MINDEFENSA - Circular 0925 de 2001

CIRCULAR 925 DE 2001

(mayo 22) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

ASUNTO: Calendario Financiero e Informes de Ejecución Presupuestal

AL DEPARTAMENTOS FINANCIEROS O SU EQUIVALENTE EN      CADA UNIDAD EJECUTORA Teniendo en cuenta que la ejecución del presupuesto asignado a la Sección 1501 tanto de las Unidades en Línea como Fuera de Línea debe estar registrada en su totalidad a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa en coordinación con los Departamentos Financieros de las Unidades Ejecutoras realizó un trabajo de campo para identificar las debilidades que originan las diferencias numéricas y los retardos en los reportes que mensualmente deben rendir las Unidades Fuera de Línea al Nivel Central (Unidades en línea), respecto a los recursos con y sin situación de fondos. Analizados cada uno de los procedimientos y situaciones existentes se identificaron entre otras las siguientes debilidades: - Desconocimiento de la normatividad presupuestal, de tesorería y contable por parte de algunos funcionarios que hacen parte del proceso financiero en las Unidades Fuera de Línea (Brigadas, Batallones o su equivalente en cada Fuerza). - Alta rotación del personal que ha sido capacitado en el área financiera. - Falta de equipos de cómputo, impresoras y equipos de comunicación para llevar un control automático de la ejecución presupuestal.

• La topografía y la difícil situación de orden público que vive el país en toda su extensión, no permite que los funcionarios se desplacen oportunamente hasta el Nivel Central para entregar la información de acuerdo a las fechas establecidas al interior de cada Fuerza. - No existen servicios de mensajería confiables que lleguen a todos los municipios donde operan los Batallones, Unidades Operativas y Tácticas o sus equivalentes en cada una de las Fuerzas. - La limitación de los recursos para contratar sistemas de comunicación existentes en el mercado como es el caso de Internet, tanto del servicio telefónico como los equipos que estos demandan.

De acuerdo a lo expuesto y considerando que a corto plazo no es posible solucionar todas las debilidades identificadas, esta Dirección se permite establecer los siguientes procedimientos y fechas para que el nivel Central (Unidades en Línea) a partir del informe del mes de Mayo de 2001, consoliden y registren en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF la información oportunamente, así:A. UNIDADES EN LINEA (Nivel Central) El último día hábil de cada mes, tan pronto como lo consideren los operarios del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF en cada Fuerza, a través de la Ruta: Egresos-Reportes-Reportes de Ejecución-Ejecución Prespuestal por mes, deben generar el reporte que a continuación se presenta:

RUTA: EGRESOS-REPORTES-REPORTES DE EJECUCION-EJECUCION PRESUPUESTAL

POR MES.

El sistema le mostrará la pantalla anterior, en la cual el usuario debe parametrizar el reporte conforme a

las características que requiere el usuario, para lo cual es necesario diligenciar los siguientes campos.

1. Vigencia Presupuestal: En este campo el usuario debe seleccionar la vigencia correspondiente al informe que requiere generar, Vigencia Actual, Reserva Presupuestal o Cuentas por Pagar.

2. Tipo de Reporte: Se debe seleccionar la opción valores acumulados por mes.

3. Año Fiscal: Seleccione 2001.

4. MES: Seleccione el mes en que requiere el reporte.

5. Tipo de cuenta: En este campo el usuario debe seleccionar tipo de Cuenta a consultar de donde A:

Funcionamiento, B: Servicio de la Deuda y C: Inversión.

6. Cuenta: El usuario debe seleccionar 1: Gastos de Personal, 2: Gastos Generales, 3: Transferencias, 4:Transferencias de Capital.

Diligenciada la anterior información el usuario debe mediante la utilización de la barra de herramientas seleccionar la opción de consulta como se indica: . El sistema le mostrará el siguiente reporte:Con fundamento en el anterior reporte la Unidad Ejecutora (Nivel Central) debe verificarlo con base en los documentos soportes, para identificar si cada una de las operaciones realizadas por el sistema están de acuerdo con la ejecución real del Nivel Central en lo que corresponde a la ejecución de las Cuentas por Pagar, Reserva Presupuestal y Vigencia Actual. En este acápite es pertinente aclarar, que si el proyecto SIIF habilita el sistema para laborar el último día sábado, domingo o festivo del mes éste funcionará con la fecha del último día hábil del mes, aspecto que se debe tener en cuenta para cuando se vaya a efectuar la impresión del reporte antes mencionado.

