MINDEFENSA - Circular 0673 de 2003

CIRCULAR 673 DE 2003

(abril 9) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO : Procedimiento para la ejecución presupuestal del rubro "Mesadas Pensionales" a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF

AL : Doctora

CONSUELO MEJIA GALLO

Directora Administrativa Gestión General Ciudad. Con base en la misión particular asignada a la Dirección de Finanzas mediante Directiva Permanente No. 13 del 18 de julio/01, me permito informar a la Doctora Consuelo Mejia Gallo Directora Administrativa de la Gestión General, el procedimiento para la ejecución presupuestal del rubro "Mesadas Pensionales", a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF. Es importante tener en cuenta, que de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto de Liquidación Anual del Presupuesto, la asignación para "Mesadas Pensionales", figura en la Sección 1501-01 Gestión General y como tal, la ejecución se debe reflejar en cabeza de la misma Unidad Ejecutora. Igualmente, de conformidad con la Resolución 264 del 26 de marzo de 2002 por la cual se modifica parcialmente, adiciona y se aclara la resolución 128 del 15 febrero 2002 “ Por la cual se delegan, se asignan y coordinan funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras”, el articulo 7 ° queda así: "Refrendación Obligaciones y Ordenes de Pago... con lo previsto en el artículo 51 de la ley 179 de 1994 y 110 del decreto 111 de 1996, serán ordenadores del gasto los mismos servidores públicos en quienes

° queda así: "Refrendación Obligaciones y Ordenes de Pago... con lo previsto en el artículo 51 de la ley 179 de 1994 y 110 del decreto 111 de 1996, serán ordenadores del gasto los mismos servidores públicos en quienes se delegue la competencia de contratación mediante la presente resolución. Igualmente y en relación con el ejercicio de sus funciones, en las respectivas Unidades Ejecutoras, podrán ser ordenadores del gasto sean o no delegatarios para contratar, los siguiente funcionarios:....7.3 Jefe, Director o Coordinador Prestaciones Sociales...” Asimismo, con las mejoras realizadas al Sistema Integrado de Información Financiera “SIIF” con la versión 5.43.3 del 01 de enero de 2003, entró en funcionamiento la opción de "Múltiples Beneficiarios", la cual permite, como su nombre lo indica, que con una sola obligación se cancele a varios beneficiarios.Por ello, se considera de gran importancia definir el procedimiento que permita disminuir trámites y hacer más expedito el giro de los recursos destinados al pago de pensiones al personal del Ministerio de Defensa. En consecuencia, a continuación se ilustra el procedimiento así:

I. PROCESO DE EJECUCION Una vez elaboradas las correspondientes nóminas por parte de la Oficina de Informática del Ministerio de Defensa, con las novedades incluidas por el Grupo de Prestaciones Sociales de la Dirección Administrativa y reportadas por los Grupos de Prestaciones Sociales de las Fuerzas, se da inicio a la cadena presupuestal.

1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Previo a la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal es necesario que la persona responsable de expedirlo en la Gestión General a través del sistema SIIF, verifique la solicitud elevada por el Ordenador del Gasto (Jefe Prestaciones Sociales del Ministerio de Defensa Nacional) contra los totales del valor de la nómina.

2. Compromiso Se debe realizar un solo registro del Compromiso (Registro Presupuestal) asociándolo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal previamente expedido. El responsable debe diligenciar las carpetas Datos Financieros, Datos Administrativos y Plan de pagos evidenciando cupo PAC para la fecha establecida.

Es procedente manifestar, que en la Carpeta de Datos Administrativos se seleccione el NIT de la Gestión General y la cuenta autorizada de Transferencias. El registro debe realizarse por el valor total de la nómina en cada mes, incluidas las deducciones de todo el país por este concepto.

3. Obligación y Orden de Pago Se deben elaborar dos obligaciones, que corresponden:

a. Una con las deducciones b. La otra de múltiples beneficiarios 3.1 Obligación Incluyendo deducciones (centralizados) a. Se debe elaborar una obligación, por el valor de la nómina de Bogotá y el total de las deducciones de la nomina de todo el país teniendo en cuenta que es la Gestión General en donde se consolidan los pagos de todos los centralizados.Para realizar la obligación se debe ir a la Ruta: Módulo Egresos -Ejecución - Obligación y Orden de Pago. El sistema muestra la siguiente pantalla:

