MINDEFENSA - Circular 10907 de 2001

CIRCULAR 10907 DE 2001

(diciembre 27) Fuente: Archivo interno Ministerio de Defensa Nacional <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASUNTO: Rendición Cuenta Fiscal Vigencia 2001-Contraloría General de la República AL: Señores

SEGUNDOS COMANDANTES O DIRECTORES

Unidades Ejecutoras Gn. Con toda atención, me permito solicitar a los señores segundos Comandantes o Directores de las Unidades Ejecutoras, disponer el cumplimiento a la Resolución Orgánica No.05289 de noviembre 27 de 2001, que trata de la rendición de la cuenta fiscal consolidada de 2001 a la Contraloría General de la República, y las instrucciones impartidas por el señor Ministro de Defensa Nacional en la circular de cierre de vigencia No.9453-MDN-812, VI parte, literal C, de noviembre 8 de 2001, donde establece el procedimiento para la rendición de la cuenta a la Contraloría y teniendo en cuenta que la Resolución No.05168 del 13 de diciembre del 2000 fue derogada por la Resolución antes mencionada. Por lo anterior, es necesario redefinir y recabar el procedimiento de rendición de la cuenta fiscal por Unidad Ejecutora en los aspectos referentes a: responsables, lugar presentación, forma, período, plazo y contenido, para la conformación y rendición de la cuenta fiscal, como se indica a continuación, así:

1. Responsables de rendir cuenta anual consolidada por Unidad Ejecutora (Artículo 4) Son responsables de rendir un informe anual consolidado por Unidad Ejecutora sobre su gestión

financiera, Operativa, Ambiental y de resultados el Ministro de Defensa, Comandante de la Fuerza y/o Director de la Unidad Ejecutora.

2. Lugar de presentación (Artículo 11) Las Unidades Ejecutoras deben presentar directamente la cuenta fiscal consolidada en la Dirección de

Imprenta, Archivo y Correspondencia de la Contraloría Carrera 10 No.19-64 Piso 2 Teléfono 2 86 30 85 ó 2 86 03 21, igualmente copia de la cuenta se enviará a la Dirección Financiera del Ministerio para efectos de control y seguimiento.  La inobservancia de los requisitos de: lugar de presentación, forma, período, contenido y firmas, se entenderá por no presentada.

Nota : La Gestión General, Dirección General Marítima y la Comisión Colombiana del Océano, deben presentar la cuenta fiscal a la Dirección Financiera del Ministerio, para efectos de consolidar la cuenta de la Gestión con sus Unidades.3. Forma de presentación. (Artículo 13) La cuenta anual consolidada de la Unidad Ejecutora, se debe presentar en medio magnético (disquete) y copia dura (documento físico), de acuerdo con las instrucciones impartidas en el Anexo 1 de la Resolución 05289/01, con oficio remisorio dirigido al Doctor Dagoberto Quiroga CollazosContralor Delegado para el sector Defensa, Justicia y Seguridad, debidamente firmado por el Comandante de Fuerza o Director de la Unidad Ejecutora.

Los disquetes o CD deben ser enviados con oficio remisorio firmado por el Comandante o Director de

la Unidad Ejecutora, en el cual manifiesta que la información contenida en el medio magnético es igual a la rendida en copia dura.. Los disquetes o CD deben cumplir los siguientes requisitos: Previamente vacunados Tener una etiqueta con la siguiente información: NIT, nombre de la Unidad y período rendido. El disquete o cd número uno (1) debe traer un archivo con el INDICE de la cuenta anual consolidada, con la siguiente información o formato, así: Nombre archivo Contenido Formato Tamaño archivo No.Registros

La denominación de los archivos es la siguiente de acuerdo con el informe reportado por la dependencia, así: Nombre Descripción del Archivo BGR Balance general ECP Estado de cambios en el patrimonio ICI Informe de control interno IES Información Estadística IGE Indicadores de Gestión IGA Informe de la Gestión Ambiental NAE Notas y anexos a los estados financieros PCA Plan de compras anual PE Plan estratégico RCL Relación de contratos liquidados durante la vigencia RCO Relación de contratos y ordenes de trabajo de prestación de servicios personales RCR Relación de contratos de riesgo compartido RCS Relación de contratos suscritos durante al vigencia por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta RLD Relación de licitaciones declaradas desiertas y adjudicación directa, si la hubo RLP Relación de licitaciones programadas

4. Período. (Artículo 14) La Cuenta consolidada por Unidad Ejecutora se rendirá por la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de

enero y 31 de diciembre de 2001.