En el evento que se presente una diferencia entre la documentación soporte y el registro existente en el sistema, el Nivel Central deberá en el mes siguiente efectuar el ajuste a que haya lugar y en el informe que se va a rendir enviar una nota aclaratoria sobre el particular. El informe obtenido del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF será la base del informe manual o paralelo consolidado de la Fuerza, es decir, de aquel que se rinde en los formatos establecidos en la Circular No. 0614-MDFCP-074 del 29 de mazo de 2001 con el fin de dar cumplimiento a la Resolución No. 05168 del 13 de diciembre de 2000 de la Contraloría General de la República y enviarlos a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional dentro de los tres (3) primeros días del mes siguiente a reportar, debidamente refrendados por el Segundo Comandante de la Fuerza y por el Jefe del Departamento Financiero. El informe consolidado de la Fuerza será verificado por el analista de esta Dirección asignado a cada una de las Fuerzas comparándolo con la información que se encuentra registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, es decir, que el Informe que la Unidad Ejecutora (Nivel Central) remite con destino a la Contraloría General de la República debe ser concordante con elReporte que al final del mes el Nivel Central obtuvo del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF. De otra parte es de resaltar, que como en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF la “Apropiación” se ve afectada (disminuida) cuando la Fuerza elabora un “Certificado de Disponibilidad

Presupuestal de Modificación” para dar trámite a un traslado presupuestal, el Nivel Central en el reporte que remitirá en los formatos dispuestos por la Contraloría General de la República reflejará la “Apropiación” tal y como se encuentre en su momento, teniendo en cuenta que ésta únicamente se afectará cuando finalmente se obtenga la Resolución que autoriza su modificación debidamente refrendada por la Dirección General del Presupuesto. En consecuencia, como se presentará diferencia en la “Apropiación” del Sistema Integrado de Información Financiera y la del Informe con destino a la Contraloría General de la República, la Fuerza deberá en éste ultimo informe enviar una nota aclaratoria en donde se indique que el motivo de la diferencia obedece a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal de Modificación, indicándose el número y los valores de los mismos. En atención a que el Nivel Central (Unidades en Línea) efectúan provisión de fondos a través de Operaciones Auxiliares de Tesorería “OAT”, es importante que se tengan en cuenta los siguientes aspectos:

1. Como por lo general las provisiones de fondos son realizadas por el Nivel Central (Unidades en Línea) durante los últimos días del mes a las Unidades Fuera de Línea, éstas por consiguiente, no alcanzan a reportar la ejecución con cargo a la Operación Auxiliar de Tesorería en el mismo mes sino en el siguiente.

En consecuencia, se dispone que a partir del informe del mes de mayo del año en curso las Unidades Ejecutoras (Nivel Central) cuando reporten los Informes de Ejecución Presupuestal Consolidados no

incluyan dentro de los mismos, el valor que fue provisionado a las Unidades Fuera de Línea en este mes (Mayo). Es pertinente aclarar, que si alguna de las Unidades Fuera de Línea que se le provisionaron recursos dentro del mes alcanza a reportar la ejecución con cargo a dicha provisión, ésta información debe ser objeto de análisis y verificación por parte del Nivel Central, devolviéndola a la Unidad Fuera de Línea en caso de no estar correcta para que realice la modificación pertinente y si está acorde, se cargará la información del archivo plano que produce el aplicativo de la Resolución 036 en el Sistema Integrado de Información Financiera pero en el mes siguiente y por lo tanto, incorporarla en el Informe de Ejecución Presupuestal Consolidado que remitirá la Fuerza a la Dirección de Finanzas de Junio y así sucesivamente cada mes.