Con base en la pantalla el funcionario responsable como ya es conocido diligenciará las carpetas de Datos Financieros, Datos Administrativos, Valores y Fechas y Deducciones. Es procedente indicar, que en la carpeta de “Datos Administrativos” se debe verificar que la cuenta bancaria que se haya registrado en el (compromiso) corresponda a la cuenta bancaria de Transferencias, de ser así, a continuación se debe proceder a registrarla manualmente previa verificación que esté en estado activa. Una vez el usuario graba la obligación el sistema genera la afectación contable así: b. Causación de la nómina de pensionados. Como la causación de la totalidad del gasto por concepto de Mesadas Pensionales, queda en cabeza de la GESTION GENERAL, el registro se verá reflejado en la cuenta 240304020-Pensiones de Jubilación, pero distribuido en las dos obligaciones, de tal forma que para la primera obligación el sistema solamente registra el valor de la nómina de Bogotá más el total de las deducciones de todo el país. En consecuencia, el sistema realiza los siguientes asientos contables producto de la obligación, así:

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

5102

CONTRIBUCIONES IMPUTADAS

510206

PENSIONES DE JUBILACION

510206003 Pensiones a cargo del Ente Público XXX 2403

TRANSFERENCIAS

240304 Transferencias Corrientes al Gobierno General 240304020 Transferencias de Previsión y Seguridad Social XXXPara consultar los registros contables que realiza el sistema en forma automática, se verifica a través de

la siguiente Ruta: Módulo Contable-Menú-Reportes-Entidad-de Operación-Listado por Lotes, en la cual muestra el correspondiente lote generado por el cierre que realiza el Módulo de Egresos y el cierre contable identificando el número de la obligación, nit, beneficiario, objeto y fecha en que se efectuó, así: c. Efecto contable de la confirmación de las deducciones. Antes de que el perfil tesorería confirme las deducciones el sistema contabiliza inicialmente dentro del pasivo total, cuenta 240304020. Cuando el perfil tesoro confirme las deducciones, el sistema reclasifica automáticamente a la cuenta contable correspondiente de acuerdo a los códigos OAT seleccionados al momento de elaborar la obligación principal, así: CODIGO OAT CUENTAS CONTABLES DEBITO    CREDITO 2600001606 aportes de seguridad social   240304020 242519004 2600001612    240304020 242535 2600001615    240304020 242524 2600001650    240304020 242590 Para consultar los registros contables que hace el sistema cuando se confirman las deducciones el programa efectúa un lote contable, esto con el fin que el usuario analice los asientos contables que el sistema SIIF realizó, esta consulta se puede hacer a través de la siguiente Ruta: Módulo contable – Menú-Reportes-Entidad-de Operación-Listado por Lotes, obteniéndose la siguiente información así:d.  Orden de pago presupuestal. Una vez elaborada la Obligación y confirmadas las deducciones, el perfil tesorería debe seleccionar la

obligación, con el fin de generar la orden de pago presupuestal, para que la Dirección del Tesoro Nacional sitúe los recursos correspondientes al valor neto de la obligación, en la cuenta autorizada de Transferencias de la Gestión General. Una vez realizada la transacción anterior, el sistema genera un lote automático con los siguientes asientos contables así: 11                    EFECTIVO

1110               BANCOS Y CORPORACIONES

111005          CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006Cuenta Corriente Bancaria Transferencias                  XXXX 47                   OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 4705              APORTES Y TRASPASOS DE FONDOS RECIBIDOS 470506    Transferencias XXXPara consultar los registros contables que hace el sistema se puede ir a la Ruta: Módulo contable – Menú-Reportes-Entidad-de Operación-Listado por Lotes, obteniéndose la siguiente información, así: Sobre esta información el usuario debe analizar los asientos automáticos contables realizados por el Sistema SIIF. e. Operación Auxiliar de Tesoreria Una vez los recursos de la obligación fueron situados a la cuenta de Transferencias por el valor neto, el perfil de tesorería debe solicitar las deducciones (centralizados), con el fin que la Dirección del Tesoro Nacional sitúe los recursos para que el tesorero realice los pagos a los terceros. Esta transacción se realiza por el perfil pagador, a través de una orden de pago OAT, que genera el Módulo de Egresos. Con la información que se genere producto de esta transacción el funcionario responsable como ya es de conocimiento diligenciará las carpetas Datos Financieros y Datos

Administrativos para cada uno de los conceptos oats de las deducciones. Una vez situados los recursos a la cuenta de la tesorería del Ministerio de Defensa por parte de la Dirección del Tesoro Nacional, el sistema automáticamente efectúa los siguientes asientos contables, así:

