MINDEFENSA - Circular 0624 de 2016

CIRCULAR 624 DE 2016

(diciembre) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Bogotá D.C.

Para: Señores Viceministros, Secretario de Gabinete, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo y Asesores de Depachos de la Unidad de Gestion

General del Ministerio de Defensa Nacional.

Asunto: Entrega funciones a cada funcionario y remisión de la copia firmada del manual específico de funciones y competencias resolucion no. 9566 del 28 de octubre de 2016 al grupo talento humano.

En desarrollo del sistema de Administración del Talento Humano del Ministerio de Defensa Nacional – Unidad de Gestión General y luego de la expedición del Decreto 1070 de 2015 “por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Defensa” , se hizo necesaria la actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias para los empleos de la planta de personal de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, el cual se adoptó a través de la Resolución No. 9566 del 28 de octubre de 2016.

1. Características principales del Manual de Funciones y Competencias adoptado: - Incorporación de competencias funcionales en los distintos empleos. - Desarrollo de Planes de Mejoramiento Individualizado como centro de los programas de capacitación a desarrollar en la entidad.

2. Objetivos de la actualización del Manual de Funciones y Competencias: - Actualizar la base legal de los requisitos establecidos y las equivalencias de los mismos, de acuerdo al Decreto No. 1070 de 2015. - Integrar y actualizar los empleos de los niveles Directivo y Asesor del Ministerio de Defensa Nacional - Unidad de Gestión General, modificada por el Decreto No. 2370 de 2014 que suprime y crea unos

Decreto No. 1070 de 2015. - Integrar y actualizar los empleos de los niveles Directivo y Asesor del Ministerio de Defensa Nacional - Unidad de Gestión General, modificada por el Decreto No. 2370 de 2014 que suprime y crea unos empleos de los citados niveles y el Decreto No. 1267 de 2016 que suprime y crea unos empleos en diferentes niveles. - Aumentar los perfiles de los niveles asesor, profesional, técnico y asistencial, requeridos en las distintas dependencias y de acuerdo a los procesos vigentes de la Unidad de Gestión General. - Revisar la descripción de las funciones esenciales y la actualización de la redacción de los niveles de funcionalidad, para distintos grados de los empleos establecidos en la planta de personal de la Unidad de Gestión General y la inclusión de los Núcleos Básicos de Conocimiento, atendiendo la agrupación de profesiones conforme a la clasificación determinada en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior - SNIES, con el propósito de hacer efectivo el acceso al empleo público en igualdadde condiciones de quienes cuentan con una profesión perteneciente a una misma área del conocimiento.

3. Estructuración del Manual Específico de Funciones y Competencias, en el que se describen los distintos empleos que conforman la planta de personal de la Unidad de Gestión General:

I. Identificación del Empleo: Registra el nivel, denominación, ubicación, código, grado y número de empleos.

II. Requisitos de empleo: Decreto 1070 del 26 de mayo de 2015.

III. Proceso en el que participa: de acuerdo al Mapa de Procesos 95.1 BG-MDN-MP001-04, versión 1Oct-2012.

IV. Propósito del Empleo: Descripción resumida del objeto del empleo.

V. Funciones Esenciales del Empleo: Contenido funcional del empleo en coherencia con la denominación, grado y nivel.

VI. Competencias laborales asociadas: Definidas así, las competencias comportamentales en el Decreto 1070 de 2015 y las Competencias Funcionales en la Resolución No. 3135 de 2011.

Ejemplo:

I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO

Entidad - Dependencia:

MNISTRO DE DEFENSA NACIONAL - UNIDAD DE GESTIÓN

GENERAL

Nivel:

TÉCNICO

Denominación:

TÉCNICO PARA APOYO DE SEGURIDAD Y DEFENSA

Código: 5-1

Grado: 07

Ubicación Geográfica:

DONDE SE UBIQUE EL EMPLEO

Numero de empleos:

CINCO (05)

II. REQUISITOS

Estudio Experiencia Aprobación - Dieciocho (18) meses de experiencia laboral relacionada

III. EN QUE PROCESO PARTICIPA: - GERENCIAL - MISIONAL - DE APOYO - DE

EVALUACIÓN - UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL

IV. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO - Efectuar las actividades técnicas requeridas para el apoyo de las responsabilidades administrativas de la dependencia y atención perzonalizada y telefónica del área de trabajo.V. FUNCIONES ESENCIALES DEL EMPLEO

1. Adelantar las acciones para la elaboración de oficios, memorandos, comunicados, cuadros, actas, presentación y demás apoyos administrativos requeridos en la dependencia y atender y efectuar las llamadas telefónicas requeridas.

