MINDEFENSA - Circular 1055 de 2001

CIRCULAR 1055 DE 2001

(junio 12) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE LOAS A SUSCRIBIR CON RECURSOS

DEL PRESUPUESTO NACIONAL

AL: Señor Mayor General

NESTOR RAMIREZ MEJIA

Segundo Comandante y Jefe Estado Mayor del Ejército Gn. Con toda atención, me permito informar al señor Mayor General Segundo Comandante y Jefe Estado Mayor del Ejército, algunos aspectos generales a tener en cuenta con el fin de unificar criterios para una adecuada ejecución de los recursos del Presupuesto Nacional para futuras adquisiciones de bienes y/o servicios por intermedio del Gobierno de los Estados Unidos de Norteamérica, a través del Sistema FMS (Ventas Militares al Extranjero), como son: Cada Unidad Ejecutora por intermedio de la Oficina FMS, debe examinar las necesidades previstas para adquirir a través del sistema FMS, por lo menos con dos o tres años de anterioridad. Una vez determinado lo anterior, cada Fuerza procederá a elaborar la cotización, en donde se debe solicitar detalladamente el bien y/o servicio, cantidad, valor, plan de pagos y fechas de entrega, sin olvidar los demás requisitos que establece el mencionado formato. Este aspecto lo realizará la Oficina FMS de la Fuerza en coordinación con las Oficinas Financiera y de Contratos, así como Logística del

Grupo Militar USA. Así las cosas, la Fuerza puede analizar los beneficios de contratar por intermedio del sistema FMS y deberá previamente efectuar las coordinaciones con el Departamento Financiero respectivo para establecer la disponibilidad de recursos. Es indispensable recordar que previo a la adquisición de cualquier compromiso llámese Contrato o Loa, por mencionar algunos, se debe expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que garantiza la existencia de apropiación suficiente para atender los gastos, debiéndose considerar dentro de la adquisición también la disponibilidad de recursos para atender las erogaciones por concepto de los gastos de nacionalización a que haya lugar. Establecida la disponibilidad de recursos ya sea para respaldar una, dos o más vigencias (certificado de disponibilidad presupuestal para la vigencia actual y autorización de vigencias futuras para los demás años, trámite éste último que de ser necesario, se debe efectuar previamente ante el Ministerio deHacienda y Crédito Público por conducto de la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa), la Oficina FMS hace la solicitud de la LOA, de acuerdo con la cotización, haciendo énfasis en las fechas de entrega pactadas y el plan de pagos que quedará descrito en la LOA, el cual debe ser acorde a la disponibilidad de fondos anteriormente analizada. En este punto, se requiere el Visto Bueno del Jefe del Departamento Financiero, quien evaluará la viabilidad de asumir el compromiso que se está solicitando, desde el punto de vista de la disponibilidad de recursos, así como de la programación del PAC, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 29

del Decreto 2790 de 2000, que dice: “Los órganos de que trata el artículo 5 ° del presente decreto podrán pactar anticipos únicamente cuando cuenten con Programa Anual Mensualizado de Caja PAC aprobado. Para una buena ejecución presupuestal, es necesario proyectar los pagos con tasas de cambio sustentables de acuerdo con las fechas estimadas para tal fin. Para este último propósito y con el fin de unificar criterios en este sentido, se recomienda acoger las proyecciones elaboradas por la Asesoría de Comercio Exterior de la Dirección de Finanzas mediante oficio No. 0289 MDFCP-450 del 06 de febrero de 2001, sujeto a ajustes que oportunamente se remitirán a cada Unidad Ejecutora. Dentro del estudio que realice la Unidad Ejecutora, se debe tener en cuenta lo establecido en el concepto No. 292 MDJCE-023 del 09 de febrero de 2001, emitido por la Oficina Jurídica del Ministerio de Defensa, sobre la celebración de contratos de que trata el inciso cuarto del artículo 13 de la Ley 80 de 1993, que literalmente expresa: “...los Contratos (LOAS), celebrados para la adquisición de bienes y servicios destinados para la Defensa y Seguridad Nacional, de que habla el inciso cuarto del artículo 13 de la Ley 80 de 1993, ejecutan la apropiación respectiva, está permitiendo que los recursos que se comprometen en el momento de la celebración del contrato, se entienden completamente ejecutados, sin consideración a los conceptos de anualidad, montos de anticipos, oportunidad de los pagos frente a las entregas, y a todos

