196XXX Auxiliares Respectivos

XXX Cierre de las cuentas del presupuesto de ingresos al finalizar la vigencia

CO DIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0206

INGRESOS POR EJECUTAR (CR)

020696 Otros Fondos Especiales

020696XXX Auxiliares Respectivos XXX 0211

RECAUDOS EN EFECTIVO (CR)

021196 Otros Fondos Especiales

021196XXX Auxiliares Respectivos XXX 0201

INGRESOS APROBADOS (DB)

020696XXX Auxiliares Respectivos XXX 0211

RECAUDOS EN EFECTIVO (CR)

021196 Otros Fondos Especiales

021196XXX Auxiliares Respectivos XXX 0201

INGRESOS APROBADOS (DB)

020196 Otros Fondos Especiales

020196XXX Auxiliares Respectivos XXX 0246

RECAUDOS POR INGRESOS  NO AFORADOS (DB)

024696 Otros Fondos Especiales

024696XXX Auxiliares Respectivos

XXX 1.1.2 FONDO DE DEFENSA NACIONAL Aplica el mismo procedimiento establecido en el numeral 1.1.1 – FONDO INTERNO – 1.2 PRESUPUESTO DE GASTOS. 1.2.1. VIGENCIA ACTUAL Aprobación del Presupuesto General de la Nación mediante Ley. Contendrá los valores aprobados en el presupuesto de gastos de la vigencia fiscal, al igual que las modificaciones que aumenten o disminuyan laapropiación inicial.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0310

GASTOS POR AFECTAR (DB)

0310XX Subcuentas Respectiva XXX 0305

GASTOS APROBADOS (CR)

0305XX Subcuentas Respectiva XXX Expedición certificado disponibilidad (CDP). Representa el valor de los certificados de disponibilidad presupuestal.CDPexpedidos, pendientes de compromiso y registro presupuestal.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0312

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD EXP. (DB)

0312XX Subcuenta Respectiva XXX 0310

GASTOS POR AFECTAR (DB)

0310XX Subcuenta Respectiva XXX

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0312

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD EXP. (DB)

0312XX Subcuenta Respectiva XXX 0310

GASTOS POR AFECTAR (DB)

0310XX Subcuenta Respectiva XXX Expedición Registro Presupuestal, firma contrato. Representa el valor de los compromisos respaldados en los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos en la vigencia, los cuales se perfeccionan con el registro presupuestal. El saldo débito de la cuenta 0315 al final de la vigencia, representa el valor con el cual las entidades constituyen la Reserva Presupuestal, de conformidad con las normas legales vigentes.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0315

GASTOS COMPROMETIDOS (DB)

0315XX Subcuenta Respectiva XXX 0312

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD EXP. (DB)

0312XX Subcuenta respectiva XXX Entrega de los bienes o prestación del servicio a satisfacción y anticipos pactados y no pagados. Representa el valor de la obligación adquirida cuando se ha recibido el bien o servicio a satisfacción. Esta cuenta refleja los saldos de las obligaciones pendientes de giro por la Tesorería. El saldo débito de la cuenta 0322 al finalizar la vigencia representa el valor con el cual las entidades constituyen las Cuentas por Pagar.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0322

OBLIGACIONES CONTRAIDAS  (DB)

0322XX Subcuentas respectiva XXX 0315

GASTOS COMPROMETIDOS (DB)

0315XX Subcuentas Respectiva XXX Pagos en la Tesorería de las obligaciones contraídas por los bienes recibidos o servicios prestados a satisfacción, previo lleno de los requisitos.