2. Apoyar las tareas para tramitar y archivar la documentación y actualizar la base de datos relativa a la información y correspondencia del área.

3. Ejecutar las tareas para mantener actualizada la agenda y recordar con anticipación citas, reuniones y entrevistar del jefe inmediato y actividades de la dependencia.

4. Presentar los informes sobre las actividaes desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

5. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan al nvel del empleo.

COMPETENCIAS FUNCIONALES

Familia 57 - APOYO ADMINISTRATIVO Competencias Criterios de desempeño Evidencias 91 - ELEMENTOS BÁSICOS

DE ADMINISTRACIÓN

1. La normatividad del Sector Defensa, se emplea para el desarrollo de los procesos del área.

Producto y/o servicio Proyectos de documentos elaborados.

2. Los procesos básicos de la administración pública se aplican de acuerdo con los procedimientos.

Base de datos actualizadas Agenda de la dependencia administrada.

3. La adquisición de pólizas de seguros se realiza para cubrir posibles riesgos y siniestros de acuerdo con las instrucción recibidas.

Registro de la administración documental tramitada.

4. Los sistemas de control utilizados en el sector defensa, se aplican en la realización de las actividades asignadas.

92 - GESTIÓN DE

DOCUMENTOS Y

COMUNICACIONES

5. Los documentos y las comunicaciones se clasifican y distribuyen según las instrucciones recibidas y las normas de gestión documental.

6. El control y asignación de los documentos y comunicaciones gestionadas se consignan en las planillas y herramientas informaticas establecidad para el seguimiento respectivo.

4. El contenido del citado Manual Específico de Funciones y Competencias, es el siguiente:

I. Índice general.

II. Organigrama del Ministerio de Defensa Nacional - Unidad de Gestión General.III. Misión y Visión de la Unidad de Gestión General.

IV. Funciones generales del Propósito del Empleo: Descripción resumida del objeto del empleo.

V. Resolución No. 9566 del 28 de Octubre de 2016 “ Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Competencias para los empleos de los funcionarios públicos civiles y no uniformados del

Ministerio de Defensa Nacional – Unidad de Gestión General” .

VI. Índice por perfiles de competencias laborales.

VII. Anexo Resolución No. 9566 del 28 de Octubre de 2016.

VIII. Descripción de los empleos:

Empleos planta Estructural Empleos de Nivel Directivo. Empleos de Nivel Asesor. Empleos de Nivel Profesional. Empleos de Nivel Orientador. Empleos de Nivel Asistencial.

5. Instrucciones para entrega de copias a los funcionarios en cada dependencia.

En cumplimiento al artículo 4 de la Resolución No. 9566 de 2016, es obligatorio entregarle copia de

las funciones a cada uno de los funcionarios de la planta de personal de la Unidad de Gestión General, para ello se debe atender el siguiente procedimiento: a) El jefe de la dependencia será el responsable de centralizar la información de las notificaciones, garantizando el cumplimiento y la celeridad del proceso. b) La notificación de las funciones debe efectuarse de forma personal a todos los servidores públicos civiles de la dependencia. c) Los encargados de cada dependencia, entregarán la copia impresa a cada funcionario, así: la identificación del empleo, funciones y el perfil de competencias correspondiente a la denominación del empleo, código y grado. d) De la copia entregada al funcionario deberá quedar constancia firmada, con nombre y número del documento de Identidad y deberá ser remitido al Grupo Talento Humano, durante el presente mes. e) El manual de funciones se encuentra publicado en la Intranet del Ministerio de Defensa en la dirección: http://intranet/docs/Resolucion%209566 2016.pdf Cualquier duda o aclaración que se requiera para el normal desarrollo de las notificaciones del citado Manual, podrán solicitar asesoría a los Doctores ROCIO HURTADO y MAURICIO JARAMILLO delGrupo Talento Humano, a los correos electrónicos rocio.hurtado@mindefensa.gov.co y mauricio.jaramillo@mindefensa.gov.co y a las extensiones 40272 y 40496. Reciban un cordial saludo,

LUIS MANUEL NEIRA NÚÑEZ

Secretario General

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Última actualización: 20 de abril de 2024