los que rigen en particular la ejecución del presupuesto, contenidos en las normas presupuestales y contractuales”. En consecuencia, es importante que la Fuerza evalúe factores de conveniencia y negociación, en cuanto a los montos de los anticipos y disponibilidad de recursos. Con el fin de concretar los numerales 3 y 4 del presente procedimiento, se aclara que lo importante para suscribir las LOAS según el concepto No. 292 antes señalado, es que el Plan de Pagos de éstas, quede respaldado presupuestalmente de acuerdo con las respectivas fechas, es decir, si el plan de pagos pactado previamente en la solicitud de elaboración de la LOA comprende dos o más vigencias, se hace necesaria la consecución de recursos y autorización previa para comprometer vigencias futuras, pero si por el contrario de acuerdo con las negociaciones y análisis de conveniencia efectuado previamente por cada Fuerza, el pago de la LOA se realizara dentro de la misma vigencia, no requerirá el trámite de solicitud de vigencias futuras. Una vez se reciba la LOA por parte de la Oficina FMS de cada Fuerza, esta se debe analizar en formacoordinada con la Oficina Financiera, para determinar si efectivamente se dio cumplimiento al plan de pagos solicitado y fechas de entrega pactadas entre las dos partes, al igual que las diferentes condiciones técnicas del bien o servicio. El siguiente paso corresponde a la firma y postfirma de la LOA por parte del Comandante de la Fuerza comprometida, trámite que desarrollará la Oficina FMS respectiva. La LOA debe ser tramitada a la Dirección de Finanzas, anexando el respectivo Certificado de

Disponibilidad Presupuestal expedido por el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), debidamente suscrito por el Jefe de Presupuesto de la Fuerza registrando firma y postfirma, y autorización de vigencias futuras si fuera el caso, documentos que garantizan la existencia de apropiación que respalda el compromiso a adquirir con el Gobierno Norteamericano para el caso que nos compete. Asimismo, el Comandante de la Fuerza suscribirá un oficio en donde se explicará en forma detallada el objeto de la LOA, disponibilidad presupuestal, fechas de entrega, plan de pagos y las tasas de cambio previstas para cada uno de los meses en que se proyecta efectuar los desembolsos. Este documento debe tener el visto bueno de las Oficinas de Planeación y Presupuesto. Es importante tramitar las LOAS a la Dirección de Finanzas por lo menos con diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha de expiración establecida en las mismas, considerando el trámite administrativo a que deben someterse estos documentos. La Dirección de Finanzas, una vez analizada la anterior documentación, emitirá concepto presupuestal y efectuará los trámites internos para lograr la firma por parte del señor Ministro de Defensa Nacional. Es de aclarar, que únicamente las LOAS respaldadas con recursos de crédito externo son tramitadas para la firma del señor Ministro por conducto de la Oficina Jurídica del Ministerio de Defensa, previo concepto de la Dirección de Finanzas. La Oficina Jurídica se encarga de efectuar las coordinaciones para la disponibilidad y pago

directamente con la Dirección General de Crédito Público. Las LOAS que comprometen recursos de presupuesto ordinario o de ayuda, las tramita directamente la Dirección de Finanzas, sin el concepto de la Oficina Jurídica. Firmada la LOA por parte del señor Ministro, la Unidad Ejecutora, por intermedio de la Oficina Financiera debe elaborar el Certificado de Registro Presupuestal (Compromiso) en el SIIF, donde se debe consignar el cronograma de pagos según lo pactado. En el evento de requerir modificaciones en el plan de pagos que contempla la LOA, es necesario que la Oficina FMS de la Fuerza se pronuncie por escrito ante el Departamento Financiero de la Fuerza, para que en el SIIF se registren las fechas exactas. Asimismo, oficiar al Grupo Militar USA, para que procese la solicitud de modificación, garantizando que la apropiación será afectada únicamente en el compromiso adquirido y se entenderá como perfeccionado el contrato (LOA) en términos presupuestales y debidamente respaldado el PAC, así se registre en rezago año siguiente. Si se hubiere pactado anticipo, la Oficina FMS debe elaborar un documento donde registre los antecedentes, se mencione la situación actual, y la solicitud donde se expone en forma resumida elmotivo del desembolso, el cual es enviado como soporte a la Oficina Financiera de cada Fuerza, para que luego de ser analizada la apropiación, el PAC autorizado y el plan de pagos, proceda a elaborar la obligación y orden de pago y Comprobante de Egreso por el monto establecido, documentos que deben