2. En el mes de Mayo del año en curso todas las Fuerzas (Nivel Central) deben tener debidamente depurada y cargados los archivos planos correspondientes a la ejecución con cargo a las provisiones de fondos efectuadas a las Unidades Fuera de Línea de los meses de enero, febrero, marzo y abril.

Quiere decir lo anterior, que el Informe de Ejecución Presupuestal del mes de Mayo contendrá la ejecución del mes de mayo del Nivel Central, el cargue de los archivos planos de las Unidades Fuera de Línea de los meses de enero, febrero y marzo que aún no se hayan realizado y la ejecucióncorrespondiente a las Operaciones Auxiliares de Tesorería provisionadas a las Unidades Fuera de Línea

en el mes abril, previa verificación y aprobación por parte del Departamento Financiero o su equivalente del nivel Central.

3. Con el fin de conocer plenamente la información reportada por cada una de las Unidades Fuera de Línea con cargo a la provisión de fondos, se recomienda y es responsabilidad de los Departamentos Financieros de las Fuerzas que se disponga de un archivo adecuado de estos informes, debiéndose tener en forma impresa y en medio magnético debidamente rotulado por Unidad Fuera de Línea, identificado para cada Unidad Fuera de Línea los valores provisionados, total ejecutado con cargo a la provisión por asignación interna, concepto del gasto y mes a que corresponde, entre otros aspectos.

La anterior información, se considerará como plan de contingencia en el evento de tener que reconstruirse la información de la ejecución de las Unidades Fuera de Línea. Es de resaltar, que la información de ejecución de las Unidades Fuera de Línea como es de conocimiento debe llegar a los Departamentos Financieros de las Fuerzas en medio magnético (archivo plano que genera el aplicativo de la Resolución 036) y en forma impresa, reportes que deben ser firmados por el Jefe Financiero o su equivalente y el Segundo Comandante de la Unidad Fuera de Línea. Esta información como ya se indicó, debe ser objeto de análisis y verificación por parte de los Departamentos Financieros de las Unidades en Línea. Una vez validada la información se procederá al cargue de los archivos planos en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF.  En caso de tener

que efectuarse algún arreglo a la información sólo lo realizará la Unidad Fuera de Línea que corresponda.

4. Con el fin de que el Nivel Central (Departamentos Financieros de las Fuerzas) puedan efectuar en forma adecuada el cargue de los archivos planos de las Unidades Fuera de Línea, previa verificación de la razonabilidad de la información, es pertinente que al interior de la Fuerza se estipule el plazo máximo que se otorgará a las Unidades Fuera de Línea para que alleguen la información (archivos planos e informes impresos) con el fin de que éstos procedan a analizarla y cargarla en el Sistema Integrado de

Información Financiera. Por lo expuesto, esta Dirección se permite sugerir que el plazo máximo para que las Unidades Fuera de Línea remitan la información antes indicada sea el quinto (5º) día calendario del mes siguiente, en atención a que el aplicativo de la Resolución 036 suministra los archivos planos mensuales y no es posible darle rangos de determinados días al mes.

5. Si vencido el plazo otorgado a las Unidades Fuera de Línea para que remitan la información de los archivos planos así como los informes de ejecución presupuestal, éstos no se obtienen, se recomienda a los Departamentos Financieros (Unidades en Línea), tomar medidas drásticas como por ejemplo, disminuir el PAC en el mes siguiente, considerando que el no tener la información en forma oportuna genera inconvenientes al interior de la Fuerza que afectan por ende, el reporte consolidado de la

ejecución presupuestal de la misma.

6. El nivel Central (Departamentos Financieros) al recibir el quinto día la información de las Unidades Fuera de Línea, debe proceder a verificar la información y de estar correcta cargarla en el SistemaIntegrado de Información Financiera SIIF.