5. Plazo para la rendición. (Articulo 21)El termino o plazo máximo para la presentación de la cuenta consolidada anual será hasta el día 28 de febrero del 2002.   Se exceptúan de este plazo la Gestión General, Dirección General Marítima y Comisión Colombiana del Océano, quienes deben rendir el día 11 de febrero de 2002 a la Dirección de Finanzas del Ministerio-Grupo Contabilidad, enviando original y copia en forma impresa y en medio magnético, para efectos de consolidación de la Gestión General con sus Unidades.

6. Contenido de la cuenta consolidada anual y responsables de elaborar los informes. (Artículo 28) Teniendo en cuenta que la cuenta fiscal esta conformada por los diferentes informes: administrativos, personal, jurídicos, control interno, financieros y planeación, es necesario que los Jefes Logísticos de las Fuerzas o sus equivalentes en las Unidades Ejecutoras, sean los responsables de liderar, coordinar y controlar que los informes se diligencien correctamente y se entreguen oportunamente al Departamento Financiero de la Fuerza o Unidad Ejecutora para consolidar la cuenta fiscal.

Los informes se deben rendir de acuerdo con los anexos establecidos en la Resolución 05289/01. Los informes deben estar firmados por responsable del área y el señor Ministro, Comandante de la Fuerza o Director de la Unidad Ejecutora. Los informes que las dependencias deben elaborar de acuerdo con su competencia, para conformar la cuenta fiscal consolidada de la Unidad Ejecutora, son los que indican a continuación: Informes Responsables de rendición en las Unidades Ejecutoras 1.Estados Contables 1.1. Balance General. 1.2. Estado de Actividad Financiera, Económica y Social. 1.3. Estado de Cambios en el Patrimonio

Informes Responsables de rendición en las Unidades Ejecutoras 1.Estados Contables 1.1. Balance General. 1.2. Estado de Actividad Financiera, Económica y Social. 1.3. Estado de Cambios en el Patrimonio 1.4. Notas y Anexos a los Estados Contables Nota: La información financiera se presentará conforme a las normas y formatos expedidas por la Contaduría General de la Nación. Departamentos Financieros 2.Plan de compras anual y su ejecución (Anexo 2) Oficina Logística o su equivalente 3.Informe de control interno ( Anexo 3) Oficina Control Interno 4.Plan estratégico y planes operativos   (Anexo 4) Oficina de Planeación5.Información contractual ( Anexo 5) 5.1 Relación de contratos suscritos por licitación durante la vigencia, determinando si la licitación pública fue nacional o internacional. 5.2 Relación de contratos suscritos durante la vigencia por contratación directa 5.3 Relación de contratos suscritos durante la vigencia por urgencia manifiesta 5.4 Relación de contratos y ordenes de trabajo de prestación de servicios personales 5.5 Relación de contratos liquidados durante la vigencia 5.6 Relación de licitaciones programadas 5.7 Relación de licitaciones declaradas desiertas, especificando si dio lugar a una adjudicación directa. 5.8 Relación de contratos de riesgo compartido.

NOTA : Se debe Informar los  contratos mayores  a 90

SMLV del 2001, excepto los del numeral 5.4 que se deben relacionar en su totalidad sin importar su cuantía Oficina Jurídica 6.Información Estadística   (Anexo 6) 6.1 Actividades misionales y/o del objeto social Oficina de Planeación

deben relacionar en su totalidad sin importar su cuantía Oficina Jurídica 6.Información Estadística   (Anexo 6) 6.1 Actividades misionales y/o del objeto social Oficina de Planeación 6.2 Estadísticas de cobertura Oficina de Planeación 6.3 Recurso Humano Oficina de Personal 6.4 Programas de inversión Oficina de Planeación 7.Indicadores de Gestión Hace referencia a los indicadores diseñados por la propia entidad, para la medición de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia de los negocios misionales y las áreas de apoyo, incluyendo los que se remiten al Departamento Nacional de Planeación –DNP. Oficina de Planeación 8.Relación de los proyectos de empréstitos internacionales BID, PNUD, BIRF, etc., y de los proyectos de cooperación técnica no reembolsables.