firmar el Jefe de Presupuesto y Comandante de la Fuerza respectiva y luego tramitar mediante oficio a la Dirección de Finanzas, dependencia que analizará la información y emitirá el concepto presupuestal para que el señor Ministro refrende dichos documentos. Para los pagos subsiguientes al depósito inicial o anticipo, se deben elaborar nuevamente obligaciones y ordenes de pago por los valores acordados, al igual que los comprobantes de egreso de fondos (en este sentido se debe cumplir lo registrado en el numeral 12 del presente procedimiento, haciendo énfasis en que el número de veces que se solicite un desembolso o pago deben enviarse los antecedentes e información detallada a la fecha del trámite). Como es bien sabido, el proceso de cierre de las LOAS es bastante dispendioso por parte del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, proceso que al finalizar refleja los costos reales de la LOA, por lo cual existen diferencias respecto al precio inicial convenido. Cuando este remanente es positivo para la Fuerza, se debe proceder a efectuar el respectivo reintegro de los recursos a la Dirección General del Tesoro Nacional y solicitar los mismos montos, como adición presupuestal, procedimiento que gestionarán las Oficinas de Planeación de cada Fuerza y del Ministerio de Defensa ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Este procedimiento se encuentra registrado en el Literal F y Anexo B de la Circular de Cierre de Vigencia (Anexos), suscrita por el señor Ministro de Defensa Nacional.

En este acápite, se hace necesario realizar la siguiente aclaración: Actualmente el Ministerio de Defensa Nacional, por intermedio de la Asesoría Legal, se encuentra trabajando en coordinación con la Dirección General del Presupuesto Nacional, para reglamentar el uso de los saldos sin efectuar el respectivo reintegro. Por esta razón, no se ha tomado la decisión de efectuar la devolución física de los recursos conciliados en el mes de noviembre de 2000. No obstante, si se determinó que hasta tanto no se tenga claridad sobre la decisión final y disposición legal definitiva al respecto, no se deben utilizar por ningún motivo los recursos depositados en las cuentas Holding Account de Presupuesto Ordinario y Crédito Externo. Cuando la diferencia es negativa, la Fuerza debe solicitar la adición presupuestal para cancelar dicha obligación, por intermedio de las Oficinas de Planeación de la Unidad y del Ministerio de Defensa respectivamente. Una vez apropiados los recursos, se solicitará el traslado presupuestal para ubicar los recursos en el rubro correspondiente a Vigencias Expiradas, toda vez que estos compromisos se adquirieron en años anteriores al que se solicita la adición presupuestal y el pago de la obligación. Autorizado el traslado presupuestal, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público – Dirección General del Presupuesto Nacional, se efectuará el tramite normal requerido para el cumplimiento de la cadena presupuestal. La Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, estará atenta a cualquier inquietud o sugerencia que genere el procedimiento antes descrito, con el propósito de procurar la mejor utilización

de los recursos, aprovechando además los beneficios que trae consigo el contratar con el Gobierno Norteamericano.La Dirección de Finanzas programará reuniones probablemente cada dos meses, con el fin de efectuar el seguimiento a las LOAS suscritas con presupuesto nacional y crédito externo, en las cuales se requiere la participación de funcionarios de las Oficinas de Planeación, Presupuesto, Contratos, Tesorería y FMS de cada una de las Fuerzas, así como la Oficina Logística del Grupo Militar. Atentamente, Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero Asesoría Legal Mindefensa Oficina Jurídica Mindefensa Oficina de Planeación Mindefensa Oficina Logística Grupo Militar Departamento 4 Comando General Departamentos Financieros EJC, ARC y FAC

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024