En caso de que la información presente alguna inconsistencia se devolverá a la Unidad Fuera de Línea respectiva la cual deberá allegarla nuevamente a más tardar el décimo (10º) día calendario para su verificación e incorporación en el sistema. Los Departamentos Financieros (Nivel Central) tendrán como plazo máximo para cargar los archivos planos de las Unidades Fuera de Línea en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF el décimo cuarto (14) día calendario del mes. El hecho de que los Departamentos Financieros (Nivel Central) tengan hasta el día décimo cuarto para cargar los archivos planos, no se debe interpretar que las Unidades Fuera de Línea puedan entregar los informes y archivos planos ese día, toda vez, que ello no permitiría a los Departamentos Financieros analizar la información. Es importante indicar, que si el día fijado como plazo para que las Unidades Fuera de Línea así como el Nivel Central realicen las actividades descritas corresponde a un fin de semana o día festivo, se adelantarán las mismas al día hábil inmediatamente anterior a la fecha límite. Como se desprende, es necesario que el Nivel Central (Departamentos Financieros) así como las Unidades Fuera de Línea se reorganicen a su interior, con el fin de lograr lo aquí dispuesto en las fechas

indicadas, porque de lo contrario se seguirán presentando los inconvenientes de siempre y por lo tanto, la no obtención de la información en forma oportuna. Por su parte, la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional el día quince (15) del mes confirmará a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF si efectivamente la Fuerza efectuó el cargue de los archivos planos de las Unidades Fuera de Línea.

7. El informe consolidado que envía la Fuerza (Nivel Central) a la Dirección de Finanzas como ya se manifestó debe ser en los formatos estipulados en la Circular No. 0614-MDFCP-074 del 29 de marzo de 2001, los cuales deben contener una nota aclaratoria en donde se indique que la ejecución presupuestal de las Unidades Fuera de Línea por concepto de provisión de fondos cuyo monto asciende a xx valor (se debe registrar el valor provisionado que corresponda indicado por concepto del gasto) se reportará en el mes siguiente.

8. Los funcionarios que intervienen en el proceso de verificación y consolidación en cada una de las Fuerzas (Nivel Central), deben analizar hasta el más mínimo detalle la información relacionada con la ejecución presupuestal antes de remitirla a la Dirección de Finanzas, considerando que mensualmente se identifican inconsistencias causadas por operaciones matemáticas o por falta de control, lo que incide en la consolidación, generándose por una parte, desgaste administrativo y por otra, incumplimiento en los plazos establecidos por los Entes de Control para rendir la información.

Dentro de dicho análisis, se deben considerar las modificaciones que afectan las apropiaciones

presupuestales por concepto de adiciones o reducciones, bien sea solicitadas por cada Unidad Ejecutora (Nivel Central) o aquellas obtenidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público debidamente autorizadas y aprobadas por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, teniendo en cuenta igualmente, la aclaración a que haya lugar con ocasión de la expedición de los Certificados deDisponibilidad Presupuestal de Modificación (Traslados presupuestales en tránsito y pendientes de aprobación por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional).

9. Es de indicar, que los objetivos que se pretenden con el procedimiento aquí descrito es por un lado, que las Unidades Ejecutoras (Nivel Central) por ningún motivo reporten que el valor provisionado a las Unidades Fuera de Línea sea el mismo ejecutado, porque de hecho se sabe que ello no siempre es así y de otro, que el valor que aparece en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF es igual al informe que se remite a la Contraloría General de la República en cumplimiento al requerimiento dispuesto en la Resolución No. 05168 del 13 de diciembre de 2000.

B. UNIDADES FUERA DE LINEA (Brigadas, Batallones o su equivalente en cada Fuerza) Como se indicó en la Sexta Parte de la Circular No. 9067-MDN-812 del 16 de noviembre de 2000

Numeral 8º, a partir del 1º de enero del año 2001 las Unidades Fuera de Línea deben registrar en el aplicativo de la Resolución 036 toda la ejecución del presupuesto así como la incorporación de la