11              EFECTIVO1110               BANCOS Y CORPORACIONES

111005    CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006   Cuenta Corriente Bancaria Transferencias XXXX

47                  OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES

4705             APORTES Y TRASPASOS DE FONDOS RECIBIDOS 470506   Transferencias XXX Para consultar los asientos que el sistema genera se realiza a través de la siguiente Ruta: Módulo contable – Menú-Reportes-Entidad-de Operación-Listado por Lotes. Como ya se indicó, sobre esta pantalla se deben analizar los correspondientes registros contables. f. Asientos manuales a los pagos. Como el sistema no contabiliza automáticamente ningún pago a beneficiario final, es necesario realizar un asiento contable manual con el fin de cancelar el pasivo. En consecuencia, los asientos manuales son: PAGO DE LA NOMINA 2403         TRANSFERENCIAS 240304    Transferencias Corrientes al Gobierno General240304020   Transferencias de Previsión y Seguridad Social XXX

11              EFECTIVO

1110              BANCOS Y CORPORACIONES

111005    CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006  Cuenta Corriente Bancaria Transferencias XXXX

PAGO DEDUCCIONES DE NOMINA

2425     ACREEDORES

2425XX    Acreedores (Cooperativas, Libranzas, sindicato, etc) XXXX

11             EFECTIVO

1110        BANCOS Y CORPORACIONES

111005   CUENTA CORRIENTE BANCARIA

2425     ACREEDORES

2425XX    Acreedores (Cooperativas, Libranzas, sindicato, etc) XXXX

11             EFECTIVO

1110        BANCOS Y CORPORACIONES

111005   CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006  Cuenta Corriente Bancaria Transferencias XXXX 3.2 Obligación de Múltiples Beneficiarios. Como se señaló se deben elaborar dos obligaciones, una que incluye las deducciones y que se explicó en párrafos anteriores y la otra, de Múltiples Beneficiarios, sobre la cual se tratará a continuación. En primera instancia, se debe elaborar una obligación para Múltiples Beneficiarios con el fin de que la Dirección del Tesoro Nacional gire directamente los recursos a cada una de las Tesorerías de las Unidades Militares, a las cuentas autorizadas de Transferencias, las cuales deben estar en estado activa. El funcionario encargado de elaborar la obligación a través de la Ruta: Egresos Ejecución Obligación y Orden de Pago, en donde el sistema despliega la pantalla  de  Obligación,  debe  digitar el número del compromiso heredando los datos de éste. Una vez efectuado el paso anterior, debe dar clic en la opción de múltiples beneficiarios. El sistema habilita la Carpeta Múltiples Beneficiarios y deshabilita la carpeta de deducciones, así:Como se puede observar, existen dos formas de cargar la información (nit, cuenta bancaria, entidad financiera y valores) correspondiente a cada una de las tesorerías. Una de ellas es en forma manual y la

otra, a través de archivo plano. Tipo de Carga Manual El encargado de diligenciar la obligación, debe digitar la información de forma manual producto del cuadro de giro de nómina de pensionados el cual va estar conformado por los siguientes campos, así: Tipo de beneficiario Tipo de documento NIT Número del NIT Valor Nombre Entidad Financiera Número Cuenta Tipo Carga por Archivo Plano Con el fin de realizar en forma más rápida y segura, el cargue el encargado de realizar la obligación debe seleccionar el tipo carga por archivo plano, información que es producto de la nómina de pensionados donde se tienen los datos requeridos por el sistema. La estructura del archivo plano es la siguiente:Una vez grabada la obligación y orden de pago el sistema genera un número de obligación, en donde el usuario encargado debe verificar si la información que se digitó en las diferentes carpetas es la requerida. Es importante verificar en la carpeta de múltiples beneficiarios el nit, bancos, cuentas bancarias y valores con el fin de minimizar riesgo de error, consulta que se debe hacer a través de la obligación en la Ruta: Módulo Egresos - Ejecución - Obligación y Orden de Pago, donde el sistema presenta la siguiente pantalla: Así mismo, el usuario encargado debe imprimir la obligación y orden de pago a través de la siguiente Ruta: Módulo de Egresos - Procesos / Reportes / Ejecución/ Anexo Dip Múltiples Beneficiarios Obligación y Orden de Pago, documento que debe ser firmado por el Ordenador del Gasto. En este reporte, se identifica la fecha de elaboración, el número del compromiso, el tipo de beneficiario, número

de documento, nombre del beneficiario, valor, entidad financiera y el número de cuenta bancaria, así:En cuanto a los registros contables se tiene: a. Registros contables Obligación Múltiples Beneficiarios. Una vez elaborada la obligación de Múltiples Beneficiarios, el sistema genera los registros contables que se indican adelante, afectando la cuenta 240304020, por cada uno de los beneficiarios relacionados en la obligación. Esto en razón a que el sistema aún no contempla la contabilización a nivel de Tercero para esta cuenta contable, así:

