MINDEFENSA - Circular 0619 de 2001

CIRCULAR 619 DE 2001

(marzo 29) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Complemento Oficio No. 0392-MDFCP-074 del 19-feb-2001 AL: Señor

DIRECTOR DE PERSONAL, JEFE DE RECURSOS HUMANOS, JEFE DESARROLLO

HUMANO Y DIRECTORES FINANCIEROS O SU EQUIVALENTE EN CADA UNIDAD

EJECUTORA

Gn. Como complemento al oficio No. 0392-MDFCP-074 del 19 de febrero del año en curso, me permito informar a ese Despacho, algunos aspectos a tener en cuenta en el procedimiento de trámite para las Resoluciones y/o Decretos de Comisión al Exterior, en solicitud de ser divulgados entre el personal que participa en el mismo, así:

1. En el cuerpo del proyecto de Resolución o Decreto se debe registrar el valor total de la comisión, es decir, efectuar la liquidación en dólares indicando los diferentes rubros a afectar dependiendo de la Unidad Ejecutora, la vigencia a que corresponde (en caso que la comisión comprenda dos años o más se debe registrar el valor que se afectará en cada uno), así como el costo por concepto de pasajes.

Lo anterior, considerando que se venía presentando la liquidación en forma parcial al reflejarse únicamente el valor a afectar en el año vigente. Para el efecto, se anexa modelo a tener en cuenta para el proceso de elaboración de la liquidación. Para respaldar el valor de la apropiación que se va a afectar en el presente año se debe expedir el

Certificado de Disponibilidad Presupuestal a través del Sistema Integrado de Información SIIF, el cual debe ser suscrito por el Jefe de Presupuesto de la Fuerza registrando la postfirma y la firma. Si la comisión cubre dos vigencias o más, el valor de la parte correspondiente a la vigencia en curso se respaldará con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el de las otras vigencias con la autorización otorgada por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, aspecto que debe quedar consignado en el proyecto de Resolución y/o Decreto.

2. Si el costo de pasajes y alimentación entre otros, es asumido por un organismo diferente al Ministerio de Defensa Nacional, se debe dejar expresamente indicando en el proyecto de Resolución y/o Decreto quien sufragará dicho costo y anexar el documento soporte.

En caso de que el costo de los pasajes sea asumido por el Ministerio de Defensa Nacional (Unidades Ejecutoras), se debe anexar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantiza la existencia dela apropiación para atender dicha erogación, el cual debe ser expedido por el Sistema Integrado de Información Financiera y suscrito por el Jefe de Presupuesto de la Fuerza registrando la postfirma y firma correspondiente. Si los pasajes se expiden con cargo a un contrato que ya ha suscrito la Unidad Ejecutora, se debe certificar por autoridad competente con cargo a qué contrato, registrándose para el efecto el número y la fecha del contrato y elaborar un balance donde se refleje el valor del contrato, valor que se ha afectado a la fecha, el valor a afectar por concepto de los pasajes de la comisión que se está tramitando y el saldo

que queda descontando la erogación que se va a asumir. Es pertinente aclarar, que la certificación debe ser debidamente suscrita (incluyendo postfirma y firma), fechada y numerada en forma consecutiva, a fin de llevar el control de los compromisos asumidos con cargo al contrato (se anexa modelo). Si por el contrario, los pasajes se expiden con cargo a un Certificado de Disponibilidad Presupuestal que se haya expedido en forma global, igualmente se debe presentar la certificación debidamente fechada, numerada, con postfirma y firma del Jefe de Presupuesto en la que se indique que los pasajes se asumirán con cargo al certificado, para lo cual se indicará el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el valor y efectuar el balance que se indicó en el párrafo anterior (se anexa modelo).  En todo caso, se debe para este efecto, anexar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

3. Si la comisión cubre dos vigencias fiscales o más se debe contar previamente con la autorización de vigencias futuras.

Contando la comisión con la autorización de vigencias futuras, debe la Unidad Ejecutora a través del Jefe de Presupuesto o Financiero elaborar un cuadro control de las comisiones autorizadas con cargo a las vigencias futuras aprobadas (se anexa formato), el cual debe ser diligenciado registrando la firma y postfirma del Jefe de Presupuesto y remitirse con la demás documentación soporte a la Dirección de Finanzas. Es procedente indicar, que este formato debe ir reflejando igualmente, la relación de todas las

comisiones que se han asumido con cargo a la autorización de vigencia futura, presentando el saldo que va quedando disponible. Como es obvio, en ningún caso el valor de las comisiones autorizadas puede ser superior al valor total aprobado como vigencia futura. En este acápite es importante mencionar, que dentro de la gestión que adelante la Unidad Ejecutora para obtener la autorización de vigencias futuras de las comisiones que excedan la anualidad deben tener en cuenta también la autorización para la parte correspondiente a los pasajes.

4. Todos los documentos soportes de la comisión deben estar debidamente firmados y fechados.

5. Cualquier modificación en las fechas de inicio de la comisión conllevará a efectuar los ajustes a que haya lugar en los documentos soportes, los cuales deberán ser nuevamente expedidos y refrendados por los funcionarios competentes.

6. Con el fin de verificar el cumplimiento de la documentación soporte, el respaldo presupuestal,efectuar el trámite ante la Oficina de Negocios Generales del Ministerio de Defensa Nacional y obtener así la firma del señor Ministro de Defensa Nacional, me permito solicitar la planeación en las comisiones y por consiguiente, allegar la documentación en forma completa y en los plazos estipulados en la Circular No. 7430-MDJNG-930 del 18 de julio de 1995, la cual recabó el señor Ministro de Defensa Nacional con oficio No. 0947-MDJNG-930 del 10 de febrero del año en curso.

En consecuencia, aquellos proyectos de Resolución y/o Decretos que se tramiten sin el lleno de los

requisitos y/o por fuera de los plazos estipulados no serán objeto de recibo para el trámite correspondiente. Finalmente, me permito informar que el propósito de los aspectos aquí descritos son por una parte, para que exista unidad de criterio en el procedimiento y por otra, garantizar que el funcionario designado en comisión cuente con el respaldo presupuestal para la totalidad de la misma, dando así cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 en el sentido que todo acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales debe contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender los gastos. Atentamente, Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024