Oficina de Planeación Nota: La información que no tiene relacionado anexo, se presentará conforme la produce la entidad.9.Informe sobre la Gestión Ambiental (Anexo 7) Oficina de Planeación Nota: La información que no tiene relacionado anexo, se presentará conforme la produce la entidad.

El Informe de Plan Estratégico y los Planes Operativos los debe rendir la Oficina de Planeación al Departamento Financiero de la Fuerza o Unidad Ejecutora y una copia se debe enviar a la Oficina de Planeación del Ministerio, para consolidar el Informe de las Unidades Ejecutoras que conforman el Ministerio de Defensa Nacional, el cual debe ser firmado por el Señor Ministro de Defensa y el Jefe de la Oficina de Planeación del Ministerio.  El Informe de Plan Estratégico y los Planes Operativos Consolidado , los debe rendir la oficina de Planeación del Ministerio  a la Dirección Financiera a mas tardar el 11 de febrero de 2002.

la Oficina de Planeación del Ministerio.  El Informe de Plan Estratégico y los Planes Operativos Consolidado , los debe rendir la oficina de Planeación del Ministerio  a la Dirección Financiera a mas tardar el 11 de febrero de 2002. El informe de los contratos firmados por el señor Ministro los debe elaborar la oficina Jurídica del Ministerio, de acuerdo con el Anexo No.5 de la Resolución No.05289/, dichos formatos deben estar firmados por el Jefe de la oficina Jurídica y el Señor Ministro, dicho informe debe ser remitido a la Dirección Financiera del Ministerio a mas tardar el 11 de febrero de 2002, para conformar la cuenta fiscal Consolidada de la Gestión General.

7. Prorroga para la presentación de la cuenta anual consolidada. (Artículo 80) Los Comandantes de las Fuerzas o Directores de las Unidades Ejecutoras podrán solicitar prorroga por escrito, debidamente motivada solamente en caso de Fuerza Mayor o evento fortuito, ante el control delegado para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad. Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.

8. Causales que dan origen a imposición de sanciones en materia de rendición de cuenta e informes de que trata la presente Resolución, de conformidad con el Artículo 92 , Ley 42 de enero 26 de 1993 y la Resolución Orgánica No.05145 de octubre 11 del 2001, son las siguientes: 8.1 No rindan las cuentas que se le exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por la

Contraloría 8.2 No rindan los informes que se les exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por la Contraloría 8.3 Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de cuentas 8.4 Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de informes Para efectos de resolver dudas referente a rendición de la cuenta, diligenciamiento de los anexos, contenido del informe y preguntas más frecuentes puede consultarse la pagina Web: www.controlaríagen.gov.co o Email-rendicióncuenta@contraloríagen.gov.co Por último, me permito solicitar al señor Comandante o Director de la Unidad Ejecutora, disponer que el presente oficio, sea leído y analizado en reunión administrativa presidida por el señor Jefe Logístico o su equivalente en las Unidades Ejecutoras, con la participación de los Jefes de las dependencias de: Planeación, Personal, Jurídica, Financiera, Control Interno y los que estime conveniente, con el fin deelaborar un plan de acción tendiente a la rendición de la Cuenta Fiscal Consolidada vigencia 2001 a la Contraloría, tal como lo establece la Resolución 05289/01, igualmente me permito solicitar que copia del plan acordado se envíe al Viceministerio a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles a la fecha del presente oficio. Atentamente,

BERNARDO ORTIZ BRAVO

Viceministro Capitán de Navío

EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Normograma del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia n.d.

Última actualización: 20 de abril de 2024