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

5102

CONTRIBUCIONES IMPUTADAS

510206

PENSIONES DE JUBILACION

510206003 Pensiones a Cargo del Ente Público XXX 2403

TRANSFERENCIAS

240304 Transferencias Corrientes al Gobierno General

240304020 Transferencias de Previsión y Seguridad Social XXX Para consultar los registros contables anteriores se debe verificar a través de la siguiente Ruta: Módulo Contable-Reportes-Entidad-Listado por Lotes, en el cual muestra el correspondiente lote generado por el cierre del módulo de egresos y el cierre contable identificando el número de la obligación, nit, beneficiarios, objeto y fecha en que se realizó, así:b. Orden de pago de Múltiples beneficiarios. Una vez elaborada la Obligación de Múltiples Beneficiarios y confirmadas las deducciones, el perfil tesorería debe seleccionar la obligación, con el fin de generar las órdenes de pago presupuestales, para que la Dirección del Tesoro Nacional sitúe los recursos correspondientes a las diferentes pagadurías de

todo el territorio Nacional. Es de indicar, que cuando el perfil tesorería confirme la selección el sistema generará una orden de pago individual para cada pagaduría o Beneficiario. Una vez se grabe la transacción el sistema mostrará el intervalo de Ordenes de Pago producto de una sola obligación. Con el propósito de consultar el estado de la orden de pago el tesorero debe imprimir el reporte a través de la Ruta Egresos Procesos-Reportes Ejecución-Estado de la Orden de Pago con el fin de confirmar el estado pagado, lo que quiere decir, que los recursos fueron situados en cada una de las tesorerías por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Si aparece en estado bloqueado la orden de pago es porque la Dirección del Tesoro Nacional no pudo situar o abonar los recursos a la pagaduría. Posiblemente una de las causales de rechazo es que la cuenta bancaria esté en estado inactiva, para locual se debe seguir el procedimiento de la activación de la cuenta con el fin que se genere una nueva obligación para que el Tesoro Nacional sitúe los recursos. c. Registros contables automáticos de la Orden de Pago. Una vez elaborada la Obligación de Múltiples Beneficiarios el perfil tesorería debe generar las Ordenes de Pago Presupuestal y confirmar la selección, con el fin que la Dirección del Tesoro Nacional realice el giro correspondiente a cada una de las tesorerías abonando a las cuentas corrientes autorizadas de Transferencias. El sistema genera un lote contable automático, cuando se realiza el cierre contable se puede identificar contablemente lo que el Módulo CUN efectuó. Es así, que el sistema hace el siguiente asiento: 11                  EFECTIVO

1110     BANCOS Y CORPORACIONES

111005    CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006  Cuenta Corriente Bancaria Transferencias      XXXX

asiento: 11                  EFECTIVO

1110     BANCOS Y CORPORACIONES

111005    CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006  Cuenta Corriente Bancaria Transferencias      XXXX

47    OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES

4705             APORTES Y TRASPASOS DE FONDOS RECIBIDOS 470506   Transferencias XXX Aquí queda registrado el valor girado por la Dirección del Tesoro Nacional para cancelar la obligación de múltiples beneficiarios, es decir, entra a Bancos el valor correspondiente a la nómina de pensionados del resto del país sin incluir Bogotá. Para verificar los asientos contables que genera el sistema se puede observar a través de la Ruta: Módulo Contable, Menú Reportes Entidad Listado por Lotes. En donde se obtiene la siguiente pantalla:En atención a que el sistema no realiza la transacción de pago al beneficiario, es necesario ajustar el pasivo en forma manual así: d. Asientos manuales obligación múltiples beneficiarios La Gestión General debe entrar a cancelar manualmente los pasivos generados por el sistema en la etapa de la Obligación, uno a uno. Para tal fin, debe transferir la obligación y los fondos recibidos a cada una de las Unidades, para cumplir con el ciclo total de la cadena presupuestal, consistente en efectuar el pago a beneficiario final, que lo realizará cada pagaduría donde hayan sido ubicados los recursos. Por lo anterior es importante resaltar, que a pesar de que el sistema contabiliza el giro en cabeza de la Gestión General y refleja contablemente la entrada a BANCOS, cuenta 111005006-Transferencias,

contra una Operación de Enlace con la DTN, 470506 -Transferencias de Previsión y Seguridad Social, físicamente el dinero nunca entra al Banco de la Gestión General, por lo tanto, al efectuar la respectiva conciliación Bancaria, no coincidirá la información registrada contablemente frente a los reportes de tesorería. En la misma situación quedarían las Unidades que reciben los recursos, entonces tendrían que dar entrada a la cuenta Bancos 111005006-Transferencias, contra una Operación de Enlace 470506 –Transferencias Previsión y Seguridad Social. No obstante lo anterior, al momento de consolidar el Ministerio de Defensa, quedaría doblemente registrada la misma información. En consecuencia, se deben adelantar los siguientes ajustes manuales, así:

1. Gestión General Debe transferir contablemente la Obligación a las Pagadurías respectivas, mediante el siguiente registrocontable:

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2403

TRANSFERENCIAS

240304 Transferencias Corrientes al Gobierno General

240304020 Transferencias Previsión y Seguridad Social XXX 1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199505 Obligaciones Transferidas

199505003 Transferencias XXX Registro de la transferencia de Fondos, cuando la Gestión General autoriza a la Dirección del Tesoro Nacional para que envíe directamente a cada Unidad Ejecutora encargada de su pago a favor de los beneficiarios respectivos.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199501 Fondos transferidos

199505003 Transferencias XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005

CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006 Transferencias XXX

2. Unidades regionales que reciben los fondos y la obligación

199501 Fondos transferidos

199505003 Transferencias XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005

CUENTA CORRIENTE BANCARIA

111005006 Transferencias XXX

2. Unidades regionales que reciben los fondos y la obligación Los registros contables que deben realizar las Unidades regionales fuera de línea en CNT, o en línea en SIIF, para reflejar el Recaudo de los Fondos transferidos por la Gestión General son:

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

11100506 Transferencias XXX 1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199506 Fondos Recibidos (CR) 100506003 Transferencias XXX Registro de las Obligaciones transferidas por la Gestión General a cada Unidad Ejecutora para su cancelación.CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

1995

PRINCIPAL Y SUBALTERNA

199509 Obligaciones Recibidas

199509003 Transferencias XXX 2403

TRANSFERENCIAS

240304 Transferencias Corrientes al Gobierno General 240304020 Transferencias de Previsión y Seguridad Social XXX Cancelación o pago de los Pasivos Pensionales. Valores cancelados por cada Unidad Ejecutora del Ministerio.

CODIGOS

CUENTAS

DEBITO

CREDITO

2403

TRANSFERENCIAS

240304 Transferencias Corrientes al Gobierno General 240304020 Transferencias de Previsión y Seguridad Social XXX 1110

BANCOS Y CORPORACIONES

111005 Cuenta Corriente Bancaria

11100506 Transferencias XXX

4. Asientos Manuales en cuentas Cero (0) - Planeación y Presupuesto En razón que el sistema SIIF no realiza los registros contables automáticos de la cuenta cero de

111005 Cuenta Corriente Bancaria

11100506 Transferencias XXX

4. Asientos Manuales en cuentas Cero (0) - Planeación y Presupuesto En razón que el sistema SIIF no realiza los registros contables automáticos de la cuenta cero de “Planeación y Presupuesto”, es necesario efectuar los asientos manuales reflejando toda la cadena presupuestal (certificado de disponibilidad presupuestal, compromiso, obligación y pago).

Para el efecto, se debe tener en cuenta lo dispuesto en la Circular 0 445 -MDNCG-930 del 23 de febrero de 2001 ”Guía Registros Contables P.G.C.P –2001” de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

II    ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA:

1. Que las cuentas de cada uno de las unidades regionales estén en estado activa.

2. Cumplir totalmente la cadena presupuestal.

3. Realizar los asientos manuales en las dos obligaciones, es decir, en la que incluye las deducciones y en la de múltiples beneficiarios.

4. Realizar los asientos manuales a toda la cadena presupuestal en las cuentas Cero (0) de Planeación y

Presupuesto. Finalmente es pertinente manifestar, que para cualquier inquietud sobre el presente procedimiento, el personal de esta Dirección se encuentra presto a resolverlo. Cordialmente, Capitán de Navío JORGE ALBERTO OSORIO MONTOYADirector Financiero. Distribución Jefe Grupo Prestaciones Sociales Coordinador Grupo Control Presupuestal Finanzas MDN Coordinador Grupo Contabilidad General Finanzas MDN Coordinador Grupo Control Tesorería Finanzas MDN Coordinador Grupo Administración SIIF Finanzas MDN

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Coordinador Grupo Control Tesorería Finanzas MDN Coordinador Grupo Administración SIIF Finanzas MDN

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024