CODIGOS

CUENTAS

0315XX Subcuentas Respectiva XXX Pagos en la Tesorería de las obligaciones contraídas por los bienes recibidos o servicios prestados a satisfacción, previo lleno de los requisitos.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0330

PAGOS EN EFECTIVO DE LA VIGENCIA (DB)

0330XX Subcuentas respectiva XXX 0322

OBLIGACIONES CONTRAIDAS (DB)

0322XX Subcuentas Respectiva XXX Ejecuciones sin flujo de efectivo (DB). Representa el gasto ejecutado por el ente público, en cumplimiento delas respectivas obligaciones presupuestales constituidas durante la vigencia fiscal, que no conlleve un flujo de efectivo, como en el caso del Crédito Externo.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0333

EJECUCION SIN FLUJO DE FECTIVO (DB)

0333XX Subcuentas respectiva XXX 0322

OBLIGACIONES CONTRAIDAS (DB)

0322XX Subcuentas Respectiva XXX Cierre de las cuentas del presupuesto de gastos al finalizar la vigencia   ( asiento automático que ejecuta el programa CTN – Contable )

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0305

GASTOS APROBADOS (CR)

0305XX Subcuentas respectiva XXX 0310

GASTOS POR AFECTAR (DB)

0310XX Subcuentas Respectiva XXX 0312

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD EXP. (DB)

0312XX Subcuentas Respectiva XXX 0315

GASTOS COMPROMETIDOS (DB)

0315XX Subcuentas Respectiva XXX 0322

OBLIGACIONES CONTRAIDAS (DB)

0312XX Subcuentas Respectiva XXX 0315

GASTOS COMPROMETIDOS (DB)

0315XX Subcuentas Respectiva XXX 0322

OBLIGACIONES CONTRAIDAS (DB)

0322XX Subcuentas Respectiva XXX 0330

PAGOS EN EFECTIVO DE LA VIGENCIA (DB)

0330XX Subcuentas Respectiva XXX 0333

EJECUCION SIN FLUJO DE EFECTIVO (DB)

0333XX Subcuentas respectivas XXX 1.2.2 RESERVAS PRESUPUESTALES Reservas Presupuestales Constituidas. Representa el valor constituido como reserva presupuestal al inicio del periodo contable, con los compromisos legalmente adquiridos que quedaron pendientes de la vigencia anterior

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0410

RESERVAS PRESUPUESTALES POR EJECUTAR (DB)

0410XX Subcuentas respectivas XXX 0405

RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS (CR)

0405XX Subcuentas Respectivas XXX Recibo de los bienes y servicios a satisfacción. Representa el valor de la obligación contraída cuando se han recibido los bienes y servicios a satisfacción en cumplimiento del compromiso que dio origen a la Reserva Presupuestal, cuyo giro de tesorería no se ha realizadoCODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0415

OBLIGACIONES CONTRAIDAS POR RESERVAS

PRESUPUESTALES (DB)

0415XX Subcuentas respectivas XXX 0410

RESERVAS PRESUPUESTALES POR EJECUTAR (DB)

0410XX Subcuentas respectivas XXX Cancelación en la Tesorería de la Unidad de la Reserva Presupuestal

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0420

RESERVAS PRESUPUESTALES POR EJECUTAR (DB)

0410XX Subcuentas respectivas XXX Cancelación en la Tesorería de la Unidad de la Reserva Presupuestal

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0420

RESERVAS PRESUPUESTALES PAGADAS (DB)

0420XX Subcuentas respectivas XXX 0415

OBLIGACIONES CONTRAIDAS POR RESERVAS

PRESUPUESTALES (DB)

0415XX Subcuentas Respectivas XXX Cierre de las Cuentas de la Reserva Presupuestal al finalizar la vigencia.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0405

RESERVAS PRESUPUESTALES  CONSTITUIDAS (CR)

0405XX Subcuentas respectivas XXX 0410

RESERVAS PRESUPUESTALES POR EJECUTAR (DB)

0410XX Subcuentas Respectivas XXX 0415

OBLIGACIONES CONTRAIDAS POR RESERVAS

PRESUPUESTALES (DB)

0415XX Subcuentas Respectivas XXX 0420

RESERVAS PRESUPUESTALES PAGADAS (DB)

0420XX Subcuentas respectivas XXX 1.2.3 CUENTAS POR PAGAR Cuentas por Pagar constituidas. Representa el valor de las obligaciones, incluidos los anticipos, adquiridos con el presupuesto de la vigencia anterior, que se encuentran pendientes de pago por parte de la tesorería, constituidas como Cuentas por Pagar, al inicio del período contable.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0510

CUENTAS POR PAGAR PENDIENTES DE CANCELAR

(DB)