constitución de las Cuentas por Pagar y Reserva Presupuestal de 2000. Registrada la información en el aplicativo antes mencionado, al finalizar cada mes las Unidades Fuera de Línea generan los archivos planos así como la impresión de los reportes de ejecución correspondientes a los valores que le fueron provisionados por las Unidades en Línea (Nivel Central), la cual una vez analizada y verificada por los Departamentos Financieros es objeto de incorporación en el Sistema Integrado de Información Financiera, con el fin de obtener así la información consolidada de ejecución de la Fuerza respectiva. Como se indicó en el numeral quinto de esta Circular, el quinto (5º) día calendario del mes siguiente, las Unidades Fuera de Línea deben remitir a los Departamentos Financieros de la Fuerza, el archivo plano y los siguientes informes impresos de ejecución presupuestal que genera el aplicativo de la Resolución 036: “Informe Mensual de Ejecución del Presupuesto de Gastos”, “Informe Mensual de Reservas Presupuestales”, “Informe Mensual de Cuentas por Pagar” e “Informe Mensual de Ingresos”. Una vez analizada la información por los Departamentos Financieros y en caso de encontrar inconsistencias la devolverá a la Unidad Fuera de Línea correspondiente, con el propósito de que efectúe los ajustes a que haya lugar y nuevamente la remita a más tardar el décimo día del mes. Es pertinente indicar en este aparte, que cualquier modificación que se realice a la información inicialmente remitida se deje constancia escrita de los ajustes efectuados.

La información remitida por las Unidades Fuera de Línea debe ser suscrita por el Jefe Financiero o su equivalente y el Segundo Comandante de la Unidad. Con el fin de lograr los objetivos propuestos en esta Circular, es pertinente que las Unidades Fuera de Línea se reorganicen a su interior, para garantizar que la información se registre en el aplicativo de la resolución 036 en forma adecuada y se presenten los archivos planos e informes impresos en los días establecidos, lo que a su vez permitirá al Nivel Central verificar la información y consolidarla en forma oportuna.

C. SITUACION CONTABLEAl cierre del mes la Central Contable de la Unidad Ejecutora debe conciliar las partidas presupuestales y contables sobre la provisión de fondos que se efectuaron a las Unidades Fuera de Línea. Igualmente, reflejar la ejecución de los recursos situados a las Unidades en Línea – Nivel Central.

D. MESA DE AYUDA En el Anexo “A” se presenta el procedimiento dispuesto como “Mesa de Ayuda” para atender los inconvenientes que se puedan presentar a las Unidades Ejecutoras en desarrollo del registro de la información en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF y en el aplicativo de la Resolución

036.

E. ASPECTOS GENERALES

1. Los procedimientos descritos deben aplicarse a todos los conceptos del gasto, vale decir, Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias e Inversión, tanto para los recursos con y sin situación de fondos. Así mismo, aplicarse para el informe de Cuentas por Pagar, Reserva Presupuestal y Vigencia

Actual.

2. Teniendo en cuenta que para el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la única información válida de ejecución presupuestal es la que se encuentra registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, es necesario recabar el compromiso y la obligatoriedad de todas las Unidades (Nivel Central y Unidades Fuera de Línea), para cargar la información en forma adecuada, confiable y oportuna.

En consecuencia, de ser necesario al interior de las Unidades (Nivel Central y Unidades Fuera de Línea) se debe reorganizar el área financiera a fin de lograr el registro de la información y la consolidación de los informes de ejecución presupuestal.

3. La Dirección de Finanzas verificará el cargue de la información a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF y con base en los registros reales asignará el PAC que apruebe la

Dirección del Tesoro Nacional mensualmente.

4. En el Anexo “B” se registra el cronograma del calendario financiero previsto para el cumplimiento de las diferentes actividades aquí dispuestas.

Finalmente me permito mencionar, que la Dirección de Finanzas es consciente de los inconvenientes que se presentan para la obtención de la información y es por ello que está implementando la presente metodología con miras a garantizar que la consolidación correspondiente a la información de la ejecución presupuestal en cada una de las Unidades Ejecutoras sea coherente desde su inicio hasta la incorporación en los estados financieros, utilizando cronogramas reales y en tiempos lógicos, lo que a su vez, garantizará la razonabilidad de la información de la Sección 1501. Atentamente, Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director FinancieroANEXO: “A” Procedimiento Mesa de Ayuda

“B” Cronograma Calendario Financiero.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.

Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director FinancieroANEXO: “A” Procedimiento Mesa de Ayuda

“B” Cronograma Calendario Financiero.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024