0510XX Subcuentas Respectivas XXX 0505

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0510

CUENTAS POR PAGAR PENDIENTES DE CANCELAR

(DB)

0510XX Subcuentas Respectivas XXX 0505

CUENTAS POR PAGAR  CONSTITUIDAS (CR)

0505XX Subcuentas Respectivas XXX Cuentas por Pagar canceladas. Representa el valor de los giros de Tesorería que cancelas las cuentas por pagar de la vigencia anterior, constituidasCODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0515

CUENTAS POR PAGAR CANCELADAS (DB)

0515XX Subcuentas Respectivas XXX 0510

CUENTAS POR PAGAR PENDIENTES DE CANCELAR

(DB)

0510XX Subcuentas Respectivas XXX Cierre de las Cuentas por pagar al finalizar la vigencia

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0505

CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS (CR)

0505XX Subcuentas Respectivas XXX 0510

CUENTAS POR PAGAR PENDIENTES DE CANCELAR

(DB)

0510XX Subcuentas Respectivas XXX 0515

CUENTAS POR PAGAR CANCELADAS (DB)

0515XX Subcuentas Respectivas XXX 1.2.4 VIGENCIAS FUTURAS Valor compromisos adquiridos que se ejecutaran en vigencias futuras. Al inicio del período contable se deben registrar los valores que van a afectuar vigencias futuras y que estan legalmente constituidos

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0610

VIGENCIAS FUTURAS COMPROMETIDAS POR

PRESUPUESTAR (DB)

0610XX Subcuentas respectivas XXX 0605

VIGENCIAS FUTURAS COMPROMETIDAS (CR)

0605XX Subcuentas respectivas XXX Registro valor incorporado al presupuesto de cada vigencia. Representa el saldo de los compromisos adquiridos por la Unidad, para ser incorporados en los presupuestos de vigencias futuras y que se incorporan al presupuesto de la presente vigencia

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

0605

VIGENCIAS FUTURAS COMPROMETIDAS (CR)

0605XX Subcuentas respectivas XXX 0610

VIGENCIAS FUTURAS COMPROMETIDAS POR

PRESUPUESTAR (DB)

0610XX Subcuentas respectivas XXX 1.2.5 RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS AL CIERRE DE LA VIGENCIA Valor de las reservas constituidas al cierre de la vigencia fiscal. Representa el valor de las reservas constituidas por los entes públicos, originadas en compromisos adquiridos que al finalizar la vigencia no se han cumplido, pero que están legalmente contraidos y desarrollan el objeto de la apropiación. Este registro se debe elaborar alcierre de la respectiva vigencia y reversar al inicio de la siguiente, para constituir las cuentas de Planeación y Presupuesto 04Reservas Presupuestales, 05Cuentas por Pagar y 06Vigencias Futuras.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

9905

RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR EL

CONTRARIO (DB)

9905XX Subcuentas respectivas XXX 9135

RESERVAS PRESUPUESTALES

913503 Reservas Presupuestales SIIF XXX

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

9905

RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR EL

CONTRARIO (DB)

9905XX Subcuentas respectivas XXX 9135

RESERVAS PRESUPUESTALES

913503 Reservas Presupuestales SIIF XXX Cancelación o liberación de las reservas constituidas.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

9135

RESERVAS PRESUPUESTALES

913503 Reservas Presupuestales SIIF XXX 9905

RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR EL

CONTRARIO (DB)

9905XX Subcuentas respectivas XXX

2 CUENTAS DE BALANCE Y DE RESULTADO

2.1 INGRESOS DE FONDOS 2.1.1 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES Aportes y Traspaso de Fondos Recibidos. Representa los giros recibidos de la Dirección del Tesoro Nacional a las Unidades Ejecutoras, para gastos de funcionamiento, Transferencias e Inversión.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

111005001 Servicios personales con situación de fondos XX 111005004 Gastos Generales con situación de fondos XX 111005006 Transferencias con situación de fondos XX 111005012 Inversión con situación de fondos XX 111005XXX Auxiliares respectivos XX 4705

APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS

470501 Gastos de personal

XX 470502 Gastos Generales XX 470505 Programas de Inversión XX 470506 Transferencias Corrientes XX 470506XXX Auxiliares respectivos XX 2.1.2 FONDOS INTERNOS2.1.2.1 UNIDAD QUE RECAUDA Cuando recauda los fondos internos en efectivo. Unidad Operativa, Táctica, Naval, Aérea, o su equivalente en la Fuerza o Unidad Ejecutora.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1105 CAJA

110501 Caja principal

1105XXX Auxiliar respectivo XXX 4120

INGRESOS POR FONDOS ESPECIALES

412009 Fondos Internos Ministerio de Defensa

412009XXX Auxiliares respectivos XXX Cuando se consigna el valor recaudado en efectivo. Unidad Operativa, Táctica, Naval, Aérea, o su equivalente en la Fuerza o Unidad Ejecutora.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1125

FONDOS ESPECIALES

112504 Cuenta corriente bancaria

112504XXX Auxiliares respectivos XXX 1105 CAJA

110501 Caja principal

110501XXX Auxiliares respectivos XXX Cuando Gira los fondos recaudados en apoyo a otras Unidades o al Comando de la Fuerza

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199501 Fondos transferidos

199501XXX Auxiliares respectivos XXX 1125

FONDOS ESPECIALES

112504 Cuenta Corriente Bancaria

112504XXX Auxiliares respectivos XXX 2.1.2.2 UNIDAD QUE RECIBE EL APOYO Cuando recibe el apoyo del Comando de la Fuerza.

CODIGOS

FONDOS ESPECIALES

112504 Cuenta Corriente Bancaria

112504XXX Auxiliares respectivos XXX 2.1.2.2 UNIDAD QUE RECIBE EL APOYO Cuando recibe el apoyo del Comando de la Fuerza.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1125

FONDOS ESPECIALES

112504 Cuenta Corriente Bancaria

112504XXX Auxiliares respectivos XXX 1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199506 Fondos Recibidos

199506XXX Auxiliares Respectivos XXXCuando la Unidad que recibió el dineros del Fondo Interno para apoyar sus artículos presupuestarios deficientes ejecuta estos valores registra en el débito para cuenta afectada con un crédito a la cuenta 1125 –

FONDOS ESPECIALES.

2.2   EGRESOS DE FONDOS

CADENA PRESUPUESTAL

ACTO

ADMINISTRATIVO

CUENTAS DE

PLAN. Y PPTO.

CUENTAS DE BALANCE

CUENTAS SIIF

DECRETO

LIQUIDACION

PRESUPUESTO

O31O      XXX

O3O5 XXX

CERTIFICADO

DISPONIBILIDAD

O312        0312 XXX O31O XXX

REGISTRO

PRESUPUESTAL

O315       XXX

O312 XXX

OBLIGACION (

RECIBO DE

BIENES O

SERVICIOS )

O322 XXX O315 XXX

15XX               XXX

16XX               XXX

17XX               XXX

19XX               XXX

5XXX              XXX

XXX 2436/7/40/45                  XXX

XXX

15XX               XXX

16XX               XXX

17XX               XXX

19XX               XXX

5XXX              XXX

XXX 2436/7/40/45                  XXX

PAGOS DE LA

VIGENCIA

O33O        XXX

O322

XXX 2401                  XXX

2436/7/40/45     XXX 1110                               XXX

CIERRE VIGENCIA

O3O5 XXX O31O XXX O312 XXX O315 XXX O322 XXX O330

XXX 990508               XXX 913503                            XXX

990508      XXX

913503                  XXX0333                           XXX

INICIO VIGENCIA

O41O       XXX

O4O5

XXX 913503                XXX 990508                            XXX 913503      XXX 990508                  XXX

O51O       XXX

O5O5                          XXX

O61O        XXX

O6O5                         XXX

Certificado de Disponibilidad. Este evento se registra exclusivamente en cuentas de Planeación y Presupuesto, clase cero (0).

Gastos Comprometidos, respaldados en los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos en la vigencia, los cuales se perfeccionan con el Registro Presupuestal. Este evento se registra exclusivamente en cuentas de Planeación y Presupuesto, clase cero (0). Obligaciones Contraidas, representa el valor de la obligación contraida cuando se han recibido los bienes o servicios a satisfacción. Este evento afecta inicialmente las cuenta de Planeación y Presupuesto y a continuación las cuentas de Balance y Resultado, según sea el destino de los Bienes o Servicios adquiridos. Pagos en efectivo de la Vigencia. Se afecta inicialmente las Cuentas de Planeación y Presupuesto y luego las cuentas de Balance por el pago efectuado, las cuales se pueden ejecutar en dos etapas, una cuando se cancela al proveedor y la otra cuando se pagan los impuestos retenidos ( ver articulo 76 Ley 633/2000). Cierre de la vigencia. Al cierre se deben cancelar las cuentas de Planeación y Presupuesto – cuenta 03 – y se debe constituir el rezago presupuestal en la cuenta 913503.

NOTA: Sobre las obligaciones causadas a 31 de diciembre de 2000, deben reconocerse las retenciones en la fuente vigentes a esa misma fecha y para su cancelación se aplicará el sistema de caja, así, independiente del momento que se cause la mencionada retención, el valor a pagar será el contabilizado a la tarifa vigente cuando se constituye la obligación ( concepto No. 20011-683 del 8/02/2001 de la Contaduría General de la Nación )

Inicio de vigencia. Se debe reversar la cuenta 913503, constitutiva del rezago presupuestal de la vigencia anterior y trasladar su valor a las cuentas 04 – Reservas Presupuestales, 05 – Cuentas por Pagar y 06 – Vigencias Futuras con los valores que arrojaron al cierre de la vigencia las subcuentas 0315 y 0322 dentro de la misma clase cero (0). 2.2.1      GASTOS DE PERSONAL 2.2.1.1      SUELDOS Y SALARIOS Causación de la nómina en el Comando de la Unidad Ejecutora respectiva. Registro por el valor total de la nómina de dicha unidad incluyendo el valor total de los descuentos centralizados.CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

5101

SUELDOS Y SALARIOS

5101XX Subcuentas respectivas XXX 2425

ACRREDORES

2425XX Subcuentas Respectivas XXX 2505

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

2505XX Subcuentas Respectivas XXX Causación de la nómina en las demás unidades de la respectiva Fuerza. Registro por el valor neto de la nómina de dicha unidad, éstas unidades no registran los descuentos centralizados por cuanto ya están registrados en el Comando de la Unidad Ejecutora respectiva.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

5101

SUELDOS Y SALARIOS

5101XX Subcuentas respectivas XXX 2505

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

2505XX Subcuentas Respectivas XXX Giro de la D.T.N. a la Unidad causante de la nómina. Provisión de fondos para cancelar los sueldos y salarios de cada unidad.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

111005XXX Auxiliares respectivos XXX 4705

APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS

470501 Gastos de Personal

470501XXX Auxiliares respectivos XXX Cancelación de la nómina por la Unidad.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2505

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

2505XX Subcuentas  Respectivas XXX 111005

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

111005XXX Auxiliares Respectivos XXX Giro del Comando de la Fuerza a la GESTION GENERAL del valor de los descuentos centralizados. El Comando de la Unidad Ejecutora gira el valor de los descuentos centralizados a la Gestión General para que esta elabore un solo pago consolidado a cada uno de los beneficiarios respectivos.CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199501 Fondos transferidos

199501XXX Auxiliares respectivos XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

111005XXX Auxiliares respectivos XXX Traslado de la obligación del Comando de la Fuerza a la GESTION GENERAL por el valor de los descuentos centralizados. El Comando de la Unidad Ejecutora traslada el valor de los descuentos centralizados a la Gestión General para que esta elabore un solo pago consolidado a cada uno de los beneficiarios respectivos.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2425

ACREEDORES

2425XX Subcuentas respectivas

2425XXXXX Auxiliares respectivos XXX 1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199505 Obligaciones transferidas ( CR )

199505XXX Auxiliares respectivos XXX Recaudo en la GESTION GENERAL de los valores girados por los diferentes Comandos de Fuerza, por concepto de descuentos centralizados.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

111005XXX Auxiliares respectivos XXX 1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199506 Fondos recibidos

199506XXX Auxiliares respectivos XXX Registro en la GESTION GENERAL de las Obligaciones Recibidas, trasladadas por los diferentes Comandos de Fuerza, por concepto de descuentos centralizados.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199509 Obligaciones recibidas

199509XXX Auxiliares respectivos XXX 2425

ACREEDORES

2425XX Subcuentas respectivas

2425XXXXX Auxiliares respectivos XXX Cancelación en la GESTION GENERAL de los descuentos centralizados consolidados de la Gestión General y de la Unidades Ejecutora del Ministerio de Defensa Nacional.CODIGOS

2425XX Subcuentas respectivas

2425XXXXX Auxiliares respectivos XXX Cancelación en la GESTION GENERAL de los descuentos centralizados consolidados de la Gestión General y de la Unidades Ejecutora del Ministerio de Defensa Nacional.CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2425

ACREEDORES

2425XX Subcuentas respectivas

2425XXXXX Auxiliares respectivos XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

111005XXX Auxiliares respectivos XXX 2.2.1.2. PRESTACIONES SOCIALES El procedimiento indicado para el Reconocimiento, Causación y Registro de las Prestaciones Sociales a nivel de Unidad Ejecutora, esta desarrollado de acuerdo con lo planteado en la Directiva Permanente No. 002 del 19 de enero de 1998 del Ministerio de Defensa Nacional y complementado por la Circular No. 3101 MDFCG-930 del 13 de diciembre de 2000 de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa. Causación de la provisión para Prestaciones Sociales. Esta provisión debe calcularse y registrarse mensualmente para todas y cada una de las Prestaciones Sociales a que tenga derecho el personal de nómina.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

5101

SUELDOS Y SALARIOS

5101XX Subcuentas respectivas XXX 2715

PASIVOS ESTIMADOS

2715XX Subcuentas Respectivas XXX Constitución de los compromisos por las Prestaciones Sociales a Pagar. Al cierre de cada vigencia fiscal o

cuando las circunstancias lo ameriten se debe CAUSAR el valor de lo obligado, trasladando de la provisión al compromiso el valor afectado.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2715

PASIVOS ESTIMADOS

2715XX Subcuentas Respectivas XXX 2505

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

2505XX Subcuentas Respectivas XXX NOTA. Las obligaciones de la Prestaciones Sociales se constituyen por los valores a cancelar a los Fondos Administradores de Cesantías o a girar a la Caja Promotora de Vivienda Militar y a cancelar a los beneficiarios que adquieran el derecho a percibir por tales conceptos. Cancelación o pago de las Prestaciones Sociales. Este registro corresponde al valor efectivamente cancelado a los respectivos beneficiarios. El saldo que arroje la cuenta 250502 constituye el valor de las Prestaciones Sociales – Cesantías Consolidadas – del personal activo de cada Unidad Ejecutora, que pertenecen al régimen de los Decretos 1214 y 1211

.CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2505

SALARIOS Y PRESTACIONE SOCIALES

2505XX Subcuentas respectivas XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX 2.2.2  GASTOS GENERALES 2.2.2.1 ANTICIPOS El parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 – DEL CONTENIDO DEL CONTRATO ESTATAL, señala que: “ En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero

su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato” Pago del anticipo. Este evento debe estar consignado en el cuerpo del contrato.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1420

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

1420XX Subcuentas respectivas XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX Pago del contrato. Cuando se realiza el pago parcial o total del contrato se deben tener en cuenta los anticipos celebrados sobre dicho contrato para descontarlos del valor neto a cancelar al proveedor correspondiente.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2401

ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

NACIONALES

2401XX Subcuentas respectivas XXX 1420

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

1420XX Subcuentas respectivas XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX Reintegro del anticipo. Cuando se modifica un contrato, debe ajustarse el valor del anticipo, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 80/93; si el contrato se disminuye o cancela, se debe solicitar el reintegro del correspondiente anticipo, por el valor afectado.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX

1420

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

1420XX Subcuentas respectivas

XXX 2.2.2.2 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOSCausación de la Obligación. Representa el valor de la obligación contraida cuando se ha recibido el bien o servicio a satisfacción.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

15

INVENTARIOS

15XX Cuentas Respectivas

15XXXX

Auxiliares Respectivos XXX 16

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

16XX Cuentas Respectivas

16XXXX

Auxiliares Respectivos XXX 1910

CARGOS DIFERIDOS

1910XX Subcuentas Respectivas XXX 5111

GENERALES

5111XX Subcuentas respectivas XXX 2401

ADQUISICIONES BIENES Y SERVICIOS

NACIONALES

2401XX Subcuentas Respectivas XXX 2436

RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE

TIMBRE

2436XX Subcuentas Respectivas XXX Pago al Proveedor. Mientras exista el pago a los proveedores a través del tesorero de la Unidad.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2401

ADQUISICIONES BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

2401XX Subcuenta respectiva XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX Pago de impuestos retenidos. Esta operación se puede registrar de manera conjunta con el pago al proveedor o de manera independiente cuando las disponibilidades de PAC así lo permitan ( artículo 76 Ley 633/2000 )

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2436

RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

2436XX Subcuentas Respectivas XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2436

RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

2436XX Subcuentas Respectivas XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX 2.2.2.3 IVA EN LAS INSTITUCIONES ESTATALES DE EDUCACION    SUPERIOR De acuerdo con el Decreto No. 2629 del 28 de diciembre de 1993 que trata de la devolución del Impuesto a las Ventas –IVAen las Instituciones Estatales, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: - El valor o costo de los bienes o servicios adquiridos es el del valor facturado antes del impuesto IVAEl valor facturado y/o pagado al proveedor por concepto del Impuesto a las Ventas, se debe registrar, así:

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1422

ANTICIPOS O SALDOS A FAVOR POR IMPUESTOS Y

CONTRIBUCIONES

142210 Impuesto a las Ventas XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX - Cuando se reciba la respectiva devolución o compensación por intermedio de la DIAN, se debe registrar:

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria XXX 1422

ANTICIPOS O SALDOS A FAVOR POR IMPUESTOS Y

CONTRIBUCIONES

142210 Impuesto a las Ventas

XXX NOTA: De acuerdo con lo anterior, el bien o servicio se registra a su costo real y la afectación de este procedimiento se determina en la inmovilización del dinero registrado en la cuenta 1422, hasta que sea reintegrado por la DIAN.

2.2.3.      PROGRAMAS DE INVERSION

determina en la inmovilización del dinero registrado en la cuenta 1422, hasta que sea reintegrado por la DIAN. 2.2.3.      PROGRAMAS DE INVERSION 2.2.3.1   CREDITO EXTERNO Las operaciones de Crédito Externo que realiza el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras, son Sin Situación de Fondos – SSF – y constituyen una ejecución del Presupuesto de Gastos asignado al Ministerio pero que desarrolla la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Cuando el contrato lo celebra el Ministerio de Hacienda – Dirección de Crédito Público, informa al Ministerio que por medio de la Unidad Ejecutora afectada debe tener desarrolladas las etapas administrativas del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal. Obligación Contraida Representa el valor de la Obligación contraida por el Ministerio de Hacienda a nombre del Ministerio de Defensa Nacional, cuando este ha recibido los bienes o servicios a satisfacción.CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

15

INVENTARIOS

15XX Cuentas Respectivas

15XXXX

Auxiliares Respectivos XXX 16

PROPIEDADES, PLANATA Y EQUIPO

16XX Cuentas Respectivas

16XXXX

Auxiliares Respectivos XXX 1911

INVERSION SOCIAL DIFERIDA

1911XX Subcuentas Respectivas XXX 56

GASTO DE INVERSION SOCIAL

56XXXX Cuentas y Subcuentas respectivas XXX 2406

ADQUISICIONES BIENES Y SERVICIOS DEL

EXTERIOR

2406XX Subcuentas Respectivas XXX Pagos de la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda  y Crédito Público. Cuando el Ministerio

XXX 2406

ADQUISICIONES BIENES Y SERVICIOS DEL

EXTERIOR

2406XX Subcuentas Respectivas XXX Pagos de la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda  y Crédito Público. Cuando el Ministerio